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Quel est le retour sur investissement des voyages d'affaires ?

23 Mar 2022 15 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Quel est le retour sur investissement des voyages d'affaires ?

Les effets de la pandémie de COVID-19 ont transformé l'avenir du travail pour de nombreux employés. Des bureaux qui deviennent hybrides ou des entreprises passant à des premiers modèles de travail à distance, beaucoup de choses sont encore en mouvement. 

Cependant, une leçon reste évidente. Après des mois de confinement et de restrictions, les déplacements demeurent une fonction vitale pour toute organisation. Après une infinité de réunions Zoom, de discussions Slack et d'e-mails, il est évident que rien ne vaut les affaires en personne. 

Cependant, les voyages d'affaires prennent de nombreuses formes, allant de la liaison avec des clients potentiels à la participation à des événements du secteur. La notion d'espace de bureau traditionnel est en cours de réécriture, et la porte a été ouverte aux entreprises pour rassembler leurs équipes de manière innovante. 

Quels sont donc les avantages des voyages d'affaires et comment les entreprises peuvent-elles s'assurer d'obtenir un retour sur leur investissement ? 

Statistiques clés sur le retour sur investissement des voyages d'affaires

  • En moyenne, pour chaque dollar dépensé pour l'organisation des voyages d'affaires, on estime que 12,50 dollars seront récupérés en recettes
  • 50 % des clients potentiels se sont convertis en nouvelles affaires après une rencontre en personne contre 31 % sans interaction en personne
  • 38 % des clients potentiels quitteraient une entreprise pour un concurrent si celle-ci abandonnait les rencontres en personne, ce qui entraînerait une perte de 37 % du chiffre d'affaires annuel
  • Les salons commerciaux représentent jusqu'à 20 % des nouveaux clients

Quels avantages les voyages d'affaires apportent-ils à une entreprise ? 

1. Ils permettent d'obtenir de nouveaux clients 

Rien n'est comparable à une réunion en personne lorsqu'il s'agit de trouver des clients. Des rapports d'Oxford Economics USA et du World Travel & Tourism Council indiquent que les dirigeants d'entreprise et les voyageurs d'affaires estiment un niveau de conversion plus élevé après une rencontre en personne. 

Bien que les indicateurs varient légèrement, le World Travel & Tourism Council rapporte que les voyageurs d'affaires du monde entier affirment qu'environ 50 % de leurs clients potentiels se sont convertis en nouveaux clients après une rencontre en personne, contre 31 % sans interaction en personne. 

Peu seront probablement surpris par cette affirmation. Même après quelques sessions Zoom, il est clair qu'il est infiniment plus facile de construire la confiance et de négocier des conditions lorsque nous pouvons lire le langage corporel de l'autre et d'autres indices non verbaux. 

Pour cette seule raison, l'investissement dans les voyages d'affaires continuera d'être vital, en particulier lorsque l'on cherche à conclure de grandes affaires. 

2. Ils sont essentiels au maintien des relations professionnelles 

Cependant, comme nous le savons tous, les affaires ne consistent pas seulement à attirer de nouveaux clients. La communication en personne est également cruciale pour le maintien des relations avec les clients. Des vérifications de courtoisie à la résolution des problèmes, dans la plupart des cas, un appel téléphonique ne suffit pas. 

Le fait de prendre le temps et de prendre en charge les frais de déplacement pour rendre visite aux clients en personne témoigne d'une appréciation et d'un niveau de respect pour le partenariat. 

En somme, les sondages ont démontré que les entreprises y perdaient lorsqu'elles réduisaient les coûts des voyages d'affaires. Les cadres supérieurs ont estimé que jusqu'à 38 % de leurs clients les quitteraient pour un concurrent s'ils renonçaient aux rencontres en personne, ce qui se traduirait par une perte de 37 % du chiffre d'affaires annuel. 

Pour compléter ces affirmations, dans un rapport largement partagé sur les voyages d'affaires aux États-Unis, Oxford Economics USA a affirmé que pour chaque dollar dépensé pour les voyages d'affaires, 12,50 dollars ont été récupérés en recettes. 

Mais le maintien de relations professionnelles concerne également celles que l'on entretient au sein d'une organisation. Avec l'augmentation du travail à distance, la planification du travail d'équipe et le contact en personne constituent une nouvelle considération dans le devoir de diligence envers le bien-être des employés. 

