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Gestion du processus de validation des voyages d'affaires : cinq choses à ne pas oublier

22 Avr 2021 9 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Gestion du processus de validation des voyages d'affaires : cinq choses à ne pas oublier

L'industrie du voyage d'affaires est un énorme marché. Rien qu'aux États-Unis, on prévoit un nombre de voyages d'affaires intérieurs atteignant près de 500 millions de trajets d'ici 2022. Et si la COVID-19 a sans doute mis à mal les statistiques relatives aux voyages d'affaires, la Global Business Travel Association (GBTA) s'attend à une reprise rapide dans les prochaines années, avec des chiffres dépassant les niveaux pré-pandémie d'ici 2025. À mesure que les employés et les clients se lasseront des Zoom et des échanges par écrit, nombre d'entre eux chercheront à revenir aux contacts en personne. Et on le comprend bien, puisqu'il a été démontré que les échanges en personne ont 34 fois plus d'impact que les e-mails.

Le retour aux voyages d'affaires étant imminent, c'est le moment idéal pour simplifier le processus d'approbation des voyages d'affaires de votre entreprise. La gestion du processus de validation peut être déroutante, car chaque entreprise a sa propre politique unique et plusieurs personnes peuvent être impliquées. Cependant, le processus de validation des voyages d'affaires n'a pas besoin d'être difficile. En définissant une politique claire, en centralisant toutes vos données en un seul endroit et en communiquant clairement avec les parties prenantes des voyages d'affaires, vous pouvez vous assurer que tout se passe bien. Voici ce que vous devez faire :

1. Consultez toutes les parties prenantes concernées par les voyages d'affaires

Le premier point de départ est de décider qui fera partie de votre processus de validation des voyages d'affaires. Cela peut être différent selon la taille et la structure de votre organisation. Les petites entreprises peuvent avoir une politique de voyage informelle et seulement une ou deux personnes à consulter pour l'approbation des voyages. Dans une entreprise de plus grande taille, vous devrez peut-être impliquer plusieurs personnes de différents services dans le processus de validation.

Voici quelques exemples de personnes qui peuvent être impliquées dans le processus de validation des voyages d'affaires d'une entreprise de taille moyenne à grande :

  • Administrateurs : un gestionnaire de voyages de bureau ou un assistant exécutif chargé de la réservation des voyages d'affaires
  • Responsables hiérarchiques : le responsable de la personne qui part en voyage d'affaires
  • Dirigeants : responsables supplémentaires au niveau de la direction ou des cadres supérieurs
  • Finances : un représentant du service financier qui s'occupe des voyages d'affaires (du point de vue des frais liés aux voyages)
  • RH : un représentant du département RH qui s'occupe des voyages d'affaires (du point de vue de l'engagement ou de la conformité)

Bien sûr, vous ne voudrez impliquer que les personnes qui sont absolument cruciales, pour éviter de créer des formalités administratives ou des retards indus. L'important est de décider quels « validateurs » doivent être consultés pour l'approbation préalable d'un voyage d'affaires, et de s'assurer qu'ils sont bien dans la boucle tout au long du processus de validation.

2. Créez un processus organisé de validation des voyages d'affaires

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, l'étape suivante consiste à mettre en place un plan organisé pour les voyages d'affaires. Si vous n'avez pas encore de politique de voyage d'entreprise, c'est peut-être le bon moment pour en créer une. Pour en savoir plus, consultez notre e-book : « The Modern Guide to Writing a Company Travel Policy ».

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la rédaction de votre politique de voyage d'entreprise :

  • Qui est responsable de la réservation des voyages d'affaires ? Employés, responsables, un assistant administratif ?
  • Les voyageurs doivent-ils remplir un formulaire de demande ?
  • Quels « validateurs » doivent être consultés pour l'approbation des voyages d'affaires ?
  • Comment fonctionnent les dépenses lors d'un voyage d'affaires ? Qui établit et contrôle le budget ?
  • Combien de temps à l'avance faut-il pour approuver un voyage d'affaires ?
  • Que se passe-t-il en cas de demande de voyage d'affaires de dernière minute ?
  • Seuls certains types d'hôtels, de vols, etc. sont-ils autorisés pour la réservation de voyages ? Par exemple, un voyageur peut-il réserver un hôtel trois ou quatre étoiles ?
  • Y a-t-il une certaine classe de cabine autorisée pour les vols (première, affaires, économie) ?

Avec TravelPerk, vous pouvez intégrer votre politique de voyage directement à la plateforme. Cela signifie que les voyageurs d'affaires peuvent facilement réserver leurs propres voyages tout en évitant de violer la politique de voyage de votre entreprise. Si vous avez besoin que les voyageurs d'affaires envoient leurs trajet à un gestionnaire avant de réserver, vous pouvez également configurer ce processus d'approbation automatisé dans TravelPerk.

3. Centralisez la gestion pendant le processus de validation

Le secret d'un processus de validation bien organisé est de tout centraliser au même endroit. Si vous avez de nombreux documents, e-mails et post-its qui traînent dans tous les sens, vous êtes plus susceptible de rencontrer des problèmes avec votre programme de voyages d'affaires.

