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Guide pour organiser une sortie d'entreprise respectant des mesures anti-COVID

26 Août 2021 12 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Guide pour organiser une sortie d'entreprise respectant des mesures anti-COVID

Si la pandémie de COVID-19 nous a appris quelque chose, c'est que l'humanité peut accomplir des choses incroyables lorsqu'elle unit ses forces. Qu'il s'agisse de chanter « joyeux anniversaire » à nos voisins depuis notre balcon ou de trouver un vaccin en un temps record, les gens peuvent faire des merveilles lorsqu'ils se réunissent.

En émergeant de cette pandémie, le monde du travail ne sera plus le même qu'avant. Les modèles de travail hybrides prévaudront sur les traditionnels 9 h -18 h, 5 jours par semaine. Il est vrai que cette nouvelle est excellente pour notre équilibre travail-vie personnelle, mais certaines considérations doivent être prises en compte en ce qui concerne la dynamique d'équipe dans les entreprises.

La confiance, la camaraderie, la collaboration et une culture d'entreprise forte reposent sur les occasions que les membres de l'équipe ont d'être ensemble dans un cadre non professionnel.

Et c'est en cela que les sorties d'entreprise en présentiel sont très utiles.

10 conseils pour organiser des sorties géniales et respectant des mesures anti-COVID

Une équipe ensemble au coucher du soleil

Vous avez sans doute passé l'année dernière à faire des vidéoconférences à distance avec votre équipe. Cela a été le cas pour la plupart d'entre nous. Nous sommes tous impatients de laisser derrière nous l'époque des happy hours virtuels sur Zoom, des appels vidéo et des activités de team-building à distance.

Pour autant, nous continuons de vivre dans un monde confronté à une pandémie. Nous commençons heureusement à voir la lumière au bout du tunnel, mais cela ne signifie pas que nous pouvons faire fi de la prudence et mener la même vie qu'avant. Cela est particulièrement vrai pour l'organisation d'activités de team-building dans la « vraie vie ».

Réunir les collaborateurs en télétravail pour des activités comme des sorties est très important pour encourager la cohésion, le travail commun, l'engagement et la satisfaction des équipes. Sans compter qu'il s'agit d'un excellent moyen d'intégrer les nouveaux employés dans l'équipe après leur arrivée !

Mais comment nous y prendre pour faire cela en garantissant la sécurité de nos employés et en protégeant le budget de notre entreprise en cas de changements ou d'annulations inattendus ? Consultez nos 10 conseils ci-dessous.

Réservez des tarifs remboursables pour tous les aspects de votre voyage

Les différents pays, et même parfois les différentes villes et régions, ont établi leurs propres directives en matière de santé et de sécurité. Réserver un voyage en ces temps incertains peut s'avérer difficile et risqué pour un certain nombre de raisons.

Les restrictions de voyage changent régulièrement, les directives locales en matière de santé et de sécurité évoluent en fonction des taux de transmission, et les employés peuvent rapporter avoir été en contact avec une personne positive au COVID. L'organisation et la réservation d'un événement d'entreprise hors site ou d'un événement de team-building peuvent s'avérer coûteuses, et impliquent un certain nombre de pièces mobiles.

C'est pourquoi il est plus important que jamais de protéger le budget qui vous a été attribué pour cet événement. Opter pour des tarifs flexibles lors de la réservation d'hôtels, de vols, de transports terrestres et d'activités est le seul moyen d'avoir une totale tranquillité d'esprit en sachant que quoi qu'il arrive, si vous modifiez le voyage ou si vous l'annulez, vous serez remboursé.

Chez TravelPerk, nous avons développé un service appelé FlexiPerk qui fait exactement cela ! Il vous permet d'annuler n'importe quel aspect d'un voyage, qu'il s'agisse d'un événement ou d'un voyage d'affaires, et de récupérer réellement votre argent.

Respectez toujours les directives sanitaires locales

Les différents pays, et même parfois les différentes villes et régions, ont établi leurs propres directives en matière de santé et de sécurité. Avant d'organiser une sortie d'entreprise, veillez à consulter les autorités sanitaires locales et leurs règles encadrant les grands événements.

