Wie Sie Hotels für Geschäftsreisen zügig buchen

Allzu oft verbringen Geschäftsreisende viel Zeit damit, den richtigen Flug zu finden, nur um dann in aller Eile ihr Hotel zu wählen. Sobald der Flug gesichert ist, lässt sich die Buchung einer Unterkunft bequem aufschieben.

Oder vielleicht haben Sie genügend Zeit, um ein Hotel zu buchen, aber Sie möchten einfach nicht den ganzen Tag damit verbringen.

Die Hotelbuchung für Geschäftsreisen ist nicht kompliziert, aber es steckt mehr dahinter als man denkt, wenn man seine Reise wirklich optimieren will. In diesem Beitrag finden Sie Hinweise und Tipps, um dies einfach und schnell zu erledigen.

1. Verstehen Sie die Prioritäten der Reise

Diesen Monat traf ich auf der NOAH in London einen Geschäftsreisenden, der 240 Tage im Jahr unterwegs ist.

Wenn man so viel von zu Hause weg ist, ist der Ort, an dem man schläft, von Bedeutung. Ein Flugzeug ist ein besserer Bus. Hoffentlich dauert die „Busfahrt“ nur ein paar Stunden, und dann ist man fertig. Man übersteht sie und macht weiter.

Aber Ihre Unterkunft kann einen großen Einfluss auf Ihre Reise haben. Wären Sie lieber in der Nähe der Veranstaltung oder in der Nähe des Stadtzentrums und den Orten des Vergnügens? Benötigen Sie eine Kochnische, um Ihre eigenen Rohkostgerichte zuzubereiten?

Wir haben eine neue Heatmap Funktion, mit der Sie Restaurants, Veranstaltungsorte und Sehenswürdigkeiten als Layer auf der Karte angezeigt bekommen, während Sie nach Hotels suchen.

Unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder jemand anderen buchen, ist es zunächst wichtig, die spezifischen Prioritäten und Präferenzen für diese bestimmte Reise zu verstehen. Dies sollten Sie zuerst tun, dann verschwenden Sie keine Zeit mit Optionen, die nicht optimal darauf zugeschnitten sind.

Choose the accommodation for your trip

Für mich muss ich das Geschäftliche mit dem Privaten verbinden, weil ich so viel reise. Daher freue ich über die Nähe zu Aktivitäten, die meine Frau und mein Baby unternehmen können, wenn sie mich begleiten.

2. Suchen Sie zuerst unter bevorzugten Hotels und Hotels mit vereinbarten Tarifen

Das Durchsuchen einer Liste mit bestimmten Hotels kann den Buchungsprozess erheblich beschleunigen. Ob Sie für sich selbst oder eine andere Person buchen, achten Sie auf folgende Kriterien:

  • Hotels, mit denen das Unternehmen Tarife vereinbart hat
  • Bevorzugte Hotelketten
  • Bevorzugte Hotels in dem jeweiligen Reiseziel

Im Endeffekt haben Sie oder die Reisenden womöglich eine sehr begrenzte Auswahl, was letztlich Zeit spart.

Bei der Buchung mit TravelPerk können die ausgehandelten Raten und bevorzugten Hotels je nach Unternehmen oder Person gespeichert werden. Auf diese Weise sind die Optionen bereits eingegrenzt – ein großer Zeitgewinn.

3. Geben Sie einer guten Verkehrsanbindung den Vorzug vor Ortsnähe

Geschäftsreisende stehen unter Zeitdruck. Schneller Transport zum und vom Büro oder zur Veranstaltung ist ein Muss. Allzu oft wird bei der Reisebuchung die Entfernung zum gewünschten Ort in den Vordergrund gestellt und nicht die Anfahrtszeit.

In wirklich großen und geschäftigen Städten kann ein Spaziergang von 1,5 Kilometern länger dauern als eine 6 Kilometer lange U-Bahn-Fahrt.

Abgesehen davon können Sie ein Hotel in größerer Entfernung vom Stadtzentrum wählen, um mehr für Ihr Geld zu bekommen und sich eine schönere Unterkunft zu einem niedrigeren Preis zu sichern.

Google Maps macht es besonders einfach, nach Hotels in einem bestimmten Umkreis zu suchen und die voraussichtliche Fahrtdauer von U-Bahn, Bus und Auto zu überprüfen.

4. Einhaltung der Richtlinie von Anfang an

Am schnellsten bucht man ein Geschäftshotel, indem man es gleich beim ersten Mal richtig macht. Eine Reiserichtlinie eines Unternehmens kann ein Hotelbudget pro Reise, ein Hotelbudget pro Tag oder ein Hotelbudget, das je nach Stadt variiert, enthalten.

Unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder andere Reisende buchen, befolgen Sie die Unternehmensrichtlinien, um keine zusätzliche Genehmigung zu benötigen.

