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Réservation de voyage de groupe : les réponses à vos questions

16 Déc 2019 14 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Réservation de voyage de groupe : les réponses à vos questions

Ah, voilà le moment où votre patron s'approche de vous et vous dit que vous êtes chargé d'organiser la prochaine sortie de l'entreprise. Pas de quoi s'affoler. Vous devez simplement vous occuper des réservations de groupe, vols et réservations d'hôtels pour 85 personnes entre New York et Miami.

Bon, c'est vrai, que ce n'est pas une mince affaire. La réservation d'un voyage de groupe est une source de stress. Entre les exigences différentes de chacun en matière de séjour, la définition de dates de voyage qui conviennent au plus grand nombre, la recherche des meilleurs tarifs d'hôtel et l'exploration d'Internet à la recherche des meilleurs forfaits de voyage ou d'offres spéciales, la tâche peut être assez laborieuse.

Notre collègue Giacomo Guarnieri vous présente ci-dessous tous ses trucs et astuces pour les voyages en groupe. Giacomo est spécialiste en voyages d'affaires de TravelPerk, chargé de la réservation des voyages de groupe. Il ne vit que pour les réservations de groupe. Mais d'une certaine manière, il est immunisé contre le stress. #nostress 😌

Dans cet article, nous couvrons :
  • Réservation de billets de groupe pour les vols
  • Réservation d'hôtels en groupe
  • Plus de conseils sur les réservations de groupe

Réservation de vols en groupe

Les réservations de vols pour les groupes peuvent être délicates. Voici quelques-uns des tuyaux de notre pro, Giacomo. Continuez à lire pour découvrir l'entretien.

Qu'est-ce que la réservation de groupe dans les compagnies aériennes ?

Lorsque vous organisez des réservations de groupe pour des vols, vous devez contacter les compagnies aériennes et leur donner le nombre de voyageurs et vos dates, puis attendre qu'elles vous renvoient un devis personnalisé. Toutes les compagnies aériennes (comme Southwest Airlines, Delta, American Airlines, United Airlines, etc.) vous proposeront des tarifs et des avantages différents en fonction de vos besoins spécifiques de réservation.

Contrairement à une réservation directe en ligne, ce processus est manuel et peut être un peu lent, car vous devrez contacter plusieurs compagnies aériennes pour obtenir différentes options de prix. Les agents de voyage doivent également faire de même lorsqu'ils traitent des tarifs de groupe et des voyages de votre groupe.

Les compagnies aériennes offrent-elles des réductions pour les groupes ?

Les compagnies aériennes n'offrent pas nécessairement de prix spéciaux. Ce qu'elles offrent, c'est l'assurance que tous les membres de votre groupe seront sur le même vol (sauf si votre groupe compte des centaines de personnes bien sûr). Disons que vous voyagez de Houston à Hawaï pour votre séminaire d'entreprise. La compagnie fera de son mieux pour garantir que toutes les personnes qui partent prennent le même vol, mais cela peut ne pas être possible en fonction de la disponibilité des billets.

Est-ce moins cher de réserver des vols de groupe ?

Une compagnie aérienne peut vous proposer une offre de groupe, mais ce n'est pas forcément toujours le meilleur prix. Le prix du billet d'avion sur une offre de réservation de groupe est souvent plus élevé que si vous vous connectez à TravelPerk ou à Expedia et que visualisez le coût individuel du vol. C'est parce que la compagnie aérienne sait combien elle gagne en moyenne pour un billet ce jour-là. Elle peut calculer ce qu'elle compte obtenir pour un voyage aller-retour. Faites simplement attention aux dates restreintes et faites de votre mieux pour les éviter !

Pourquoi les réservations de vols de groupe sont-elles plus coûteuses ?

Disons que vous allez sur un site de réservation de voyage populaire et que vous voyez que le coût du vol que vous voulez est de 50 $, mais la compagnie aérienne sait qu'à l'approche de la date, elle peut le vendre pour 150 $, donc le prix qu'elle décide de vous donner est de 80 $ par billet en raison de la taille de votre groupe.

