Antes de entrar en los detalles de la agenda del evento, debes tener una visión de conjunto. Plantéate estas preguntas al empezar a planificar el evento:1. ¿Cuánto quieres que dure?
Solemos recomendar que dure dos días, con una pernoctación. Si dura menos, será un evento más casual que una actividad offsite; si dura más, puede quitar demasiado tiempo libre a tus compañeros. Así que para nosotros esa es la duración ideal.2. ¿Cuándo quieres que se celebre el evento?
Escoger el día de la semana adecuado es tan importante como escoger la mejor estación del año. Nuestra sede está en Barcelona, así que nos gusta aprovechar el sol y el mar. Solemos organizar nuestros principales eventos offsite en septiembre y octubre, justo después de las vacaciones, para que todos estén de buen humor y descansados, pero no muy metidos en el trimestre, para que la gente no esté hasta arriba de trabajo. También recomendamos celebrar el evento de jueves a viernes, ya que solemos mostrarnos más entusiastas hacia el final de la semana, y de este modo no le quitas a la gente tiempo del fin de semana.3. ¿Dónde se celebrará tu evento offsite?
Elige una ubicación que no esté ni muy cerca ni muy lejos del punto de partida. La gente debe sentir que se va de escapada, no que los estás mandando a Tombuctú.4. ¿Qué tipo de evento offsite va a ser?
Sobre todo, elige si quieres que sea principalmente una experiencia de cohesión entre compañeros de equipo o si tiene un componente más estratégico. «Ambas opciones» también es una respuesta válida. Puedes planificar un excelente comienzo, por ejemplo, analizando objetivos y estrategias para el próximo año, y puedes ir añadiendo una serie de actividades divertidas de team building.5. ¿Cuál es tu presupuesto?
No pierdas de vista el presupuesto. Es muy fácil sobrepasar el presupuesto, o quedarse corto, y ambas situaciones pueden ser letales para tu evento offsite. Sé consciente de lo que puedes hacer con el dinero que se te ha asignado e intenta pensar de forma innovadora al utilizarlo.6. ¿Quién va a asistir?
Esto puede parecer una tontería, porque la respuesta lógica sería «todo el equipo». Pero en realidad no es tan sencillo. Debes tener en cuenta a los empleados en diferentes situaciones. Por ejemplo, ¿hay que incluir a los contratistas en este tipo de eventos? ¿Y los compañeros que están en varios equipos? ¿Qué hacemos con los miembros del equipo de distintos centros? Tienes que decidir los parámetros de a quién se dirige el evento offsite y actuar en consecuencia.