Wie wählen Sie das beste Online-Reisebuchungstools aus und auf welche Dinge sollten Sie achten?

Wenn Sie häufig auf Geschäftsreisen gehen oder als Reisemanager in Ihrem Unternehmen arbeiten, nutzen Sie sehr wahrscheinlich ein Online-Buchungstool, um Geschäftsreisen zu buchen. Allerdings sind nicht alle Online-Buchungstools gleich und einige Buchungslösungen sind besser für Ihr Unternehmen geeignet als andere.

Welche verschiedenen Arten von Online-Reservierungstools gibt es und welche Vorteile bietet moderne Reisetechnologie? Welche Funktionen sind nützlich und welche Fallstricke sollten Sie vermeiden, wenn Sie nach dem richtigen Online-Buchungstool für Ihr Unternehmen suchen?

Welche Arten von Online-Buchungstools gibt es?

1. Direktbuchung

Das naheliegendste Online-Buchungstool sind die Reservierungssysteme, die viele Reiseanbieter wie Hotels, Fluggesellschaften, Bahnunternehmen und Mietwagenunternehmen online für ihre Kunden anbieten, damit diese die gewünschte Dienstleistung selbst buchen können.

2. Buchungstools für Geschäftsreisen

Buchungstools für Geschäftsreisen sind für Personen am nützlichsten, die häufig auf Geschäftsreisen gehen. Tools wie TravelPerk wurden speziell für Unternehmen entwickelt und zielen darauf ab, den Workflow der Nutzer von der Buchung über die Spesenabrechnung bis hin zur Erstellung von Berichten zu optimieren.

3. Reisevermittler

Ein Reisevermittler bucht die unterschiedlichsten Elemente einer Reise wie Flüge, Hotelaufenthalte und Mietwagen und verkauft diese dann an Reisende weiter, die nach solchen Arrangements suchen. Das bekannteste Beispiel für eine Online-Buchungsplattform, die als Reisevermittler auftritt, ist Expedia.

4. Reisebüros

Booking.com ist vielleicht das bekannteste Online-Reisebüro. Ähnliche wie Reisemanagementunternehmen nehmen Online-Reisebüros die Anfrage eines Kunden entgegen und bieten diesem dann unterschiedliche Optionen aus ihrem Inventar an Reiseprodukten.

5. Aggregator-Websites

Der große Unterschied von Aggregatoren zu anderen Lösungen ist, dass sie keine eigenen Verträge für Reisedienste haben. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Suchmaschinen, die anhand der eingegebenen Parameter Informationen von unterschiedlichsten Websites heranziehen. Eine Buchungsengine wie zum Beispiel Kayak.com durchsucht Hunderte von anderen Reiseanbietern, um Ihnen Hoteloptionen für Ihre Geschäftsreise nach London anzuzeigen.

Welche Vorteile haben Online-Buchungstools bei der Planung von Geschäftsreisen?

Sie tragen zur Verbesserung der Compliance bei.

Wenn Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie in ein Online-Buchungstool integrieren können, wird es natürlich einfacher, diese auch einzuhalten. Reisemanager können ganz einfach die Grenzen ihrer Richtlinien definieren und automatisierte Systeme für die Freigabe von Reisen sowie entsprechende Ausnahmen einrichten.

So verschwinden Reiserichtlinien nicht mehr in den Untiefen diverser Posteingänge, sondern informieren Reisende direkt im Buchungsprozess über die verfügbaren Optionen. So wird nicht nur Zeit eingespart. Es bedeutet auch, dass Mitarbeiter ihre Reisebuchungen selbstständig und mit dem guten Gewissen, innerhalb der Richtlinien zu agieren, buchen können.

Sie geben Reisenden mehr Flexibilität.

In einem Unternehmen gibt es viele variable Aspekte, insbesondere im Hinblick auf Geschäftsreisen. Besprechungen werden abgesagt oder es gibt einen Notfall im Büro, und schon müssen Sie Ihre Reise abbrechen. Wir wissen, dass es zahlreiche Gründe gibt, warum Geschäftsreisen flexibel sein müssen.

Benutzer unserer FlexiPerk-Option können daher Hotels und Transportoptionen wählen, bei denen sie sicher sein können, im Falle von Planänderungen stornieren zu können.

Sie erhöhen die Zufriedenheit von Geschäftsreisenden.

Es ist eine enorme Herausforderung, das gesamte Geschäftsreiseprogramm eines Unternehmens zu verwalten und es ist nahezu unmöglich, über alle Profile aller Reisenden auf dem Laufenden zu bleiben. Durch Online-Buchungstools haben Geschäftsreisende viel mehr Autonomie über ihre Reisearrangements.

Sie können beispielsweise die Unterkünfte auswählen, die ihren Vorlieben entsprechen, wodurch sich die Reiseerfahrung erheblich verbessern kann. Mit der Aussicht auf ein gutes Fitnessstudio oder einen garantierten Sitz am Gang begeben sich Ihre Mitarbeiter mit der richtigen Einstellung auf eine erfolgreiche Geschäftsreise.

Sie helfen dabei, CO₂-Emissionen einfacher zu verringern.

Nachhaltigkeit wird auch in Zukunft ein wichtiges Thema bei Geschäftsreisen sein. Insbesondere jüngere Mitarbeiter entscheiden sich lieber für Unternehmen, denen die Zukunft unseres Planeten am Herzen liegt. Firmen, die ernsthaft daran interessiert sind, die CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen zu reduzieren, werden die Früchte dieser Bestrebungen auf verschiedene Weise ernten. Gute Online-Buchungstools helfen Ihnen dabei, die Umweltauswirkungen zu verringern.

Mit unserer GreenPerk-Lösung können Sie die Emissionen Ihrer Geschäftsreisenden nachverfolgen und dadurch Ihre Ziele einfacher erreichen und Anreize für Ihre Teams schaffen. Unser System bietet außerdem während des Buchungsprozesses Möglichkeiten zur CO₂-Einsparung an, sodass Reisende einfacher die umweltfreundlicheren Optionen auswählen können.

Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Geschäftsreisenden zu schützen.

Als Unternehmen ist es für Sie wichtig, Ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber dem Team nachzukommen. COVID-19 hat uns gezeigt, wie schnell sich Umstände ändern können und wie wichtig es ist, insbesondere bei Reisen die aktuellsten Sicherheitsvorschriften einzuhalten.

Durch die Dienstleistungen eines Online-Buchungstools behalten auch vielbeschäftigte Reisemanager den Überblick über die vielen Reisepläne, mit denen sie gleichzeitig arbeiten. Die mobile TravelPerk-App umfasst beispielswiese TravelCare, eine Lösung, durch die Reisende und Reisemanager Sicherheitsbenachrichtigungen in Echtzeit erhalten – und das sowohl während der Buchung, vor der Reise als auch unterwegs.

Sie sparen Ihnen Zeit und Geld.

Denken Sie nur an die Zeit, die Sie sparen könnten, wenn Sie den Reisebuchungsprozess für Ihre Geschäftsreisenden optimieren könnten, die Rechnungslegung vereinfachen würden und keine manuellen Berichte mehr erstellen müssten. Ein gutes Online-Buchungstool unterstützt Sie bei all dem.

Zudem sparen Unternehmen, die ein Online-Buchungstool nutzen, dank der strikteren Einhaltung der Reiserichtlinien unglaubliche 20 % ihrer jährlichen Reiseausgaben ein. Mit TravelPerk und unserem Mehrwertsteuer-Rückerstattungssystem sparen Sie weitere 20 %, indem Sie Spesenabrechnungen erstellen, über die Sie vom Finanzamt Steuern zurückholen können und so Ihre Freibeträge optimal nutzen können.

Welche Funktionen sollte ein gutes Buchungstool für Geschäftsreisen haben?

Einfache Bedienung

Ein Online-Buchungstool sollte die Buchung von Reisen übersichtlicher und weniger stressig gestalten – und nicht Frust und Kopfschmerzen verursachen! Damit Ihr Unternehmen die Vorteile des Online-Buchungstools auch wirklich nutzen kann, müssen die Funktionen für alle Teammitglieder, die sie nutzen, klar und einfach verständlich sein.

