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Reserva de viaje en grupo: las respuestas a todas tus preguntas

16 Dic 2019 14 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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Reserva de viaje en grupo: las respuestas a todas tus preguntas

¿Te suena ese momento en que tu jefe se te acerca y te dice que te toca encargarte de organizar la próxima escapada de la empresa? Es poca cosa. Solo tienes que gestionar las reservas grupales de vuelos y hoteles, por ejemplo, para 85 personas de Nueva York a Miami.

¡Vaya! Parece que no es ninguna tontería. Reservar viajes en grupo genera mucho estrés. Entre los diferentes requisitos de estancia de todo el mundo, la fijación de fechas de viaje que se adapten a la mayoría de las personas, la búsqueda de las mejores tarifas de hotel, y peinar la red para dar con las mejores ofertas de paquetes de viaje o con ofertas especiales, la tarea puede ser bastante problemática.

Nuestro compañero Giacomo Guarnieri proporciona todos sus consejos y trucos acerca de los viajes en grupo a continuación. Giacomo es el especialista en viajes de negocios de TravelPerk encargado de reservar viajes en grupo. Vive por y para las reservas de grupos. Y, de alguna manera, es inmune al estrés. #sinestrés 😌

En este post tratamos:
  • Cómo reservar billetes de vuelos para grupos
  • Cómo reservar hoteles para grupos
  • Más consejos para realizar reservas grupales

Descubre lo fácil que puede ser reservar viajes de negocios para grupos grandes

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Reservar vuelos para grupos

Las reservas de vuelos para grupos pueden ser complicadas. Veamos qué consejos nos ofrece Giacomo, nuestro experto. Sigue leyendo para consultar la entrevista.

¿Qué es la reserva en grupo en las aerolíneas?

Al organizar reservas de vuelos para grupos, debes ponerte en contacto con las aerolíneas y darles el número de viajeros y tus fechas, y luego esperar a que envíen un presupuesto personalizado. Las distintas aerolíneas (como Southwest Airlines, Delta, American Airlines, United Airlines, etc.) tendrán diferentes tarifas y beneficios que ofrecerte dependiendo de tus requisitos de reserva específicos.

A diferencia de una reserva directa en línea, este proceso es manual y puede ser un poco lento, ya que querrás ponerte en contacto con varias aerolíneas para obtener diferentes opciones de precios. Las agencias de viajes también tendrían que hacer lo mismo en lo que respecta a las tarifas grupales y a los viajes de tu grupo en general.

¿Las aerolíneas ofrecen descuentos para grupos?

Las aerolíneas no necesariamente ofrecen precios especiales. Lo que ofrecen es la seguridad de que todas las personas del grupo se subirán al mismo vuelo (a menos que el grupo sea de cientos de personas, claro está). Digamos que vas a volar de Houston a Hawái para tu celebrar un retiro de empresa. Harán todo lo posible para garantizar que todo el mundo vaya en el mismo vuelo, aunque que eso sea posible dependerá de la disponibilidad de billetes.

¿Es más barato reservar vuelos para grupos?

Conseguir trato para grupos con una aerolínea no siempre conlleva el mejor precio. La tarifa aérea por vuelo de un trato de reserva grupal suele ser más alta que si inicias sesión en TravelPerk o en el grupo Expedia y ves el coste individual del vuelo. Eso se debe a que la aerolínea sabe cuánto ganan de media por un billete en ese día en particular. Pueden calcular lo que esperan ganar por un viaje de ida y vuelta. Simplemente, ten cuidado con las fechas sin descuentos y los festivos masivos y haz todo lo posible para evitarlas.

¿Por qué son más caras las reservas de vuelos para grupos?

Digamos que vas a un sitio de reservas de viajes popular y ves que el coste del vuelo que deseas es de 50 $. No obstante, la aerolínea sabe que a medida que la fecha se acerque puede venderlo por 150 $, por lo que el precio que deciden darte es de 80 $ por billete debido al tamaño de tu grupo.

Por eso, con un grupo corporativo de 25 o menos, suele ser más baratos reservar los billetes uno mismo. Cuando hago esto para nuestros clientes, los agrupo en lotes de 8. Algunas compañías de transportes, especialmente las de bajo coste, inflarán el precio justo después de que alguien reserve, así que espero un par de horas antes de gestionar el siguiente lote de 8 viajeros.

Si la reserva de vuelos para grupos no ofrece un descuento, ¿por qué hacerla?

Si optas por reservar el vuelo manualmente, no tienes ninguna garantía de que todos en el grupo irá en un mismo vuelo. Puede que para cuando llegues al último grupo de 5 u 8 viajeros, ya no haya disponibilidad. Si has planeado todo con suficiente antelación, esto es raro que pase, pero no deja de ser un riesgo. Así que tienes que estar dispuesto a correr el riesgo de que algunos viajeros tengan que seguir una ruta diferente o viajar con otra compañía si quieres obtener las mejores ofertas, además de las más bajas, para viajar ese día.

«La otra desventaja de reservar manualmente y no acogerte a una tarifa de grupo es que no tienes ninguna flexibilidad».