C'est pourquoi, pour un groupe d'entreprise de 25 personnes ou moins, il est souvent plus économique de réserver les vols soi-même. Lorsque je le fais pour nos clients, je les rassemble en groupes de 8. Certains transporteurs, en particulier les transporteurs à bas prix, augmentent le prix juste après que quelqu'un ait réservé, alors j'attends quelques heures avant de traiter le prochain groupe de 8 voyageurs.

Si réserver des vols de groupe ne permet pas de bénéficier d'une réduction, pourquoi le faire ?

Si vous choisissez de réserver le vol manuellement, vous n'avez aucune garantie que tous les membres du groupe obtiendront ce vol. Vous pourriez arriver au dernier groupe de 5 ou 8 personnes, et il pourrait n'y avoir aucune disponibilité. Si vous avez planifié suffisamment à l'avance, c'est très rare, mais le risque existe toujours. Vous devez donc être prêt à prendre le risque que certains voyageurs doivent emprunter un itinéraire ou un transporteur différent si vous voulez obtenir les offres de voyage les plus avantageuses ce jour-là.

« L'autre inconvénient avec la réservation manuelle et l'absence de tarif de groupe, c'est que vous n'avez aucune flexibilité. »

Giacomo Guarnieri

La plupart des entreprises n'offrent pas d'annulation gratuite. Vous êtes donc lié à ces dates et heures, et à ces voyageurs spécifiques.

D'autre part, avec une réservation de groupe négociée avec la compagnie aérienne, celle-ci vous donne généralement le temps d'effectuer des changements. Cela varie d'un transporteur à l'autre, mais en général, vous êtes autorisé à ajouter ou à supprimer 10 % des passagers jusqu'à un mois à l'avance, et vous n'êtes pas obligé de donner leur nom au moment de la réservation.

Please use a valid company email

Réservation d'hôtels en groupe

Et les hôtels ? Voyons ce que Giacomo peut nous apprendre.

Comment obtenir les meilleurs tarifs sur les réservations d'hôtel pour les groupes ?

En général, il est beaucoup plus facile de négocier des prix pour les grands groupes avec les hôtels qu'avec les compagnies aériennes. Il se peut que les réservations soient moins prévisibles et qu'ils soient plus enclins à vous offrir une réduction basée sur le volume. De plus, leurs tarifs ne fluctuent pas autant, il est donc plus facile pour eux de vous offrir une réduction sans se préoccuper de devoir renoncer à un client plus lucratif par la suite.

Comme pour les vols, vous devez envoyer un e-mail aux hôtels que vous envisagez et leur indiquer le nombre de chambres (et combien de personnes par chambre) et les dates. Vous devrez vérifier leurs conditions de séjour minimum et regarder les tarifs compétitifs qu'ils proposent pour ces périodes. Gardez à l'esprit que pour les voyages d'affaires, il est conseillé de ne pas forcer les employés à partager une chambre dans la mesure du possible.

Envoyez un e-mail à 5-15 hôtels différents pour obtenir des devis, et voyez si vous pouvez négocier le prix à la baisse.

Que pouvez-vous négocier d'autre ?

S'il est difficile de négocier des remises spéciales, par exemple, la chose la plus facile à négocier, ce sont les avantages supplémentaires. Pour les hôtels, il peut s'agir de surclassement de chambre ou de repas gratuits. Et pour les vols, les bagages gratuits ou les enregistrements prioritaires sont généralement inclus ou faciles à négocier.

Plus de conseils pour réserver des voyages de groupe

Giacomo a d'autres conseils pour nous.

Quel est le processus global de réservation de voyages de groupe ?

Tout d'abord, nous devons décider si nous voulons obtenir des devis d'hôtels et de compagnies aériennes et négocier un prix de groupe, ou si nous voulons gérer nous-mêmes la réservation de groupe en ligne. Nous pouvons examiner les options, mais la plupart du temps, il m'est facile de supposer quel est le meilleur itinéraire en fonction des contraintes de temps et de la taille du groupe.

