Le guide complet pour organiser un séminaire d’entreprise
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Le modèle de programme pour vos séminaires d’entreprise
Chez TravelPerk, nous adorons organiser des séminaires pour nos équipes chaque année, voire même deux fois par an. C’est l’occasion idéale de mieux se connaître entre collègues, de s’inspirer, d’aligner nos objectifs, de créer quelques souvenirs et, surtout, d’assister à l’un ou l’autre plongeon tout habillé dans la piscine. Et oui, cela arrive plus souvent qu’on le croit !Si vous effectuez une recherche sur les « meilleurs séminaires d’entreprise », vous trouverez généralement des photos de collègues rayonnants, profitant de la nature, assis au bord d’un plan d’eau ou jouant à des jeux normalement destinés aux enfants. Bien que des éléments tels que le lieu, les activités de cohésion d’équipe, la nourriture et les équipements comptent dans la réussite d’un séminaire hors site, c’est en fait sa planification qui fait ou non la différence. C’est comme pour un gâteau : il ne suffit pas d’avoir les bons ingrédients, il faut les mélanger de la bonne façon et dans le bon ordre pour que le résultat soit convaincant.C’est pourquoi nous avons rédigé notre recette secrète pour réussir un séminaire d’entreprise. Le programme de votre séminaire est la clé de voûte de l’événement, alors voici par où commencer.
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Préparer le terrain
Avant d’entrer dans les détails de l’organisation de votre séminaire hors site, vous devez avoir une vue d’ensemble. Posez-vous les questions suivantes lorsque vous commencez à planifier cet événement passionnant :
- Combien de temps doit durer votre séminaire ? En général, nous recommandons deux jours avec une nuitée. En dessous de cette durée, il s’agit plutôt d’une simple activité de renforcement de la cohésion d’équipe. Une durée plus longue risque de trop empiéter sur la vie personnelle de vos collègues. Deux jours, c’est le juste équilibre !
- Quand votre séminaire aura-t-il lieu ? Le choix du jour de la semaine est tout aussi important que celui de la saison. Notre siège se trouve à Barcelone, et nous aimons profiter de la mer et du soleil. C’est pourquoi nous avons tendance à organiser nos principaux séminaires en septembre et en octobre, juste après les vacances pour que tout le monde soit bien reposé, mais pas trop loin dans le troisième trimestre pour que personne ne soit submergé de travail. Nous vous conseillons également d’organiser votre séminaire du jeudi au vendredi. Nous avons tendance à être plus enthousiastes vers la fin de la semaine et, de cette façon, vous n’empiétez pas sur le week-end !
- Où se déroulera votre séminaire ? Veillez à choisir un lieu ni trop proche ni trop éloigné de votre site habituel. Vos collaborateurs doivent avoir le sentiment de faire une escapade, pas un périple.
- De quel type d’événement s’agira-t-il ? Vous devez décider si le but est plutôt de renforcer la cohésion entre les membres de l’équipe ou s’il a des objectifs plus stratégiques. Il peut aussi s’agir des deux à la fois ! Vous pouvez par exemple démarrer en discutant des objectifs et de la stratégie pour l’année à venir, puis ajouter quelques activités amusantes pour stimuler l’esprit d’équipe !
- Quel est votre budget ? Gardez un œil sur votre budget. Il est très facile de le dépasser ou de le sous-utiliser, et ces deux situations peuvent être fatales à votre séminaire. Comprenez ce que vous pouvez faire avec l’argent qui vous est confié et essayez de sortir des sentiers battus dans son utilisation !
- Qui participe ? Cette question peut sembler absurde, car la réponse évidente est « toute l’équipe ». Mais en fait, ce n’est pas si simple. Vous devez tenir compte des différentes situations dans lesquelles se trouvent vos collaborateurs. Par exemple, incluez-vous les sous-traitants dans votre séminaire ? Qu’en est-il des collègues qui font partie de plusieurs équipes ? Que faites-vous des collègues venant d’autres sites ? Vous devez définir les paramètres de votre séminaire et l’adapter en conséquence.
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Notre modèle de programme pour les séminaires d’entreprise
Avant le départ
- Mettez en place un canal Slack pour que votre équipe puisse poser toutes les questions relatives au séminaire à venir. Il y aura sûrement beaucoup de questions, surtout si votre événement comporte une nuitée.
- Désignez vos intervenants. L’un des principaux objectifs d’un séminaire hors site est de permettre à tous les membres de l’équipe de savoir ce que font les autres. Il faut donc prévoir un temps de parole pour les représentants de chaque « sous-équipe » afin qu’ils puissent parler de leurs réalisations et de leurs projets.
- Désignez un secrétaire. Il est toujours utile d’enregistrer ces sessions, que ce soit sous forme numérique ou en demandant à certains de prendre des notes pour l’équipe. Les comptes-rendus de l’événement seront très utiles lorsque vos collègues retourneront à leurs tâches quotidiennes et devront commencer à élaborer un plan d’action !
1er jour
Jeudi début de matinée
- Demandez à l’équipe de se retrouver tôt le matin (mais pas trop tôt non plus !) à un endroit désigné où les attendra le transport. Prévoyez 15 minutes de marge de sécurité avant de décoller !
- Soignez l’accueil à l’arrivée. Laissez à chacun le temps de s’enregistrer, de s’installer dans sa chambre et proposez du café et des en-cas pour mettre tout le monde à l’aise. Et, ne vous contentez pas d’une boîte de petits beurres !