Anpassungsfähigkeit

Um das Online-Buchungstool Ihrer Wahl optimal zu nutzen, müssen Sie es an die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Ein wichtiger Punkt ist die Integration Ihrer Reiserichtlinie. Dadurch stellen Sie sicher, dass sie auch wirklich eingehalten wird, und bieten Ihren Geschäftsreisenden eine nahtlose Erfahrung.

Großartiger Kundendienst

Die besten Online-Buchungssysteme sind jene, hinter denen ein großartiger Kundendienst steht, der alle Fragen beantwortet und bei komplexeren Arrangements behilflich ist. Unsere Support-Mitarbeiter bei TravelPerk sind rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr innerhalb von nur 15 Sekunden für Sie da.

Stehen Sie vor der schwierigen Aufgabe, einen außergewöhnlichen Veranstaltungsort für ein wichtiges Meeting zu finden? Premium- und Pro-Nutzer können für solche besonderen Details die Dienste unseres Concierge-Teams in Anspruch nehmen.

Berichterstellung

Mit dem richtigen Online-Buchungstools gehört die manuelle Berichterstellung der Vergangenheit an. Mit TravelPerk können Reise- und Finanzmanager einfach auf konsolidierte Berichte zugreifen und die Reisedaten nach Team, Mitarbeiter oder Projekt analysieren. Für jede Geschäftsreise fallen unterschiedliche geschätzte Reisekosten an. Daher haben wir unsere Plattform so konzipiert, dass Sie dank Berichten in Echtzeit die Budgets für Ihr Team dynamischer und genauer festlegen können.

Nahtlose Integration

Wie bereits erwähnt, wurden Geschäftsreiseplattformen für Unternehmen entwickelt. Es gibt jedoch je nach Art der Lösung, für die Sie sich entscheiden, unterschiedliche Automatisierungs- und Integrationsstufen. Einige Anbieter wie TravelPerk optimieren von der Buchung über das Reisemanagement bis hin zur Rechnungsstellung, Berichterstellung und Mehrwertsteuer-Rückerstattung alle Aspekte Ihrer Geschäftsreisen.

Das ist aber nicht immer der Fall. Andere Online-Buchungstools bieten weniger Funktionen oder benötigen zusätzliche Systeme, wodurch Ihrem Unternehmen unnötige Kosten und Komplikationen entstehen.

Was sollten Sie bei der Auswahl eines Online-Buchungstools für Ihr Geschäftsreisemanagement vermeiden?

Ein Online-Buchungstools mit veralteter oder komplexer Benutzeroberfläche.

Nichts ist für Ihr Team abschreckender als eine klobige Benutzeroberfläche! Wenn Ihr Online-Buchungstool schwierig oder zeitaufwändig zu nutzen ist, werden Ihre Geschäftsreisenden am Ende wieder anderswo buchen. Dadurch wird nicht nur Ihr Online-Buchungstool überflüssig, sondern es entstehen zusätzliche Arbeit und zusätzlicher Stress für Reisemanager und Finanzteams, die dann fehlende Rechnungen oder Reisepläne mühsam aufstöbern müssen.

Ein Online-Buchungstool mit bescheidenem Inventar.

Ein Online-Buchungstool ist nur so gut wie das darin enthaltene Angebot. Ähnliches gilt für Reisebüros oder Concierge-Dienste. Ein Online-Buchungstool ist dazu da, dass Sie großartige Angebote für Geschäftsreisen finden und Ihnen stundenlanges Scrollen durch die Inserate verschiedener Anbieter erspart wird. Wenn Ihr Online-Buchungstool keine beeindruckenden Vorzugstarife verhandelt hat, ist es seinen Preis wahrscheinlich nicht wert.

Wir bei TravelPerk sind stolz darauf, das umfassendste Reiseinventar der Welt zu bieten. So können Sie immer sicher sein, dass Sie den besten Preis für Ihre Geschäftsreise erhalten.

Ein Online-Buchungstool ohne persönlichen Support.

Geschäftsreisen können eine intensive Angelegenheit sein. Geschäftsreisende sind oft sehr beschäftigt und Pläne können sich ändern. Wenn Sie auf einer geschäftlichen Reise Unterstützung benötigen, möchten Sie nur zwei Dinge: schnelle Unterstützung und einen persönlichen Ansprechpartner.