Ces directives conditionneront la façon dont vous organiserez le reste de l'événement. Comme ces directives et restrictions changent régulièrement, essayez de vous tenir au courant des informations en temps réel.

Tester, tester, toujours tester

Réunir des gens dans la vie réelle entraîne une responsabilité : veiller à ne pas provoquer une mini-épidémie au sein de votre communauté. C'est pourquoi il est important de fournir à tous les participants des options de test COVID-19 fiables et rapides.

Qu'il s'agisse de payer leur test dans un centre de santé local ou de distribuer des tests salivaires à emporter, vous devez vous assurer que chaque personne présente peut prouver qu'elle est négative au coronavirus à ce moment-là.

Si vous avez des employés à distance ou des équipes décentralisées venant d'autres pays, ils devront également s'y conformer avant leur départ.

Suivez et gérez les données de présence

Que vous emmeniez votre équipe loin de la ville ou que vous organisiez un événement local, le suivi des participants et le stockage des données pertinentes sont vraiment importants. Assurez-vous que toutes les personnes présentes effectuent un « enregistrement » avec un « moniteur d'événement » assigné à leur arrivée et avant d'accéder à l'espace de l'événement.

Les participants doivent vous montrer les résultats de leur test COVID-19 avant d'arriver sur les lieux, qu'il s'agisse d'un bus pour les emmener quelque part, d'une maison de campagne ou même d'un restaurant. Ainsi, vous saurez exactement qui est venu à l'événement, les résultats de leurs tests, et même leur température corporelle (si vous décidez de mettre en place des contrôles de température).

Il s'agit d'un facteur fondamental pour suivre la propagation du virus en cas d'épidémie.

Adoptez les passes sanitaires

Si vous vivez dans une région où le déploiement des vaccins a été relativement rapide, envisagez de donner aux employés vaccinés la possibilité de prouver leur immunité par un test rapide. Consultez la réglementation officielle concernant les exigences en matière de vaccination et agissez conformément à leurs recommandations.

Si d'autres lieux dans votre région, comme les restaurants ou les cafés, autorisent les gens à y entrer avec un passe sanitaire, vous pourrez en faire autant.

Faites preuve de clarté et de transparence

N'oubliez jamais que la communication est essentielle. Il est important d'informer les membres de votre équipe des précautions que vous prenez pour cet événement, et de leur expliquer clairement pourquoi on leur demande de suivre ces étapes avant de se joindre à la sortie hors site.

Donnez-leur toutes les informations nécessaires sur les exigences préalables aux tests et les codes de conduite qu'ils doivent respecter tout au long de l'événement. Faites un suivi par la suite et faites-leur savoir comment s'est passé l'événement ! Vous pouvez le faire de manière amusante et partager des photos, des anecdotes et des blagues internes de l'événement.

Traitez les gens comme des chefs d'entreprise

OK, tout le monde a hâte de retrouver les réunions, les événements et les sorties en présentiel. Et pour cause ! Mais nous sommes toujours confrontés à une crise sanitaire mondiale, et le degré d'implication de certains membres de votre équipe peut varier.

Traitez chaque personne en respectant son autonomie, et laissez le soin à chacun de décider ce qui lui convient et ce qui ne lui convient pas. Donnez aux gens une plateforme pour exprimer leurs pensées, leurs idées et leurs préoccupations.

Essayez d'organiser votre événement à l'extérieur

Les données ont montré que le risque de transmission de la COVID-19 est significativement plus faible à l'extérieur qu'à l'intérieur. C'est pourquoi le fait d'organiser la plus grande partie de votre événement à l'extérieur réduira les risques d'infection, l'air frais dispersant le virus.

Il existe de nombreuses activités de team-building que vous pouvez organiser à l'extérieur, qu'il s'agisse d'événements sportifs comme une chasse au trésor, de soirées dansantes ou de dîners. Assurez-vous de vérifier la météo à l'avance ! Si vous ne pouvez pas organiser l'ensemble de votre événement à l'extérieur, envisagez d'organiser la partie assise, plus structurée, de l'événement à l'intérieur.

Ainsi, vous pouvez maîtriser la distanciation sociale en plaçant les tables et les sièges à la bonne distance les uns des autres. Vous pouvez également rendre obligatoire l'utilisation de masques à l'intérieur lorsque des personnes circulent dans la salle.

