Réservation de voyage de groupe : les réponses à vos questions

Les réservations de vols pour les groupes peuvent être délicates. Voici quelques-uns des tuyaux de notre pro, Giacomo. Continuez à lire pour découvrir l'entretien.

Lorsque vous organisez des réservations de groupe pour des vols, vous devez contacter les compagnies aériennes et leur donner le nombre de voyageurs et vos dates, puis attendre qu'elles vous renvoient un devis personnalisé. Toutes les compagnies aériennes (comme Southwest Airlines, Delta, American Airlines, United Airlines, etc.) vous proposeront des tarifs et des avantages différents en fonction de vos besoins spécifiques de réservation.Contrairement à une réservation directe en ligne, ce processus est manuel et peut être un peu lent, car vous devrez contacter plusieurs compagnies aériennes pour obtenir différentes options de prix. Les agents de voyage doivent également faire de même lorsqu'ils traitent des tarifs de groupe et des voyages de votre groupe.

Les compagnies aériennes n'offrent pas nécessairement de prix spéciaux. Ce qu'elles offrent, c'est l'assurance que tous les membres de votre groupe seront sur le même vol (sauf si votre groupe compte des centaines de personnes bien sûr). Disons que vous voyagez de Houston à Hawaï pour votre séminaire d'entreprise. La compagnie fera de son mieux pour garantir que toutes les personnes qui partent prennent le même vol, mais cela peut ne pas être possible en fonction de la disponibilité des billets.

Une compagnie aérienne peut vous proposer une offre de groupe, mais ce n'est pas forcément toujours le meilleur prix. Le prix du billet d'avion sur une offre de réservation de groupe est souvent plus élevé que si vous vous connectez à

TravelPerk

ou à Expedia et que visualisez le coût individuel du vol. C'est parce que la compagnie aérienne sait combien elle gagne en moyenne pour un billet ce jour-là. Elle peut calculer ce qu'elle compte obtenir pour un voyage aller-retour. Faites simplement attention aux dates restreintes et faites de votre mieux pour les éviter !

Disons que vous allez sur un site de réservation de voyage populaire et que vous voyez que le coût du vol que vous voulez est de 50 $, mais la compagnie aérienne sait qu'à l'approche de la date, elle peut le vendre pour 150 $, donc le prix qu'elle décide de vous donner est de 80 $ par billet en raison de la taille de votre groupe.C'est pourquoi, pour un groupe d'entreprise de 25 personnes ou moins, il est souvent plus économique de réserver les vols soi-même. Lorsque je le fais pour nos clients, je les rassemble en groupes de 8. Certains transporteurs, en particulier les transporteurs à bas prix, augmentent le prix juste après que quelqu'un ait réservé, alors j'attends quelques heures avant de traiter le prochain groupe de 8 voyageurs.

Si vous choisissez de réserver le vol manuellement, vous n'avez aucune garantie que tous les membres du groupe obtiendront ce vol. Vous pourriez arriver au dernier groupe de 5 ou 8 personnes, et il pourrait n'y avoir aucune disponibilité. Si vous avez planifié suffisamment à l'avance, c'est très rare, mais le risque existe toujours. Vous devez donc être prêt à prendre le risque que certains voyageurs doivent emprunter un itinéraire ou un transporteur différent si vous voulez obtenir les offres de voyage les plus avantageuses ce jour-là.

Et les hôtels ? Voyons ce que Giacomo peut nous apprendre.

En général, il est beaucoup plus facile de négocier des prix pour les grands groupes avec les hôtels qu'avec les compagnies aériennes. Il se peut que les réservations soient moins prévisibles et qu'ils soient plus enclins à vous offrir une réduction basée sur le volume. De plus, leurs tarifs ne fluctuent pas autant, il est donc plus facile pour eux de vous offrir une réduction sans se préoccuper de devoir renoncer à un client plus lucratif par la suite.Comme pour les vols, vous devez envoyer un e-mail aux hôtels que vous envisagez et leur indiquer le nombre de chambres (et combien de personnes par chambre) et les dates. Vous devrez vérifier leurs conditions de séjour minimum et regarder les tarifs compétitifs qu'ils proposent pour ces périodes. Gardez à l'esprit que pour les voyages d'affaires, il est conseillé de ne pas forcer les employés à partager une chambre dans la mesure du possible.Envoyez un e-mail à 5-15 hôtels différents pour obtenir des devis, et voyez si vous pouvez négocier le prix à la baisse.

S'il est difficile de négocier des remises spéciales, par exemple, la chose la plus facile à négocier, ce sont les avantages supplémentaires. Pour les hôtels, il peut s'agir de surclassement de chambre ou de repas gratuits. Et pour les vols, les bagages gratuits ou les enregistrements prioritaires sont généralement inclus ou faciles à négocier.

