Flugreise: Was beachten? – Der Guide für Geschäftsflüge

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Koffer nicht angekommen – Ihre Rechte im Detail

Für viele Passagier:innen ist das Warten am Gepäckband nach dem Flug mit etwas Nervosität verbunden. Gerade bei Geschäftsreisen benötigen Sie möglicherweise dringend Arbeitsmaterialien oder Wechselkleidung aus Ihrem aufgegebenen Gepäck. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie tun können, wenn Ihr Koffer nicht angekommen ist, und welche Rechte Sie bei Gepäckverspätung, -verlust und -beschädigung auf internationalen Flügen sowie Flügen innerhalb der EU haben.

Verspätetes oder verlorenes Gepäck: Ihre Rechte im Überblick

Bei Gepäckverspätung und -verlust haben Sie auf internationalen Flugreisen Anspruch auf Entschädigung gegenüber der Airline – das besagt das Montrealer Übereinkommen. Bei Problemen mit Ihrem aufgegebenen Gepäck können Sie sich auf folgende Rechte berufen: 

  • Airlines haften für verspätetes Gepäck und müssen Kosten für Ersatzkäufe, wie Kleidung und Hygieneartikel, erstatten. Dieser Anspruch gilt nicht, wenn sich das Gepäck auf dem Rückflug verspätet.
  • Die Fluggesellschaft muss sich um den Transport Ihres verspäteten Gepäcks am Ziel- oder Heimatort kümmern oder Ihnen die Fahrtkosten für die Abholung am Flughafen erstatten.
  • Wird der Koffer nicht innerhalb von 21 Tagen wiedergefunden, so gilt er als verloren.
  • Bei Kofferverlust oder Gepäckbeschädigung steht Ihnen Schadenersatz zu.
  • Die maximale Entschädigungssumme, inklusive Ersatzkäufe, beträgt ca. 1400 € (Stand November 2023).
  • Bei Pauschalreisen können Sie eine Minderung des Reisepreises durch den Reiseveranstalter beantragen.

Achtung: Damit Sie Ihre Ansprüche geltend machen können, ist es wichtig, bestimmte Meldefristen einzuhalten und die Komplikationen genau zu dokumentieren. Heben Sie Belege für getätigte Ersatzkäufe unbedingt auf.

Was können Sie bei Gepäckverspätung tun?

Stellen Sie am Zielflughafen fest, dass Ihr Koffer nicht aufzufinden ist, sollten Sie zunächst den Grund für die Verspätung herausfinden. Ist das gesamte Gepäck Ihres Flugs womöglich noch nicht abgeladen und deshalb finden Sie Ihren Koffer nicht auf dem Gepäckband? Wurde Ihr Gepäck aus Platzmangel oder Überbuchung mit einem anderen Flug transportiert? Oder ist Ihr Koffer am Startflughafen zurückgeblieben und kommt mit einer späteren Maschine an? Als ersten Schritt sollten Sie den Kontakt zum Bodenpersonal suchen, um herauszufinden, wo sich Ihr Gepäck befindet und wann Sie es voraussichtlich erhalten werden. Was Sie bei Gepäckverspätung tun können, erfahren Sie im Folgenden.

Gepäckverspätung bei Fluggesellschaft melden

Wenn Sie Ihren Koffer nicht bei der Gepäckausgabe finden können, sollten Sie eine offizielle Meldung über die Verspätung am Flughafen und bei der zuständigen Fluggesellschaft machen. Eine offizielle Verlustmeldung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Koffer wiederzufinden und eine Zeitrahmen für nachfolgende Entschädigungsansprüche zu etablieren. Orientieren Sie sich für die Meldung von verspätetem Gepäck an folgendem Vorgehen:

  • Lost & Found Schalter aufsuchen
  • Bordkarte mit Gepäckregistrierungsnummer  vorzeigen
  • Größe, Farbe und weitere Merkmale Ihres Koffers beschreiben
  • Property Irregularity Report (PIR) ausfüllen
  • Support der Airline kontaktieren
  • Ggf. mit Reiseveranstalter in Verbindung setzen

Nach der Verlustmeldung erhalten Sie eine Referenznummer, mit der Sie den Status Ihres Gepäckstücks über die internationale Gepäckermittlung WorldTracer oder das entsprechende Portal Ihrer Airline nachverfolgen können. Geben Sie diese Referenznummer folgend bei jeder Kommunikation zu Ihrem Koffer mit an. 

