Organizar una actividad segura con respecto de la COVID fuera de la oficina de la empresa: el manual

Si la pandemia de la COVID-19 nos ha enseñado algo, es que la humanidad puede hacer cosas increíbles cuando todo el mundo se une. Desde cantar el cumpleaños feliz a través de los balcones a nuestros vecinos hasta inventar una vacuna en un tiempo récord, las personas somos increíbles cuando hacemos algo juntas.A medida que salgamos de la pandemia, el estado del trabajo dejará de ser el mismo que antes. Los modelos de trabajo híbridos prevalecerán sobre el de ir a la oficina de 9:00 a 18:00 cinco días a la semana. Aunque hay que admitir que eso es estupendo para poder conciliar la vida laboral con la personal, hay ciertas consideraciones que deben tenerse en cuenta en lo que respecta a la dinámica de los equipos en las empresas.

Fomentar la confianza, la camaradería, la colaboración y una sólida cultura empresarial se reduce a dar a los miembros del equipo la oportunidad de estar juntos en un entorno no profesional.Y ahí es donde entran las actividades empresariales y presenciales fuera de la oficina.

Lo más probable es que te hayas pasado el último año haciendo videoconferencias con un equipo a distancia. Al menos eso nos ha pasado a la mayoría de nosotros. Todos estamos deseando dejar atrás esos días de «happy hours» virtuales por Zoom, las videollamadas y las actividades de «team builing» a distancia.El hecho es que vivimos en un mundo que se enfrenta a una pandemia. Felizmente, estamos empezando a ver la luz al final del túnel, pero eso no significa que ya podamos dejar las precauciones a un lado y vivir como solíamos hacerlo. Esto es especialmente cierto cuando se organizan actividades efectivas de «team builing» en la vida real.

Reunir a los trabajadores a distancia para cosas como realizar actividades fuera de la oficina es fundamental para fomentar la creación de vínculos dentro de los equipos, el trabajo en equipo y el compromiso y la satisfacción de los empleados. Por no hablar de que son una forma magnífica de integrar a los nuevos empleados en el equipo tras su incorporación.¿Pero cómo podemos hacer eso exactamente y mantener a nuestros empleados a salvo y proteger el presupuesto de nuestra empresa en caso de cambios o cancelaciones inesperados? Mira nuestros 10 consejos a continuación.

Las restricciones de los viajes cambian con regularidad, las directrices locales de salud y seguridad evolucionan de acuerdo con las tasas de transmisión y los empleados pueden informar de si han estado en contacto con un caso positivo de COVID. Organizar y reservar una actividad corporativa fuera de la oficina o un evento de «team builing» puede ser caro y conlleva bastante logística.

Por ello, ahora es más importante que antes proteger el presupuesto que se te haya asignado para este evento. Reservar tarifas flexibles en hoteles, vuelos, transportes terrestres y actividades es la única manera de tener la plena tranquilidad de saber que recuperarás tu dinero pase lo que pase, tanto si cambias el viaje como si lo cancelas.

En TravelPerk, hemos desarrollado un servicio llamado

FlexiPerk

que hace precisamente eso. Te permite cancelar cualquier aspecto de un viaje, ya sea para un evento o un viaje de negocios, y recuperar de verdad tu dinero.

Estas directrices sentarán las bases para organizar el resto del evento. Puesto que estas directrices y restricciones cambian con regularidad, trata de mantenerte al día con información en tiempo real.

Tanto pagando para que vayan a un centro de salud local para hacerse una prueba como distribuyendo pruebas de saliva que se pueden llevar a casa, debes asegurarte de que todas las personas que asistan puedan demostrar que dan negativo en COVID en ese momento.

Si tienes empleados a distancia o equipos repartidos que vienen de otros países, también tendrán que cumplir con esto antes de despegar.

