Hotel für Geschäftsreisen buchen – 10 Tipps für die effiziente Buchung

11 Okt 2023 · 9
Häufig verbringen Geschäftsreisende viel Zeit damit, einen passenden Flug zu finden – für eine intensive Suche nach einem geeigneten Hotel bleibt da meist keine Zeit mehr. Vielleicht hätten Sie sogar genügend Kapazitäten, um ein Hotel zu buchen, möchten sich aber nicht mehrere Stunden damit aufhalten.
Die Hotelbuchung für Geschäftsreisen ist nicht kompliziert, oft aber mit mehr Aufwand verbunden, als man denkt. Vor allem, wenn Sie Ihre Reise so angenehm wie möglich gestalten wollen, fließt viel Zeit in den Auswahl- und Entscheidungsprozess für das passende Hotel. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie trotzdem zu einer schnellen Entscheidung kommen und den Buchungsprozess so kurz wie möglich halten. In diesem Beitrag finden Sie zehn Tipps, wie Sie auf schnellem Weg ein Hotel für Geschäftsreisen buchen, das zu Ihren Bedürfnissen passt.

1. Präferenzen kennen

Ihre Unterkunft kann einen großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Reise haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse in Bezug auf Hotels kennen, bevor Sie mit der Buchung loslegen. Je genauer Ihre Vorstellungen sind, desto gezielter können Sie nach entsprechenden Unterkünften suchen. So sparen Sie viel Zeit bei der Hotelsuche.
Stellen Sie sich vorab ein paar Fragen, um Ihre Präferenzen hinsichtlich Hotels herauszufinden. Wollen Sie z. B. möglichst schnell zu Ihren Geschäftsterminen gelangen oder lieber in der Nähe des Stadtzentrums übernachten? Benötigen Sie eine Kochnische? Auf der 
NOAH in London
 sind wir mal einem Geschäftsreisenden begegnet, der 240 Tage im Jahr unterwegs ist. Wenn man so selten zu Hause ist, bekommt der Ort, an dem man schläft, plötzlich eine große Bedeutung. Machen Sie sich deshalb auch klar, inwiefern Ihre Unterkunft für die Geschäftsreise ein Gefühl von Zuhause bieten soll. Möglicherweise verbinden Sie das Business mit Privatem und werden auf der Dienstreise von Ihrer Familie begleitet. In diesem Fall ist es sinnvoll, ein Hotel zu wählen, das sich in der Nähe von Ausflugszielen befindet.
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2. Partner-Hotels wählen

Wenn Sie nur eine überschaubare Liste mit bestimmten Hotels durchsuchen müssen, statt Hunderte von Angeboten zu prüfen, kann das den Buchungsprozess erheblich beschleunigen. Achten Sie dabei auf folgende Kriterien:
  • Hotels, mit denen Ihr Unternehmen oder
    Geschäftsreiseanbieter
    Tarife vereinbart hat
  • Bevorzugte Hotelketten
  • Bevorzugte Hotels am Zielort
Wenn Sie die
Buchung der Unterkunft über TravelPerk
abwickeln, können Sie nach ausgehandelten TravelPerk-Tarifen filtern und bevorzugte Hotelketten je nach Unternehmen oder Person speichern. Auf diese Weise sind die Optionen bereits eingegrenzt – ein großer Zeitgewinn.
Gut zu wissen: In ausgehandelten Business-Tarifen ist das Frühstück meist inbegriffen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Übernachtungskosten besser kalkulieren können und schon für die spätere
Reisekostenabrechnung
parat haben. Beachten Sie aber, dass die
Verpflegungspauschale
geringer ausfällt, wenn das Frühstück bereits in den Übernachtungskosten enthalten ist.

3. Business-Angebote nutzen

Ob Sie ein Hotel geschäftlich oder privat nutzen, macht einen Unterschied. Auf einer Dienstreise haben Sie in der Regel andere Ansprüche an ein Zimmer als im Urlaub. Es ist deshalb sinnvoll, sich nach Hotels mit speziellen Business-Angeboten umzusehen. Neben günstigen Tarifen für Unternehmen und Bonusprogrammen für Geschäftsreisende bieten Business-Hotels oft speziell ausgestattete Zimmer: Hier dürfen Sie in der Regel einen Schreibtisch, einen zusätzlichen Sitzplatz sowie schnelles WLAN erwarten. Möglicherweise wird sogar ein Bügelservice für Ihr Business-Outfit angeboten.
Darüber hinaus können Sie bei vielen Hotels für Geschäftsreisen kurzfristig und kostenlos stornieren. Da z. B. ein
Flugausfall wegen Streik
oder Unwetter, sowie Probleme mit der Bahn keine Seltenheit sind, kommt dieser Service Reisenden sehr entgegen. Darüber hinaus können sich Ihre Pläne für die Geschäftsreise kurzfristig ändern. Bei TravelPerk können Sie während Ihrer Hotelsuche nach Hotels mit kostenloser Stornierung filtern und sich Hotels anzeigen lassen, die spezielle Extras bieten. Auf diese Weise gelangen Sie schneller zu Ihrem Wunsch-Hotel. Unsere Funktion
FlexiPerk
sorgt außerdem dafür, dass Sie Ihr Zimmer bis zu zwei Stunden vor Ankunft stornieren können und 80 % der Kosten erstattet bekommen.