Avec des équipes réparties dans différents États ou même sur différents continents, se réunir occasionnellement dans un espace de travail partagé peut aider à faire circuler les connaissances, à reconnecter les employés, travaillant à distance ou de manière hybride, aux objectifs communs de l'entreprise et à garder les membres ambitieux de l'équipe à leurs côtés. 

Ce type de voyage est en augmentation, nos statistiques montrant que les voyages où les collègues se déplacent pour se rencontrer au même endroit sont en hausse de 8 % en janvier 2022 par rapport aux chiffres de juillet 2021. Nous avons également constaté que le nombre d'organisations s'engageant dans ce type d'itinéraires a doublé, passant de 10 % en mai 2021 à 20 % en janvier de cette année. 

Qui plus est, ces réservations représentent actuellement 28 % du total des voyages effectués par nos utilisateurs basés aux États-Unis dans une dynamique qui peut être observée dans un large éventail d'industries, y compris la technologie et les logiciels, la banque et la finance aux soins de santé. 

3. Ils offrent des opportunités de réseautage

En plus des avantages du renforcement des équipes au sein de votre organisation, les voyages d'affaires permettent également la collaboration et l'établissement de relations dans un contexte sectoriel plus large. Assister à des conférences et des salons professionnels permet aux professionnels de se tenir au courant des développements récents tout en profitant de multiples occasions de réseauter avec des clients potentiels ou de former de nouveaux partenariats. 

Selon un rapport d'Oxford Economics USA, plus de 50 % des personnes interrogées ont révélé que les salons commerciaux étaient responsables de jusqu'à 20 % de leurs nouveaux clients, 48 % déclarant que la rencontre avec de nouveaux fournisseurs était une autre motivation clé pour se rendre à ces événements. 

En ne participant pas aux événements clés de leur secteur, les organisations peuvent passer à côté d'un éventail d'activités commerciales importantes. De la recherche au réseautage, les connaissances que les voyageurs d'affaires manquent en n'y participant pas, pourraient finalement voir leur entreprise éclipsée par la concurrence. 

4. Ils servent d'outil de motivation 

Comme nous l'avons déjà vu, les voyages d'affaires peuvent remplir diverses fonctions. À mesure que de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de travail à distance ou hybrides, la façon dont les employés se réunissent change. 

L'époque où les incitations régulières hors site étaient réservées aux startups à la mode est révolue. De plus en plus d'entreprises réinventent leurs réunions internes pour tirer le meilleur parti de notre nouvelle normalité. 

Rassembler des équipes, réparties sur plusieurs régions géographiques, dans une destination inspirante peut répondre à une variété de besoins commerciaux. Combiner des mises à jour clés, des séances de brainstorming en personne autour de quelques activités amusantes de renforcement d'équipe, dans un nouvel environnement, peut redynamiser les équipes de travail à distance et mettre en avant des idées innovantes. 

5. Ils ont des conséquences mondiales 

Une étude réalisée en 2020 par l'Université Harvard a révélé qu'en plus des avantages pour les organisations individuelles, l'impact des voyages a des conséquences de grande ampleur sur des pays entiers. Une étude menée avec le Mastercard Center for Inclusive Growth a révélé une corrélation positive entre le nombre de voyageurs d'affaires entrants et le PIB d'un pays. 

« La relance des voyages d'affaires internationaux est cruciale pour relancer l'économie mondiale, car l'année dernière (2019), les voyages d'affaires internationaux entrants à travers l'Europe représentaient 111,3 milliards de dollars américains (99,8 milliards d'euros), alors qu'à l'échelle mondiale, ils représentaient plus de 272 milliards de dollars américains. »

Gloria Guevara, présidente-directrice générale du WTTC

En plus des dépenses des voyageurs dans le pays, cette croissance économique a été attribuée à la diffusion du « savoir-faire » facilité par les voyageurs d'affaires qui ont aidé les entreprises industrielles à améliorer et à accroître leurs profits. L'enquête a même permis d'estimer l'impact de l'arrêt des voyages d'affaires entre certains pays. 

Les chercheurs ont estimé que si, par exemple, les voyageurs d'affaires allemands cessaient de faire des voyages d'affaires, l'Afrique du Sud, la Suisse, le Nigeria, l'Autriche et la Tchécoslovaquie seraient les plus touchés, et le PIB mondial chuterait également de 4,8 %.