Los asistentes deben mostrarte los resultados de sus pruebas de COVID-19 antes de llegar al lugar de encuentro, independientemente de si se trata de un autobús para llevarlos a algún lugar, una casa de campo o incluso un restaurante. De esa manera, sabrás exactamente quién ha asistido a un evento, los resultados de sus pruebas e incluso su temperatura corporal (en caso de que decidas implantar controles de temperatura).

Este factor es fundamental para hacer seguimiento de la propagación del virus en caso de que se produzca un brote.

Si otros lugares de tu zona, como los restaurantes o las cafeterías, permiten a las personas entrar con un pase inmunitario, tú también podrías hacerlo.

Dales toda la información que necesitan sobre los requisitos para hacerse la prueba previa y los códigos de conducta que deben cumplir durante todo el evento. Haz seguimiento con ellos después e infórmales de cómo ha ido el evento. Puedes hacerlo de forma divertida y compartir fotos, anécdotas y chistes internos del evento.

Trata a todo el mundo con respeto y pásales la pelota para que cada cual decida con qué se siente a gusto y con qué no. Brinda a las personas una plataforma para expresar sus pensamientos, ideas e inquietudes.

Hay muchas actividades emocionantes de «team building» que puedes organizar al aire libre, desde eventos deportivos, como una yinkana, hasta bailes o cenas. ¡Solo asegúrate de comprobar qué tiempo va a hacer de antemano! Si no puedes organizar todo tu evento en el exterior, piensa en hacer que la parte del evento más estructurada y que requiera sentarse sea en el interior.

De esa manera, puedes controlar el distanciamiento social colocando mesas y asientos con la distancia correcta. También puedes ordenar el uso de mascarillas en interiores cada vez que las personas vayan de un sitio a otro.

El Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC) establece que

el uso de mascarillas al aire libre no es estrictamente necesario

, excepto en ciertos espacios públicos. Deja que tus empleados decidan qué les va bien a ellos en los espacios al aire libre y supervisa el uso adecuado de mascarillas en interiores.

Así que no dejes que todo esto te impida organizar el tipo de evento que tenías en mente. Haz una lluvia de ideas sobre cómo romper el hielo o invita a los empleados a liderar los «team buildings». Un poco de competencia amistosa entre compañeros funciona de maravilla para crear equipos de alto rendimiento.

La respuesta a esta pregunta dependerá en gran medida de dónde se encuentre la empresa. Como ya hemos mencionado anteriormente, los distintos países tienen restricciones diferentes en este momento y el despliegue de las vacunas es más rápido en algunos países que en otros. Es posible que los empleados no puedan o no se sientan cómodos a la hora de asistir a todos los eventos en persona.Siendo así, ¿deberías dar la opción a los empleados de unirse a un evento o actividad fuera de la oficina por videoconferencia? En estos momentos sin precedentes, debes hacer todo lo que puedas para garantizar la seguridad a toda costa.

Por ello, deberías ofrecer a los empleados la opción de unirse al evento a través de videochat o una reunión virtual y participar a distancia. Claro está que las actividades virtuales de «team building» no tienen nada que ver con las presenciales, pero la seguridad siempre debe ser lo primero.Dedica tiempo a montar la parte híbrida de tu actividad fuera de la oficina. Establece una videoconferencia interactiva adecuada a través de Zoom, Slack, Skype, Teams o cualquier otra plataforma que utilices. Asegúrate de que todos los empleados que asistan virtualmente tengan acceso al enlace a tiempo y designa a un moderador para asegurarte de que se involucran en el evento.Puedes idear ejercicios específicos de «team building» para tu evento virtual, incluidos diferentes juegos en línea para asegurarte de que todo tu equipo se vuelca.

En TravelPerk, nos gusta planificar eventos empresariales con nuestros empleados en lugar de para ellos. Por eso, siempre les preguntamos qué actividades les gustaría que hubiera en nuestro próximo evento y les permitimos tomar la iniciativa. Entre nuestros favoritos particulares recientes están: