"TravelPerk has been our savior."

Rhaica Silva HR ManagerLanding jobs

75%
Zeitersparnis
30
Reisen pro Monat
30
Zentrale
Industrie :
Technology
Mitarbeiter:
17
Zentrale :
Lisbon

Booking flights and accommodation for 30 keynote speakers at the same time

Bei Landing.Jobs handelt es sich um eine bewerberorientierte Recruiting-Plattform, die die besten Technologiespezialisten und Technologieunternehmen zusammenführt. Als Marketplace für Karriereplanung, der einen eher fortschrittlichen Ansatz verfolgt, um Arbeitssuchende auf ihrem Karriereweg zu begleiten und ihnen ein noch besseres Erlebnis zu bieten, entwickelt sich Landing.Jobs rasant zum führenden Unternehmen seiner Marktnische.

„Ich kann gar nicht sagen, was mir an TravelPerk am besten gefällt: eine Plattform für alles, hohe Benutzerfreundlichkeit, einfache Reiseplanung an einem einzigen Ort … ich mag einfach alles.“

Rhaica Silva, HR Manager bei Landing.Jobs

Vor TravelPerk war das Travel-Management für externe Keynote Speaker eine mühsame Angelegenheit

Das Unternehmen organisiert jedes Jahr Landing.careers, eines der wachstumsstärksten Festivals in Europa. Neben Workshops, Networking-Möglichkeiten und Partys präsentiert das Landing Festival auch 30 internationale Keynote Speaker. Die Organisation der Reiseplanung für diese viel beschäftigten Branchenführer aus aller Welt ist eine riesige Herausforderung, die normalerweise einen ganzen Monat in Anspruch nimmt.

Rhaica Silva leitet die HR-Abteilung bei Landing.jobs. Ein wichtiger Aspekt ihres Aufgabenbereiches ist das Reisemanagement. Daneben ist sie Ansprechpartnerin für alle reisebezogenen Notfälle. Früher nutzte das Unternehmen für die Reisebuchung verschiedene Websites im Internet, über die Buchungen vorgenommen werden können, und versuchte dann, den Überblick über die einzelnen Buchungen manuell per E-Mail und mithilfe von Excel-Dateien zu behalten. Allerdings wurde diese Arbeitsweise zu kompliziert. Vor allem die Reiseplanung für das Landing Festival war sehr schwierig. Rhaica musste geeignete Termine finden und Flüge und Hotels für alle 30 Speaker gleichzeitig buchen. Endlose Änderungen der Reisepläne, Reisepräferenzen, Kommunikationsprobleme und Last-Minute-Wünsche der Redner erschwerten die Buchung von Flügen und Hotels zusätzlich. Hinzu kam, dass Rhaica nach der Veranstaltung von jedem einzelnen Referenten die Rechnungen und Reisekostenabrechnungen einfordern musste.

„Das Ganze war ein komplizierter Prozess, der deutlich zu viel Zeit in Anspruch nahm. Wir wussten, dass es eine bessere Möglichkeit geben muss.“

Rhaica Silva, HR Manager bei Landing.Jobs

Der Wechsel zu TravelPerk

„Zu Beginn des Jahres begann Rhaica versuchsweise, TravelPerk für die Buchung von Flügen und Hotels für die Redner der Veranstaltung zu nutzen. Wie lief es? Rhaicas Kollegin, die Vertriebsleiterin Andreia dos Reis, bringt es auf den Punkt: „TravelPerk hat uns während des Festivals das Leben gerettet.“

Nach der erfolgreichen Veranstaltung war es für Rhaica eine leichte Entscheidung, die Nutzung von TravelPerk auf das ganze Unternehmen auszuweiten. Jetzt können alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre bevorzugte Flugmöglichkeit selbst auswählen, und Rhaica muss die Reise in der TravelPerk-App nur noch genehmigen. Auch das Rechnungsmanagement wurde spürbar vereinfacht, denn Rechnungen und Kostenaufschlüsselungen werden auf der Plattform gespeichert.

