„Neben der Zeitersparnis hat mir das Team auch viel Stress erspart. Es war ein gutes Gefühl, die drei an meiner Seite zu wissen!“

Laura Jollit Events ManagerNetcentric

50%
Zeitersparnis
400
Reisen pro Monat
6
Zentrale
Industrie :
Tech
Mitarbeiter:
420
Zentrale :
Zurich

Schnelle Buchung von Geschäftsreisen und zufriedene Reisende

Bei Netcentric, einer Geschäftseinheit von Cognizant Digital Business, handelt es sich um einen Digital Service Provider, der das volle Potenzial der Adobe Experience Cloud ausschöpft und damit die Kundenerfahrung für die weltweit bekanntesten Marken transformiert. Das im Jahr 2012 gegründete Unternehmen betreibt heute 9 Niederlassungen in Europa. Mehr als die Hälfte der Netcentric-Mitarbeiter nutzen das Selbstbuchungs- Tool von TravelPerk regelmäßig.

„Mit TravelPerk haben unsere reisenden Mitarbeiter mehr Kontrolle. Sie müssen nicht auf eine Buchung warten. Sie können Verantwortung übernehmen, Preise vergleichen und selbst eine Entscheidung treffen. Auf Slack gibt es wegen den Buchungen kein großes Hin und Her.“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bei Netcentric

Das große Event

Die alltägliche Reiseplanung ist mit TravelPerk ein Kinderspiel. Aber wie sieht es mit einer Veranstaltung aus, an der mehr als 400 Mitarbeiter, Gäste und Redner aus verschiedenen europäischen Städten teilnehmen? Bei einem großen Event wie diesem ist es nicht sinnvoll, dass die Reisenden ihre Buchungen selbst vornehmen, denn das würde die Kosten in die Höhe treiben. Die Reisenden müssen im Hinblick auf Flüge, andere Transportmittel usw. in kleinere Gruppen aufgeteilt werden. Hier kommen die TravelPerk-Experten für Gruppenbuchungen ins Spiel, die zu diesem Zweck eng mit Laura, der Event Managerin von Netcentric, zusammengearbeitet haben.

„Es war ein ganztägiges Event. Wenn ich mich selbst mit den Busunternehmen und Fluggesellschaften hätte auseinandersetzen müssen, dann hätte ich es nicht geschafft!“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bei Netcentric

Netcentric verfügt über eine Richtlinie und ein bestimmtes Genehmigungsverfahren. Wenn die Kosten für eine Geschäftsreise einen bestimmten Betrag übersteigen, dann ist die Genehmigung durch einen Vorgesetzten erforderlich. Das ist normalerweise der Projektleiter.

Der Support für Gruppenbuchungen hilft gerne

Die meisten Anträge für Gruppenbuchungen können bei TravelPerk von einem Experten alleine abgewickelt werden. Für diese große Veranstaltung stellte TravelPerk jedoch ein kleines Team zusammen, zu dem auch Giacomo, Vincent und Eulalia gehörten. Jollit arbeitete direkt mit den TravelPerk-Spezialisten zusammen, die ihr von Anfang bis Ende bei allen Fragen oder Anliegen telefonisch, per E-Mail oder via Slack zur Seite standen.

„Neben der Zeitersparnis hat mir das Team auch viel Stress erspart. Es war ein gutes Gefühl, die drei an meiner Seite zu wissen!“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator bei Netcentric

„Wir haben gleich zu Anfang ein Typeform-Formular mit den verfügbaren Flügen erstellt und an alle Teilnehmer geschickt“, so Jollit.

Nachdem alle Typeform-Ergebnisse in TravelPerk eingegangen waren, wurden Gruppen zusammengestellt, um so die günstigsten Preise zu finden. Anschließend wurden über TravelPerk alle Flüge, die Flughafentransfers und private Transfers für die Mitarbeiter gebucht. Außerdem kümmerte sich das TravelPerk-Team um die E-Mail-Bestätigungen und den Check-in der Gruppe am Veranstaltungstag.

