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8 Tipps: So werden Sie zum Reise-Superhelden für Ihre Führungskraft

25 Mai 2020

Präsentiert von TravelPerk, der Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

8 Tipps: So werden Sie zum Reise-Superhelden für Ihre Führungskraft

Ob aufeinanderfolgende Meetings oder der Druck, mit wenig Schlaf gute Leistungen zu erbringen – der Stress, den Geschäftsreisen mit sich bringen, ist für Führungskräfte erheblich. Wenn Sie diese Momente vorhersehen und Abhilfe schaffen können, verdienen Sie sich hohe Anerkennung. Nicht nur leitende Angestellte müssen zahlreiche Aufgaben bewältigen. Wir wissen, dass Ihr Tag schon mit Büromanagement vollgepackt ist – von Reisevorbereitungen ganz zu schweigen – also haben wir Ihnen Zeit (und Denkarbeit) gespart, indem wir 8 einfache und wirkungsvolle Tipps zusammengestellt haben, wie Sie zum Erfolg jeder Dienstreise beitragen können.

Eine positive Reiseerfahrung hängt von einigen wenigen Schlüsselfaktoren ab, die notwendig für Ihre Geschäftsleitung sind:

  • Klarheit – stets aktueller Informationsstand über alle Reisedetails
  • Unterstützung – jederzeit um Hilfe bitten können
  • Zeitersparnis – schnelle Erledigung administrativer Aufgaben in deren Abwesenheit
  • Personalisierung – das von ihnen erwartete Reiseerlebnis
  • Spaß – besondere oder erholsame Momente

Diese Tipps helfen Ihnen, bei der nächsten Geschäftsreiseplanung über den Tellerrand hinauszuschauen. Sie werden mehr beherrschen als reines „Travel Management“ und sich zu einem voll ausgebildeten Reise-Superheld entwickeln.

Bereiten Sie das Handy Ihrer Führungskraft vor

Hier sind ein paar Reise-Apps, die die Reise Ihrer Führungskraft wesentlich erleichtern können. Mit TripIt können Sie in Echtzeit Gate- und Abfluginformationen für Flüge finden. Viele Hotel-Apps, wie die Marriott Mobile App, ermöglichen das mobile Einchecken. Überlegen Sie sich, welche Apps Ihre Führungskraft wahrscheinlich nutzen wird, und gehen Sie den extra Schritt, indem Sie sie herunterladen und sich bei Bedarf sogar anmelden. Für internationale Reisen wählen Sie eine App für Währungsumrechnung und eine für Übersetzungen. Der Währungsrechner von XE ist für Android und iOS verfügbar und hilft, das Budget während der Reise einzuhalten. Google Translator ist die beste Option für eine Übersetzungs-App.

Vergessen Sie dabei nicht, die entsprechenden Sprachen und Währungen für die Offline-Verwendung herunterzuladen. Zweifellos wird es gelegentlich Funklöcher oder längere Unterbrechungen beim WiFi-Zugang geben, laden Sie deshalb nach Möglichkeit Offline-Funktionen herunter. Mit Tripadvisor und Google Maps können Sie sogar Stadtpläne herunterladen und Ortsangaben im Voraus eingeben!

Bestimmen Sie eine Ansprechperson für Reiseplanänderungen in letzter Minute

Wegen eines Zugstreiks in Nizza feststecken… wegen Nebels einen Tag in Amsterdam aufgehalten werden… eine zusätzliche Nacht in Newcastle verbringen müssen… womit auch immer Ihre Führungskraft konfrontiert wird, Sie müssen wissen, wer dafür zuständig ist.

Änderungen in letzter Minute sind immer sehr mühsam (es sei denn, Sie mögen Warteschleifen). Es wäre eine Katastrophe, wenn Sie nicht schon vorher wissen, wer für die Bearbeitung von Umbuchungen verantwortlich ist.

Wenn Sie schon längere Zeit im Unternehmen angestellt sind, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wer für kurzfristige Änderungen des Reiseplans zuständig ist. Wenn es sich jedoch um eine neue Arbeitsbeziehung handelt, klären Sie dies im Voraus.