Rhaica ist von dem neuen Prozess natürlich restlos begeistert, denn er erspart ihr jede Menge Arbeit. Heute beaufsichtigt Rhaica die Reiseplanung nur noch und legt die Regeln fest – Buchungen nimmt sie selbst keine mehr vor.

Am besten gefällt ihr aber, dass sie sich jetzt auf die erstklassige Kundenbetreuung von TravelPerk verlassen kann, die sich um eventuelle reisebezogenen Notfälle kümmert.

Eine wahre Geschichte: Wenn dich der Redner in letzter Minute hängen lässt …

Es war ein extrem heißer Tag, letzten Mai in Lissabon. Rhaica war überglücklich, denn sie hatte endlich die Reiseplanung für alle 30 Keynote Speaker unter Dach und Fach gebracht, die im Rahmen des dritten jährlichen Landing.careers-Festival eine Rede halten würden. Sie freute sich auf eine gelungene Veranstaltung und wollte im Anschluss daran in den wohlverdienten Urlaub gehen. Doch dann geschah etwas Unvorhergesehenes: Zwei Tage vor Beginn der Veranstaltung meldete sich einer der 30 Keynote Speaker aus Brasilien und sagte seine Teilnahme ab!

Unvermittelt stand Rhaica mit einem teuren Ticket für einen Interkontinentalflug da, für das sie keine Verwendung hatte. Sie wusste, es würde nicht leicht werden, aber sie musste die Fluggesellschaft anrufen und um eine Rückerstattung oder eine Gutschrift für einen zukünftigen Flug bitten. Und ihre Sorge war nicht unberechtigt: Rhaica verbrachte vier Stunden in der Warteschleife und wurde von einem inkompetenten Kundenbetreuer zum nächsten weitergeleitet – bis sie schließlich erfuhr, dass das Geld nicht zurückerstattet wird.

Niemand ruft gerne bei der Kundenbetreuung von Fluggesellschaften an. Ich bin davon überzeugt, Airlines machen es ganz bewusst so kompliziert wie möglich, um Kunden davon abzuhalten, ihre Kundenbetreuung überhaupt zu kontaktieren. Zum Glück kann ich mich bei jeglichen Problemen mit Flügen jetzt auf das erstklassige Team von TravelPerk verlassen – ganz gleich, ob es um eine Stornierung, ein Upgrade oder eine Last-Minute-Buchung geht.

Ergebnis: Zeitaufwand für Flugbuchungen der Keynote Speaker statt 1 Monat nur noch 1 Woche

Insgesamt konnte Rhaica die erforderliche Zeit für die Reisebuchungen von 30 internationalen Rednern von mehr als einem Monat auf lediglich eine Woche verkürzen. Hunderte von E-Mails entfallen, denn die Reisenden können ihre bevorzugten Optionen jetzt selbst wählen.

Außerdem müssen Rechnungen nicht mehr wie früher eingefordert werden, denn jetzt werden sie auf der TravelPerk-Plattform automatisch gespeichert.

Aber vor allem kann sich Rhaica jetzt entspannen, denn sie ist nun nicht mehr die einzige Ansprechpartnerin für 30 international bekannte Keynote Speaker. Mit TravelPerk steht ihr nun ein tatkräftiges Support-Team zur Seite, das sie in Notfällen unterstützt und die lästigen Anrufe bei der Kundenbetreuung der Fluggesellschaft übernimmt.

In summary, Rhaica was able to reduce the time required to book travel arrangements for 30 international speakers from over a month to just one week. Hundreds of emails have been spared as travelers select their preferred options themselves.

Außerdem müssen Rechnungen nicht mehr wie früher eingefordert werden, denn jetzt werden sie auf der TravelPerk-Plattform automatisch gespeichert. Aber vor allem kann sich Rhaica jetzt entspannen, denn sie ist nun nicht mehr die einzige Ansprechpartnerin für 30 international bekannte Keynote Speaker. Mit TravelPerk steht ihr nun ein tatkräftiges Support-Team zur Seite, das sie in Notfällen unterstützt und die lästigen Anrufe bei der Kundenbetreuung der Fluggesellschaft übernimmt.

Noch nicht genug?

Glückliche Nutzer