Giacomo Guarnieri

La mayoría de las empresas no pagan por la cancelación gratuita, así que te ves abocado a las fechas y horas seleccionadas, y a los viajeros especificados.

Por otro lado, con la reserva grupal que se haya negociado con la aerolínea, generalmente te dan tiempo para hacer cambios. Varía de una compañía de transporte a otra, pero, por lo general, puedes añadir o eliminar el 10 % de los pasajeros hasta un mes antes, y no tienes que dar sus nombres en el momento de hacer la reserva.

Cómo reservar hoteles para grupos

¿Qué sucede con los hoteles? Veamos qué podemos aprender de Giacomo.

¿Cómo conseguir las mejores tarifas al reservar hoteles para grupos?

En general, es mucho más fácil negociar precios para grupos grandes con los hoteles que con las aerolíneas. Puede que sus reservas sean menos predecibles y es más probable que te ofrezcan un descuento por volumen. Además, sus tarifas no fluctúan tanto, por lo que es más fácil para ellos ofrecerte un descuento sin preocuparse por estar sacrificando a un cliente vaya a pagar más tarde.

Al igual que con los vuelos, debes enviar un correo electrónico a los hoteles que estés considerando y decirles el número de habitaciones (y cuántas personas por habitación) y las fechas. Tendrás que consultar sus requisitos mínimos de estancia y mirar las tarifas competitivas que ofrezcan para los periodos de tiempo en cuestión. Ten en cuenta que, para los viajes de negocios, se recomienda no forzar a los empleados a compartir una habitación siempre que sea posible.

Envía un correo electrónico a entre 5 y 15 hoteles diferentes para obtener presupuestos y ver si puedes negociar el precio a la baja.

¿Qué más cosas puedes negociar?

Si bien es difícil negociar descuentos especiales, por ejemplo, no cabe duda de que negociar beneficios adicionales es lo más fácil. Para los hoteles, estamos hablando de mejoras de habitación o comidas gratis. Y, para los vuelos, el equipaje gratuito o los «check-ins» prioritarios normalmente se incluyen o son fáciles de negociar.

Más consejos para reservar viajes en grupo

Giacomo tiene aún más consejos para nosotros.

¿Cuál es el proceso general para reservar viajes en grupo?

En primer lugar, tenemos que decidir si queremos obtener presupuestos de hoteles y aerolíneas y negociar un precio grupal, o si queremos gestionar la reserva del grupo nosotros mismos en línea. Podemos revisar las opciones, pero la mayoría de las veces puedo suponer cuál es la mejor opción en función de las limitaciones del tiempo y del tamaño del grupo.

¿Cuándo no vale la pena hacer el esfuerzo?

Si te ves apurado de tiempo, no vale la pena andar con las idas y venidas de una negociación con la aerolínea para conseguir un precio mejor.

Además, a medida que pasa el tiempo, el coste medio del billete aumentará, por lo que solo querrán cobrarte más. A veces pueden tardar entre 24 y 48 horas en responderte, por lo que no estás en una buena posición para negociar los viajes próximos.

Definitivamente, saber qué negociar depende de la empresa. Adopto un enfoque diferente para cada compañía de transportes y hotel dependiendo de la situación.

«Esa es una gran razón por la que los clientes aprecian tanto este servicio. No tienen que preocuparse por tratar de conseguir un acuerdo mejor, algo que es todo un arte. Nosotros nos encargamos de todas las negociaciones».

Giacomo Guarnieri

¿Cómo manejas los grupos cuyos miembros vienen de distintos sitios?

Recientemente, planeamos que 400 personas vinieran a Barcelona para la Netcentric Summit 2018. Eran de 12 lugares diferentes. Enviamos un formulario preguntando a todo el mundo de dónde venía y cuánto tiempo se quedaría. Luego, clasificamos sus respuestas y agrupamos a las personas en función de la ubicación y las fechas. Una vez hecho esto, basamos nuestro enfoque en lo que le iba bien a cada uno de los grupos.

¿Cuánto tiempo se tarda en reservar un viaje grupal?

Puede requerir de 3 días a 3 meses. Claro está que 3 meses es un caso extremo, relacionado con cosas como conferencias y grandes eventos con múltiples asistentes y ponentes. Una semana es lo más normal.

¿Cómo agilizas las reservas para grupos?

Lo mejor que puedes hacer es obtener toda la información por adelantado. Trata de hacer preguntas de forma proactiva. Así que no te quedes únicamente con que necesitas un hotel en Tampa o San Francisco, por ejemplo. Averigüa exactamente qué barrio y qué estilo de hotel se prefiere, si uno moderno o tipo «boutique».

También trato de obtener una preautorización para hacer la reserva, especialmente si falta poco para el viaje. Digamos que tenemos un viaje en grupo de 16 personas y solo quedan 6 semanas para el viaje.

Le diré al cliente por qué las tarifas de reserva grupal de la aerolínea serán más caras y que optaré por gestionar la reserva manualmente.