Quand les négociations ne valent-elles pas la peine d'être menées ?

Si vous êtes pressé par le temps, il ne vaut pas la peine de négocier avec la compagnie aérienne pour obtenir un meilleur prix.

Et au fil du temps, le coût moyen des billets augmentera, de sorte qu'ils ne voudront que vous faire payer davantage. Ils peuvent parfois prendre de 24 à 48 heures pour vous contacter, vous n'êtes donc pas en mesure de négocier pour les voyages prévus prochainement.

Savoir ce qu'il faut négocier dépend de l'entreprise. J'adopte une approche différente pour chaque transporteur et hôtel en fonction de la situation.

« C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les clients apprécient tant ce service. Ils n'ont pas à se soucier d'essayer d'obtenir une meilleure offre, ce qui est un art. Nous nous occupons de toutes les négociations. »

Giacomo Guarnieri

Comment gérez-vous les groupes venant de différents lieux de départ ?

Nous avons récemment planifié le séjour de 400 personnes à Barcelone pour le Netcentric Summit 2018. Elles venaient de 12 endroits différents. Nous avons envoyé un formulaire type demandant à chacun d'où il venait et combien de temps il comptait rester. Nous avons ensuite trié ces réponses et regroupé les personnes en fonction du lieu et des dates. Une fois que nous avons fait cela, nous avons basé notre approche sur ce qui convenait à chaque groupe individuel.

Combien de temps faut-il pour réserver un voyage en groupe ?

Cela peut prendre de 3 jours à 3 mois. Bien sûr, 3 mois est une valeur extrême, pour des choses comme les conférences et les grands événements avec de nombreux participants et intervenants. Généralement, on parle plutôt d'une semaine !

Comment simplifier la réservation de groupe ?

La meilleure chose que vous puissiez faire est d'obtenir toutes les informations à l'avance. Essayez de poser des questions de manière proactive. Ne vous contentez donc pas de simplement de savoir que vous avez besoin d'un hôtel à Tampa ou à San Francisco, par exemple. Renseignez-vous exactement sur le quartier et le style d'hôtel préféré : moderne, de charme…

J'essaie également d'obtenir une pré-validation de réservation, surtout pour les voyages qui approchent. Imaginons que nous avons un voyage de groupe de 16 personnes et que le voyage est prévu dans 6 semaines.

Je vais expliquer au client pourquoi les tarifs de réservation de groupe pour la compagnie aérienne seront plus chers, et que mon approche consiste à traiter la réservation manuellement.

Ensuite, je leur ferai savoir que tant que le deuxième groupe de 8 ne présente pas une différence de plus de 50 euros, je le réserverai moi-même.

Bien sûr, ce n'est qu'un exemple, mais le fait est que j'essaie de minimiser les allers-retours de manière proactive si le temps est un problème. Il faut trouver le juste milieu entre économiser l'argent du client et lui faire gagner du temps. Si je mets trop de temps à réserver, de l'argent peut être gaspillé. Je veille donc toujours à obtenir le plus d'informations possible et à obtenir l'autorisation de réserver à l'avance si cela est nécessaire. Mais pour la plupart des voyages, je suis en mesure de leur montrer les options et de les laisser décider avant la réservation finale.

Comment les gestionnaires de bureau peuvent-ils exceller dans la réservation de groupe ?

Si vous réservez quelque chose pour un événement d'entreprise, vous pouvez utiliser la même stratégie : essayez d'obtenir la validation et les informations des bonnes personnes en amont si vous le pouvez.