Jeudi fin de matinée/début d’après-midi
- Rassemblez tout le monde dans un même espace. Une salle de conférence est le plus pratique et le plus confortable. Veillez à ce que chacun ait un endroit où s’asseoir et fournissez un cahier et des stylos, ainsi que des bouteilles d’eau.
- Commencez par passer en revue l’ordre du jour. Expliquez à votre équipe ce qu’elle doit attendre des prochaines heures, et laissez du temps pour les questions.
- Brisez la glace avec une activité ludique ! Utilisez une application comme Kahoot pour faire un quiz et mettre vos collègues dans l’ambiance. Posez des questions sur l’entreprise ou sur les autres membres de l’équipe afin d’amener les collègues à mieux se connaître entre eux. Vous pouvez également penser à des jeux comme « deux vérités et un mensonge », reconnaître quelqu’un sur une photo d’enfance, ou organiser un concours de mauvaises blagues !
- Commencez les séances de mise en avant. Accordez à chaque équipe un temps défini pour évoquer ses réalisations, présenter des projets importants en cours ou à venir, partager des idées ou présenter des indicateurs importants. Une trentaine de minutes par équipe devrait suffire ! Commencez par deux ou trois sous-équipes.
Jeudi après-midi/début de soirée
- Faites une pause déjeuner ! Ne forcez pas les participants à écouter six heures de présentations d’affilée. Au bout de trois heures maximum, accordez-leur une heure de pause déjeuner pour discuter et faire le plein d’énergie.
- Reprenez les séances de mise en avant. Poursuivez avec deux ou trois autres séances après le déjeuner. Assurez-vous que chaque équipe dispose d’assez de temps pour présenter ce qu’elle a prévu et laissez quelques minutes à la fin de chaque session pour les questions.
- Organisez une activité créative. Répartissez votre équipe en petits groupes de cinq ou six personnes et confiez-leur une tâche stimulante et créative. Cela peut aller d’une simple séance de brainstorming sur un projet à venir à une séance de planification stratégique à grande échelle pour une situation fictive. L’idée est de réunir les membres de l’équipe qui ont le moins l’habitude de travailler entre eux afin de les inciter à sortir des sentiers battus. Ils pourront ainsi mieux se lier les uns aux autres et affineront leurs compétences en résolution de problèmes !
- Faites le bilan de la journée. Terminez l’atelier du jour par un bref récapitulatif de ce qui a été abordé. Annoncez aux participants ce qui les attend pour la soirée et abordez le programme du lendemain.
Jeudi soir
- Accordez à vos collaborateurs un peu de temps libre. La journée a été intense et ils méritent une pause ! Laissez-les retourner dans leur chambre, se rafraîchir, faire une sieste ou appeler leurs proches. Vous seriez surpris de voir combien d’entre eux décideront de profiter de ce temps pour rester ensemble !
- Réunissez tout le monde pour le dîner. Prévoyez un bon repas ! Un dîner agréable est un excellent moyen de conclure une première journée enrichissante. C’est également une formidable occasion pour les responsables de dire quelques mots dans un cadre plus décontracté et de motiver encore plus leurs collaborateurs pour la suite.
- C’est l’heure de s’amuser ! Disons-le clairement, vos collègues ont envie de faire la fête. C’est l’un des points culminants d’un séminaire d’entreprise ! C’est là que les amitiés se développent réellement et que des souvenirs se créent, loin des discussions sur les indicateurs de performance, la planification de réunions et l’optimisation des flux de travail.
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2e jour
Vendredi matin
- Commencez la journée du bon pied avec un petit-déjeuner d’équipe. Ne le prévoyez pas trop tôt afin que chacun puisse dormir suffisamment pour récupérer de la fête de la veille. Nous vous conseillons de réunir vos collaborateurs vers 9 ou 10 heures du matin et de leur offrir un petit-déjeuner copieux !
- Organisez une activité amusante pour renforcer la cohésion de l’équipe. Sortez des sentiers battus et optez pour quelque chose de nouveau et d’enrichissant ! Il peut s’agir d’une chasse au trésor dans les bois, d’un concours de lâcher d’œufs depuis le toit du bâtiment, ou de réaliser un nœud humain. Quoi qu’il en soit, incitez tout le monde à bouger et à réfléchir de manière créative !
- Laissez les participants rassembler leurs affaires et proposez un déjeuner facultatif. Laissez chacun conclure son séjour à sa manière. Certains voudront peut-être faire leurs valises et prendre un déjeuner léger entre collègues. D’autres voudront peut-être rester et faire une promenade. L’important est que chacun puisse terminer l’événement comme il le souhaite.
- Ramenez tout le monde à la maison ! Assurez-vous que tous les participants sont au courant de l’heure de départ. Laissez toujours une marge de sécurité de 10 à 15 minutes pour vérifier que tout le monde a bien toutes ses affaires. Terminez le séminaire en toute décontraction !
Après l’événement
Une fois l’événement terminé, assurez-vous que tout le monde a tiré le meilleur parti de cette expérience :
- Envoyez un e-mail de suivi à tous les participants pour leur demander ce qu’ils ont pensé de l’événement. Incluez un lien vers une courte enquête qui vous permettra de comprendre quels ont été les points positifs et ce qu’il faudrait améliorer.
- Partagez avec l’ensemble de l’équipe les notes prises lors des séances de mise en avant. Elles seront sans doute utiles lorsque les équipes commenceront à élaborer leur programme pour le trimestre à venir !
- Donnez à chacun l’accès à un dossier de photos. Les photos d’événements nous donnent toujours le sourire !
- Examinez soigneusement votre budget après coup. Conservez tous les reçus et factures pour votre équipe financière, et pour vous y référer à l’avenir.
- Commencez à penser à votre prochain événement !
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