Im Rahmen Ihrer Sorgfaltspflicht als Unternehmen sollten Sie sicherstellen, dass der Kundensupport Ihres Online-Buchungstools nicht aus Robotern und Bots besteht und nicht auf bestimmte Zeiten beschränkt ist. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass ihnen jederzeit rascher und kompetenter Support zur Seite steht, können sie sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Ein Online-Buchungstool, für das weitere Anwendungen erforderlich sind.

Wie bereits erwähnt können Sie mit richtig guten Online-Buchungstools die anfallenden Aufgaben – wie Spesenabrechnung und die Erstellung von Berichten – auf einer Plattform erledigen. Andere Lösungen erfordern jedoch zusätzliche Software, um diese Funktionen anbieten zu können. Setzen Sie von Anfang an auf ein umfassendes Online-Buchungstool und sparen Sie so Stress und Kosten – dann kommt der Erfolg von ganz alleine.

Ein Online-Buchungstool, das universell für alle passen soll.

Keine zwei Unternehmen sind gleich und jedes Unternehmen wird einen ganz anderen Ansatz im Hinblick auf Geschäftsreisen verfolgen. Wenn Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie nicht in das Online-Buchungstool integrieren können, werden Sie diese Technologie niemals optimal nutzen können.

Wie bereits erläutert, hat ein Reisebuchungssystem, das Sie individuell anpassen können, enorme Auswirkungen auf Ihre Compliance-Raten und in weiterer Folge auf Ihre Reisekosten. Mit der einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche von TravelPerk können Sie Ihre eigenen Geschäftsreiserichtlinien integrieren oder diese sogar innerhalb von Minuten von Grund auf neu erstellen.

Was sind die 5 besten Online-Buchungstools für Geschäftsreisen?

1. TravelPerk

Mit der weltweit größten Auswahl an Flügen, Unterkünften und Transportmöglichkeiten findet TravelPerk in Minutenschnelle die besten Tarife in der Branche. Neben unschlagbaren Preisen für Ihre Geschäftsreisen bietet diese Reisemanagementlösung eine Vielzahl an Integrationen, um die Buchung von Geschäftsreisen zu optimieren, die Sicherheit der Reisenden durch Support rund um die Uhr mit persönlicher Betreuung zu gewährleisten und Berichte zu Reisekosten zu erstellen.

Hauptfunktionen von TravelPerk

• Durch die FlexiPerk-Funktion können Geschäftsreisende ihre Pläne bis zu zwei Stunden vor Abreise stornieren und erhalten zumindest 80 % der Kosten zurückerstattet, ohne dass eine Begründung angegeben werden muss.
• Die Verwaltung von Reiseausgaben wird durch nahtlose Rechnungsstellung, einfache Erstellung von Berichterstattung sowie durch die Mehrwertsteuer-Rückerstattung, durch die Sie weitere 25 % der Ausgaben einsparen können, zum Kinderspiel.
• Dank der automatisierten Integration von Reiserichtlinien wird deren Einhaltung sichergestellt und Geschäftsreisende können Reisen nach ihren persönlichen Vorlieben buchen.

2. FCM

FCM, das eigentlich aus dem Bereich des traditionellen Reisemanagements kommt, hat eine neue Online-Lösung in sein Angebot aufgenommen. Diese neue Plattform ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsreisen von verschiedenen Geräten aus zu buchen und Teams nachzuverfolgen.

Das gibtFCM als seine Hauptfunktionen an:

• Die AirPlus-Integration vereinfacht die Zahlungen.
• Benutzer können das FCM-Dashboard personalisieren, damit die einzelnen Abteilungen Reisebudgets durch einfache Berichte nachverfolgen können.
• Reisemanager können automatisierte Genehmigungsprozesse einrichten, damit bestehende Geschäftsreiserichtlinien besser eingehalten werden.

Diese Unterschiede heben TravelPerk-Kunden im Vergleich zu FCM hervor:

• Die Benutzer geben häufig an, dass die TravelPerk-Systeme im Vergleich zur FCM-Plattform einfacher zu bedienen sind.
• FCM bietet seinen Kunden zwar einen Rund-um-die-Uhr-Support an, aber die Reaktionszeiten sind länger als jene des TravelPerk-Kundendienstteams.
• FCM hat ein kleineres Inventar, sodass Benutzer weniger Auswahl an Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten haben.