Egal, welchen Anbieter Sie für die Reisebuchungen nutzen, stellen Sie sicher, dass 24/7 Support inkludiert ist, um schnell Hilfe in unerwarteten Situationen zu erhalten. Wenn Sie mit TravelPerk buchen, kümmern sich unsere persönlichen Concierges um unvorhergesehene Änderungen und sind rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar, damit Ihre Führungskraft immer einen Ansprechpartner hat – auch während Sie schlafen.

Präferenzen immer im Blick behalten

Die Präferenzen ändern sich mit der Zeit und den Umständen. So kann es sein, dass Ihre Führungskraft bei kurzen Reisen die Nähe zum Kunden oder zum örtlichen Büro bevorzugt, bei längeren Reisen jedoch in der Nähe von Restaurants und Sehenswürdigkeiten der Stadt untergebracht sein möchte.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie an solche Einzelheiten denken werden. Führen Sie eine aktuelle Liste in einer leicht zu bearbeitenden Datei (wie Google Docs) oder verwenden Sie TravelPerk, um diese Informationen individuell zu speichern. Hier sind einige wichtige Kategorien:

  • Vielfliegerprogramme im Gebrauch
  • Bevorzugte Sitzplätze
  • Bevorzugte Bordmahlzeiten (insbesondere bei Allergien)

Mit TravelPerk können Sie auch jeder Buchung einen Sonderwunsch hinzufügen, um den sich unser Concierge-Service kümmert (wie z.B. ein spätes Auschecken oder zusätzliche Beinfreiheit).

Einige Präferenzen können für alle Reisen gelten, andere sind vielleicht spezifischer. Durch die Pflege dieser Liste von Präferenzen vermeiden Sie wiederholte Nachfragen und sparen Zeit für alle Beteiligten.

Vollständige Überprüfung des Hotels

Wurden Sie schon einmal vom WLAN im Hotel enttäuscht? Das Letzte, was Sie wollen, ist mitverantwortlich für ein suboptimales WLAN-Erlebnis zu sein. Fast jedes Hotel bezeichnet sein WLAN als schnell, aber das ist nicht immer der Fall. Sie können Hotel Wi-Fi Test verwenden, um den tatsächlichen Status sofort zu überprüfen.

Vielleicht möchten Sie vor der Buchung eines Hotels auch kurz in TripAdvisor recherchieren, um ehrliche Bewertungen zu lesen. Achten Sie auf etwaige Probleme mit Service oder Qualität. Um die nützlichsten Informationen zu erhalten, sehen Sie sich die letzten 5-10 der besten Rezensionen an und durchsuchen Sie relevante Tags wie “ library cafe“ oder „Wi-Fi lounge“.

Kümmern Sie sich um „kleine Extras“.

Als Executive Assistant des CEO von Clarity Capitol weiß Yehoshua Wertheimer, wie wichtig vorausschauendes Denken bei Geschäftsreisen ist:

Führungskräfte haben nicht immer Zeit zum Planen. Sie verstehen, dass sie zur maximalen Produktivität und Effektivität die Hilfe von jemandem benötigen, der oder die immer ein paar Schachzüge voraus ist, das Durcheinander beseitigt und alle notwendigen präventiven oder proaktiven Schritte unternimmt.

Yehoshua Wertheimer

Hier sind einige Beispiele für kleine Extras, die Sie für Ihre Führungskraft vorbereiten können:

  • Zusätzliche Gepäckanhänger
  • Zusätzliche Visitenkarten
  • Informationen über die örtlichen Gastgeber (Kunden oder Büroleiter) und deren Kontaktdaten
  • Gesunde, kleine Snacks mit Protein
  • Restaurantempfehlungen basierend auf bekannten Lieblingsspeisen
  • Tipps für die Gestaltung von Auszeiten

Überlegen Sie sich kurz die kleinen Dinge, die für Ihre Führungskraft viel bedeuten, und führen Sie eine weitere Merkliste. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren oder auf Twitter unter @travelperk mit!

