"Aparte de ahorrar tiempo, TravelPerk redujo mi carga de estrés. Fue un gran alivio saber que estaban ahí para ayudarme."

Laura Jollit Events ManagerNetcentric

50%
Tiempo ahorrado
400
Viajes mensuales
6
Oficinas int.
Industria:
Tech
Empleados:
420
Oficina central:
Zurich

Fast corporate travel booking and happy travelers

Netcentric, parte de Cognizant Digital Business, es un proveedor de servicios digitales que transforma las experiencias de los clientes para las principales marcas del mundo al aprovechar todo el potencial de Adobe Experience Cloud. Fundada en 2012, actualmente la empresa tiene 9 oficinas en Europa y más de la mitad del equipo de Netcentric se beneficia de la herramienta de autorreserva de TravelPerk de forma habitual.

“Nuestros viajeros tienen más control con TravelPerk. No tienen que esperar para reservar. Se responsabilizan ellos mismos, comparan precios y toman decisiones. No hace falta intercambiar muchos mensajes sobre las reservas en Slack.“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

El gran evento

La gestión de los viajes habituales con TravelPerk funciona muy bien, pero ¿y para un próximo evento con más de 400 empleados, invitados y ponentes, procedentes de distintas ciudades de Europa? Las reservas individuales hubieran aumentado el coste de un evento de tal magnitud, así que decidimos reunir a los viajeros en pequeños grupos para los vuelos y el transporte por tierra, entre otras cosas. Ahí es donde entraron en juego los Especialistas de reservas para grupos de TravelPerk, trabajando conjuntamente con la Directora de eventos de Netcentric, Laura.

“Era un evento que duraba todo el día. Si hubiera tenido que gestionar la empresa de autocares y las aerolíneas yo sola, habría sido imposible.“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

La empresa tiene un flujo de trabajo de aprobación basado en sus políticas que requiere que si el viaje supera una cuantía concreta, debe contar con la autorización de su promotor, que suele ser el director del proyecto.

Asistencia en reservas para grupos

La mayoría de las solicitudes de reservas para grupos de TravelPerk las puede gestionar un solo especialista pero, tratándose de un evento tan grande, TravelPerk creó un pequeño equipo formado por Giacomo, Vincent y Eulalia. Jollit trabajó directamente con los especialistas de TravelPerk, comunicándose con ellos por teléfono, correo electrónico y a través de Slack para resolver consultas y dudas durante todo el proceso.

“Aparte de ahorrar tiempo, TravelPerk redujo mi carga de estrés. Fue un gran alivio saber que estaban ahí para ayudarme.“

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator at Netcentric

“Desde el principio creamos un Typeform que enviamos a todos los asistentes para informarles de las diferentes opciones de vuelos”, explica Jollit.

Posteriormente, TravelPerk recibió todos los resultados del Typeform y los agrupó para obtener los mejores precios y garantizar las reservas de los vuelos, así como los traslados al aeropuerto y los traslados privados. También se encargaron de gestionar los correos de confirmación y la facturación de los grupos el día del evento.

Además de ayudar con la organización y ejecución del proceso de reserva, los especialistas de TravelPerk lograron hacerlo por debajo del presupuesto. Había un límite de gasto para todo el evento y el equipo ayudó a controlar los costes relacionados con los viajes.

Ahorrar tiempo para otras tareas importantes de gestión del evento

“También teníamos que gestionar los autocares desde los aeropuertos a Tarragona, teniendo en cuenta que los vuelos llegaban a distintas horas y terminales, y en fechas diferentes”, comenta Jollit. Trabajando conjuntamente con Jollit, los especialistas de TravelPerk no solo reservaron los viajes de todos los grupos sino que también resolvieron problemas de última hora para algunos viajeros que perdieron sus vuelos o autocares.

Al contar con tres especialistas de TravelPerk ayudándole con las reservas de viajes, Jollit pudo dedicarse a otras tareas esenciales para la gestión del evento.

“Era un evento que duraba todo el día, así que obviamente había varias reuniones separadas, sesiones experimentales, tuvimos que crear un nuevo vídeo de bienvenida, gestionar el hotel y organizar el espacio”, afirma Jollit.

El arte de un servicio excelente (y de la gestión del estrés)

“Aparte de ahorrar tiempo, el equipo redujo mi carga de estrés”, asegura Jollit. “Fue un gran alivio saber que estaban ahí para ayudarme. Se esforzaron al máximo en todo momento”.

Entre los aspectos más destacados, cabe señalar la rapidez de respuesta y su actitud positiva. “Como directora de eventos, me tranquilizaba saber que estaban haciendo todo lo posible”, dice Jollit. “Cada vez que llamaba o enviaba un mensaje de Slack, me respondían rápidamente, lo que hace que te sientas especial”.

El equipo de TravelPerk superó todas las expectativas, proporcionando la información necesaria a los asistentes y coordinando directamente los traslados y alojamientos privados de los VIP. “Incluso dejamos que se comunicaran directamente con los asistentes VIP”, señala Jollit. “TravelPerk nos ayudó a organizar los coches privados y a encontrar un buen precio”.

Asistencia global de un equipo global

“Tuvimos algún problema de poca importancia, principalmente por cuestiones técnicas, nada relacionado con el equipo de TravelPerk. Hicieron un trabajo excelente”, afirma Jollit. “Siempre estaban dispuestos a ayudarnos”.

Una de las mayores ventajas derivadas del uso de TravelPerk para gestionar los viajes corporativos es el acceso a una asistencia global y permanente. El anterior proveedor de viajes de Netcentric, una pequeña agencia local, no podía ofrecer asistencia permanente en varios idiomas. Ahora, los empleados de Netcentric disponen de asistencia en viaje en su propio idioma a cualquier hora del día.

Y lo que es aún mejor, la experiencia de TravelPerk incluye especialistas de talla mundial capaces de gestionar complejas reservas de viaje y la asistencia para eventos de cualquier tamaño.

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