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8 étapes pour organiser un voyage d’affaires parfait pour votre patron

19 Avr 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

8 étapes pour organiser un voyage d’affaires parfait pour votre patron

Les voyages d’affaires peuvent générer un stress important pour votre employeur, notamment en raison des réunions consécutives ou de la nécessité d’être performant malgré le manque de sommeil. Toutefois, savoir anticiper ces moments et trouver des moyens d’en atténuer les conséquences peuvent vous permettre de vous faire remarquer de façon positive. Le problème est qu’ils ne sont pas les seuls à jongler avec de multiples responsabilités. Votre journée aussi est déjà bien remplie. Avec tout ce que vous devez déjà gérer au bureau, difficile d’y ajouter en plus l’organisation des voyages d’affaires. C’est pourquoi nous avons décidé de vous aider à gagner du temps (et de vous libérer des maux de tête) en vous proposant 8 étapes simples et efficaces que vous pouvez suivre pour aider votre patron à organiser son voyage.

Une expérience de voyage positive repose sur quelques facteurs clés :

  • la transparence, en étant toujours informé de tous les détails du voyage
  • l’assistance et la possibilité d’obtenir de l’aide à tout moment
  • le gain de temps, qui passe par la prise en charge rapide des tâches administratives
  • la personnalisation de l’expérience de voyage
  • le divertissement, avec des moments spéciaux ou de détente

Ces conseils vous aideront à sortir des sentiers battus la prochaine fois que vous planifierez un voyage d’affaires. Vous passerez du statut de gestionnaire à celui de maître Jedi du voyage d’affaires.

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Préparez le téléphone portable de votre supérieur

Voici quelques applications susceptibles de faciliter son voyage. TripIt permet de trouver des informations en direct sur la porte et le départ des vols. De nombreuses applications hôtelières, comme l’application mobile Marriott, permettent l’enregistrement mobile. Pensez aux applications qui pourraient lui être utiles et faites l’effort de les télécharger, même en vous connectant si cela est nécessaire. Pour les voyages internationaux, choisissez une application de conversion de devises et une application de traduction. Le convertisseur de devises de XE est disponible sur Android et iOS et aidera votre manager à respecter son budget pendant le voyage. Google Translator est la meilleure option parmi les applications linguistiques.

Et surtout : téléchargez les langues et les devises appropriées pour permettre une utilisation hors ligne. Votre patron aura peut-être un accès au réseau irrégulier, alors dans la mesure du possible, téléchargez les fonctionnalités hors ligne. Tripadvisor et Google Maps permettent de télécharger des plans de ville et des informations sur les lieux à l’avance.

Prévoyez une personne à contacter si besoin pour les changements de dernière minute

Coincé à Nice en raison d’une grève de train… retardé d’une journée à Amsterdam à cause du brouillard… besoin de rester à Newcastle pour une nuit supplémentaire… quel que soit le problème auquel votre supérieur est confronté, vous devez savoir qui s’en chargera.

Les changements de dernière minute sont toujours désagréables (sauf si vous aimez attendre). Ne pas savoir à l’avance qui est chargé de s’occuper de ces changements pourrait mener à une véritable catastrophe.

Si vous travaillez avec ce cadre depuis un certain temps, vous avez déjà probablement une idée de la personne qui gérera les changements de programme de dernière minute. Mais s’il s’agit d’une relation de travail récente, assurez-vous que tout soit bien clair à l’avance.

Quel que soit le service que vous utilisez pour réserver le voyage de votre patron, assurez-vous qu’il inclut une assistance 24h/24-7j/7 en cas d’urgence. Lors de la réservation avec TravelPerk, notre conciergerie personnelle s’occupe des imprévus et sont disponibles 24h/24-7j/7 par appel local, e-mail ou chat afin que votre manager ait toujours un « compagnon de voyage », même lorsque vous dormez.

Notez toutes ses préférences

Les préférences changent avec le temps et les circonstances. Votre manager préférera séjourner à proximité du client ou du bureau en question pour de courts déplacements, mais souhaitera être à proximité de restaurants accessibles à pied et de sites touristiques lors des séjours plus longs.

Ne pensez jamais que vous vous en souviendrez. Gardez une liste sur un fichier facile à modifier (comme Google Docs) ou utilisez TravelPerk pour sauvegarder ces informations pour chaque utilisateur. Voici quelques catégories pertinentes :

  • programmes de voyageurs fréquents en cours de validité
  • préférences de sièges
  • préférences alimentaires en avion (en particulier les allergies)

Avec TravelPerk, vous pouvez également ajouter une demande spéciale à chaque réservation. Notre service de conciergerie la prendra en charge, qu’il s’agisse d’un départ tardif ou bien d’un espace supplémentaire pour les jambes.

Certaines préférences peuvent être valables pour chaque voyage, d’autres peuvent être plus spécifiques. Cette liste de préférences permettra d’éviter les conversations répétitives et fera gagner du temps à tout le monde sur le long terme.

Passez l’hôtel au peigne fin

Avez-vous déjà été confronté à une connexion Wi-Fi décevante dans un hôtel ? Vous devez tout faire pour éviter des problèmes de Wi-Fi. Presque tous les hôtels disent que leur Wi-Fi est rapide, mais ce n’est pas toujours le cas. Vous pouvez utiliser Hotel Wi-Fi Test pour effectuer une vérification immédiate du débit réel.

