Advert icon
← Back to blog

Comment votre assistant de voyage virtuel devrait-il gérer vos voyages

19 Avr 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

Comment votre assistant de voyage virtuel devrait-il gérer vos voyages

Les cadres modernes ont eux aussi beaucoup à faire. En plus de leur travail à proprement parler, ils doivent organiser des réunions, planifier leurs déplacements, être à jour de leurs e-mails, assurer le suivi de la facturation et des remboursements… Et la liste est longue. On peut facilement se laisser déborder par toute cette logistique. Elle peut nous distraire au point d’en oublier le travail réel de prise de décisions pour l’entreprise. C’est pourquoi le recours à un assistant virtuel (ou VA-virtual assistant) s’avère être la solution de secours pour les cadres submergés de travail.

La montée en puissance des assistants virtuels

Grâce à la technologie, les assistants peuvent désormais accompagner les dirigeants dans le monde virtuel.

Ces vingt dernières années, le nombre de télétravailleurs ou de travailleurs indépendants n’a cessé d’augmenter. De fait, si nous prenons l’exemple des États-Unis, les freelances représentent plus de 50 % de la population active. Avec Internet, les cadres peuvent faire appel à des assistants qui travaillent à distance, souvent dans d’autres régions du pays ou du monde. L’essor de la visioconférence, des e-mails, des réservations de voyages en ligne, etc. permet à un employé d’accomplir les mêmes tâches qu’en présentiel.

ebook download button travel management guide

Dans un entretien accordé à TravelPerk, Ekaterina Steube de l’entreprise d’assistants virtuels prisée Worldwide101, souligne :

« L’augmentation du nombre d’entreprises qui font appel à des assistants virtuels a permis aux sociétés de dénicher des talents qu’elles n’auraient peut-être pas trouvés localement. D’autre part, cela a également permis aux talents de s’associer avec des entreprises en pleine croissance qui ont besoin de leurs compétences. Travailler avec des centaines de dirigeants d’entreprises nous a permis de constater à quel point ces partenariats sont enrichissants et productifs pour les deux parties. Nous avons hâte de voir ce que l’avenir nous réserve ! »

Ekaterina Steube

Comme l’explique Steube, nous pouvons classer les activités des assistants virtuels en trois groupes principaux : l’assistance à la direction, les services de marketing et la gestion des voyages. Les tâches les plus courantes comptent la gestion de la boîte de réception, la réservation de voyages, l’organisation de conférences, la planification de réunions et la gestion des réseaux sociaux. Plus généralement, il faut aussi répondre aux e-mails non essentiels, passer des commandes en ligne, faire des recherches, de la gestion de projet ou même aider à retrouver un téléphone portable perdu. Toutes ces petites tâches de cinq minutes peuvent finir par s’additionner rapidement. Le rôle des assistants virtuels est donc principalement d’aider les cadres à récupérer ce temps perdu. Le rôle des assistants virtuels est en constante évolution et ils deviennent de réels acteurs pour de nombreuses entreprises. En particulier si vous décidez de collaborer avec une société d’assistants virtuels haut de gamme spécialisée dans la qualité professionnelle et qui accompagnera la croissance de votre entreprise.

Malgré les avantages du travail à distance, il reste difficile de fournir tous ces services virtuellement en conservant une certaine proximité. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’outils en ligne afin de pouvoir travailler à distance d’une manière totalement transparente. Que vous soyez ou non dans le même bureau que votre patron ne fera aucune différence sur votre efficacité.

Gérer les voyages d’affaires : un défi du monde d’aujourd’hui

Les assistants virtuels sont habitués à gérer les voyages. Ils doivent comprendre l’entreprise, le dirigeant, et savoir à quoi s’attendre à tout moment. Cette compréhension est essentielle pour pouvoir se conformer à toutes les exigences du dirigeant, aux politiques de l’entreprise et aux procédures de gestion des dépenses. De plus, ils doivent présenter des rapports de facturation détaillés et offrir une assistance en temps réel en cas d’urgence. Ce dernier point peut être délicat lorsque le cadre ne se trouve pas dans le même fuseau horaire que l’assistant virtuel. Pas facile, n’est-ce pas ? Et bien sachez que la plupart des assistants virtuels exécutent généralement toutes ces tâches pour au moins 3 managers en même temps !