Ainsi, malgré tous ces avantages, de la micro à la macro, il est probable que les voyages d'affaires sont là pour rester. Malgré la disponibilité de technologies telles que Zoom et Skype, la Global Business Travel Association (GBTA) a prévu que les dépenses de voyages des entreprises reviendraient à leurs niveaux d'avant la pandémie d'ici 2024, un an plus tôt que prévu. 

Comment les entreprises peuvent-elles tirer le meilleur parti de leurs dépenses de voyages d'affaires ? 

De l'organisation des réservations à la gestion des budgets annuels, avec la bonne technologie, les directeurs financiers et les gestionnaires de voyages peuvent simplifier l'ensemble du processus de voyage d'entreprise, ce qui leur permet d'économiser du temps et de l'argent. 

1. Rationaliser le processus de réservation des voyages 

Le moyen le plus simple pour les entreprises de rendre leurs voyages plus efficaces est d'accélérer le processus de réservation. Plutôt que de faire défiler plusieurs sites Web pour essayer de trouver le prix le plus bas, les voyageurs d'affaires peuvent rassembler chaque élément de leur itinéraire dans un tableau de bord simple à utiliser avec un outil de gestion des voyages.

TravelPerk, qui dispose du plus grand stock au monde, négocie les meilleurs tarifs de l'industrie du voyage, y compris des options avec des transporteurs à bas prix. Lorsque les utilisateurs de TravelPerk évaluent leurs options, ils peuvent choisir en toute confiance, en sachant qu'ils reçoivent le prix le plus bas disponible. 

2. Intégrer et automatiser 

Les gestionnaires de voyages peuvent rationaliser davantage les arrangements de réservation en intégrant les politiques de voyage d'entreprise et en automatisant les approbations. En seulement deux minutes, des outils de réservation peuvent être mis en place pour améliorer l'expérience des employés et libérer la direction pour des tâches plus importantes. 

En saisissant les paramètres de votre politique de voyage d'entreprise, une solution de gestion des voyages peut instantanément approuver les itinéraires qui correspondent aux budgets de l'entreprise tout en signalant ceux qui nécessitent une attention supplémentaire. 

Cette approche permet aux voyageurs d'affaires de choisir des options qui répondent à leurs besoins individuels, qu'il s'agisse d'un hôtel avec salle de sport sur place ou d'un vol à temps pour venir chercher les enfants à l'école. Offrir aux membres de l'équipe une certaine souplesse dans leur organisation, améliore leur expérience de voyage d'affaires et renforce la rétention des employés. 

L'utilisation de ces outils ne permet pas uniquement de gagner du temps pour le voyageur d'affaires et la direction. Cela réduit également le risque que les tarifs ne soient plus disponibles une fois les itinéraires approuvés. Un outil comme TravelPerk peut être intégré à Slack et à d'autres services de messagerie couramment utilisés pour empêcher les approbations d'être perdues dans les boîtes de réception de courriels. 

Nos clients ont révélé que l'utilisation de ces canaux pour leurs notifications a accéléré le processus d'approbation de 80 % supplémentaires, réduisant ainsi le risque de perdre les meilleures offres pour leurs voyages d'affaires. 

3. Accroître la visibilité autour des dépenses 

En l'absence d'un système efficace, la production de rapports peut également épuiser le temps et les ressources des gestionnaires des voyages. En utilisant une solution spécifique de gestion des voyages d'affaires, les budgets peuvent être analysés par destination, département, et même les employés individuels. En quelques secondes, les gestionnaires peuvent récolter des informations en temps réel et déterminer le retour sur investissement des voyages d'affaires en comparant les dépenses de voyage avec les revenus générés. 

Les systèmes avancés regrouperont les frais de voyage de tous les fournisseurs en factures uniques et offriront des services de récupération de la TVA. Celles-ci permettent aux entreprises d'économiser jusqu'à 25 % de plus sur leurs budgets de voyage annuels en fournissant des reçus prêts pour le contribuable et en mettant en évidence les dépenses admissibles que vous pourriez ignorer. 

Vos voyages d'affaires sont-ils inefficaces ? 

Évaluer si vous tirez le meilleur parti de vos voyages d'affaires peut sembler une perspective intimidante. Mais avec les bons systèmes en place, il est possible de rationaliser à la fois le processus de réservation et la déclaration des coûts de votre programme de voyage. 

