„Die hervorragende Kundenbetreuung ist für mich das Beste bei der Nutzung von TravelPerk.”

Johanna Barvo Office Manager & Executive AssistantKantox

50%
Zeitersparnis
35
Reisen pro Monat
124
Zentrale
Industrie :
Foreign Exchange
Mitarbeiter:
125
Zentrale :
Barcelona

Kantox vereinfacht Währungstransaktionen für Unternehmen

Kantox bietet Lösungen beim Währungs- und Risikomanagement und sorgt so für Transparenz und Einsparungen im globalen Devisenhandel. Der FinTech-Newcomer zählt zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen in Europa und hat seit dem Start im Jahr 2011 die Bankenbranche in der ganzen Welt durchgerüttelt.

„Vor der Nutzung von TravelPerk waren Reisebuchungen ein reiner Albtraum. Wir haben mehr als 100 Stunden pro Woche damit verbracht, Preise zu prüfen, Reisen zu bestätigen und Rechnungen nachzuverfolgen. Es war die Hölle! Für ein schnell wachsendes Unternehmen mit über 100 Geschäftsreisen pro Monat brauchten wir eine bessere Lösung.”

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant bei Kantox

Ohne TravelPerk: Lange und komplizierte Buchungsprozesse

Vor ein paar Jahren ist Kantox richtig durchgestartet. Das kleine, innovative Startup mit ein paar Dutzend Mitarbeitern entwickelte sich schnell zu einer innovativen, globalen Kraft, die in über 120 Ländern ihr Geschäft ausbaute. Dieses Wachstum führte zu einer Explosion der Geschäftsreisen. Und durch die extreme Geschwindigkeit fehlte die Zeit, vernünftige Prozesse und Richtlinien aufzusetzen, um die gewaltige Reiseplanung zu managen.

Johanna Barvo, Office Manager und Vorstandsassistentin, war plötzlich für 35 Vielflieger zuständig, die bis zu 125 Mal im Monat reisten. Etwa 50 Minuten benötigte sie für eine Buchung – von der Recherche nach dem besten Flug auf mehreren Plattformen bis zur Suche nach dem perfekten Hotel für jede Reise und der anschließenden Bestätigung aller Details mit dem Reisenden. Ein extrem komplexer und mühsamer Prozess, nur um all diese Buchungen zu bewältigen. Als dann die Zahl der Reisenden weiter stieg, entwickelten sich auch Zahlungen und Rechnungsnachverfolungen zum Albtraum. Johanna erinnert sich noch daran:

Mit TravelPerk

Vor etwa 18 Monaten beschloss Johanna, TravelPerk zu testen und hat es keinen Tag bereut. Während sie vorher die Preise von Skyscanner mit anderen Plattformen und direkten Dienstleistern vergleichen musste, hat sie mit TravelPerk Zugriff auf die weltweit größte Datenbank – alles an nur einem Ort. Die Plattform findet für sie automatisch die besten Angebote. Auch alle Zahlungen, die Rechnungsstellung und die Kommunikation finden innerhalb der Plattform statt. Damit hat das endlose Schreiben von Emails zu Geschäftsreisen im gesamten Unternehmen ein Ende gefunden.

Aber vor allem der 24 Stunden erreichbare Kundenservice von TravelPerk sticht besonders hervor.

Eine wahre Geschichte:

An einem kalten Abend im Februar letzten Jahres erhielt Johanna einen Anruf. Es war Felicia von TravelPerk, die sie über einen Streik in Deutschland informieren wollte, der Toni Rami, COO und Mitgründer von Kantox, betraf. Rami war in Berlin und musste am nächsten Tag wieder in Barcelona sein. Es war bereits 23 Uhr und „wäre das ohne TravelPerk passiert, hätte Toni alleine dagestanden”, wie Johanna betont.

Stattdessen arbeitete das Team die ganze Nacht an einer Lösung: Toni würde einen Mitternachtszug nach Prag nehmen und dann direkt in den Flieger nach Barcelona steigen. Nach einer hektischen Suche wurde alles bestätigt, die letzte Nachricht um 4.30 Uhr gesendet. Johanna erinnert sich noch an den nächsten Tag, an dem Tonis Frau ihr ein Dankeschön schickte. Dafür, dass sie ihren Mann an diesem Tag sicher und pünktlich nach Hause gebracht hatte.

„Das zählt definitiv zu einer 7-Sterne-Betreuung in Aktion. Felicia war die ganze Nacht in Eile, sie buchte bis zum Morgengrauen Züge, Flüge und Autos, um Toni zu seiner Familie zu bringen.”

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant bei Kantox

Das Ergebnis: Komplette Reisen in unter 10 Minuten buchen

Insgesamt spart Kantox durch TravelPerk 3-4 Stunden pro Tag und mehr als 80 Stunden pro Monat beim Management von Geschäftsreisen. Die endlosen Email-Verläufe wurden gelöscht und die Rechnungen in einem einzigen Rechnungskonto zusammengefasst. Johanna ist froh, ein starkes Team an ihrer Seite zu haben, auf das sie sich bei Notfällen, wie bei einer Änderung der Reiseroute in letzter Minute oder einem Streik, verlassen kann.

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