« La fantastique assistance client de TravelPerk est probablement le point fort le plus intéressant pour moi. »

Johanna Barvo Office Manager & Executive AssistantKantox

50%
Time saved
35
Monthly trips
124
In'tl offices
Industry:
Foreign Exchange
Employees:
125
Headquarters:
Barcelona

Kantox simplifie le processus de transfert de devises pour les entreprises

Kantox propose des solutions de gestion des devises et du risque de change qui renforcent la transparence et la rentabilité dans le secteur financier. Cette nouvelle fintech a enregistré l’une des croissances les plus rapides en Europe. Elle révolutionne le secteur bancaire partout dans le monde depuis sa création en 2011.

« Avant TravelPerk, organiser les voyages était un cauchemar. Nous passions plus de 100 heures par semaine à consulter les tarifs, à valider les voyages et à réclamer des factures. C’était l’enfer ! Nous sommes une entreprise en pleine expansion, qui organise plus de 100 voyages d’affaires par mois, et je savais qu’il nous fallait une solution plus performante. »

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant at Kantox

Avant TravelPerk: un processus de réservation long et complexe

Il y a quelques années, Kantox a vraiment commencé à décoller. Ils sont rapidement passés d’une petite start-up innovante comptant une dizaine d’employés à une force mondiale disruptive présente dans plus de 120 pays. Cette croissance s’est accompagnée d’une explosion des voyages d’affaires. C’est arrivé si vite qu’ils n’ont pas eu le temps de mettre en place des procédures ou des politiques pour gérer leur impressionnant programme de voyages.

Johanna Barvo, office manager et assistante de direction, a dû soudain gérer les déplacements de 35 voyageurs fréquents, soit environ 125 déplacements par mois. Il fallait consulter de nombreux sites pour trouver à chaque fois le meilleur vol et l’hôtel le mieux placé, puis confirmer toutes les informations aux voyageurs. Chaque réservation prenait environ 50 minutes. C’était un processus complexe et épuisant rien que pour gérer les réservations. Mais étant donné que le nombre de voyageurs augmentait, la gestion des paiements et des factures devenait également un cauchemar. Johanna résume ainsi la situation:

C’est là qu’intervient TravelPerk

Il y a 18 mois environ, Johanna a décidé d’essayer TravelPerk. Elle ne l’a pas regretté. Tandis qu’auparavant, elle devait comparer les tarifs affichés sur Skyscanner avec ceux d’autres plateformes et de fournisseurs directs, elle a maintenant accès grâce à TravelPerk à la sélection la plus exhaustive au monde. Le tout sur une seule plateforme, qui propose automatiquement les meilleures offres disponibles. De plus, tous les paiements, la facturation et la communication sont centralisés. Les échanges d’e-mails interminables qui précédaient les voyages ne sont donc plus qu’un mauvais souvenir pour l’entreprise.

Mais ce qui distingue avant tout TravelPerk, c’est l’assistance client 24h/24.

Histoire vraie:

Par une froide soirée, en février dernier, Johanna a reçu un appel de Felicia, de chez TravelPerk. Celle-ci l’informait d’une grève en Allemagne qui allait certainement affecter Toni Rami, directeur de l’exploitation et cofondateur de Kantox. Il était en déplacement à Berlin et devait absolument revenir à Barcelone le lendemain. Il était déjà 23h, et, comme le note Johanna, « s’il n’y avait pas eu TravelPerk, Toni n’aurait eu personne pour l’aider ».

Au lieu de quoi, l’équipe dévouée de l’assistance client a travaillé toute la nuit pour trouver une solution : Toni prendrait un train pour Prague à minuit, puis un vol direct pour Barcelone. Après des recherches frénétiques, tout a été confirmé et le dernier message a été envoyé à 4h30 du matin. Johanna se souvient que le lendemain, la femme de Toni l’a chaleureusement remerciée d’avoir permis à son mari de rentrer en temps voulu et sans encombre.

« Une assistance sept étoiles. Felicia n’a pas arrêté de la nuit : elle a réservé des billets de train et d’avion de dernière minute ainsi que des voitures jusqu’à l’aube pour que Toni soit chez lui le lendemain. »

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant at Kantox

Résultats: des voyages entiers réservés en moins de 10 minutes

Au total, TravelPerk fait gagner à Kantox trois à quatre heures par jour, soit plus de 80 heures par mois dans la gestion de ses voyages d’affaires. Les échanges de mails interminables appartiennent au passé et les factures sont regroupées sur un compte unique. Et surtout, Johanna est heureuse de pouvoir compter sur une équipe d’assistance performante dans les situations d’urgence, telles qu’un changement d’itinéraire à la dernière minute ou une grève de compagnie aérienne.

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