Informieren Sie sich während des Gesprächs mit den Vertreter:innen der Fluggesellschaft über Ihre Optionen und nächsten Schritte – fragen Sie beispielsweise nach Regelungen und Erstattungssummen für mögliche Ersatzkäufe. Ist Ihr Flug Teil einer Pauschalreise, können Sie unter Umständen eine Reisepreisminderung aufgrund von Reisemängeln gegenüber dem Veranstalter geltend machen. 

Entschädigung für Ersatzkäufe beantragen

Nachdem Sie Ihre Gepäckverspätung beim Bodenpersonal, bei der Airline und ggf. beim Reiseveranstalter gemeldet haben, möchten Sie Ihre Reise sicher fortsetzen. Möglicherweise haben Sie Termine, die Sie nicht verpassen möchten oder sind müde von Ihrer Flugreise und möchten sich einfach im Hotel entspannen. Glücklicherweise stehen Ihnen bei Gepäckverspätungen Erstattungen für Ersatzkäufe zu.

Welche Käufe in welcher Höhe von der Airline erstattet werden, hängt von verschiedenen Faktoren ab – u. a. von der Dauer, dem Ziel und dem Zweck der Reise. Grundsätzlich werden Käufe für Hygieneartikel und Kleidung erstattet, insofern die Anschaffungspreise angemessen sind. Die vollständigen Kosten für Ersatzkleidung übernimmt die Airline bei Verspätungen allerdings selten. In der Regel bekommen Fluggäste etwa 50 % der Ausgaben für Kleidung erstattet. Ausgaben für notwendige Hygieneartikel und Kosmetik erhalten Sie für gewöhnlich vollständig zurück. 

Wichtig: Kann der Zweck Ihrer Reise aufgrund des fehlenden Koffers nicht erfüllt werden, so haben Sie zusätzlich das Recht auf Schadenersatz. Wurde Ihr Flug annulliert, verspätet sich oder wurde durch die Airline umgebucht, haben Sie außerdem Anspruch auf Betreuungsleistungen – wie Verpflegung und Hotelübernachtungen – sowie Ausgleichszahlungen.Bei Geschäftsreisen stehen Schadenersatz sowie andere Zahlungen möglicherweise dem Arbeitgeber zu – insbesondere, wenn das Flugticket vom Unternehmen gezahlt wurde. Eindeutige Regelungen dazu können Sie in der Reiserichtlinie festhalten.

Meldefristen bei Gepäckverspätung beachten

Gepäckverspätungen können zwar lästig sein, der Großteil der verlorenen Koffer taucht aber wieder auf. Trotzdem haben Sie als Fluggast das Recht auf bestimmte Leistungen und Erstattungen, insbesondere wenn Ihnen durch die Verspätung Kosten und Mehraufwand entstanden sind. Beachten Sie folgende Fristen, um Ihren Anspruch auf Rückzahlungen und Schadenersatz im Anschluss an Ihre Reise durchzusetzen:

  • Informieren Sie bei Gepäckverspätung oder -verlust direkt nach der Landung das Bodenpersonal und die Fluggesellschaft sowie bei Pauschalreisen zusätzlich den Reiseveranstalter.
  • Melden Sie die Verspätung oder den Verlust Ihres Koffers innerhalb von 21 Tagen schriftlich bei der Airline und bei Ihrem Reiseunternehmen: Anbieter haben dafür oft ein eigenes Portal oder eine E-Mail-Adresse.
  • Sollte Ihr Gepäck beschädigt bei Ihnen ankommen, haben Sie 7 Tage nach Annahme Zeit den Schaden bei der Airline zu melden.
  • Wenn Ihr Gepäckstück nach 21 Tagen nicht wieder auftaucht, so gilt es als verloren. In diesem Fall haben Sie Anspruch auf Schadensersatz – gleiches gilt auch bei Beschädigungen an Koffer und Inhalt.
  • Reichen Sie Forderungen für die Erstattung von Ersatzkäufen samt Belegen innerhalb von 3 Wochen ein. Bündeln Sie ggf. weitere Forderungen zu Betreuungsleistungen und Ausgleichszahlungen.
  • Bei Gepäckverspätung, -beschädigung oder Kofferverlust im Rahmen einer Pauschalreise haben Sie 2 Jahre Zeit, eine Minderung des Reisepreises einzufordern. 
Koffer nicht angekommen und steht verlassen auf Rollfeld.