Speichern Sie alle Reisedetails zentral und offline

Sie sind sich der Notwendigkeit bewusst, den Reiseplan, die Hotel- und Mietwageninformationen, die Einzelheiten des Bonusprogramms und die relevanten Kontaktinformationen an einem Ort zu haben. Es ist besonders wichtig, dass die Informationen bei Bedarf auch offline zugänglich sind.

Wo sollten Sie also alle Unterlagen speichern? Hier sind ein paar Ideen:

  • Ein einseitiges PDF-Dokument: Erstellen Sie eine einseitige Vorlage in Word und geben Sie die Details für jede neue Reise ein. Speichern Sie diese als PDF-Datei, die Ihr Vorgesetzter auf allen Geräten speichern und offline abrufen kann.
  • Eine Klarsichthülle: Sammeln Sie alle notwendigen Reisedokumente in einer Klarsichthülle oder einem transparenten DIN-A4 Umschlag. Sie können Ihre PDF-Datei ausdrucken oder Kopien verschiedener Bestätigungen beifügen.
  • Ein Screenshot: Mit TravelPerk finden Sie die Details jeder Reise an einem Platz (mit nur einem Log-in!). Wenn Sie jedoch einen Offline-Zugang benötigen, machen Sie einen Screenshot der Reisedetails und verschicken Sie ihn per Slack oder Whatsapp. Das ist der schnellste Weg.

Vereinfachung der Spesenabrechnung

Spesenabrechnungen werden oftmals als massive Zeitverschwendung wahrgenommen. Geld nachzuverfolgen dauert länger, als es auszugeben.

Helfen Sie Ihrer Führungskraft, die Spesenabrechnung im Handumdrehen zu erledigen. Laden Sie eine App zum Scannen von Quittungen herunter, wie z. B. Receipt Bank oder Expensify, die für iOS und Android verfügbar sind. Selbst wenn Ihr Unternehmen eine solche App noch nicht offiziell eingeführt hat, kann sie für jeden einzelnen Mitarbeiter die Rettung sein. Wenn Ihre Geschäftsleitung die Reisekostenabrechnung selbst erledigt, können Sie das beschleunigen, indem Sie schon vorab einige Reisedetails in die Abrechnungen eintragen.

Aber nichts ist besser als Automatisierung. Wir bieten die Integration mit Expensify an, dadurch werden für alle Reisedetails automatisch Abrechnungen erstellt. Hurra!

Gestalten Sie ein gelungenes Gesamterlebnis

Hier ist eine ganz einfache Frage, die Sie Ihrer Führungskraft stellen können: Was muss geschehen, damit diese Reise ein Erfolg wird?

Vielleicht ist die Antwort: „Egal was passiert, ich muss pünktlich sein“, für Sie bedeutet das, dass Sie für den Fall der Fälle Ausweichmöglichkeiten vorbereiten. Oder es könnte eine Kleinigkeit sein, wie zum Beispiel: „Ich darf nicht vergessen, meiner Tochter Makronen zu besorgen“.

Legen Sie für jede Reise die obligatorischen Prioritäten fest, und (bei längeren Reisen) ein oder zwei persönliche Aspekte, die den Aufenthalt angenehmer machen. Man ist nur dann in Bestform, wenn man ausgeglichen und ausgeruht ist und mit seiner persönlichen Motivation für den Erfolg im Einklang steht.

Führen Sie nach der Reise ein kurzes Gespräch mit Ihrer Führungskraft darüber, wie die Reise verlief und was Sie beim nächsten Mal anders machen können. Bauen Sie auf jeder Erfahrung auf und verbessern Sie sich kontinuierlich.

Wenn Sie die Anforderungen von Geschäftsreisen an Ihre Führungskraft reduzieren können, indem Sie vorausschauend denken, notwendige Unterlagen bündeln, Stress vermeiden und die Freude am Reisen steigern, dann sind Sie für Ihre Führungskraft unentbehrlich. Oder mit anderen Worten: ein Reise-Superheld!

Vereinfachen Sie die Buchung, Vorbereitung und das Reporting von Geschäftsreisen, indem Sie sich bei TravelPerk anmelden.