Ein Überschreiten der Richtlinie ist dann vertretbar, wenn Sie im Rahmen einer sehr beliebten Veranstaltung reisen, die die Hotelpreise in die Höhe treibt, oder wenn die Stadt, in der Sie sich aufhalten, teurer ist, als es die Firmennorm erlaubt. TravelPerk macht den Genehmigungsprozess schnell und einfach, aber man sollte ihn trotzdem vermeiden und sich möglichst an die Unternehmensrichtlinien halten. Unsere Suchfunktion markiert die Hotels innerhalb und außerhalb der Richtlinien farblich, sodass Sie schnell sehen können, welche Angebote abgedeckt sind (und welche nicht).

5. Achten Sie auf Gruppenbuchungen

Steht eine Gruppenreise bevor? Überlegen Sie sich, was für die Gruppe am sinnvollsten ist.

  • Sollten alle im selben Hotel untergebracht sein, um sich den Transfer zur Veranstaltung zu teilen?
  • Sollten alle im gleichen Haus oder in der gleichen Wohnung übernachten, um die Teambildung während der Reise zu fördern?
  • Sollten einige Personen separat untergebracht werden, oder spielt das keine Rolle?

Wenn Geschäftsreisen von einem Vermittler gebucht werden, ist dies die häufigste Unstimmigkeit. Gruppen werden oft getrennt, obwohl eine Gemeinschaftsunterkunft sinnvoller gewesen wäre. Sparen Sie sich den Stress, Buchungen zu stornieren oder zu ändern, indem Sie im Voraus bestimmen, ob die Gruppe zusammenbleiben soll oder nicht.

6. Buchen Sie alternative Unterkünfte (wie Airbnb) richtig!

Alternative Unterkünfte wie Airbnb und Homeaway werden für Geschäftsreisen immer beliebter. Geschäftsreisende mit den Erwartungen von Privatreisenden liegen im Trend.

Sie können sich wie Einheimische in der neuen Stadt fühlen, den perfekten Standort wählen, eine Küche zum Kochen haben und alles was sonst noch dazu beiträgt, dass Sie ein Apartment (oder ein Zimmer in einem Apartment) einem traditionellen Hotel vorziehen.

Ob es sich um ein Haus für eine Gruppenveranstaltung oder eine gemütliche Wohnung für eine lange Soloreise handelt, die Nutzung von Airbnb für geschäftliche Zwecke fängt gerade erst an. Das einzige Problem, das auftaucht, ist das ganze Hin und Her mit dem Vermieter. Gibt es Töpfe und Pfannen in der Küche? Gibt es in jedem Zimmer Fenster? Wie zuverlässig ist das Wi-Fi?

Airbnb, the alternative accommodations

Das Chatten mit potenziellen temporären Vermietern kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Eine schnelle Abhilfe bietet die Buchung bei TravelPerk, eine der wenigen Plattformen, die Airbnb für Sie buchen können, und unsere Reiseberater kümmern sich um die Kommunikation. Das spart viel Zeit.

7. Verzichten Sie auf das Sternbewertungssystem – es ist veraltet.

3-Sterne, 4-Sterne, wen interessiert das? Wenn ich ehrlich bin, übernachte ich lieber in einem 3-Sterne-Hotel mit einem tollen Business Center (eines, das wie eine coole Lounge aussieht und nicht wie ein Zimmer mit Faxgerät) als in einem 4-Sterne-Hotel, dessen Concierge und Hotelpagen mir den Zutritt zu meinem Zimmer nicht in der von mir erwünschten Schnelligkeit gewähren.

Es gibt wichtigere Dinge als die Klassifizierung nach Sternen. Eines davon ist Stil. Trendy oder gemütlich? Ein anderes ist die Größe, und ob eine Küche wichtig ist, und so weiter. Wir haben die Hotelsuchfunktion in TravelPerk überarbeitet, Sie können jetzt nach der Entfernung zum Veranstaltungsort, nach Präferenzen, nach der farblichen Kennzeichnung gemäß den Richtlinien und mehr filtern.

Egal, womit Sie buchen, stellen Sie sicher, dass Sie klare Anforderungen und Präferenzen verwenden und sich nicht auf überholte Einstufungen verlassen, die nur wenig Aufschluss über das Erlebnis geben.

8. Zahlen Sie im Voraus und Sie brauchen keine Rückerstattung

Es belastet die Reisenden sehr, wenn sie ihre Reise vor Ort selbst bezahlen müssen. Das ist ziemlich häufig der Fall, wenn Geschäftsreisende außerhalb der genehmigten Reiseplattform für sich selbst buchen. „Später bezahlen“ klingt vielleicht nett, wenn man einen Urlaub bucht, aber bei Geschäftsreisen ist es weniger lustig.

Viel schneller für alle Beteiligten ist es, wenn das Unternehmen die Rechnung sofort begleichen kann. Auf diese Weise müssen sich die Angestellten nicht mit dem Erstattungsprozess befassen. Außerdem kann kein Angestellter außerhalb der Richtlinie buchen, wenn die Reise im Voraus bezahlt wird.

Mit TravelPerk können Sie Vorkasse leisten, und als zusätzlicher Bonus befinden sich die Rechnungen und Reisedaten an einem Ort. Der schnellste Weg, Geschäftsreisehotels zu buchen, ist, sich über alle Anforderungen im Klaren zu sein und eine Plattform und einen Service zu nutzen, die Ihnen Zeit sparen.