"TravelPerk has been our savior."

Rhaica Silva HR ManagerLanding jobs

75%
Time saved
30
Monthly trips
30
In'tl offices
Industry:
Technology
Employees:
17
Headquarters:
Lisbon

Réserver des vols et des hôtels pour 30 intervenants en même temps

Landing.Jobs est une plateforme de recrutement axée sur les candidats qui facilite la mise en relation des professionnels et des entreprises dans le secteur des technologies. Grâce à une approche progressive, elle guide les personnes dans leur recherche d’emploi et leur offre une expérience plus performante, ce qui se traduit par une ascension fulgurante de l’entreprise sur ce marché de niche.

« C’est difficile pour moi de citer un seul point fort de TravelPerk : avoir tout sur une plateforme, le confort d’utilisation, le regroupement de toutes les opérations… tout ça est formidable. »

Rhaica Silva, HR Manager at Landing.Jobs

Avant TravelPerk : les difficultés à organiser les voyages des intervenants

Chaque année, l’entreprise organise le Landing.careers Festival. C’est un événement qui a le vent en poupe en Europe, avec des ateliers, des opportunités de networking et des soirées, mais aussi la participation de 30 intervenants venus de différents pays. Organiser les voyages de ces professionnels très sollicités et dispersés dans le monde entier est un énorme défi. Il faut généralement un mois pour boucler les réservations.

Rhaica Silva est la responsable RH de Landing.jobs. Une part importante de son travail consiste à gérer les voyages d’affaires. C’est elle par ailleurs que l’on contacte en cas d’urgence pendant le voyage. Par le passé, l’entreprise effectuait les réservations sur plusieurs sites conçus pour les particuliers, puis essayait de suivre toutes les réservations à l’aide d’e-mails et de tableurs Excel, mais le processus a fini par devenir trop complexe. Gérer les déplacements en vue de l’événement était particulièrement difficile, car elle devait prendre en compte les dates et trouver des vols et des hôtels pour les 30 intervenants en même temps. À cela s’ajoutaient les nombreux changements, les préférences de voyage, les problèmes de communication et les demandes de dernière minute de la part des intervenants… Tout cela rendait la réservation des vols et des hôtels encore plus compliquée. De plus, après l’événement, elle devait réclamer à chaque intervenant ses factures et ses rapports de dépenses.

« C’était un processus qui prenait beaucoup trop de temps. Nous savions que nous pouvions trouver une solution plus satisfaisante. »

Rhaica Silva, HR Manager at Landing.Jobs

C’est là qu’intervient TravelPerk

Au début de l’année, Rhaica a utilisé TravelPerk à titre d’essai dans le cadre de l’événement, pour réserver les vols des intervenants et leur hébergement. Comment cela s’est-il passé ? Comme le dit sa collègue Andreia dos Reis, responsable marketing : « Pendant l’événement, TravelPerk nous a sauvés ».

Suite à ce succès, Rhaica a rapidement décidé d’étendre l’adoption de TravelPerk à toute l’entreprise. Aujourd’hui, tous les collaborateurs sont capables de sélectionner eux-mêmes le vol de leur choix. Elle doit seulement valider le voyage dans l’application TravelPerk. La facturation est également devenue beaucoup plus facile car les rapports de dépenses sont stockés sur la même plateforme.

Bien sûr, Rhaica adore cette nouvelle solution, qui la décharge considérablement et lui permet d’endosser plutôt un rôle de “superviseur” : elle définit les règles, mais ne s’occupe plus à proprement parler des réservations.

Mais ce qu’elle apprécie particulièrement, c’est de pouvoir compter sur l’assistance client remarquable de TravelPerk dans les situations d’urgence.

Histoire vraie : Lorsqu’un intervenant se décommande à la dernière minute…

En mai dernier à Lisbonne, par une journée suffocante, Rhaica se félicitait d’avoir finalisé les réservations pour les 30 intervenants du 3e Landing.careers Festival. Elle se réjouissait à la perspective de participer à l’événement, avant de prendre des vacances bien méritées. Mais voilà qu’un intervenant du Brésil la contacte deux jours avant l’événement pour se décommander!

Rhaica se retrouvait donc avec un coûteux billet d’avion intercontinental en trop. Elle savait que ce serait difficile, mais elle devait appeler la compagnie aérienne pour essayer d’obtenir un remboursement ou un avoir. Après avoir patienté des heures et été transférée d’une personne peu compétente à une autre, elle a finalement été informée que le billet était perdu.

Tout le monde déteste appeler le service client d’une compagnie aérienne. Je suis convaincue qu’ils rendent l’expérience aussi pénible que possible rien que pour décourager les gens d’appeler. Heureusement, je peux maintenant compter sur la formidable équipe de TravelPerk pour résoudre tous les problèmes de vols, qu’il s’agisse d’annulations, de surclassements ou de réservations de dernière minute.

Résultat : Réserver les vols pour les intervenants ne prend plus un mois mais une semaine.

Pour résumer, Rhaica a pu réduire le temps passé à effectuer les réservations pour les 30 intervenants d’un mois à une semaine. On évite l’envoi de centaines d’e-mails puisque les voyageurs sélectionnent leurs options eux-mêmes.

Par ailleurs, il n’est plus nécessaire de réclamer les factures, elles sont stockées automatiquement sur la plateforme de TravelPerk.

Et surtout, Rhaica peut à présent se détendre car elle n’est plus l’unique personne de contact pour ces 30 intervenants prestigieux des quatre coins du monde. Avec TravelPerk, elle a désormais à sa disposition une équipe d’assistance performante, qui l’aide en cas d’urgence et qui se charge d’appeler les horribles services client des compagnies aériennes.

Pour résumer, Rhaica a pu réduire le temps passé à effectuer les réservations pour les 30 intervenants d’un mois à une semaine. On évite l’envoi de centaines d’e-mails puisque les voyageurs sélectionnent leurs options eux-mêmes.

Par ailleurs, il n’est plus nécessaire de réclamer les factures, elles sont stockées automatiquement sur la plateforme de TravelPerk. Et surtout, Rhaica peut à présent se détendre car elle n’est plus l’unique personne de contact pour ces 30 intervenants prestigieux des quatre coins du monde. Avec TravelPerk, elle a désormais à sa disposition une équipe d’assistance performante, qui l’aide en cas d’urgence et qui se charge d’appeler les horribles services client des compagnies aériennes.

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