Giacomo a d'autres conseils pour nous.

Tout d'abord, nous devons décider si nous voulons obtenir des devis d'hôtels et de compagnies aériennes et négocier un prix de groupe, ou si nous voulons gérer nous-mêmes la réservation de groupe en ligne. Nous pouvons examiner les options, mais la plupart du temps, il m'est facile de supposer quel est le meilleur itinéraire en fonction des contraintes de temps et de la taille du groupe.

Si vous êtes pressé par le temps, il ne vaut pas la peine de négocier avec la compagnie aérienne pour obtenir un meilleur prix.Et au fil du temps, le coût moyen des billets augmentera, de sorte qu'ils ne voudront que vous faire payer davantage. Ils peuvent parfois prendre de 24 à 48 heures pour vous contacter, vous n'êtes donc pas en mesure de négocier pour les voyages prévus prochainement.Savoir ce qu'il faut négocier dépend de l'entreprise. J'adopte une approche différente pour chaque transporteur et hôtel en fonction de la situation.

Nous avons récemment planifié le séjour de 400 personnes à Barcelone pour le

Netcentric Summit 2018

. Elles venaient de 12 endroits différents. Nous avons envoyé un

formulaire

type demandant à chacun d'où il venait et combien de temps il comptait rester. Nous avons ensuite trié ces réponses et regroupé les personnes en fonction du lieu et des dates. Une fois que nous avons fait cela, nous avons basé notre approche sur ce qui convenait à chaque groupe individuel.

Cela peut prendre de 3 jours à 3 mois. Bien sûr, 3 mois est une valeur extrême, pour des choses comme les conférences et les grands événements avec de nombreux participants et intervenants. Généralement, on parle plutôt d'une semaine !

La meilleure chose que vous puissiez faire est d'obtenir toutes les informations à l'avance. Essayez de poser des questions de manière proactive. Ne vous contentez donc pas de simplement de savoir que vous avez besoin d'un hôtel à Tampa ou à San Francisco, par exemple. Renseignez-vous exactement sur le quartier et le style d'hôtel préféré : moderne, de charme…J'essaie également d'obtenir une pré-validation de réservation, surtout pour les voyages qui approchent. Imaginons que nous avons un voyage de groupe de 16 personnes et que le voyage est prévu dans 6 semaines.Je vais expliquer au client pourquoi les tarifs de réservation de groupe pour la compagnie aérienne seront plus chers, et que mon approche consiste à traiter la réservation manuellement.Ensuite, je leur ferai savoir que tant que le deuxième groupe de 8 ne présente pas une différence de plus de 50 euros, je le réserverai moi-même.Bien sûr, ce n'est qu'un exemple, mais le fait est que j'essaie de minimiser les allers-retours de manière proactive si le temps est un problème. Il faut trouver le juste milieu entre économiser l'argent du client et lui faire gagner du temps. Si je mets trop de temps à réserver, de l'argent peut être gaspillé. Je veille donc toujours à obtenir le plus d'informations possible et à obtenir l'autorisation de réserver à l'avance si cela est nécessaire. Mais pour la plupart des voyages, je suis en mesure de leur montrer les options et de les laisser décider avant la réservation finale.

Si vous réservez quelque chose pour un événement d'entreprise, vous pouvez utiliser la même stratégie : essayez d'obtenir la validation et les informations des bonnes personnes en amont si vous le pouvez.

Une fois, nous avions réservé 40 chambres pour un événement de groupe à Lisbonne. Les collègues partageaient des chambres, et il y avait deux lits dans chaque chambre.Nous avons reçu un appel indiquant que les murs de la salle de bain étaient en verre, de ce fait les occupants de la chambre pouvaient se voir les uns les autres lorsqu'ils utilisaient la salle de bain ou la douche. Nous avons parlé avec l'hôtel directement et ils ont mis quelque chose pour le couvrir. Ils ont dû couvrir tous les murs en verre dans les 40 chambres !

Avec ce récent sommet à Barcelone, nous avons fait appel à des bus pour aller chercher tout le monde à l'aéroport. Cette semaine-là, il neigeait partout en Europe, et tous les vols ont été retardés. Les plans que nous avions élaboré pour les bus ont été complètement ruinés.Nous avons demandé aux hôtes d'aller les accueillir à l'aéroport et de les aider. Sur place, les hôtes ont dû réorganiser tous les groupes car tout le monde était arrivé à des heures différentes de celles prévues. C'était de la folie, mais on s'est arrangé !

Si les entreprises veulent de l'aide pour leurs réservations de groupe, nous pouvons gérer l'ensemble du processus. Nous décidons de la meilleure approche et négocions le tarif ou nous réservons manuellement le voyage.