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Gestionar el proceso de autorización de viajes de negocios: cinco cosas que tener en cuenta

22 Abr 2021 10 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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Gestionar el proceso de autorización de viajes de negocios: cinco cosas que tener en cuenta

La industria de los viajes de negocios es un gran mercado. Solo en EE. UU., se prevé los viajes de negocios nacionales alcancen casi los 500 millones para 2022. Y, si bien la COVID-19 puede haber hecho mella en las cifras de los viajes de negocios, la Global Business Travel Association (GBTA) espera ver una rápida recuperación en los próximos años, con volúmenes que sobrepasen los niveles anteriores a la pandemia para 2025. A medida que los empleados y los clientes se vayan cansando de la fatiga de Zoom y de la comunicación escrita, muchas personas buscarán volver al contacto cara a cara. Es algo comprensible, ya que las solicitudes cara a cara han demostrado ser 34 veces más eficaces que el correo electrónico.

Este es el momento perfecto para agilizar el proceso de autorización de viajes de negocios de tu empresa. Gestionar el proceso de autorización puede ser confuso, ya que cada empresa tiene su propia política única y puede haber muchas personas involucradas. Sin embargo, el proceso de autorización de viajes de negocios no tiene por qué ser difícil. Al definir una política clara, centralizar todos tus datos en un solo lugar y comunicarte claramente con las partes interesadas en los viajes de negocios, puedes asegurarte de que todo funcione sin problemas. Esto es lo que deberías hacer:

1. Consulta a todas las partes interesadas relevantes de los viajes de negocios

El primer punto de partida es decidir quién formará parte de tu proceso de autorización de viajes de negocios. Este puede variar en función del tamaño y la estructura de tu organización. Las pequeñas empresas pueden tener una política de viajes informal y solo una o dos personas a las que consultar para autorizar un viaje. Por el contrario, en una empresa más grande, puedes necesitar involucrar a varias personas en diferentes departamentos durante el proceso de autorización.

Estos son algunos ejemplos de personas que pueden estar involucradas en el proceso de autorización de viajes de negocios de una empresa de tamaño mediano o grande:

  • Administradores: un gestor de viajes de oficina o un asistente ejecutivo encargados de reservar viajes de negocios
  • Gerentes de línea: el gerente de la persona que vaya a viajar por negocios
  • Ejecutivos: responsables adicionales con cargo de director o en la alta dirección
  • Finanzas: un representante del departamento de finanzas que se ocupe de los viajes de negocios (desde la perspectiva de los costes del viaje)
  • RR. HH.: un representante del departamento de RR. HH. que se ocupe de los viajes de negocios (desde la perspectiva del compromiso o el cumplimiento)

Por supuesto, querrás involucrar solo a aquellas personas que sean absolutamente indispensables, para evitar ocasionar burocracia o retrasos indebidos. Lo importante es decidir a qué «autorizadores» hay que consultar para autorizar el viaje de negocios previamente y asegurarse de que estén al tanto durante todo el proceso de autorización.

2. Crea un proceso organizado de autorización de viajes de negocios

Una vez identificadas las partes interesadas, el siguiente paso es elaborar un plan organizado para los viajes de negocios. Si aún no tienes una política de viajes de empresa, este podría ser un buen momento para redactar una. Para obtener más información, consulta nuestro libro electrónico: «La guía moderna para redactar una política de viajes empresarial».

Estos son algunos factores que debes tener en cuenta al redactar la política de viajes de tu empresa:

  • ¿Quién se encarga de reservar los viajes de negocios? ¿Los empleados, los directores o un asistente administrativo?
  • ¿Los viajeros necesitan rellenar un formulario de solicitud?
  • ¿A qué «autorizadores» hay que consultar la autorización de los viajes de negocios?
  • ¿Cómo funciona el gasto en un viaje de negocios? ¿Quién establece y controla el presupuesto?
  • ¿Cuánto tiempo de antelación se necesita para aprobar un viaje de negocios?
  • ¿Qué pasa si hay una solicitud de viaje de negocios de última hora?
  • ¿Solo se autorizan ciertos tipos de hoteles, vuelos, etc. a la hora de reservar un viaje? Por ejemplo, ¿pueden los viajeros reservar hoteles de tres o cuatro estrellas?
  • ¿Qué categorías de vuelo están permitidas (primera clase, «business» o turista)?

Con TravelPerk, puedes integrar tu política de viajes directamente con la plataforma. Así, los viajeros de negocios podrán reservar fácilmente sus propios viajes sin incumplir la política de viajes de tu empresa. Si necesitas que los viajeros de negocios envíen sus viajes a un director antes de reservarlos, también puedes configurar ese proceso de autorización automatizado en TravelPerk.

3. Gestiona todo desde un mismo sitio durante el proceso de autorización

La clave de un proceso organizado de autorización de viajes de negocios es centralizar todo en un solo lugar. Si tienes numerosos documentos, correos electrónicos y notas adhesivas dando vueltas, es más probable que tengas problemas con tu programa de viajes de negocios.

