Quel est le coût moyen des voyages d'affaires ?

Si vous êtes responsable de la

gestion des frais de voyage d'affaires

, vous vous interrogez peut-être sur le coût moyen des voyages d'affaires. Quel budget devez-vous prévoir pour votre programme de voyage, et comment pouvez-vous juger si une proposition de voyage est raisonnable ?

Comme vous pouvez probablement le deviner, il n'y a pas de moyen simple de mesurer le coût moyen des voyages d'affaires. Les coûts des voyages d'affaires peuvent varier considérablement en fonction de la destination des voyageurs et de la durée de leur absence. Cependant, il existe certains facteurs que vous pouvez prendre en compte pour vous donner une idée des frais de voyage moyens.

Un

rapport Runzheimer de 2019

a révélé que le coût moyen d'un voyage d'affaires aux États-Unis était de 1 293 $. Ce rapport a montré que les dépenses liées aux voyages d'affaires avaient augmenté, et que les États les plus chers pour les voyages d'affaires étaient Hawaï, le Massachusetts et la Californie. Bien sûr, les coûts sont sensiblement différents entre les voyages internationaux et les voyages domestiques.

La recherche

effectuée la même année et recueillie par Expert Market a montré que le coût moyen d'un voyage domestique aux États-Unis était de 990 $, tandis que la moyenne pour un voyage d'affaires international était de 2 525 $.

L'impact de la pandémie de COVID-19 a provoqué une diminution des voyages d'affaires mondiaux. Toutefois, la demande (et les prix) ont augmenté en 2022, et la Global Business Travel Association (GBTA)

prévoit

une reprise complète d'ici 2024. Ainsi, même si les chiffres de 2019 ci-dessus ont pu changer au cours des dernières années, ils constituent toujours une référence utile pour comprendre le coût moyen des voyages d'affaires aux États-Unis.

Comme la région EMEA comprend des dizaines de pays aux économies très différentes, les coûts des voyages d'affaires peuvent varier considérablement au sein de cette région. Parmi les villes les plus chères de la région EMEA pour les voyages d'affaires, on compte Genève, Stockholm et Stavanger (Norvège), tandis que les villes relativement moins chères sont Dubaï, Amsterdam et Helsinki. Les coûts quotidiens à Genève s'élèvent en moyenne à 547 $, tandis qu'à Helsinki, les coûts quotidiens s'élèvent à 422 $, selon

Expert Market

. Dans l'ensemble, les villes de la région EMEA sont parmi les plus chères au monde pour les voyageurs d'affaires.

Dans la région Asie-Pacifique, certaines des villes les plus chères pour les voyages d'affaires sont Hong Kong, Singapour et Sydney. Les coûts quotidiens à Hong Kong s'élèvent en moyenne à 523 $ , tandis que les coûts quotidiens moyens à Singapour s'élèvent à 478 $, selon Expert Market.

Parmi les villes les moins chères d'Asie, on retrouve Kuala Lumpur, Delhi et Tianjin (Chine). Les coûts quotidiens à Tianjin s'élèvent en moyenne à 242 $, tandis qu'à Delhi les coûts quotidiens s'élèvent à 245 $ .

Outre Caracas, les villes les plus chères pour les voyages d'affaires en Amérique sont Rio de Janeiro, Calgary et São Paulo. Certaines des villes les moins chères sont San José (Costa Rica), San Salvador et Guatemala City. Les coûts quotidiens à Rio de Janeiro s'élèvent en moyenne à 371 $, tandis qu'à Guatemala City les coûts quotidiens s'élèvent à 209 $ .

Les coûts des voyages d'affaires et des voyages pour les petites entreprises dépendent d'un certain nombre de facteurs différents. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit lorsque vous établissez le budget de vos voyages d'affaires :

Lors de la réservation d'un hébergement, vous devez prendre en compte :

2. Transport : Comment les voyageurs se rendront-ils dans leur ville de destination (avion, voiture, train, bus) ? Quel budget devez-vous prévoir pour les billets d'avion, etc ? Une fois arrivés, auront-ils besoin d'une

location de voiture

, ou prendront-ils des taxis ou les transports en commun ?

Lorsque vous décidez des types de transport à utiliser, prenez en compte :

Si les employés doivent voyager à l'étranger, n'oubliez pas de prendre en compte le taux de change dans le calcul des coûts totaux.

Si vous cherchez à mieux maîtriser votre budget de voyage et la gestion de vos dépenses, il est peut-être temps de vous équiper d'un logiciel dédié à la gestion des voyages d'affaires. Avec Travelperk, vous aurez un aperçu complet de tous vos coûts grâce à notre

fonctionnalité de reporting en temps réel

.

Vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité de budgets dynamiques pour fixer des plafonds plus précis et réalistes sur chaque élément du voyage et de l’hébergement (frais de vol, frais d'hôtel, etc.) Dans l'industrie du voyage, les prix et les tarifs hôteliers peuvent varier de manière significative, car les tendances du voyage changent tout au long de l'année : cet outil est conçu pour aider les voyageurs à obtenir la meilleure offre possible dans une période donnée.

Certains pays permettent aux voyageurs de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) payée sur les achats effectués pendant un voyage. Si récupérer la TVA manuellement implique souvent des formalités administratives complexes et fastidieuses, vous pouvez simplifier le processus grâce à la

solution TVA de TravelPerk

. Et vous ne paierez pour TravelPerk que

par voyage

.

D'autres moyens de réduire les coûts des voyages d'affaires et d'améliorer votre gestion des dépenses consistent à vous assurer que vous avez mis en place les bonnes politiques de voyage et à renforcer votre processus d'approbation des voyages d'affaires. Heureusement, les dépenses liées aux voyages d'affaires ont tendance à offrir un excellent retour sur investissement : une étude

Oxford Economics

a montré que les entreprises profitaient d'un retour de 12,50 $ pour chaque dollar investi.