« J'essaie toujours d'envoyer le minimum d'e-mails et d'être clair. Cela rend la situation moins stressante pour le client. J'essaie de regrouper les communications. »

Giacomo Guarnieri

Si un gestionnaire de bureau s'occupe des réservations de groupe, la même démarche est utile en interne. Ils peuvent essayer d'obtenir autant d'informations et de validations que possible, de poser toutes les questions qu'ils ont, et de rester aussi clair que possible pour tout suivi ou option. Voici quelques éléments à prendre en compte dans votre e-mail :

  • Informations sur l'hôtel et le vol : qui séjourne où et quel est son itinéraire. Incluez les dates de départ et de retour.
  • Durée minimale du séjour : combien de temps durera le séminaire ? Transmettez ces informations aux gens afin qu'ils puissent s'organiser. Peut-être veulent-ils prolonger de quelques jours leur séminaire d'entreprise et le transformer en vacances familiales ?
  • Exigences de voyage : certains de vos collègues ont-ils besoin de documents spéciaux ou d'une aide supplémentaire de votre part ? Offrez-leur un moyen de vous contacter.
  • Informations de paiement : qu'est-ce qui a été payé par l'entreprise et pour quoi les voyageurs devraient-ils s'attendre à être remboursés ? Devraient-ils utiliser leurs propres cartes de crédit pour ce voyage ?
  • Soyez clair sur les détails : à quoi peuvent-ils s'attendre à leur arrivée ? Louez-vous des voitures, ou le transport a-t-il été organisé ?
  • Décrivez les activités : que faisons-nous pendant notre séminaire ? Allons-nous visiter San Diego ou nous défouler à Las Vegas ?

Quelle est la pire erreur que vous ayez commise lors d'une réservation de groupe et comment l'avez-vous gérée ?

Une fois, nous avions réservé 40 chambres pour un événement de groupe à Lisbonne. Les collègues partageaient des chambres, et il y avait deux lits dans chaque chambre.

Nous avons reçu un appel indiquant que les murs de la salle de bain étaient en verre, de ce fait les occupants de la chambre pouvaient se voir les uns les autres lorsqu'ils utilisaient la salle de bain ou la douche. Nous avons parlé avec l'hôtel directement et ils ont mis quelque chose pour le couvrir. Ils ont dû couvrir tous les murs en verre dans les 40 chambres !

Quelle est votre pire expérience en matière de réservation de groupe pour le transport terrestre ?

Avec ce récent sommet à Barcelone, nous avons fait appel à des bus pour aller chercher tout le monde à l'aéroport. Cette semaine-là, il neigeait partout en Europe, et tous les vols ont été retardés. Les plans que nous avions élaboré pour les bus ont été complètement ruinés.

Nous avons demandé aux hôtes d'aller les accueillir à l'aéroport et de les aider. Sur place, les hôtes ont dû réorganiser tous les groupes car tout le monde était arrivé à des heures différentes de celles prévues. C'était de la folie, mais on s'est arrangé !

Comment obtenir votre aide pour les réservations de groupe ?

Si les entreprises veulent de l'aide pour leurs réservations de groupe, nous pouvons gérer l'ensemble du processus. Nous décidons de la meilleure approche et négocions le tarif ou nous réservons manuellement le voyage.

« Je suis le premier point de contact, ce qui nous permet de travailler en personne et de nouer une véritable relation.. »

Giacomo Guarnieri

Lorsqu'un client réserve un événement de groupe avec nous, il utilise presque toujours ce service pour ses prochains événements. Nous le soulageons d'un stress considérable. Nous pouvons négocier de meilleurs tarifs, et bien sûr, notre assistance constante leur allège énormément la tâche. De nombreux incidents peuvent se produire avec un grand nombre de voyageurs.

La première étape est de prendre un abonnement Premium à TravelPerk. Une fois qu'ils sont inscrits, il ne leur reste plus qu'à demander une réservation de groupe en envoyant un e-mail à group@travelperk.com ou en appelant le service d'assistance, et je prendrai contact avec eux.

Pour en savoir plus, consultez la page TravelPerk Premium pour obtenir tous les détails et la FAQ concernant la réservation de groupe TravelPerk.

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