Wenn Sie für die
Spesenabrechnung von Geschäftsreisen
zuständig sind, fragen Sie sich vielleicht, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen sind. Was sollten Sie für Ihr Reiseprogramm budgetieren und wie beurteilen Sie, ob eine vorgeschlagene Reise finanziell angemessen ist?Sie vermuten vielleicht bereits, dass es keine einfache Möglichkeit gibt, die Durchschnittskosten für Geschäftsreisen zu messen. Die Kosten für Geschäftsreisen können stark variieren, je nachdem, wohin die Reise geht und wie lange sie dauert. Es gibt jedoch einige Faktoren, die Sie berücksichtigen können, um eine Vorstellung von den durchschnittlichen Reisekosten zu erhalten.
Schätzung der durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen: Was sind angemessene Kosten für eine Geschäftsreise?
Durchschnittliche Kosten für Geschäftsreisen nach Region
Die Reisekosten unterscheiden sich in den verschiedenen Regionen der Welt. Vielleicht überrascht es Sie, in welchen Ländern am meisten für Geschäftsreisen ausgegeben wird und welche Länder die teuersten für Geschäftsreisende sind. Hier ist ein kurzer Überblick über das, was Sie erwarten können:
Kosten für Geschäftsreisen in den USA
Nach
Angaben der Weltbank
sind die USA mit 322,42 Milliarden US-Dollar, die 2021 für Geschäftsreisen ausgegeben wurden, weltweit führend bei den Ausgaben für geschäftliche Reisen.Ein
Runzheimer-Bericht aus dem Jahr 2019
zeigte, dass eine durchschnittliche Geschäftsreise in den USA 1.293 $ kostete. Dieser Bericht deckte auch auf, dass die Kosten für Geschäftsreisen gestiegen sind. Die teuersten Bundesstaaten für Geschäftsreisen waren dabei Hawaii, Massachusetts und Kalifornien. Natürlich unterscheiden sich die Kosten für Auslands- und Inlandsreisen erheblich. Forschungen
von Expert Market aus dem gleichen Jahr ergaben, dass die Durchschnittskosten für eine Inlandsreise in den USA 990 $ betrugen, während sie sich für Geschäftsreisen ins Ausland auf 2.525 $ beliefen.Die Auswirkungen der Coronapandemie führten zu einem weltweiten Rückgang an Geschäftsreisen. Allerdings sind sowohl Nachfrage als auch Preise im Jahr 2022 wieder angestiegen, sodass die Global Business Travel Association (GBTA) für 2024 eine vollständige Erholung
prognostiziert
. Auch wenn sich die Zahlen aus dem Jahr 2019 in den letzten Jahren geändert haben, sind sie dennoch ein nützlicher Maßstab, um die durchschnittlichen Kosten für Geschäftsreisen in den USA zu verstehen.?)
Kosten für Geschäftsreisen in Europa, im Nahen Osten und in Afrika (EMEA-Raum)
Deutschland ist im EMEA-Raum der größte Markt für Geschäftsreisen, wobei dort 2021
91,86 Milliarden US-Dollar
für Geschäftsreiseaktivitäten ausgegeben wurden. 2020 gab der durchschnittliche Geschäftsreisende laut Angaben von Statista 161 € pro Tag
aus.Da der EMEA-Raum Dutzende von Ländern mit sehr unterschiedlichen Volkswirtschaften umfasst, können die Kosten für Geschäftsreisen in dieser Region stark variieren. Zu den teuersten Städten für Geschäftsreisen im EMEA-Raum zählen Genf, Stockholm und Stavanger (Norwegen), während Dubai, Amsterdam und Helsinki zu den günstigeren Städten gehören. Die täglichen Kosten für Geschäftsreisen betragen in Genf 547 $, während sie sich in Helsinki auf 422 $ belaufen, so eine Erhebung von
Expert Market
. Insgesamt gehören Städte im EMEA-Raum für Geschäftsreisende zu den teuersten der Welt.Kosten für Geschäftsreisen in der Region Asien-Pazifik
China gehört mit 230,91 Milliarden US-Dollar, die 2021 für
Geschäftsreisen ausgegeben wurden
, zu den größten globalen Akteuren im Bereich der Geschäftsreisen. Die täglichen Kosten für Geschäftsreisen belaufen sich in China laut Swift Passport Services
in der Regel auf 29 bis 145 $.Im asiatisch-pazifischen Raum gehören Hongkong, Singapur und Sydney zu den teuersten Zielen für Geschäftsreisen. Die täglichen Kosten in Hongkong betragen durchschnittlich 523 $, während sie in Singapur 478 $ betragen, so Expert Market.