Tener un proceso de autorización de viajes de negocios desorganizado puede causar muchos problemas a tu empresa. Por un lado, tal vez te atasques con confusas idas y venidas que en última instancia ocasionen retrasos en los viajes. Por otra parte, es posible que los empleados ni siquiera conozcan tus políticas de viaje y lo que pueden o no pueden hacer.

El uso de una herramienta de reservas en línea centralizada como TravelPerk facilita el proceso de autorización de viajes de negocios y descarga tu bandeja de entrada y tu mente.

4. Comunica el proceso de autorización de viajes de negocios a las personas de tu empresa

Después de crear un procedimiento claro y centralizado, es importante asegurarse de que las personas de tu empresa lo entiendan. Todo el mundo debe saber lo que se espera de ellos durante el proceso de autorización de viajes de negocios.

Asegúrate de enviar un anuncio interno por un canal que sepas que la gente mirará. Puede ser el correo electrónico, un software de mensajería instantánea o la intranet de la empresa. Corre la voz también con el boca a boca (¿sabías que las noticias que apenas comunican el 4 % de los empleados influyentes pueden llegar al 70 % de tu empresa?)

Si has invertido en un software de gestión de viajes de negocios, también querrás proporcionar formación a la gente. Afortunadamente, esto es mucho más fácil si la herramienta de reservas en línea que hayas elegido es altamente utilizable y proporciona una buena asistencia.

5. Automatiza tu proceso de autorización de viajes de negocios siempre que sea posible

Por último, hay razones de peso para automatizar el proceso de autorización de viajes de negocios. La automatización ahorra tiempo y hace que todo el proceso sea fácilmente accesible, especialmente para equipos que trabajen a distancia o en un sistema híbrido. Las expectativas que tienen los empleados sobre la digitalización han cambiado, especialmente tras la COVID-19. Según el Informe del estado del trabajo de 2020 de Workfront, el 87 % de los encuestados piensa que la dirección debería reconsiderar cómo ve la tecnología, el 84 % dice que las empresas están perdiendo oportunidades al no pasarse a soluciones más modernas y el 91 % dice que ansía contar con soluciones tecnológicas modernas.

Bonificación: usar TravelPerk en tu proceso de autorización de los viajes de negocios

¿Sabías que con TravelPerk todo este proceso se puede automatizar por completo? Los suscriptores de nuestro plan Premium pueden beneficiarse de un proceso de autorización de viajes de negocios sencillo y fácil de usar que puede complementar la política de tu empresa y agilizar el flujo de trabajo de tu personal.

No puede funcionar de forma más sencilla. Los miembros de tu equipo pueden enviar sus solicitudes de autorización a través de nuestra plataforma añadiendo los servicios y los gastos de viaje que requieran a su itinerario. Una vez organizados, pueden añadir una carta de solicitud personalizada al itinerario antes de presentar su solicitud formal de aprobación a su jefe. Esta podría ir a la atención del jefe del proyecto, del departamento de RR. HH. o de quien normalmente se encargue de proporcionar a los viajeros una carta de autorización para sus viajes de negocios. El viaje se guardará automáticamente en la sección «Pendiente de autorización» del viajero.

Esto genera automáticamente un correo electrónico de solicitud de TravelPerk que se enviará al autorizador. El correo electrónico contendrá una línea de asunto con la información básica, el itinerario completo, el mensaje personalizado y el coste total con toda la información relevante de facturación.

Si hay algún problema, el autorizador puede rechazar la solicitud adjuntando la justificación. El viajero puede volver a enviar su solicitud de autorización una vez que se hayan realizado los cambios necesarios, como los ajustes presupuestarios. Si todo está bien y se ajusta a la política de viajes de la empresa, se puede autorizar el viaje, lo que generará automáticamente un correo electrónico de autorización que se enviará al viajero. Los pagos requeridos también se realizarán simultáneamente. El viajero también verá que el viaje relacionado con esa solicitud en cuestión pasa a estar «Autorizado».

TravelPerk también te permite gestionar el mismo proceso de autorización a través de Slack. Con la Slack Integration, se notificará al autorizador la solicitud de viaje a través de un mensaje de Slack que contendrá toda la información relevante que hemos descrito anteriormente. Los autorizadores incluso podrán aprobar o rechazar el viaje dentro del propio mensaje.

Atrás quedaron los días en que había que escribir unas incómodas cartas formales para solicitar la autorización de un viaje al jefe, seguidas de unos procesos de autorización y pago que requerían mucho tiempo. El proceso de autorización de viajes de negocios de TravelPerk ofrece a tu equipo una solución centralizada, estandarizada, eficiente y transparente que se puede gestionar directamente desde la bandeja de entrada del correo electrónico o en el espacio de trabajo de Slack.

Conclusión

Si bien el proceso de autorización de viajes de negocios puede parecer abrumador cuando todo se hace manualmente, no tienen por qué seguir siendo así para siempre. Al crear un plan organizado, comunicarlo bien y usar un sistema automatizado y centralizado, puedes cambiar la forma en que tu empresa gestiona los viajes de negocios.

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