3. TravelBank

Mit den Online-Tools von TravelBank stehen Geschäftsreisenden gute Branchentarife zur Verfügung. Durch das einzigartige Abonnementsystem können Unternehmen Pakete abonnieren, die pro Nutzer verrechnet werden und Funktionen für die Spesenabrechnung oder die Buchung von Reisearrangements umfassen.

Das gibtTravelBankals seine Hauptfunktionen an:

• Anstelle von Echtzeit-Sicherheitsbenachrichtigungen hat TravelBank Support-Mitarbeiter, die Unterstützung bei Vorfällen auf laufenden Reisen bieten.
• Es ermöglicht Integrationen mit verschiedenen bekannten Kreditkarten sowie HR- und Budgetierungssystemen.
• Kunden können Support über eigene Slack-Kanäle erhalten.

Diese Unterschiede heben TravelPerk-Kunden im Vergleich zu TravelBank hervor:

• Das Supportangebot von TravelBank ist schwieriger zu durchblicken und Benutzer berichten, dass es länger gedauert hat, bis sie Antworten auf ihre Anfragen erhalten haben.
• TravelPerk bietet durch seine Echtzeit-Benachrichtigungen und den Support vor und nach Reisebeginn mehr Funktionen, die die Sicherheit von Reisenden unterwegs garantieren.
• Durch das Abonnementmodell von TravelBank bezahlen Unternehmen eine monatliche Gebühr für jeden Benutzer, egal, ob Reisen unternommen werden oder nicht.

4. CTM

CTM, das eigentlich im Marine- und Energiebereich bekannt ist, hat sein Reisemanagement-Angebot technologisch erweitert. Reisemanager können ein Abonnement für die Reisemanagement-Services von CTM abschließen, das je nach Unternehmensgröße berechnet wird.

Das gibtCTMals seine Hauptfunktionen an:

• Das Online-Buchungstool hilft nicht nur bei der Reiseplanung, sondern umfasst auch eine Tarifprognose, um Geschäftsreisende vor möglichen Preisanstiegen zu warnen.
• Es besteht die Möglichkeit, über die Concierge-Teams des Unternehmens Gruppenreisen zu buchen und Veranstaltungen zu planen.
• Benutzer können Berichte erstellen, um die Reiseausgaben von Mitarbeitern zu überwachen.

Diese Unterschiede heben TravelPerk-Kunden im Vergleich zu CTM hervor:

• Derzeit gibt es für CTM-Abonnenten keine Möglichkeit, Reiserichtlinien in das System zu integrieren und so die Compliance zu verbessern und Genehmigungsprozesse zu beschleunigen.
• Weniger Integrationen in weniger Kategorien führen dazu, dass CTM weniger Support für Reisemanager bietet.
• Mit FlexiPerk können TravelPerk-Nutzer flexiblere Tarife als bei CTM nutzen.

5. Corporate Traveller

Corporate Traveller war ursprünglich ein traditioneller Reiseanbieter, der den Umstieg auf Online-Lösungen gewagt hat. Über die neue Plattform Melon können Teams Geschäftsreisen online buchen und sich gleichzeitig mit einigen häufig verwendeten Programmen synchronisieren, um Reisemanagern Zeit zu sparen.

Das gibt Corporate Traveller als seine Hauptfunktionen an:

• Geschäftsreisende können die Vorteile von Branchentarifen nutzen.
• Nutzer können Melon mit einigen wenigen bestehenden Personal- und Finanzprogrammen nutzen.
• Sicherheits- und Reiseplan-Updates sind verfügbar, um reisende Mitarbeiter nachzuverfolgen und zu benachrichtigen.

Diese Unterschiede heben TravelPerk-Kunden im Vergleich zu Corporate Traveller hervor:

• Corporate Traveller bietet weniger Funktionen als Konkurrenzprodukte und kann daher keine ausgefeilten Funktionen wie Gastkonten und Mehrwertsteuer-Rückerstattung anbieten, welche in Tools wie TravelPerk jedoch verfügbar sind.
• Das System von Corporate Traveller hat ein stärker verdichtetes Inventar.
• Insgesamt bietet die Plattform weniger Integrationen als TravelPerk.