Un processus de validation des voyages d'affaires désorganisé peut entraîner de nombreux problèmes pour votre entreprise. D'une part, vous risquez de vous retrouver englué dans des échanges déroutants qui finiront par entraîner des retards de voyage. D'autre part, il se peut que les employés ne soient même pas au courant de vos politiques de voyage et de ce qu'ils sont ou ne sont pas autorisés à faire.

L'utilisation d'un outil de réservation en ligne centralisé comme TravelPerk facilite le processus d'approbation des voyages d'affaires, en épargnant votre boîte de réception et votre santé mentale.

4. Faites connaître le processus de validation des voyages d'affaires aux personnes de votre entreprise

Après avoir créé une procédure claire et centralisée, il est important de s'assurer que les personnes de votre entreprise la comprennent. Chaque personne doit savoir ce qu'on attend d'elle au cours du processus d'approbation des voyages d'affaires.

Assurez-vous d'envoyer une annonce interne sur un canal que vous savez que les gens vont consulter. Il peut s'agir d'un e-mail, d'un logiciel de chat ou d'un intranet de l'entreprise. Passez également le mot par bouche-à-oreille (saviez-vous qu'une nouvelle provenant de seulement 4 % des employés influents peut finir par atteindre 70 % de votre entreprise ?)

Si vous avez investi dans un logiciel de gestion des voyages d'affaires, vous voudrez également offrir une formation aux personnes concernées. Heureusement, cela devient plus facile si l'outil de réservation en ligne que vous avez choisi est très facile à utiliser et offre une bonne assistance.

5. Automatisez votre processus de validation des voyages d'affaires dans la mesure du possible

Enfin, l'automatisation de votre processus d'approbation des voyages d'affaires est un argument de poids. L'automatisation permet de gagner du temps et rend l'ensemble du processus facilement accessible, notamment pour les équipes en télétravail et hybrides. Les attentes des employés en matière de numérisation changent, en particulier après la crise de COVID-19. Selon le rapport State of Work 2020 réalisé par Workfront, 87 % des personnes interrogées pensent que les dirigeants devraient reconsidérer leur façon de concevoir la technologie, 84 % affirment que les entreprises passent à côté d'opportunités en ne se tournant pas vers des solutions plus modernes, et 91 % disent avoir envie de solutions technologiques modernes.

Bonus : utiliser TravelPerk pour votre processus d'approbation de voyage d'affaires

Saviez-vous qu'avec TravelPerk, tout ce processus peut être entièrement automatisé ? Les abonnés à notre formule Premium peuvent bénéficier d'un processus de validation de voyage d'affaires simple et facile à utiliser qui peut compléter la politique de votre entreprise et simplifier le travail de votre personnel.

Rien de plus simple. Les membres de votre équipe peuvent soumettre leurs demandes d'approbation par le biais de notre plateforme en ajoutant les services et les frais de voyage dont ils ont besoin à leur itinéraire. Une fois organisé, ils peuvent ajouter une lettre de demande personnalisée pour l'itinéraire avant d'introduire leur demande officielle d'approbation auprès de leur supérieur. Elle peut être soumise à l'attention du chef de projet, du service des RH ou de toute personne normalement chargée de fournir aux voyageurs une lettre d'approbation pour leurs voyages d'affaires. Le voyage sera automatiquement enregistré dans la section Approbation en attente du voyageur.

Cela génère automatiquement un e-mail de demande de TravelPerk qui sera reçu par le validateur. L'e-mail contiendra une ligne d'objet avec les informations de base, l'itinéraire complet, le message personnalisé et le coût total avec toutes les informations de facturation pertinentes.

En cas de problèmes, le validateur peut refuser la demande en l'accompagnant d'une justification. Le voyageur peut soumettre à nouveau sa demande d'approbation une fois que tous les changements nécessaires ont été effectués, tels que les ajustements budgétaires. Si tout est en ordre et conforme à la politique de voyage de l'entreprise, le voyage peut être approuvé, ce qui génère automatiquement un e-mail d'approbation qui sera envoyé au voyageur. Les paiements requis seront également effectués simultanément. Le voyageur verra également que le badge de voyage pour cette demande particulière a été changé en « Approuvé ».

TravelPerk vous permet également de gérer ce même processus d'approbation via Slack ! Avec l'intégration Slack, l'approbateur sera informé d'une demande de voyage via un message Slack contenant toutes les informations pertinentes que nous avons décrites ci-dessus. Il pourra même approuver ou refuser le voyage dans le message lui-même.

Adieu les lettres compliquées et formelles demandant à votre patron l'autorisation de voyager, suivies de processus d'approbation et de paiement chronophages. Le processus d'approbation des voyages d'affaires de TravelPerk offre à votre équipe une solution centralisée, normalisée, efficace et transparente qui peut être gérée directement dans votre boîte e-mail ou votre espace de travail Slack.

Conclusion

Si le processus de validation des voyages d'affaires peut sembler insurmontable quand tout est fait manuellement, cela ne devrait pas toujours être le cas. En créant un plan organisé, en le communiquant clairement et en utilisant un système automatisé et centralisé, vous pouvez changer la façon dont votre entreprise effectue ses voyages d'affaires.

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