En utilisant vos pratiques de voyage d'affaires actuelles comme base de référence, passez en revue les éléments suivants pour une évaluation de leur efficacité. 

  • Je peux saisir les politiques de voyage de l'entreprise pour exclure automatiquement les transports ou les hébergements qui ne sont pas conformes. 
  • Je peux établir des budgets dynamiques qui mettent en évidence les itinéraires qui sont au-dessus des coûts moyens pour une destination ou un itinéraire spécifique et fixer un plafond de % pour aider à gérer les fluctuations de prix.  
  • J'ai accès aux tarifs de l'entreprise et à un inventaire complet, y compris les vols avec des transporteurs à bas prix, les billets de train et les voitures de location et une gamme d'options d'hébergement, y compris des locations AirBnb.  
  • Je peux améliorer l'expérience de voyage des employés en leur permettant de prendre leurs dispositions en toute autonomie. Mon système permet aux voyageurs d'affaires de choisir les options qui répondent le mieux à leurs exigences tout en restant conformes et en ligne avec la gestion annuelle des dépenses. 
  • Je peux encourager des voyages d'affaires plus durables en mettant en évidence des options plus respectueuses de l'environnement au stade de la réservation. 
  • Je gagne du temps avec un système qui signale les itinéraires nécessitant une autorisation supplémentaire et approuve automatiquement ceux qui sont conformes aux politiques de voyage de l'entreprise. 
  • Je dispose d'une certaine flexibilité dans mon organisation et je peux annuler mon voyage jusqu'à deux heures avant le départ sans me poser de questions. 
  • En annulant mon itinéraire, j'ai la tranquillité d'esprit de recevoir un remboursement d'au moins 80 % des coûts.
  • Ma TMC s'occupe de la collecte des remboursements en mon nom et je bénéficie des mêmes conditions générales quel que soit le prestataire.  
  • Les remboursements que je reçois ne sont pas liés à des voyageurs ou des fournisseurs spécifiques. Je suis libre d'utiliser ce remboursement comme crédit pour tout voyage futur sans m'inquiéter de la date d'expiration. 
  • Je réduis la charge de travail de mes équipes financières en regroupant les factures par itinéraire, hebdomadaire, bimensuel ou mensuel. 
  • Je peux facilement générer des rapports et ventiler les frais de déplacement par département, destination, employé individuel, type de transport, type de réservation, annulations et TVA récupérable. 
  • Je peux analyser le retour sur investissement sur les voyages d'affaires en comparant les dépenses de voyage avec les revenus générés. 
  • Je peux déterminer la valeur de chaque nouveau client en examinant les dépenses de voyage d'affaires pour rencontrer et maintenir la relation et prévoir des coûts similaires pour les clients potentiels à l'avenir. 
  • Je peux observer les dépenses de voyage en temps réel et évaluer rapidement les dépenses totales au cours des 30 derniers jours, des mois spécifiques ou de l'année à ce jour. 
  • Je peux surveiller les budgets de voyage par centres de coûts individuels afin que les gestionnaires puissent analyser les dépenses actuelles avant d'approuver les itinéraires. 
  • Je peux réaliser des économies supplémentaires en recevant des notes de frais et des reçus prêts à être remis aux impôts. 
  • Je reçois des informations avant la réservation concernant les problèmes de sécurité, les restrictions de voyage et les niveaux de transmission COVID-19 pour les destinations prévues. 
  • Je peux rester à la pointe en matière de sécurité des voyageurs d'affaires, en toute simplicité. Je peux voir tous les itinéraires en cours en cliquant sur un bouton. 
  • Mes voyageurs reçoivent des mises à jour avant le départ pour s'assurer qu'ils sont au courant de toutes les préoccupations et réglementations relatives à leur destination. 
  • Les gestionnaires de voyages et les employés reçoivent des alertes en temps réel sur tout problème de sécurité et toute mise à jour des restrictions de voyage. 
  • Je peux avoir accès à l'assistance des agents du service clientèle 24 heures sur 24, 365 jours par an.  

Si vous souhaitez voir si la solution de voyage d'affaires complète de TravelPerk pourrait vous aider à augmenter l'efficacité de vos voyages d'affaires, veuillez contacter notre équipe dès aujourd'hui pour une démonstration.

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