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Cómo debe gestionar tus viajes un asistente virtual

19 Abr 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

Cómo debe gestionar tus viajes un asistente virtual

Los directivos de hoy día no dan abasto. Además del trabajo en sí, tienen que organizar reuniones, planificar viajes, contestar correos, llevar al día la facturación, los reembolsos y un larguísimo etcétera. Es fácil verse fagocitado por la logística hasta el punto de olvidar las decisiones que deben tomarse en una empresa. Por eso no es de extrañar que las personas que trabajan como asistentes virtuales desde casa se hayan convertido en auténticos salvavidas para directivos con grandes volúmenes de trabajo.

El auge de los asistentes virtuales

Gracias a la tecnología, ahora los CEO pueden contar con el respaldo de asistentes que trabajan de forma virtual.

En estas dos últimas décadas, cada vez más trabajadores han optado por el teletrabajo o se han hecho autónomos. De hecho, si tomamos EE. UU. como referencia, los autónomos representan más del 50 % de la población activa. Gracias a internet, un directivo puede contratar a un asistente para que gestione sus asuntos de forma remota, a menudo desde otra región del país o del mundo. La generalización de las videoconferencias, el email y las reservas online hace perfectamente posible que un asistente realice las mismas tareas que realizaría en tu oficina… pero sin estar físicamente allí.

En una entrevista con TravelPerk, Ekaterina Steube, de la empresa de asistentes virtuales premium Worldwide101, señala:

“El crecimiento que experimentan las empresas que contratan asistentes virtuales ha animado a las compañías a buscar el talento que no encuentran en sus ámbitos locales y, a la vez, los profesionales con talento tienen la oportunidad de colaborar con empresas en expansión que necesitan de sus habilidades. En nuestra experiencia trabajando con cientos de empresarios, hemos visto de primera mano lo gratificantes y provechosas que son estas colaboraciones para ambas partes, y estamos deseando ver qué nos depara el futuro”.

Ekaterina Steube

Como explica Steube, las tareas de un asistente virtual se pueden clasificar generalmente en tres grupos: asistencia ejecutiva, servicios de marketing y gestión de viajes. Entre las tareas más comunes están: administrar la bandeja de entrada, reservar viajes, organizar congresos, programar reuniones, gestionar redes sociales, contestar emails no esenciales, hacer pedidos online, hacer investigaciones, administrar proyectos e incluso localizar teléfonos móviles extraviados. Estas mini tareas que solo llevan cinco minutos cada una, en la práctica tienden a acumularse. Un AV se encarga de despacharlas para que no consuman el tiempo de los directivos. Además, a medida que el papel de los asistentes virtuales siga evolucionando, podrían llegar a marcar una gran diferencia para muchas empresas, especialmente si se asocian con un servicio premium de AV especializados en empresas y en fomentar el crecimiento empresarial.

Aun con todas las ventajas del teletrabajo, sigue sin ser fácil prestar todos estos servicios de forma remota sin caer en dinámicas impersonales. Por eso es esencial contar con herramientas online que hagan fluir la comunicación como si estuvieras en la misma oficina que tu jefe, para que el hecho de trabajar a distancia no merme de ningún modo tu eficiencia en el trabajo.

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El reto de gestionar viajes de negocios

La gestión de viajes es una de las tareas más importantes y que más se demandan a los AV. Para hacerlo bien, necesitan conocer la empresa y al equipo directivo; entender qué se espera de cada destino para poder así amoldarse a sus requisitos, a la política de la empresa y a sus procedimientos de gestión de gastos. Pero no solo eso, también deben presentar facturas detalladas que aportar a las declaraciones y ofrecer soporte en tiempo real en caso de emergencia, lo cual puede resultar complicado si el directivo se desplaza a zonas horarias diferentes a la del AV. Y si esto ya te parece difícil, piensa que la mayoría de los asistentes virtuales suelen hacer todo esto para al menos tres directivos a la vez.

Gestionar viajes es una tarea compleja

Ekaterina Steube compartió con nosotros los aspectos de la gestión de viajes que los AV suelen señalar como los más complicados. Estos son las cuatro principales fuentes de quebraderos de cabeza para un AV:

  • Gestionar tres clientes a la vez almacenando todos sus datos y preferencias, como por ejemplo: tarjetas de crédito de la empresa, preferencias de asiento, documentos, números de membresía de viajero frecuente, etc.
  • Recibir y reaccionar a actualizaciones de retrasos en los vuelos o cancelaciones a cualquier hora.
  • Comparar mil sitios de reservas de viajes cuando tienen que hacer reservas para grupos.
  • Reservar vuelos y hoteles en destinos de los que saben poco o nada.

Prácticas recomendadas

Entonces, ¿cómo podrían ahorrarse los AV todos estos problemas? Dado que obviamente una simple hoja de cálculo no va a resolverte la vida, aquí tienes algunas prácticas recomendadas cortesía de Worldwide101:

  • Utiliza herramientas de reserva online a las que también puedan acceder los directivos. Esto agilizará la comunicación para la aprobación de los itinerarios y reducirá el intercambio de correos.
  • Asegúrate de conocer bien la política de viajes de la empresa y de que recibes las actualizaciones cuando se produzca algún cambio (plazo mínimo de antelación, límites de precio por ciudad, etc.).
  • Ya trabajes con una agencia o con una herramienta de reservas online, o ambas cosas, es indispensable que dispongan de un servicio de asistencia las 24 horas del día, 7 días a la semana, para que siempre haya alguien de guardia que atienda a los directivos, y así tú puedas relajarte (pero ten cuidado con las tarifas ocultas y los recargos).
  • Busca una herramienta o agencia que te permita reservar todos los viajes en un solo sitio y llevar un seguimiento de todas las facturas para generar informes simplificados.
  • La herramienta que escojas tiene que poder integrarse con la herramienta de gestión de gastos que utilicen los equipos directivos.

Conclusión

Un asistente virtual trabaja a menudo como «hombre orquesta», ya que debe cubrir por sí solo muchas tareas de apoyo de tipo muy diverso. Cada vez más AV aprovechan el potencial de las herramientas de gestión de viajes «todo en uno» para administrar mejor su tiempo y garantizar el mejor servicio y la mejor experiencia posible a sus directivos.

En TravelPerk venimos observando esta tendencia porque cada semana se registran nuevos AV en nuestra plataforma. Nosotros hacemos posible que puedan proporcionar a sus directivos un servicio ejemplar en mucho menos tiempo y totalmente gratis. Como todo se encuentra en un solo sitio, tanto el procedimiento de reserva como la experiencia de viaje son más cómodos para todos (sin llamadas de pánico a las dos de la mañana para preguntar por aquel email de confirmación de reserva que no aparece por ninguna parte).

Así que si trabajas como asistente virtual y estás leyendo esto, solo tienes que registrarte gratis en travelperk.com. Porque ya era hora de que reservar un viaje de negocios fuera tan sencillo como pedir cita en la peluquería.

Nuestro agradecimiento especial a Worldwide101 y en particular a la maravillosa experta Ekaterina Steube, que nos dedicó su valioso tiempo y compartió su experiencia con nosotros.

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