Définissez une politique de masques claire et raisonnable

Comprenez quand le port d'un masque est nécessaire et quand il est superflu. Veillez à ce que les personnes portent des masques lorsqu'elles se déplacent dans des espaces fermés, comme entre les tables ou dans les couloirs communs. Donnez-leur la liberté de choisir quoi faire à l'extérieur.

La CDC américaine affirme que le port du masque à l'extérieur n'est pas strictement nécessaire, sauf dans certains espaces publics. Laissez vos employés décider de ce qui fonctionne pour eux dans les espaces extérieurs, et surveillez l'utilisation appropriée du masque à l'intérieur.

Rappelez-vous : l'événement doit rester amusant !

Même s'il existe aujourd'hui de nouveaux obstacles à surmonter et de nouvelles règles à suivre dans l'organisation d'événements, l'essentiel demeure. Ces événements sont censés être amusants et instructifs ! Ils sont destinés à réunir les équipes, à les motiver et à les mettre dans le bon état d'esprit pour réussir.

Ne laissez donc pas tout cela prendre le dessus sur l'ambiance que vous aviez en tête ! Réfléchissez à des jeux pour briser la glace ou invitez les employés à mener eux-mêmes des activités de consolidation d'équipe ! Un brin de compétition amicale contribue grandement à la constitution d'équipes performantes.

Devriez-vous autoriser les événements hybrides de consolidation d'équipe ?

Ordinateur avec Zoom

La réponse à cette question dépend grandement de l'endroit où est basée votre entreprise. Comme nous l'avons déjà mentionné, les restrictions en vigueur varient d'un pays à l'autre, et le déploiement des vaccins est plus rapide dans certains pays que dans d'autres. Les employés peuvent ne pas être en mesure d'assister physiquement à tous les événements, ou appréhender une possible contamination.

Alors, devez-vous proposer aux employés la possibilité de se joindre à un événement ou à une sortie par vidéoconférence ? En ces temps sans précédent, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour assurer la sécurité à tout prix.

C'est pourquoi vous devez offrir aux employés la possibilité de se joindre à l'événement via un chat vidéo ou une réunion virtuelle et de participer à distance. Il est vrai que les activités virtuelles de team-building ne sont pas vraiment comparables aux activités réelles, mais la sécurité doit toujours être la priorité.

Consacrez un peu de temps au développement de la partie hybride de votre sortie. Mettez en place une vidéoconférence interactive par Zoom, Slack, Skype, Teams ou toute autre plateforme que vous utilisez. Veillez à ce que tous les employés participant virtuellement aient accès au lien à temps et nommez un modérateur pour vous assurer qu'ils participent à l'événement.

Vous pouvez imaginer des exercices spécifiques de consolidation d'équipe pour votre événement virtuel, y compris différents jeux en ligne pour vous assurer que toute votre équipe est immergée.

Idées de team-building pour votre prochaine sortie

Des chaussures en cercle

Chez TravelPerk, nous aimons organiser les événements d'entreprise avec nos employés plutôt qu'à leur place. C'est pourquoi nous leur demandons toujours les activités qu'ils aimeraient pour notre prochain événement, et nous les laissons prendre l'initiative ! Voici quelques-unes de nos activités favorites :

  • Jeux de société : des Colons de Catane jusqu'au Pictionary, nos collègues apprécient de se diviser en petits groupes et de faire preuve d'esprit de compétition !
  • Jeux de quiz : les TravelPerkers adorent mettre leur culture générale à l'épreuve lors d'un quiz.
  • Activités de bien-être : notre équipe compte de nombreux amateurs de yoga, d'adeptes de la zumba et de joueurs de padel qui aiment partager leur talent avec leurs coéquipiers.
  • Arts et travaux manuels : nous avons une équipe très créative d'artistes et de bricoleurs qui aiment aider leurs collègues à développer de nouvelles compétences.
  • Jeux de team-building : volley-ball, basket-ball, duels de gladiateurs, football bulle ou wipeout !
  • Club de lecture : cette activité peut nécessiter un peu plus de temps pour la planifier à l'avance, mais réunir des personnes pour discuter d'un livre est un excellent moyen de leur faire rencontrer leurs esprits !

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