Sonderfall: Gepäck verspätet sich auf dem Rückflug

Wenn sich Ihr Gepäck auf dem Rückflug verspätet, machen Sie ebenfalls eine Verlustmeldung am Flughafen und melden die Verspätung bei der Airline sowie Ihrem Reiseveranstalter. Über die Referenznummer können Sie den Status Ihres Koffers nachverfolgen. Für den Verlust oder die Beschädigung Ihres Koffers auf dem Rückflug haften Fluggesellschaften ebenso wie auf dem Hinflug. 

Zudem stehen Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber wie bei Verspätungen auf dem Hinflug möglicherweise Schadenersatzzahlungen zu, sofern Ihnen zusätzliche Kosten oder Mehraufwand entstanden sind. Gleiches gilt auch, wenn sich Ihr Flug verspätet.

Allerdings haben Sie bei verspätetem Gepäck auf dem Rückflug keinen Anspruch auf Notkäufe wie Hygieneartikel oder Kleidung, da sie diese Produkte in der Regel zu Hause haben. Bei Flugreisen über einen Reiseveranstalter können Sie aber trotzdem Reisemängel geltend machen. Die Airline muss sich außerdem um den Transport Ihres Gepäcks zu Ihrem Heimatort kümmern oder die Fahrtkosten für die Abholung erstatten.

Was können Sie bei verlorenen Koffern tun?

Taucht Ihr Koffer nicht innerhalb von 21 Tagen nach Ankunft wieder auf, so gilt Ihr Gepäck als verloren. In diesem Fall haben Sie das Recht auf Entschädigungen durch die Fluggesellschaft. Halten Sie sich unbedingt an die Fristen für die Meldung von verspätetem und verlorenem Gepäck, um zu belegen, dass Ihr Gepäckstück nach der Aufgabe am Flughafen verloren gegangen ist. Geben Sie bei der Meldung Ihres verlorenen Koffers die Referenznummer Ihrer ursprünglichen Verlustmeldung an. Die Airline ist nun verpflichtet, den entstandenen Schaden zu begleichen. Dafür ist es auch hilfreich, wenn Sie genaue Angaben zum Inhalt des Koffers machen können. Im Folgenden erfahren Sie, für welche Gegenstände die Airline aufkommen muss, welche Entschädigungssumme Passagiere maximal erwarten können und ob sich das Abschließen einer Reisegepäckversicherung im Vorfeld lohnt.

Entschädigungen bei Gepäckverlust

Geht Ihr Koffer verloren oder kommt beschädigt bei Ihnen an, haben Sie Anspruch auf Schadenersatz gegenüber der Airline. Das ist im Montrealer Übereinkommen festgelegt. Die Höhe der Entschädigung hängt vom Wert der verlorenen oder zerstörten Gegenstände ab. Allgemein gilt jedoch:

  • Für aufgegebenes Gepäck haftet die Fluggesellschaft. Voraussetzung ist, dass sich das Gepäckstück zum Zeitpunkt des Verlusts oder der Beschädigung in der Obhut des Flughafenpersonals befand. Das können Sie in der Regel einfach über die Registrierungsnummer nachweisen, die Ihnen bei der Gepäckaufgabe ausgehändigt wurde. Häufig wird diese Nummer als Sticker auf Ihre Bordkarte geklebt oder Sie erhalten sie mit Ihrer Bordkarte per E-Mail.
  • In einigen Fällen kann die Airline Ihnen eine Teilschuld zusprechen – und zwar dann, wenn der Schaden durch die Beschaffenheit des Gepäckstücks mitverursacht wurde. Die Ihnen zustehende Entschädigungssumme kann dann gekürzt werden.
  • Für Handgepäck oder weitere Gegenstände, die Fluggäste bei sich tragen, haftet die Fluggesellschaft nur, wenn eindeutig belegt werden kann, dass der Verlust oder der Schaden durch die Airline bzw. deren Mitarbeiter:innen verursacht wurde. 
  • Fluggesellschaften haften bei Schäden und Verlust sowie entstanden Mehrkosten bis zu einer Summe von ca. 1400 € (Stand November 2023). Damit sind auch die Ausgaben für Ersatzkäufe abgedeckt. 
  • Für Wertsachen wie Laptop, Schmuck und Geld muss die Airline keine Entschädigung zahlen. Verstauen Sie diese Gegenstände daher besser im Handgepäck.

