12 astuces pour les gestionnaires de bureau

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12 conseils pour devenir un excellent gestionnaire de bureau

Le rôle du gestionnaire de bureau est en train de changer. C'est évident. Ce rôle avait déjà commencé à changer avant l'apparition de la pandémie de coronavirus. Cependant, le retour au bureau physique ou au bureau virtuel a apporté de nouvelles évolutions au rôle de gestionnaire de bureau.

Les gestionnaires de bureau ne sont plus là pour veiller à ce que les gens fassent leur vaisselle après le déjeuner, pour acheter des fournitures ou pour réparer l'imprimante cassée. Ils sont maintenant essentiels au bonheur, à la sécurité, à la rétention des employés, et plus encore.

Cet article explore les qualités, les compétences et les outils dont un excellent gestionnaire de bureau a besoin pour exceller dans son rôle cette année et au-delà.

Comment devenir un excellent gestionnaire de bureau

Souvent appelés administrateurs de bureau, coordinateurs de bureau ou responsables des opérations de bureau, ces professionnels sont souvent le premier point de contact pour toute personne entrant ou sortant de l'entreprise. Leurs responsabilités varient considérablement, allant de la création d'un bon environnement de travail à l'intégration des nouveaux employés, en passant par le rôle d'assistant de direction.

C'est pourquoi la charge de travail d'un gestionnaire de bureau a tendance à croître rapidement. En plus de maintenir l'espace de bureau fonctionnel et dynamique, ils doivent également gérer les déplacements du personnel, les voyages, les attentes, et la liste ne s'arrête pas là. Le rôle d'un gestionnaire de bureau est soumis à de nombreuses attentes, et de nombreux employés ont des idées différentes sur ce qu'un gestionnaire de bureau devrait réellement faire.

Devenir gestionnaire de bureau est très gratifiant, non seulement parce que vous répondez aux attentes des gens, mais aussi parce que vous les dépassez. Vous pouvez vous sentir responsable de la réussite d'une entreprise et de ses employés, et y contribuer de manière déterminante.

Définir des attentes claires pour devenir un bon gestionnaire de bureau

1. Être la personne la plus organisée de l'entreprise

Les compétences en matière d'organisation et de gestion du temps figurent en tête de liste, à juste titre. Désormais, il ne suffit plus de créer un nouveau système de classement. Un gestionnaire de bureau doit connaître l'emploi du temps de que personne, tout comme le sien. Le rôle exige de jongler entre les collègues, les fournisseurs, les business plans à long terme, et les activités quotidiennes. Si les compétences organisationnelles manquent, le travail s'accumule rapidement.

2. Être un excellent communicateur

Vous devez posséder de solides compétences en communication pour vous épanouir dans un rôle de gestion de bureau. Cela permet d'éviter les erreurs, de résoudre les conflits et de donner des directives claires. Le gestionnaire de bureau est l'un des rares rôles au sein d'une entreprise qui est amené à communiquer avec absolument tout le monde, des nouveaux employés jusqu'aux cadres supérieurs. Faites preuve d'un excellent sens de la communication, et cela rendra le rôle beaucoup plus facile.

3. Être innovant dans la résolution de problèmes

Au fil des années, le gestionnaire de bureau accumule une connaissance inégalée de l'entreprise. Il l'aide à traverser les périodes les plus difficiles, et tout repose sur ses excellentes qualités en résolution de problèmes. Plus vous occupez ce poste longtemps, plus vous constatez que des personnes de tous les niveaux hiérarchiques font appel à vous pour obtenir des conseils sur des situations difficiles concernant les employés.

La résolution de problèmes ne s'arrête pas là. Un gestionnaire de bureau se voit souvent confier la responsabilité de faire avancer les choses avec peu ou pas de budget. Ce rôle exige de faire preuve d'innovation avec les ressources à disposition et de faire avancer les choses, quels que soient les problèmes auxquels vous pouvez être confronté.

4. Faire preuve d'empathie

Un gestionnaire de bureau doit être capable de preuve d'empathie et de compréhension envers tous les membres de l'équipe. En tant que membre essentiel de l'équipe, avec une bonne vue d'ensemble des situations de travail de chacun, le gestionnaire de bureau est souvent le porte-parole d'une grande part des employés. Vous devrez être capable de guider avec empathie et charisme pour vous assurer que tout le monde soit entendu et compris.

Un gestionnaire de bureau se retrouvera souvent dans des comités chargés du bien-être ou des initiatives positives. Il doit être capable de prendre les rênes de certains projets fondés sur l'empathie, en restant professionnel mais bienveillant, et en conciliant les attentes et les faits.

