« En plus de nous faire gagner du temps, TravelPerk m’évite beaucoup de stress. C’était tellement agréable de savoir que ces trois personnes étaient là pour moi! »

Laura Jollit Events ManagerNetcentric

50%
Time saved
400
Monthly trips
6
In'tl offices
Industry:
Tech
Employees:
420
Headquarters:
Zurich

Des réservations faciles pour l’entreprise et des voyageurs heureux

Netcentric, une entreprise de Cognizant Digital Business, est un fournisseur de services numériques qui transforme l’expérience client pour les plus grandes marques du monde en exploitant le plein potentiel d’Adobe Experience Cloud. \n\nFondée en 2012, l’entreprise possède actuellement neuf bureaux en Europe, et plus de la moitié de l’équipe de Netcentric utilise la solution de réservation de TravelPerk de manière régulière.

« Nos voyageurs sont plus autonomes avec TravelPerk. Ils n’ont plus à attendre pour effectuer une réservation. Ils peuvent s’en charger, regarder les tarifs et prendre la décision. Les échanges interminables sur Slack pour les réservations, c’est désormais du passé. »

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

Le grand événement

Gérer des voyages standard avec TravelPerk, c’est facile. Mais qu’en est-il dans le cas d’un événement auquel participent plus de 400 employés, invités et intervenants venus de différentes villes d’Europe ? Réserver individuellement aurait été plus coûteux pour un tel événement car il faut grouper certains vols et autres types de voyages pour optimiser les coûts. C’est là qu’interviennent les spécialistes des réservations de groupe de TravelPerk. Ils ont travaillé en étroite collaboration avec Laura, responsable de l’organisation des événements chez Netcentric.

« C’était un événement qui durait toute une journée. Si j’avais dû négocier avec la compagnie d’autobus et les compagnies aériennes moi-même… cela aurait été impossible! »

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

L’entreprise a mis en place une politique et un un système d’approbation, de sorte que si le voyage dépasse un certain montant, l’approbation du responsable (qui est en général le chef de projet) est nécessaire.

L’assistance réservation de groupe à la rescousse

La plupart des demandes de réservation de groupe peuvent être gérées par un seul spécialiste, mais étant donné l’envergure de l’événement, TravelPerk a constitué une petite équipe, incluant Giacomo, Vincent et Eulalia. Laura a travaillé directement avec les spécialistes de TravelPerk, qui étaient joignables par téléphone et par mail, ainsi que via Slack.

« En plus de nous faire gagner du temps, TravelPerk m’évite beaucoup de stress. C’était tellement agréable de savoir que ces trois personnes étaient là pour moi! »

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

« Dès le départ, nous avons créé un questionnaire Typeform que nous avons envoyé à tous nos participants, pour leur indiquer les vols possibles », explique Laura.

TravelPerk a ensuite reçu tous les résultats des questionnaires et les a regroupés pour obtenir les meilleurs tarifs possibles. L’équipe s’est assurée que les vols étaient réservés, ainsi que les transferts à l’aéroport et les transferts privés. Ils ont également géré les e-mails de confirmation et l’arrivée des groupes le jour de l’événement.

Les spécialistes de TravelPerk ont non seulement facilité l’organisation des voyages du début à la fin, mais ils ont aussi réussi à respecter les contraintes de budget. Il y avait un plafond à ne pas dépasser pour l’ensemble de l’événement, et l’équipe a veillé à limiter les frais liés au voyage.

Gagner du temps pour pouvoir se consacrer à l’organisation de l’événement

Nous devions aussi gérer les bus reliant les aéroports à Tarragone, avec des arrivées à des heures, des dates et des terminaux différents », souligne Laura. En collaboration avec Laura, les spécialistes de TravelPerk ont effectué les réservations pour ces différents groupes. Ils ont par ailleurs réglé les problèmes de dernière minute pour les voyageurs qui avaient raté leur vol ou leur bus.

L’aide des trois spécialistes de TravelPerk a permis à Laura de se consacrer à d’autres tâches essentielles pour l’organisation de l’événement.

« C’est un événement qui durait toute une journée. Comme vous pouvez l’imaginer, il y avait plusieurs séances de discussion, des sessions expérimentales, et il fallait aussi créer une nouvelle vidéo d’accueil et gérer l’hôtel et le lieu », explique Laura.

La valeur inestimable de l’excellence du service (et de la gestion du stress !)

« En plus de nous faire gagner du temps, TravelPerk m’évite beaucoup de stress », commente Laura. « C’était tellement agréable de savoir que ces trois personnes étaient là pour moi ! Ils ont fait le maximum à tous les niveaux ! »

Ils se sont vraiment démarqués par leur réactivité et leur attitude positive. « Sentir qu’ils faisaient de leur mieux, cela suffisait déjà à me rassurer en tant qu’organisatrice d’événements ». « À chaque fois que j’appelais ou que j’envoyais un message, j’obtenais une réponse quasi immédiatement. On a le sentiment d’être pris au sérieux. »

L’équipe de TravelPerk a vraiment dépassé nos attentes. Ils ont notamment assuré le suivi auprès des participants pour obtenir toutes les informations nécessaires et ont coordonné directement les transferts privés et l’hébergement avec les VIP. « On pouvait compter sur eux pour traiter directement avec nos invités VIP », note Laura. « TravelPerk nous a aidés à organiser les déplacements en voiture et à négocier un bon prix. »

L’assistance internationale d’une équipe polyglotte

« Nous avons eu quelques petits problèmes ici ou là bien sûr, mais principalement des questions techniques, qui n’avaient pas à voir avec l’équipe de TravelPerk. Ils ont fait un travail fantastique », résume Laura. « Ils se sont montrés disponibles en permanence. »

L’un des plus grands avantages de TravelPerk pour une entreprise est l’accès à une assistance vraiment internationale 24h/24, 7j/7. Auparavant, Netcentric faisait appel à une petite agence locale, qui n’était pas en mesure de fournir une assistance 24h/24 dans plusieurs langues. Aujourd’hui, les employés de Netcentric peuvent bénéficier d’une assistance voyage dans leur langue maternelle à n’importe quelle heure du jour et de la nuit.

Qui plus est, avec TravelPerk, l’entreprise est soutenue par des spécialistes hors pair, capables de gérer des réservations internationales complexes et d’offrir une assistance pour la gestion d’événements de grande envergure.

Qui plus est, avec TravelPerk, l’entreprise est soutenue par des spécialistes hors pair, capables de gérer des réservations internationales complexes et d’offrir une assistance pour la gestion d’événements de grande envergure.

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