Lohnt sich eine Reisegepäckversicherung?

Grundsätzlich sind Sie durch das Montrealer Übereinkommen auf Flugreisen gut abgesichert. Gerade für Geschäftsreisen kann sich eine Reisegepäckversicherung aber lohnen, denn für den Verlust von oder Schaden an mitgeführten Laptops oder anderen Wertgegenständen erhalten Sie keine Entschädigung durch die Fluggesellschaft. 

Auch für den Fall, dass der Wert Ihres Gepäcks die maximale Erstattungssumme von 1400 Euro übersteigt, können Sie sich zusätzlich mit einer Reisegepäckversicherung schützen. In der Regel berechnen Versicherungsanbieter den Wert von Gegenständen ebenfalls über den Zeitwert, aber der Schutz umfasst eben auch wertvolle Arbeitsmaterialien. 

Die maximale Versicherungsgrenze kann dabei weitaus höher ausfallen als die Erstattungssummen der Airlines. Eine Schadensmeldung bei der Versicherung macht also Sinn, wenn wertvolle Gegenstände verloren gegangen sind oder der Wert des Gepäcks die Obergrenze für Erstattungen durch die Fluggesellschaft übersteigt. Für die Meldung bei der jeweiligen Versicherung füllen Sie ein Schadensformular mit möglichst genauen Angaben zum Gegenstand, zur Reise und ggf. zum entstandenen Schaden aus. Das entsprechende Formular oder Portal finden Sie auf der Website Ihres Anbieters.

Für einen umfassenden Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen können sie, neben der Reisegepäckversicherung, weitere Versicherungen für Dienstreisen abschließen – unter anderem für Unfälle, Krankheit und Flugannullierungen. Bei Buchungen mit TravelPerk erhalten Sie eine Komplettlösung für die Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen mit allen notwendigen Infos und Tools zur bestmöglichen Vorbereitung auf Ihre Reise.

Das Montrealer Übereinkommen

Das 1999 beschlossene Montrealer Übereinkommen regelt Fluggastrechte auf internationalen Flügen in über 130 Vertragsstaaten. Neben der EU-Fluggastrechteverordnung ist es die wichtigste Grundlage für die Bestimmung finanzieller Schadenersatzansprüche, die durch den Luftverkehr entstehen – vor allem in Bezug auf Personenschäden sowie Gepäckverlust und -Beschädigung. Das Übereinkommen hat das Warschauer Abkommen von 1929 abgelöst, welches bis dahin die Grundlage für die Beförderungsregelungen auf internationalen Flugreisen darstellte.

Fluggastrechte und Entschädigungen

Das Montrealer Übereinkommen legt die Haftungspflicht von Airlines gegenüber Fluggästen bei finanziellen Schäden fest – u. a., wann die Fluggesellschaften bei Gepäckverspätung, -Verlust und -Beschädigung zahlen müssen sowie die Höhe der Ansprüche. Airlines haften sowohl bei Gepäckverspätungen als auch bei Verlust und Beschädigung und sind dazu verpflichtet, finanzielle Schäden, die durch die Gepäckbeförderung entstehen, auszugleichen. Dafür ist die Frage relevant, zwischen welchen Ländern Sie verreisen. Das Übereinkommen gilt bei: 

  • Flugreisen zwischen 2 Vertragspartnern, auch bei Zwischenlandung in einem Staat, welches das Übereinkommen nicht unterzeichnet hat,
  • Flügen innerhalb eines Vertragsstaates in der EU – ebenfalls bei Zwischenlandungen – sowie
  • Routen innerhalb eines Vertragsstaates außerhalb der EU, wenn das Flugzeug eine Zwischenlandung macht.

Das Übereinkommen gilt nicht für individuelle Flüge zwischen einem Vertragsstaat und einem Staat, welches das Abkommen nicht unterzeichnet hat. Allerdings hat es Gültigkeit, wenn Sie sowohl Hin- und Rückflug aus einem Vertragsstaat in einen Nicht-Vertragsstaat buchen. Für Flugreisen außerhalb des Vertragsgebiets des Montrealer Übereinkommens zählen weiterhin die Bestimmungen des Warschauer Abkommens.

