5 Schritte, um Ihr Reisemanagement zu verbessern

Wenn Sie im Rahmen Ihrer tagtäglichen Arbeit Geschäftsreisen organisieren, ist Ihnen dieses Szenario wahrscheinlich bestens bekannt: jede Woche Dutzende E-Mails mit Reiseanfragen, Fragen zu Reiserouten, Probleme beim Buchen von Flügen, Änderungen in letzter Minute, Stornierungen und eine ganze Reihe von Komplikationen bei der Planung, insbesondere bei Gruppenbuchungen.

Warum verbannen Sie das Reisemanagement nicht komplett aus Ihrem E-Mail-Posteingang, anstatt diese Flut an E-Mails zu beantworten (und dabei zu riskieren, etwas zu übersehen oder Sitzplatzbuchungen zu verpassen, weil Sie die E-Mail nicht schnell genug finden konnten)?

Warum verfolgen Sie Reisen nicht einfach in einem Tool nach? Sie sehen dabei, welche Reisen gebucht und abgeschlossen werden müssen, welche Reisen derzeit stattfinden, welche vergangen sind, welche Teammitglieder gerade auf Geschäftsreise sind und noch vieles mehr.

Das hört sich doch nach einer viel besseren Art und Weise an, Geschäftsreisen zu verwalten, oder? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihren Reisemanagementprozess in 5 Schritten verbessern können.

Diese Prioritäten und Bedenken sind einfach unumgänglich. Je nachdem, wie Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen getätigt werden, sind vielleicht noch weitere Faktoren zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihren Managementprozess für Geschäftsreisen ändern, beginnen Sie zuerst damit, all diese Faktoren detailliert aufzulisten.

Wir haben für Sie eine

Vorlage

erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Geschäftsreisende lieben es, wenn sie ihre Reisen selbst buchen können – insbesondere wenn sie die Unternehmensrichtlinien nicht doppelt und dreifach überprüfen müssen. Warum ist das so? Nun, dafür gibt es viele Gründe:

Wenn Reisende selbst buchen können, sparen sie letztendlich ihre eigene Zeit sowie die Zeit des Administrators und bekommen die gewünschten Optionen innerhalb des festgelegten Reisebudgets.

Verwenden Sie eine Buchungsplattform, über die Reisende

automatisch innerhalb der Richtlinien buchen können

oder auf der sie gewünschte Reisen speichern können, die der Administrator erst freigeben muss, um mehr Kontrolle zu erhalten. Dadurch können Büroleiter oder Reisemanager auf der Plattform überprüfen, welche angefragten Buchungen noch nicht abgeschlossen sind. So sind keine E-Mails mehr nötig!

Manche Unternehmen möchten überhaupt nicht streng sein und erlauben Mitarbeitern, bei Bedarf außerhalb der Richtlinie zu buchen, wobei sie den Administrator nur kurz benachrichtigen müssen. Dann gibt es wiederum Unternehmen (hauptsächlich in traditionellen Branchen), die Buchungen außerhalb der Richtlinie rigoros verbieten. Solche Buchungen müssen dann vom Administrator (ähnlich wie von einem Reisebüro) für den Reisenden gebucht werden.

Ihre Buchungsplattform sollte all diese Möglichkeiten bieten, damit Sie es an Ihre Unternehmenskultur und die Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Eine granulare Reiserichtlinie und ein flexibler Freigabeprozess sind äußerst wichtig für ein funktionierendes Reiseprogramm – Sie müssen dabei die beste Balance für Ihr Unternehmen finden, die Daten haben, die für eine Verbesserung nötig sind, und sicherstellen, dass Ihre Plattform all das reibungslos zulässt.