Zu den günstigeren Städten in Asien zählen Kuala Lumpur, Delhi und Tianjin (China). Die täglichen Kosten in Tianjin belaufen sich auf 242 $, während sie in Delhi 245 $ betragen.
Kosten für Geschäftsreisen in Nord- und Südamerika (außerhalb der USA)
Außerhalb der USA sind die Kosten für Geschäftsreisen in Nord- und Südamerika relativ niedrig. Eine bemerkenswerte Ausnahme ist Caracas in Venezuela: Geschäftsreisen kosten hier 611 $ pro Tag, sodass die Stadt zu den teuersten der Welt zählt. Die akute Wirtschaftskrise und die Hyperinflation in Venezuela in den letzten fünf Jahren sowie die schwierige Sicherheitslage in Caracas tragen zu den astronomisch hohen Kosten bei.
Abgesehen von Caracas gehören Rio de Janeiro, Calgary und São Paulo zu den teuersten Städten für Geschäftsreisen in Nord- und Südamerika. Die günstigsten Städte sind San José (Costa Rica), San Salvador und Guatemala City. Die täglichen Kosten in Rio de Janeiro betragen durchschnittlich 371 $, während sie sich in Guatemala City auf 209 $ belaufen.
So budgetieren Sie Geschäftsreisen – verstehen und verfolgen Sie Geschäftsreisekosten
Hoffentlich haben Sie nun eine bessere Vorstellung von den Durchschnittskosten, die für Geschäftsreisen in den verschiedenen Teilen der Welt anfallen. Doch wie können Sie dieses Wissen direkt umsetzen und ein realistisches Geschäftsreisebudget für Ihr Unternehmen erstellen?
Die Kosten für Geschäftsreisen von großen und kleinen Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Beachten Sie bei der Budgetierung von Geschäftsreisen Folgendes:
Arten von Kosten für Geschäftsreisen
1. Unterkunft: Übernachten die Reisenden in Luxus-, Mittelklasse- oder Budget-Hotels? Welche Art von Hotelpreisen erwarten Sie? Ziehen Sie auch alternative Unterkunftsmöglichkeiten (
wie Airbnb
) in Betracht?Beachten Sie bei der Buchung von Unterkünften folgende Aspekte:
- Preise
- Nähe zum Zielort
- Annehmlichkeiten (wie Internet, Drucker, 24-Stunden-Rezeption)
- Komfort der Reisenden
- Privatsphäre (müssen sich die Reisenden Hotelzimmer oder andere Unterkünfte teilen?)
- Sicherheit
2. Transport: Wie erreichen die Reisenden ihr Ziel (per Flugzeug, Auto, Zug, Bus)? Was sollten Sie für Flugtickets usw. budgetieren? Benötigen die Reisenden am Zielort einen
Mietwagen
oder nehmen sie Taxis oder öffentliche Verkehrsmittel?Beachten Sie Folgendes, wenn Sie sich für ein Transportmittel entscheiden:
- Preise
- Benötigte Reisezeit
- Verpflichtung zur Nachhaltigkeit
- Komfort und Sicherheit der Reisenden
3. Verpflegung:
- Wie viele Mahlzeiten benötigen die Reisenden?