Entonces le informaré de que mientras el segundo lote de 8 no suponga una diferencia de más de 50 euros, lo reservaré yo mismo.

Claro está que esto es solo un ejemplo, pero la cuestión es que intento proactivamente minimizar las idas y venidas cuando vamos apurados de tiempo. Hay que mantener el equilibrio entre ahorrar dinero al cliente y ahorrarle tiempo. Si tardo demasiado tiempo en reservar, el dinero se puede malgastar. Por tanto, siempre me aseguro de conseguir tanta información como pueda y de obtener su autorización para reservar de antemano si es necesario. Sin embargo, para la mayoría de los viajes, puedo mostrarles las opciones y dejar que decidan antes de hacer la reserva final.

¿Cómo pueden los gerentes sobresalir a la hora de hacer reservas grupales?

Si estás reservando algo para un evento de empresa, puedes utilizar la misma estrategia: intenta obtener la autorización y la información de las personas adecuadas por adelantado si puedes.

«Siempre trato de enviar la cantidad mínima de correos electrónicos y de ser claro. Así, todo es menos estresante para el cliente. Trato de agrupar las comunicaciones».

Giacomo Guarnieri

Si es el gerente quien se encarga de la reserva grupal, hacer lo mismo ayudaría internamente. Puede tratar de obtener la mayor cantidad de información posible y la autorización por adelantado, agrupar todas las preguntas que tenga y, a continuación, para cualquier seguimiento u opción, ser siempre lo más claro posible. Estas son algunas cosas que deberías pensar en incluir en tu correo electrónico:

  • Información del hotel + vuelo: quién se aloja dónde y cuál es su ruta. Incluye las fechas de salida y las fechas de vuelta.
  • Estancia mínima: ¿cuánto durará el retiro? Informa a todo el mundo para que puedan organizar lo que harán después. ¿Tal vez quieran ampliar su retiro corporativo unos días y convertirlo en unas vacaciones familiares?
  • Requisitos de viaje: ¿alguno de tus compañeros necesita alguna documentación especial o asistencia adicional por tu parte? Ofréceles una forma de ponerse en contacto contigo.
  • Detalles de pago: ¿qué ha pagado la empresa y qué es lo que se va a reembolsar a los viajeros? ¿Deberían usar sus propias tarjetas de crédito en este viaje?
  • Informa con claridad de los detalles: ¿qué pueden esperar a su llegada? ¿Te vas a encargar de alquilar coches o se ha organizado todo el transporte?
  • Describe las actividades: ¿qué vamos a hacer en nuestro retiro? ¿Vamos a hacer un recorrido por la ciudad de San Diego o vamos a movernos libremente por Las Vegas?

¿Cuál ha sido uno de los peores errores que has cometido al hacer una reserva grupal y cómo lo resolviste?

Una vez reservamos 40 habitaciones para un evento de grupo en Lisboa. Los compañeros compartían habitaciones y había dos camas en cada habitación.

Recibimos una llamada de que las paredes del baño eran de cristal, por lo que se veían unos a otros al usar el baño o la ducha. Hablamos directamente con el hotel y pusieron algo para cubrirlas. ¡Tuvieron que cubrir todas las paredes de cristal en 40 habitaciones!

¿Cuál es tu peor experiencia con el transporte terrestre de una reserva grupal?

En esa cumbre reciente en Barcelona, nos organizamos para que los autobuses recogieran a todo el mundo en el aeropuerto. Esa semana estaba nevando por toda Europa y todos los vuelos se retrasaron. Los planes de recogida de los autobuses no sirvieron para nada.

Nos organizamos para que los anfitriones fueran al aeropuerto para dar la bienvenida y ayudar a todo el mundo. En el acto, los anfitriones tuvieron que reorganizar todos los grupos de los autobuses, ya que todo el mundo había llegado a una hora distinta de la esperada. Fue una locura, ¡pero lo resolvimos!

¿Cómo puede la gente conseguir más información para que les ayudes con las reservas grupales?

Si las empresas quieren ayuda con las reservas grupales, podemos encargarnos de todo el proceso. Decidimos el mejor enfoque y negociamos la tarifa o reservamos manualmente el viaje.

«Soy el primer punto de contacto, así que trabajamos yendo caso por caso y realmente entablamos una relación».

Giacomo Guarnieri

Cuando un cliente reserva un evento para un grupo con nosotros, casi siempre utiliza el servicio para sus siguientes eventos. Les ahorramos mucho estrés. Podemos negociar mejores tarifas y, por supuesto, contar con nuestro apoyo constante quita a los clientes un peso enorme. Hay muchísimas cosas que pueden salir mal con un gran número de viajeros.

Lo primero que tienen que hacer es suscribirse al plan Premium de TravelPerk. Una vez que se hayan registrado, basta con que soliciten una reserva grupal enviando un correo electrónico a group@travelperk.com o llamando a nuestro departamento de asistencia y, luego, me pondré en contacto con ellos.

Para obtener más información, consulta TravelPerk Premium y descubrirás todos los detalles y las preguntas más frecuentes sobre las reservas grupales de TravelPerk.

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