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Comment simplifier la gestion des frais de déplacement ?

27 Févr 2025 · 7
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Comment simplifier la gestion des frais de déplacement ?
Vous rencontrez des difficultés pour suivre et gérer les frais liés aux voyages d'affaires dans votre entreprise ? Vous n'êtes pas seul ! 
En tant que gestionnaire financier, votre équipe consacre énormément de temps à collecter d'innombrables reçus et factures de vols, hôtels, transports terrestres et restaurants si vous avez des employés qui voyagent dans de nombreuses villes différentes. 
Comme les dépenses de voyage varient d'un mois à l'autre, votre organisation risque de faire face à beaucoup de travail manuel chronophage et d'erreurs potentielles si vous ne mettez pas en place les bons outils. 
Dès lors que votre équipe a moins de paperasse à gérer, elle peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Dans cet article, nous vous dévoilerons 3 étapes simples pour gagner du temps et automatiser vos processus de gestion des dépenses.

Comment accélérer la gestion des dépenses professionnelles ?

Saviez-vous que les équipes Finance perdent jusqu'à cinq semaines par an à effectuer des tâches répétitives qui pourraient être automatisées, selon le rapport "State of Finance Digitization" de Moss ? 
Pour éviter de perdre du temps et créer un processus efficace de gestion des frais de déplacement, vous devez : 
mettre en place une plateforme de gestion des voyages pour réserver les voyages et analyser les dépenses liées aux déplacements professionnels ;
implémenter un outil de gestion des dépenses pour piloter les frais professionnels en général. 
Voyons quels sont les atouts de ces deux systèmes, la façon dont ils interagissent ensemble et les critères à prendre en compte pour choisir les meilleures options en fonction de vos besoins.

1. Choisir une plateforme de gestion des voyages qui offre des fonctionnalités essentielles

Une plateforme de gestion des voyages peut considérablement réduire le travail manuel sur plusieurs axes. 
Tout d'abord, les gestionnaires de voyage n'auront pas besoin de réserver les voyages d'affaires à la place des voyageurs. Ces derniers peuvent réserver les options qu'ils souhaitent dans le cadre de la politique de voyage de l'entreprise. 
De plus, vous réduisez le nombre d'allers-retours liés à l'approbation des déplacements. En effet, les plateformes de voyage, comme TravelPerk, offrent des flux d'approbation personnalisables pour rendre cette opération transparente et automatique.
Enfin, les plateformes de gestion des voyages en ligne réduisent les tâches manuelles pour l'équipe financière. 
Les employés ne devraient pas avoir besoin de payer d'avance leurs frais de déplacement puis d’en demander un remboursement. Au contraire, la plateforme doit offrir une facturation mensuelle consolidée. 
Cela peut vous faire économiser des dizaines d'heures par rapport à votre processus manuel normal si vous avez l'habitude de gérer des centaines de factures à la fin de chaque mois.

Les fonctionnalités clés que doit proposer une plateforme de gestion des voyages efficace

  • réservation autonome facile avec un processus d'approbation intégré ;
  • possibilité d'intégrer les politiques de voyage de votre entreprise directement dans la plateforme ;
  • facturation mensuelle consolidée ;
  • outils de reporting qui simplifient la gestion des dépenses de voyage ;
  • vaste catalogue d'options de voyage à des prix compétitifs ;
  • support client disponible 24h/24 7j/7 ;
  • intégrations avec vos outils de gestion financière préférés ;
  • solution de récupération de TVA. Vous pouvez récupérer jusqu'à 25 % de votre TVA sur les vols et les hôtels.
Two Colleagues Looking At Laptop