La gestion des voyages est une tâche complexe

Ekaterina Steube a partagé avec nous son expérience et nous a révélé les 4 plus grands défis rapportés par les assistants virtuels à l’heure de gérer les voyages d’affaires :

  • Gérer trois clients différents à la fois et stocker les préférences/informations de chacun d’entre eux. Par exemple : les données de cartes bancaires de l’entreprise, les préférences en matière de siège, les documents de voyage, les numéros de compte fidélité, etc.
  • Recevoir et réagir à n’importe quelle heure aux mises à jour et aux notifications telles que les retards de vol, les annulations, etc.
  • Effectuer des recherches groupées sur un éventail de sites de réservation de voyages.
  • Réserver des vols et des hôtels dans des endroits que vous ne connaissez pas ou peu.
ebook download button travel management guide

Bonnes pratiques

Comment les assistants virtuels préviennent-ils l’apparition de ces problèmes ? Évidemment, vos tableaux Excel atteignent rapidement leurs limites. Worldwide101 vous propose ici quelques-unes des meilleures pratiques à mettre en place pour réserver des voyages d’affaires facilement :

  • Utilisez un outil de réservation en ligne auquel les cadres peuvent accéder afin d’améliorer et de simplifier la communication. Ces outils optimisent la validation des itinéraires et réduisent les échanges d’e-mails.
  • Assurez-vous de connaître la politique de voyage de l’entreprise et de recevoir une notification lorsque des mises à jour sont effectuées (temps minimum à l’avance, prix plafond par ville, etc.)
  • Que vous fassiez appel à un agent, utilisez un outil de réservation en ligne ou les deux, assurez-vous d’avoir une bonne assistance 24h/24-7j/7 afin qu’il y ait toujours quelqu’un de disponible pour aider vos cadres et que vous puissiez relâcher la pression (mais faites attention aux frais cachés et aux frais supplémentaires).
  • Trouvez un outil ou une agence qui vous permette de réserver tous vos voyages en un seul endroit. Vous pourrez ainsi garder une trace de chaque facture et rédiger des rapports plus facilement.
  • Sélectionnez une application qui s’intègre à l’outil de gestion des dépenses utilisé par votre cadre.

Conclusion

Les assistants virtuels ont d’incroyables compétences multitâches qu’ils mettent à la disposition de leurs clients pour gérer de nombreuses missions exécutives, indépendamment les unes des autres. Désormais, de plus en plus d’assistants virtuels ont recours à la puissance des outils de gestion de voyage tout-en-un. Ces derniers leur permettent de gagner du temps dans la gestion des voyages tout en garantissant le meilleur service et la meilleure expérience possible à leurs managers.

Chez TravelPerk, nous sommes aux premières loges pour observer cette tendance. Chaque semaine, de nouveaux assistants virtuels s’inscrivent pour utiliser notre plateforme. Nous permettons aux assistants virtuels de fournir un service exemplaire à leurs managers en une fraction de seconde et c’est 100 % gratuit. Avoir tout au même endroit permet de faciliter la réservation et l’expérience de voyage pour tout le monde. Fini le stress des appels téléphoniques à 2 heures du matin pour essayer de trouver l’e-mail de confirmation de l’hôtel.

À tous les assistants virtuels qui nous lisent, inscrivez-vous gratuitement sur travelperk.com. Il est temps de rendre la réservation des voyages d’affaires aussi simple que de prendre un rendez-vous !

Nous remercions particulièrement Worldwide101 et surtout la merveilleuse experte Ekaterina Steube qui nous a accordé son temps pour partager son expertise avec nous !

ebook download button travel management guide
paper plane