Continuer à apprendre à devenir un meilleur gestionnaire de bureau

5. Perfectionner vos techniques de négociation

Un poste de gestion de bureau implique une certaine dose de négociation. Vous serez en charge d'un budget pour assurer le fonctionnement quotidien du bureau, ainsi que de budgets plus importants pour les événements de l'entreprise, les conférences et autres activités quotidiennes. C'est au gestionnaire de bureau de tirer le meilleur parti d'un budget et de maximiser ce que l'entreprise peut obtenir avec l'argent dont elle dispose.

Les compétences en matière de négociation se traduiront également par le maintien d'une atmosphère sereine. Une entreprise diverse est composée de personnalités tout aussi diverses, et il n'est pas rare que les gens soient en désaccord de temps en temps. Ces confrontations relèvent souvent de la responsabilité des ressources humaines et du gestionnaire de bureau, qui doivent les résoudre et trouver une solution pacifique convenant à tous.

6. Continuer à travailler sur vos connaissances professionnelles

Qu'il s'agisse de budgétisation, de planification financière, de stratégies de recrutement ou de théorie de la gestion, ces compétences vous permettront de progresser rapidement. Le gestionnaire de bureau moderne peut avoir beaucoup de contacts avec la haute direction. Un certain savoir-faire financier ou commercial vous aidera donc à concrétiser vos idées et à améliorer votre efficacité générale.

7. Avoir un minimum de connaissances juridiques est toujours très utile

Les gestionnaires de bureau sont souvent chargés de s'occuper seuls des fournisseurs externes ou des contrats de bureau. Pour traiter ces contrats, quelques connaissances juridiques sont très utiles. Vous serez mieux équipé pour comprendre les petits détails : quand ou comment le contrat peut prendre fin, comment l'entreprise peut maximiser les résultats de ses dépenses…

8. Comprendre l'intelligence émotionnelle

Avoir de bonnes compétences interpersonnelles est essentiel pour pouvoir diriger et être dirigé au sein d'une équipe. Les exploiter contribue considérablement à vos compétences humaines et offre à votre ou vos équipes de meilleures chances de réussite. Il est également utile d'avoir une attitude positive qui met les gens à l'aise et leur permet d'aborder n'importe quel sujet avec vous.

On a constaté que les entreprises qui maîtrisent l'intelligence émotionnelle ont tendance à avoir plus de clients fidèles et un taux d'engagement des employés plus élevé, ce qui se traduit par un plus grand succès pour l'entreprise. En vous inscrivant à une formation sur l'intelligence émotionnelle, vous serez mieux armé pour communiquer avec les employés et utiliser les émotions pour une meilleure productivité.

Outils à maîtriser pour être un gestionnaire de bureau efficace

9. Devenir un pro d'Excel

Les gestionnaires de bureau sont responsables de la saisie et du stockage des données, du soutien administratif et de direction, de la comptabilité, de la budgétisation, de l'analyse des données, de la recherche, des rapports et des prévisions. La liste est longue et ne s'arrête pas là.

Excel deviendra le meilleur ami du gestionnaire de bureau, mais vous devez être capable de l'utiliser au maximum de son potentiel. Avoir des connaissances de base sur l'utilisation d'Excel n'est pas suffisant. Apprenez à formater et à tirer le meilleur parti de l'outil et, à votre tour, à faciliter votre rôle (et votre journée de travail). Être un expert d'Excel doit absolument faire partie de vos compétences.

10. Apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité

Les gestionnaires de bureau ont souvent un budget à gérer et peuvent également être chargés d'aider les autres services à gérer leurs chiffres. Le rôle peut également impliquer la mise en place de processus à l'échelle de l'entreprise pour s'assurer que les départements assurent le suivi de leurs budgets d'une manière compréhensible par tous.

Il existe heureusement de nombreux logiciels de comptabilité. Il appartiendra au gestionnaire de bureau de trouver et d'adopter le logiciel qui convient le mieux à l'entreprise.

11. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Il en va de même pour les logiciels de gestion de projet. Qu'il s'agisse d'organiser des journées de team-building, de prévoir une grande réunion d'entreprise, d'intégrer de nouveaux logiciels, il y aura toujours des projets à gérer dans une entreprise. Ces projets tombent souvent entre les mains du gestionnaire de bureau.

Maîtrisez le logiciel de gestion de projet que vous pouvez utiliser dans votre rôle. Gardez trace des tâches et des personnes, et veillez à ce que tout projet assigné soit réalisé aussi efficacement que possible.

12. Devenir un gourou de la gestion des voyages

Appeler une agence de voyages d'affaires est désormais un peu désuet, et coûte cher à l'entreprise. De plus, l'utilisation de Skyscanner ou de Kayak ne donne pas aux employés le soutien dont ils ont besoin pendant le voyage. Entraînez-vous à utiliser un logiciel de gestion des voyages et impressionnez la direction avec votre sens du suivi budgétaire et vos économies de temps. La plupart des logiciels de voyage vous permettent de numériser votre politique de voyage pour automatiser les règles de votre entreprise en matière de dépenses et de voyages.