Was ist ein Travel Management System?
Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?
- Mitarbeiter:innen buchen selbst, die Verwaltung wird entlastet
- Buchung innerhalb der Reiserichtlinien
- Einfacher Buchungsprozess und unkomplizierte Umbuchungen
- Umfangreiches Reiseinventar
- Transparente Reisedaten
- Reisesupport
- Konsolidierte Rechnungstellung und Reisekostenberichte und damit eine vereinfachte Reisekostenabrechnung
Das muss ein gutes Travel Management System können – 15 Features
1. Individualisierbare Reiserichtlinien
- Spezielle Richtlinien für bestimmte Reisende, z. B. Führungskräfte oder eine Abteilung, die häufig Last-Minute-Flüge buchen muss
- Zugeschnittene Richtlinien für die unterschiedlichen Hotelpreise weltweit
- Hotelpreis pro Nacht nach Stadt
- Richtlinien für maximale nationale und internationale Flugkosten
- Maximale Flugkosten für bestimmte Strecken
- Benötigte Mindesttageszahl für Vorausbuchung
- Maximale Zugkosten im In- und Ausland
- Maximale Zugkosten für bestimmte Strecken
2. Individualisierbare Genehmigungsprozesse
- Für alle Reisen?
- Nur für Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen?
- Nur für Reisen, die von bestimmten Reisenden gebucht werden?
3. Umfangreiches & übersichtliches Angebot
4. Kostenfreier Support – am besten 24/7
Gebühren für Support-Anrufe sind überholt und unwirtschaftlich, deshalb sollte Ihr Travel Management System kostenfreien Support enthalten – am besten rund um die Uhr. So wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen und erleben am Monatsende keine bösen Überraschungen durch ungeplante Kosten. Zudem müssen sich Reisende keine Sorgen darüber machen, dass sich die Finanzabteilung über Support-Anrufe beschwert.
5. Direkte Abwicklung ohne Weiterleitungen
6. Integration von anderen Business Tools
- Externe API, damit Ihr Entwicklungsteam Ihr Kostentool integrieren kann
- Benutzerdefinierte Integrationsdienste
7. Konsolidierte Rechnungsstellung & Reisekostenberichte
- Reisekosten nach Zeitraum
- Reisekosten nach Abteilung oder Team
- Reisekostenbeträge, die außerhalb der Richtlinie gebucht wurden
- Reisekosten nach Projekt, Kunde oder Veranstaltung
- Reisekosten für Personaleinstellungen
- Reisekosten nach Kostenstellen
- Höhe der gezahlten Mehrwertsteuer
8. Tracking & Statusüberwachung aller Reisen
- wer seine Reise erfolgreich im Rahmen der Richtlinie gebucht hat,
- wer eine Reise außerhalb der Richtlinie gebucht hat und warum,
- wer eine offene Buchung hat (es wurde eine Reiseroute gespeichert, aber die Buchung wurde noch nicht abgeschlossen),
- wer keine Reise gebucht hat.
9. Selbstbuchungsoption & nutzerfreundliche Oberfläche
10. Mobile App & Desktopversion
11. Speicherung von laufenden Buchungen & Informationen
- Ihr CEO wählt einen Flug und ein Hotel aus und möchte, dass Sie die Buchung selbst abschließen.
- Der umgekehrte Fall: Reisende wählen Flug und Hotel aus, buchen aber nicht selbst.
- Eine Dienstreise für mehrere Reisende muss vorab überprüft werden, sodass Sie diese speichern und mit allen Beteiligten gegenprüfen können, bevor Sie die Buchung vornehmen.
- Ein:e potenzielle:r Mitarbeiter:in oder Kund:in oder wählt die Reisedetails aus und die Verwaltung bucht sie.
12. Gruppenbuchungen
Bei Gruppenbuchungen müssen Sie vieles im Blick behalten: die Reisedaten mehrerer Personen, die Buchung von Flügen, Zugverbindungen und Unterkünften sowie die Reservierung von Konferenzräumen. Dafür braucht es ein Travel Management System, in dem Sie sämtliche Reisedaten auf einen Blick verwalten können. Darüber hinaus sollte Ihnen die Software die besten Konditionen für Gruppenbuchungen bieten, sodass Sie bei der Buchung von Flügen und Hotels mit Kosteneinsparungen rechnen können.