Zeitwert und Sonderziehungsrechte

Bei Verspätungen, Schäden und Verlust Ihres Reisegepäcks wird Ihr Anspruch auf Erstattungen und Schadenersatz in Sonderziehungsrechten (SZR) – einer Umrechnungseinheit für Transportschäden – kalkuliert. Da es sich beim Montrealer Übereinkommen um einen Vertrag zwischen Staaten mit unterschiedlichen Währungen handelt, vereinfacht die Festlegung von Sonderziehungsrechten die Berechnung von Ansprüchen. Geht Ihr Koffer verloren, verspätet sich oder kommt beschädigt bei Ihnen an, stehen Ihnen maximal 1131 SZR zu. Die Höhe der tatsächlichen Zahlung in Euro hängt vom jeweils aktuellen Wechselkurs ab.

Über Sonderziehungsrechte wird aber nur der höchstmögliche Anspruch festgelegt. Die individuelle Höhe der Entschädigung für Ihre Gegenstände wird mithilfe des Zeitwerts berechnet. Für neue Gegenstände steht Ihnen der Kaufpreis zu, insofern Sie die kürzliche Anschaffung belegen können. Für ältere Gegenstände ziehen Fluggesellschaften bei der Berechnung vom Zeitwert pro Jahr zwischen 10 und 30 % vom Neupreis ab.

Während sich das Montrealer Übereinkommen auf Schäden an Personen und Gegenständen im Luftfahrtverkehr bezieht, regelt die EU-Fluggastrechteverordnung Ausgleichszahlungen und Betreuungsleistungen bei Flugausfällen und -verspätungen innerhalb der EU. Informieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter:innen über die jeweils geltenden Ansprüche.

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FAQ – Häufige Fragen zu Gepäckverspätung und -verlust

Was kann ich tun, wenn mein Koffer nicht ankommt?

Wenn Sie Ihren Koffer nach der Landung nicht finden können, sollten Sie eine Verlustmeldung am Lost-and-Found-Schalter des Flughafens machen. Den Status Ihres Gepäcks können Sie dann online über eine Registrierungsnummer verfolgen. Kontaktieren Sie so bald wie möglich die Fluggesellschaft sowie ggf. Ihren Reiseveranstalter. Melden Sie die Gepäckverspätung bzw. den Verlust innerhalb von 21 Tagen schriftlich bei der Airline. Sollte Ihr Gepäck beschädigt sein, haben Sie 7 Tage nach Entgegennahme Zeit für die Schadensmeldung bei der Fluggesellschaft.

Wie viel Geld bekommt man, wenn der Koffer verloren geht?

Die Summe der Entschädigung für verlorenes Gepäck hängt vom Wert der Gegenstände ab. Dieser wird über den sogenannten Zeitwert bestimmt. Für neue Gegenstände erhalten Sie den Kaufpreis; für ältere Gegenstände werden pro Jahr zwischen 10 und 30 % vom Neupreis abgezogen. Maximal ist eine Erstattung von 1131 Sonderziehungsrechten möglich – das entspricht einem Wert von ca. 1400 € (Stand November 2023). Wertgegenstände sind von der Haftung ausgeschlossen.

Wer haftet, wenn der Koffer nicht ankommt?

Wenn Ihr Koffer nicht ankommt, haben Sie einen Anspruch auf Schadenersatz durch die Fluggesellschaft. Beachten Sie dabei den Verlust Ihres Gepäcks umgehend über einen Property Irregularity Report (PIR) am Flughafen und anschließend schriftlich bei der Airline zu melden. Ein Gepäckstück gilt als verloren, wenn es nach mehr als 21 Tagen nicht wieder aufgetaucht ist. Neben der Entschädigung durch die Fluggesellschaft steht Pauschalreisenden möglicherweise eine Reisepreisminderung zu.

Welche Rechte habe ich bei verspätetem Gepäck?

Kommt Ihr Gepäck verspätet am Zielort an, haben Sie Anspruch auf die Erstattung für Ersatzkäufe wie Kleidung und Hygieneartikel. Die Airline muss Ihnen die Ausgaben für getätigte Notkäufe erstatten, sofern sie angemessen sind. Die maximale Erstattungshöhe beträgt ca. 1400 €. Bei Flügen im Rahmen einer Pauschalreise können Sie gegenüber dem Reiseveranstalter Reisemängel geltend machen und so einen Teil des Reisepreises erstattet bekommen. Notkäufe werden nicht erstattet beim Rückflug, da davon ausgegangen wird, dass Sie alles bereits Zuhause haben.

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