- Wie teuer ist das Essen am Zielort?
- Gibt es für die Reisenden zusätzliche Ausgaben für Speisen und Getränke (z. B. für Geschäftsessen mit Kunden)?
4. Versicherungen und Sicherheit:
- Haben alle Reisenden eine entsprechende Krankenversicherung für den Zielort oder benötigen sie eine vorübergehende Reiseversicherung?
- Gibt es am Zielort erhöhte Gesundheits- oder Sicherheitsrisiken, durch die zusätzliche Kosten entstehen können (z. B. für die private Sicherheit, Impfungen vor der Reise oder Medikamente)?
- Wie ist Ihre Richtlinie in Bezug auf Unfälle und Notfälle während der Reise gestaltet (z. B. wenn ein Flug verpasst wird und ein anderer Flug in letzter Minute gebucht werden muss)?
5. Visa:
- Benötigen die Reisenden ein Visum oder eine Reiseerlaubnis? Wie teuer sind diese?
6. Zusätzliche Aufwendungen:
- Konferenz- und Veranstaltungsgebühren
- Kostenpflichtiges Internet (z. B. in Zügen oder Hotels)
- Roaming-Gebühren von Mobilfunkanbietern (wenn ein Firmenhandy genutzt wird)
Vergessen Sie nicht, den Wechselkurs bei der Berechnung der Gesamtkosten zu berücksichtigen, wenn Ihre Mitarbeiter international reisen.
Möglichkeiten, um die Kosten für Geschäftsreisen zu senken
Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Faktoren, die bei der Planung von Geschäftsreisen miteinbezogen werden müssen. Wenn Ihre Reisebuchungstools (oder Ihr Reisemanagementunternehmen) keine Spesenberichte zulassen, wissen Sie vielleicht gar nicht, wie viel Sie derzeit für Geschäftsreisen ausgeben und wie sich diese Kosten auf Ihren Gewinn auswirken.
Wenn Sie Ihr Reisebudget und die Spesenabrechnung besser im Griff haben möchten, wäre jetzt vielleicht ein guter Zeitpunkt, auf eine eigene Reisemanagement-Software umzusteigen. Mit TravelPerk haben Sie dank der
Echtzeit-Berichte
immer einen umfassenden Überblick über all Ihre Kosten.Sie können auch unsere Funktion für dynamische Budgets nutzen, um genauere und realistischere Limits für jede Reise und die jeweiligen Kostenpunkte (Flugkosten, Hotelkosten usw.) festzulegen. In der Reisebranche können Preise und Hoteltarife erheblich variieren, da sich die Reisetrends im Laufe des Jahres ändern. Mit unserem Tool erhalten Sie jedoch jederzeit die besten Angebote für Ihre Reisenden.
In manchen Ländern können Reisende die Mehrwertsteuer (MwSt.) für während der Reise getätigte Einkäufe zurückfordern. Die manuelle Rückerstattung der Mehrwertsteuer ist oft mit komplexer, zeitaufwändiger Bürokratie verbunden. Mit der
MwSt.-Lösung von TravelPerk
vereinfachen Sie diesen Prozess erheblich. Und Sie bezahlen mit TravelPerk nur pro Reise
, sodass Sie sich keine Sorgen um Abonnementgebühren machen müssen, wenn Sie den Service einmal nicht nutzen.Weitere Möglichkeiten, die Kosten für Geschäftsreisen zu senken und Ihr Ausgabenmanagement zu verbessern, sind die
richtigen Reiserichtlinien
sowie die Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses für Geschäftsreisen. Glücklicherweise bieten Reisekosten oft einen gute ROI: Eine Untersuchung von Oxford Economics
hat gezeigt, dass Unternehmen für jeden in Geschäftsreisen investierten Dollar rund 12,50 € Gewinn erzielen.?)
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