Es empfiehlt sich, die

Reiserichtlinien

regelmäßig anhand der in Ihrem Buchungstool gesammelten Daten zu überprüfen, damit Sie wissen, wie gut Ihre Richtlinie eingehalten wird. Wenn zu viele Buchungen angefragt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen, oder sich die Art der Reisen grundlegend geändert hat (z. B. wenn eine neue Niederlassung eröffnet wird), dann sollten sowohl Ihre schriftliche Reiserichtlinie als auch die in die Buchungsplattform integrierte Richtlinie angepasst werden.

Die Verantwortung für diese akuten Probleme macht das Reisemanagement weder für Sie noch für die Reisenden zum Vergnügen. Vielleicht zögern die Reisenden, Sie zu kontaktieren, und erhalten so nicht die benötigte Hilfe, oder sie sind auf der anderen Seite frustriert, wenn Sie an einem Sonntagnachmittag nicht antworten.

Umgehen Sie all dies, indem Sie Geschäftsreisenden eine direkte Unterstützungsmöglichkeit geben. Häufig arbeiten Unternehmen dazu mit einem Reisebüro zusammen – doch das hat wiederum den Nachteil, dass die Reisenden nicht selbst buchen können. Stattdessen ist wieder ein Mittelsmann für die Buchung nötig.

Es ist jedoch möglich, den Support für Reisende auszulagern, ohne auf die selbstständige Buchungsmöglichkeit zu verzichten. Nutzen Sie eine Buchungsplattform, die rund um die Uhr hochwertigen Support für Reisen bietet, sodass Sie (und Ihre Reisenden) erleichtert aufatmen können. Leider bietet die überwiegende Mehrheit an veralteten Buchungstools, Reisebüros und Reisemanagementunternehmen nur einen sehr schlechten Kundendienst, der noch dazu an externe Firmen oder Bots ausgelagert wurde. Suchen Sie daher nach einem Tool, das in die Schulung interner Supportmitarbeiter investiert hat, die rund um die Uhr verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden jederzeit die benötigten Kontaktinformationen zur Hand haben.

Ein CFO oder Finanzmanager kennt vielleicht die genauen Reisekosten von vor drei Monaten, weiß aber nicht, was aktuell los ist. Eine verzwickte Lage!

Es ist nämlich gar nicht gut, den aktuellen Status Ihrer Reisekosten nicht zu kennen.

Das Finanzteam kann so nämlich keine sofortigen Budgetentscheidungen treffen und ist immer auf Aufholjagd, um die Kosten im Nachhinein zu senken.

Reisebüros oder Reisemanagementunternehmen senden Ihnen zwar monatliche Berichte, aber ohne die Möglichkeit, sich jederzeit sofort einzuloggen und die Ausgaben zu überprüfen, tappt das Finanzteam immer im Dunkeln. Durch einen sofortigen Einblick in die Reiseorganisation kann das Finanzteam nicht nur die Ausgaben besser verfolgen, sondern auch bei Rückerstattungsverfahren helfen und genaue, umsetzbare Spesenabrechnungen erstellen, die dann als Grundlage für Ihr zukünftiges Reisebudget dienen können.

Natürlich sind monatliche und vierteljährliche Reiseabrechnungen trotzdem wichtig. Die Finanz- und Managementteams möchten die Auswirkungen und den Wert verschiedener Reisen und des Programms an sich überprüfen.

Sofortige Sichtbarkeit ist nicht der einzige Faktor, der fundierte Finanzentscheidungen ermöglicht. Auch granulare Daten sind sehr wichtig. Wenn die Ausgaben nicht nach Projekt, Team, Niederlassung usw. aufgeschlüsselt werden, können Reiseausgaben-KPIs nicht mehr verwaltet werden.

Melden Sie sich bei TravelPerk an

, um Geschäftsreisen einfach an einem Ort zu buchen und zu verwalten. Mit unserer Lösung können Ihre Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen und erhalten rund um die Uhr Unterstützung.

Geschäftsreisen werden wiederkommen, nur in einer etwas anderen Form als zuvor. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Geschäftsreisen während der COVID-Pandemie und in der Welt nach COVID einschätzen.