Die TravelPerk-Spezialisten halfen bei allen Aspekten des Buchungsprozesses – von der Organisation bis hin zur eigentlichen Buchung. Außerdem gelang es ihnen, alles im Rahmen des Budgets abzuwickeln. Es gab eine Kostenobergrenze für die gesamte Veranstaltung, und das Team sorgte dafür, dass die Reisekosten diesen Rahmen nicht überschritten.

Mehr Zeit für die Organisation wichtiger Aspekte

„Wir mussten auch die Busse von den Flughäfen nach Tarragona organisieren. Die Flüge kamen an verschiedenen Tagen, zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Terminals an“, erläutert Jollit. In Zusammenarbeit mit Jollit halfen die TravelPerk-Spezialisten bei der Reisebuchung für die vielen verschiedenen Gruppen und kümmerten sich zusätzlich um Last-Minute-Probleme von Reisenden, die ihren Flug oder Bus verpasst hatten.

Da sich die drei TravelPerk-Spezialisten um die Reisebuchungen kümmerten, hatte Jollit nun mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben rund um die Organisation der Veranstaltung.

„Es war eine ganztägige Veranstaltung. Breakout-Sitzungen und experimentelle Sitzungen waren zu organisieren, ein neues Begrüßungsvideo musste erstellt werden, ich musste mich um das Hotel und den Veranstaltungsort kümmern“, erläutert Jollit.

Die verlorene Kunst, einen erstklassigen Service zu erbringen (und Stress zu verhindern!)

„Neben der Zeitersparnis hat mir das Team auch viel Stress erspart“, so Jollit. Es war ein gutes Gefühl, die drei an meiner Seite zu wissen! Sie haben immer und überall ihr Bestes gegeben.“

Vor allem die schnelle Reaktionszeit und „Nichts ist unmöglich“-Einstellung der TravelPerk-Spezialisten waren beeindruckend. „Zu wissen, dass diese Leute durchweg ihr Bestes geben, war für mich als Veranstaltungsleiterin sehr beruhigend“, so Jollit. „Jedes Mal, wenn ich die TravelPerk-Spezialisten anrief oder ihnen eine Slack-Nachricht schickte, reagierten sie sofort. Das war ein gutes Gefühl.“

Die TravelPerk-Mitarbeiter gaben sich alle Mühe: Sie erkundigten sich bei den Teilnehmern nach notwendigen Informationen und organisierten eigenständig die privaten Transfers und die Unterbringung der VIPs. „Wir hatten absolutes Vertrauen, dass sich die TravelPerk-Mitarbeiter bestens um unsere VIP-Gäste kümmern werden“, so Jollit. „TravelPerk half uns bei der Organisation von privaten Fahrzeugen und bei der Suche nach den günstigsten Preisen.“

Globaler Support von einem globalen Team

„Natürlich gab es hier und da kleine Schwierigkeiten. Das hatte aber nichts mit dem TravelPerk-Team zu tun, sondern lag hauptsächlich an technischen Problemen. Die TravelPerk-Mitarbeiter haben Großartiges geleistet“, so Jollit. „Sie waren zu jedem Zeitpunkt für uns da.“

Einer der größten Vorteile, die TravelPerk bei der Organisation von Geschäftsreisen bietet, ist der Zugang zu weltweitem Support – und das rund um die Uhr. Das kleine, lokale Reisebüro, mit dem Netcentric bislang zusammengearbeitet hatte, bot keinen mehrsprachigen 24-Stunden-Support an. Heute erhalten die Geschäftsreisenden von Netcentric zu jeder Tageszeit Unterstützung in ihrer Muttersprache.

Und das Beste: Die TravelPerk-Spezialisten sind wahre Meister ihres Faches, wenn es um komplexe internationale Reisebuchungen und Managementunterstützung für Veranstaltungen jeder Größenordnung geht!

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