2. Choisir une plateforme de gestion des dépenses bien notée

Vous aurez également besoin d’un bon logiciel de gestion des dépenses en complément d'une plateforme de gestion des voyages. Cela aidera votre équipe à gérer les autres dépenses professionnelles en dehors des déplacements. 
Différentes personnes peuvent être responsables de divers achats dans votre entreprise. Avec de nombreux types de dépenses, avoir une seule plateforme dédiée pour centraliser la gestion des dépenses s’avère indispensable.
Les outils de gestion des dépenses visent à réduire la saisie manuelle des données. Par exemple, de nombreuses plateformes offrent des fonctions comme la numérisation des reçus ou l'importation des transactions par carte bancaire. 
Elles permettent aux voyageurs d'enregistrer facilement les dépenses au fil de leur déplacement, plutôt que d'attendre leur retour de voyage pour compléter une note de frais.
Vous voudrez peut-être que la plateforme de gestion des dépenses accélère les approbations et les remboursements. 
Le logiciel devrait également offrir des fonctionnalités qui vous aident à gérer votre travail en équipe, avec des niveaux d'accès appropriés et une délégation des tâches.
Plus important encore, assurez-vous qu’une intégration existe avec votre plateforme de gestion des voyages pour gagner encore plus de temps sur le suivi des dépenses.
De cette façon, vous bénéficiez d’une meilleure visibilité sur vos dépenses de voyage.
Le partage des données entre les deux outils vous offre également une plus grande précision. Ainsi, votre processus de rapprochement des dépenses sera beaucoup plus facile.
La réconciliation des dépenses vous donne du fil à retordre ?
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Fonctionnalités essentielles d’une plateforme de gestion des dépenses

  • numérisation des reçus ;
  • importation des transactions par carte bancaire ;
  • rapprochement des cartes affaires ;
  • flux d'approbation des dépenses ;
  • capacité de déléguer l'accès et les tâches aux collègues de l’équipe Finance ;
  • plateforme intuitive et facile à prendre en main ;
  • intégration directe avec votre plateforme de gestion des voyages.
Conseils pour choisir le bon outil de gestion des dépenses
« Je recommanderais à l’équipe Finance de considérer une vue holistique de l'ensemble de leurs outils digitaux et de ce qu'ils veulent obtenir de leur logiciel de gestion de dépenses avant d'évaluer le marché.Il est essentiel de s'assurer que l'outil de dépenses s'intègre aux systèmes existants, notamment leur système ERP (Enterprise Resource Planning), leur logiciel de paie et leur TMC (Travel Management Company) si les employés voyagent beaucoup. Cela facilitera grandement la vie des membres de l'équipe Finance lors du rapprochement des dépenses. »
— Clare Mackey, Responsable des Partenariats chez TravelPerk

3. Intégrer et déployer les plateformes sélectionnées

La dernière étape consiste à commencer le déploiement de votre plateforme de gestion des voyages et de votre solution de pilotage des dépenses. 
Selon la taille de votre société, les prestataires sélectionnés peuvent vous accompagner pour faciliter la prise en main des outils par vos employés.
Ce processus s’articule autour de plusieurs tâches importantes.

Mettre en place votre plateforme de gestion des voyages

  1. ajoutez tous les voyageurs et les administrateurs sur la plateforme ;
  2. créez des politiques de voyage pour chaque équipe, centre de coûts ou département ;
  3. activez les budgets dynamiques afin de pouvoir créer des budgets en temps réel qui correspondent aux prix de la destination ;
  4. configurez les flux d'approbation.

Lancer la réservation autonome avec tous les employés amenés à effectuer des déplacements professionnels

  1. ajoutez l’ensemble des utilisateurs et des administrateurs à votre logiciel de gestion des dépenses ;
  2. créez des flux d'approbation pour que les employés puissent ajouter des dépenses dans l’outil et que les gestionnaires puissent les approuver ;
  3. informez les voyageurs d'affaires de la mise à disposition d’un nouveau logiciel et organisez des formations pour apprendre à l’utiliser.
Pour finir, mettez en place votre automatisation de la gestion des dépenses en connectant les deux plateformes.
Si les deux solutions disposent d’une intégration directe, vous pouvez importer les données soit de la plateforme de gestion des dépenses dans votre plateforme de gestion des voyages, soit l'inverse.
Vous pourrez analyser et rapporter toutes les dépenses des employés dans une interface unique avec l’importation des données de votre plateforme de gestion des voyages, tels que les montants dépensés pour les vols, trains, voitures de location et hôtels, dans votre plateforme de gestion des dépenses.
Tandis qu’importer les données de dépenses liées aux voyages dans votre plateforme de gestion des voyages vous permet de générer des analyses plus approfondies sur les déplacements.
Maintenant que vous avez réussi à mettre en place les deux solutions, vous allez vite découvrir à quel point l'automatisation de la gestion des dépenses relatives aux voyages d'affaires peut être rationalisée (et rapide) ! 
Votre entreprise en retirera de nombreux bénéfices : 
  • gain de temps précieux pour toutes les personnes impliquées ;
  • réduction des tâches manuelles et chronophages ;
  • amélioration du respect des politiques de voyage ;
  • collecte des données en temps réel pour prendre des décisions financières éclairées.
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