4. Gute Verkehrsanbindung vs. Ortsnähe

Hotel Geschaftsreisen Verkehrsanbindung
Geschäftsreisende stehen oft unter Zeitdruck. Ein schneller Transport vom Hotel zu Geschäftsterminen ist deshalb ein Muss. Ein beliebter Fehler hierbei: Viele bevorzugen bei der Reisebuchung eine kürzere Entfernung zum Zielort, aber berücksichtigen dabei nicht die tatsächliche Anfahrtszeit und die Verkehrsanbindung. In einer belebten Großstadt kann ein Spaziergang von 1,5 Kilometern nämlich länger dauern als eine 6 Kilometer lange U-Bahn-Fahrt. Prüfen Sie deshalb die Verkehrsanbindung, bevor Sie sich für ein Hotel entscheiden.
Abgesehen davon können Sie bei Hotels mit größerer Entfernung zur Innenstadt ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erwarten, weil Sie nicht zusätzlich für die Lage bezahlen.

5. Reiserichtlinien einhalten

Am schnellsten buchen Sie ein Geschäftshotel, wenn Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine
Reiserichtlinie
verwenden, enthält diese entweder ein Hotelbudget je Reise, je Übernachtung oder je nach Stadt. Damit Sie möglichst schnell durch den Buchungsprozess kommen, sollten Sie nur Hotels suchen, die im vorgegebenen Budget liegen. Andernfalls benötigen Sie unter Umständen eine zusätzliche Genehmigung, oder Sie erhalten – bei einer automatisierten Reiserichtlinie – eine Fehlermeldung und müssen von vorn beginnen. All das raubt Zeit und verlängert den Buchungsprozess unnötig.
Ein Überschreiten des laut Richtlinie zulässigen Budgets ist dann vertretbar, wenn Sie zu einer sehr beliebten Veranstaltung reisen, die die Hotelpreise in die Höhe treibt, oder wenn die Stadt, in der Sie sich aufhalten, teurer ist, als die Firmennorm erlaubt.
Tipp: Bei TravelPerk kann Ihr Unternehmen die Reiserichtlinie hinterlegen, sodass Budgetgrenzen automatisch festgelegt sind. So können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen sich während der Hotelsuche ausschließlich richtlinienkonforme Optionen anzeigen lassen.
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6. Gruppenbuchungen vereinfachen

Steht eine Gruppenreise bevor? Um auch die
Gruppenbuchung
zu beschleunigen, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, was für Ihre Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen am sinnvollsten ist:
  • Sollten alle im selben Hotel untergebracht sein, um sich den Transfer zu Geschäftsterminen zu teilen?
  • Sollten alle im gleichen Haus oder in der gleichen Wohnung übernachten, um das Teambuilding während der Reise zu fördern?
  • Sollten oder möchten einige Personen separat untergebracht werden?
Wenn sich Dritte um das Reisemanagement kümmern und die Geschäftsreisen buchen, entstehen bei solchen Fragen zur Unterbringung die häufigsten Unstimmigkeiten. Gruppen werden oft getrennt, obwohl eine Gemeinschaftsunterkunft sinnvoller gewesen wäre. Sparen Sie sich den Stress, Buchungen stornieren oder ändern zu müssen, indem Sie im Voraus bestimmen, ob die Gruppe zusammenbleiben soll oder nicht.

7. Zeit sparen beim Buchen alternativer Unterkünfte

Alternative Unterkünfte wie
Airbnb for Work
oder Homeaway werden für Geschäftsreisen immer beliebter, weil die Erwartungen von Geschäftsreisenden zunehmend denen von Privatreisenden ähneln. Gegenüber anonymen Hotelzimmern haben private Unterkünfte entscheidende Vorteile:
  • Reisende können sich in einer fremden Stadt wie Einheimische fühlen
  • Sie können den perfekten Standort wählen
  • Ihnen stehen eine Küche und Wohnräume zur Verfügung
Ob es sich um ein Haus für eine
Firmenveranstaltung
oder eine gemütliche Wohnung für eine lange Soloreise handelt – Geschäftsreisende beginnen gerade erst, Airbnb für sich zu entdecken. Das einzige Problem ist das Hin und Her mit den Vermietenden: Gibt es Töpfe und Pfannen in der Küche? Gibt es in jedem Zimmer Fenster? Wie zuverlässig ist das WLAN? Und so weiter … Das Chatten mit potenziellen temporären Vermietern kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Tipp: Buchen Sie Ihr Airbnb über TravelPerk – eine der wenigen Plattformen für Geschäftsreisen, auf denen das möglich ist. Unsere Reiseberater:innen kümmern sich um die Kommunikation mit den Vermieter:innen, sodass Sie bei der Buchung Zeit sparen.