Vous pouvez également effectuer une recherche rapide sur TripAdvisor pour lire des avis de voyageurs avant de procéder à la réservation. Vérifiez la présence de toute mention liée à des problèmes de connexion ou à la qualité du réseau. Pour obtenir les informations les plus pertinentes, examinez les 5 à 10 avis les plus récents et recherchez des mots clés pertinents tels que « cafétéria » ou « Wi-Fi lounge ».

 Ajoutez des extras

En tant qu’assistante de direction du PDG de Clarity Capitol, Yehoshua Wertheimer comprend l’importance d’anticiper les voyages d’affaires :

« Les dirigeants n’ont pas toujours le temps de planifier. Ils sont conscients que pour atteindre une productivité et une efficacité maximales, ils auront besoin de l’aide d’un assistant fiable, capable d’anticiper les éventuelles difficultés, de mettre de l’ordre et de prendre toutes les mesures préventives ou proactives nécessaires. »

Yehoshua Wertheimer

Voici quelques exemples de petits extras que vous pouvez préparer à l’avance :

  • des étiquettes de bagages en double
  • des cartes de visite supplémentaires
  • les coordonnées de l’hôte (client ou responsable administratif)
  • des collations saines, avec des protéines, et qui prennent peu de place
  • des recommandations de restaurants en fonction de ses goûts
  • des conseils d’activités pour son éventuel temps libre

Réfléchissez aux petits détails qui feront toute la différence et là encore, conservez-les dans une liste régulièrement mise à jour. N’hésitez pas à partager vos trouvailles avec notre équipe en nous laissant vos commentaires ou via Twitter en mentionnant @travelperk !

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Conservez les détails du voyage dans un même endroit accessible hors ligne

Vous savez combien il est important d’avoir les informations concernant l’itinéraire de voyage, l’hôtel et la voiture de location, les détails du programme de fidélité et toutes coordonnées pertinentes regroupées dans un même endroit. Il est tout autant essentiel que ces informations soient accessibles hors ligne si nécessaire.

Où les conserver ? Voici quelques idées :

  • un document PDF. Créez un modèle de document Word d’une seule page et remplissez les détails du voyage pour chaque nouveau voyage. Enregistrez-le au format PDF et assurez-vous qu’il soit lisible sur tous les appareils de votre patron et facilement accessible hors ligne.
  • Une pochette plastique transparente. Rassemblez tous les documents de voyage dans une pochette en plastique transparente ou une enveloppe transparente au format A4. Il peut s’agir de votre PDF imprimé ou de copies de diverses confirmations de réservations.
  • Une capture d’écran. Avec TravelPerk, les détails de chaque voyage peuvent être trouvés au même endroit, avec un même identifiant. Effectuez une capture d’écran que vous enverrez via Slack ou Whatsapp afin de permettre un accès hors ligne. C’est l’option la plus rapide à mettre en place.

La déclaration automatisée des dépenses

Les rapports de dépenses peuvent sembler être une perte de temps considérable. Contrôler l’argent prend plus de temps que le dépenser.

Facilitez la rédaction des rapports de notes de frais pour plus de rapidité. Téléchargez une application pour numériser les reçus, telle que Receipt Bank ou Expensify, disponible sur iOS et Android. Même si votre entreprise n’a pas encore adopté officiellement ce type d’application, elle peut apporter une aide précieuse aux employés. Si votre manager gère ses propres notes de frais, vous pouvez pré-remplir certains des détails du voyage dans les rapports, afin de lui permettre de gagner du temps.

Mais il y a mieux : les procédures automatisées. Notre solution est parfaitement intégrée à Expensify afin que toutes les informations du voyage génèrent des rapports automatiquement. Le bonheur !

Créez une expérience globale réussie

Voici une question très simple à poser à votre patron : De quoi avez-vous besoin pour que ce voyage d’affaires soit un succès ?

Un exemple de réponse pourrait être : « Je dois être à l’heure coûte que coûte ». Dans ce cas de figure, vous devrez prévoir des solutions alternatives pour pallier tout imprévu éventuel. Une autre réponse pourrait être : « De ne surtout pas oublier d’acheter des macarons à ma fille. »

Pour chaque déplacement, identifiez les priorités non négociables et, pour les longs déplacements, une ou deux choses personnelles qui rendront le séjour plus agréable. Gardez en tête que pour exceller, rien ne vaut un esprit serein, reposé et motivé.

Après le voyage, discutez rapidement avec votre manager du déroulement du voyage et de ce que vous pourriez faire différemment la prochaine fois. Profitez de chaque expérience pour vous améliorer continuellement.

Si vous êtes en mesure d’anticiper les besoins pour chaque voyage d’affaires, de prévoir la documentation nécessaire, de réduire les moments de stress et d’en faire des moments agréables, alors vous devenez un atout indispensable. Un super-héros ou une super-héroïne du voyage !
Pour simplifier la réservation, la préparation et les rapports de voyages d’affaires, inscrivez-vous sur TravelPerk.

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