8. Business- vs. Sterne-Hotels

Legen Sie auf einer Dienstreise Wert auf eine Übernachtung im gehobenen Sterne-Hotel, oder bevorzugen Sie Business-Hotels? Fällt Ihre Wahl auf Vier- oder Fünf-Sterne-Hotels, sollten Sie bei allem Luxus bedenken, dass diese oft nicht optimal auf Geschäftsreisende ausgelegt sind. Während Sie in einem Sterne-Hotel zwar viele Annehmlichkeiten haben, steht Ihnen in einem Hotel für Geschäftsreisen möglicherweise ein Business Center zur Verfügung, in dem Sie ungestört arbeiten können.
Entscheiden Sie sich also im Vorfeld für eine der beiden Optionen und filtern Sie bei Ihrer Hotelsuche über TravelPerk die Suchergebnisse nach der Sterne-Wertung. Auf diese Weise gelangen Sie unkompliziert zu Ihrem gewünschten Ergebnis und können sich schnell für ein Hotel entscheiden.

9. Hotelrechnung im Voraus begleichen

Wenn Mitarbeiter:innen auf Dienstreise die Hotelrechnung vor Ort selbst begleichen müssen, verlieren sie dabei wertvolle Zeit – vor allem, wenn die Rechnung fehlerhaft ist und korrigiert werden muss.Schneller geht es, wenn das Unternehmen die Rechnung sofort begleicht. Auf diese Weise müssen sich die Angestellten nicht mit dem Erstattungsprozess befassen. Mit TravelPerk können Sie die Hotelrechnung im Voraus bezahlen und haben sämtliche Rechnungen und Reisedaten an einem Ort. Der schnellste Weg, Hotels für Geschäftsreisen zu buchen, ist, sich über alle Anforderungen und Präferenzen im Klaren zu sein und ein Buchungstool zu nutzen, mit dem Sie Zeit sparen.

10. Buchungstool nutzen

Wollen Sie ein Hotel für Geschäftsreisen buchen, ist eine
Dienstreise-App
wie TravelPerk der einfachste Weg. Hier können Sie neben Unterkünften auch Flüge, Mietwagen oder Zugverbindungen buchen. Arbeitgeber können ihre Reiserichtlinie in der App hinterlegen, sodass Buchungen immer mit dem festgesetzten Budget konform gehen. TravelPerk bietet darüber hinaus eine Reihe von
Dienstleistungen
für Ihr Reisemanagement, wie einen 24/7-Kundenservice, Gruppenbuchungen, die Organisation von Firmenveranstaltungen u. v. m.
Lehnen Sie sich bei der Hotelbuchung zurück und finden Sie mit einer effizienten All-in-One-Lösung das passende Hotel für Ihre Geschäftsreise!
Fordern Sie eine Demo von TravelPerk an, um zu sehen, wie Sie noch heute bei Unterkünften für Geschäftsreisen Geld sparen können.

FAQ – häufige Fragen zu Hotels für Geschäftsreisen

Wann muss der Arbeitgeber ein Hotel bezahlen?
Hat der Arbeitgeber die Geschäftsreise veranlasst, muss er die Kosten dafür tragen. Dazu zählen vor allem Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Verpflegungskosten. Entweder übernimmt der Arbeitgeber die Kosten von vornherein oder erstattet diese rückwirkend. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Sind Hotelkosten Reisekosten?
Hotelkosten bzw. Übernachtungskosten zählen genauso wie der Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten zu den Reisekosten einer Dienstreise. Sämtliche Reisekosten werden nach der Dienstreise in einer Reisekostenabrechnung aufgeführt. Am einfachsten geht das mit einem
Tool für Geschäftsreisen
, in dem Sie sämtliche Belege verwalten können.
Kann man Hotelkosten absetzen?
Sofern Hotelkosten für eine Geschäftsreise nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten, können diese nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden.
Welche Reisekosten kann der Arbeitgeber erstatten?
Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen:
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Damit der Arbeitgeber die Reisekosten für die Geschäftsreise erstatten kann, sollten Sie sämtliche Belege sammeln und mit der Reisekostenabrechnung einreichen.
Wer zahlt Essen auf Geschäftsreise?
Dauert die Geschäftsreise mindestens acht Stunden, werden Kosten für die Verpflegung durch die
Verpflegungspauschale
abgegolten. Die zahlt entweder der Arbeitgeber oder das Finanzamt. Zusätzlich kann der Arbeitgeber freiwillig für Essen aufkommen, das über den normalen Verpflegungsmehraufwand hinausgeht.
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