Flugreise: Was beachten? – Der Guide für Geschäftsflüge

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Flug verspätet: Das steht Ihnen zu

Sie sind auf Dienstreise und Ihr Flug ist verspätet? Eine ärgerliche Situation sowohl für Reisende als auch für den Arbeitgeber. Erfahren Sie hier, welche Entschädigungen Ihnen als Arbeitnehmer:in bzw. Arbeitgeber zustehen, wie Sie diese Entschädigungen beantragen können und was bei einer Flugverspätung auf Geschäftsreise zu tun ist.

Was tun, wenn sich der Flug verspätet?

Sie sind auf dem Weg zu einer Geschäftsreise – und erfahren, dass sich Ihr Flug verspäten wird. Nun sollten Sie direkt handeln, um später alle Ihnen und/oder Ihrem Arbeitgeber zustehenden Entschädigungen zu erhalten:

  1. Halten Sie die geplante und die tatsächliche Abflugszeit fest, ggf. auch durch ein Foto von der Abflugtafel am Flughafen.
  2. Lassen Sie sich die Flugverspätung sowie den Grund hierfür von den Angestellten der Fluggesellschaft schriftlich bestätigen
  3. Sammeln Sie alle Belege für Ausgaben, die Sie aufgrund der Verspätung haben – beispielsweise für Speisen und Getränke. Beachten Sie jedoch, dass Sie ab einer Verspätung von zwei Stunden Anspruch auf Betreuungsleistungen durch die Fluggesellschaft haben.
  4. Informieren Sie Ihren Arbeitgeber bzw. Veranstalter oder das Geschäftsreisebüro.
  5. Sollte der Flug erst für den folgenden Tag angekündigt sein, muss Ihnen die Airline ein Hotelzimmer sowie den Transfer dorthin anbieten. Geschieht dies auch nach Aufforderung nicht, können Sie eigenmächtig buchen und sich diese Kosten im Nachhinein erstatten lassen. Auch hier gilt: Alle Belege aufbewahren!
  6. Fragen Sie bei Flugausfall nach einer alternativen Beförderung. Sollte eine solche nicht angeboten werden oder für Sie nicht praktikabel sein, können Sie vom Vertrag zurücktreten und sich die Kosten für das Ticket zurückerstatten lassen. Klären Sie dies jedoch mit Ihrem Arbeitgeber ab. Und auch wenn Sie die alternative Beförderung nutzen und umgebucht werden, können Sie unter Umständen noch immer eine Entschädigung für den verzögerten Transport geltend machen.
Mann mit Koffer steht vor Anzeigetafel am Flughafen.

Entschädigung nach der EU-Fluggastrechteverordnung

Die sogenannte Ausgleichszahlung, die Ihnen bei einem verspäteten Flug zusteht, richtet sich zum einen nach der Dauer der Ankunftsverzögerung und zum anderen nach der Fluglänge. Außerdem gelten unterschiedliche Regelungen für Flüge, die nach europäischem Recht stattfinden – für die also die EU-Fluggastrechteverordnung greift – und solche, die international durchgeführt werden. Hier finden Sie die finanziellen Entschädigungsleistungen für EU-Flüge im Überblick:

AbflugverspätungEntschädigung
ab 3 Stunden Verspätung bei Kurzstrecke (bis 1.500 Kilometer)250 €
ab 3 Stunden Verspätung bei Mittelstrecke (mehr als 1.500 Kilometer)400 €
ab 3 Stunden Verspätung bei Langstrecke (über 3.500 Kilometer)600 €
ab 5 Stunden Abflugverspätung (alle Strecken)Rücktritt möglich, Airline muss das Ticket zurückerstatten

Sie sollten jedoch im Hinterkopf behalten, dass nicht jede Verspätung automatisch zu einer Entschädigung führt. Außergewöhnliche Umstände wie extreme Wetterbedingungen oder Streiks entbinden die Fluggesellschaft gegebenenfalls von ihrer Pflicht zur Zahlung einer finanziellen Kompensation. Sind jedoch technische Probleme oder organisatorische Fehler seitens der Airline für die Verspätung verantwortlich, können Sie einen Anspruch auf Entschädigung haben.

Wichtig zu wissen: Auch wenn Sie einen Anschlussflug wegen einer Flugverspätung verpasst haben, stehen Ihnen die o. g. Entschädigungen zu.

In welchen Fällen greift die EU-Fluggastrechteverordnung?

Unter die europäische Fluggastrechteverordnung fallen Flüge, die in einem EU-Land gestartet sind. Ebenso gelten die Fluggastrechte, wenn der Flug in einem außereuropäischen Land startet, aber in einem EU-Mitgliedstaat landet und dabei von einer Fluggesellschaft durchgeführt wird, die ihren Sitz in Europa hat.

Für wen die EU-Fluggastrechteverordnung nicht gilt

Die EU-Fluggastrechteverordnung findet keine Anwendung, wenn Ihr Flug

  • in einem Land außerhalb der EU gestartet ist und
  • der Zielflughafen sich in einem Land außerhalb der EU befindet bzw. die Fluggesellschaft ihren Sitz nicht in Europa hat.

In diesem Fall können Passagier:innen bzw. Arbeitgeber gegebenenfalls dennoch einen Schadenersatz erhalten, wenn das Montrealer Übereinkommen greift. 

Was sind Betreuungsleistungen?

Abgesehen von den Ausgleichszahlungen haben Fluggäste laut EU-Fluggastrechteverordnung auch Anspruch auf verschiedene Betreuungsleistungen wie Essen, Getränke und kostenfreie Telefonate – welche Leistungen Ihnen genau zustehen, hängt von der Dauer der Verspätung und der Flugstrecke ab. Im Gegensatz zu der finanziellen Entschädigung ist es hier irrelevant, welche Umstände für die Flugverspätung verantwortlich sind. Das heißt: Auch, wenn „außergewöhnliche Umstände“ wie Streiks oder Unwetter für die Verzögerung des Flugs sorgen, haben Sie Anspruch auf Betreuungsleistungen.

Ab welcher Flugverspätung stehen mir welche Betreuungsleistungen zu?

Auf folgende Betreuungsleistungen haben Sie je nach Dauer und Flugstrecke Anspruch:

AbflugverspätungBetreuungsleistungen
ab 2 Stunden Verspätung bei Kurzstrecke (bis 1.500 Kilometer)kostenfreie Getränke & Snacks, 2 Telefonate oder E-Mails
ab 3 Stunden Verspätung bei Mittelstrecke (mehr als 1.500 Kilometer)kostenfreie Getränke & Snacks, 2 Telefonate oder E-Mails
ab 4 Stunden Verspätung bei Langstrecke (über 3.500 Kilometer)kostenfreie Getränke & Snacks, 2 Telefonate oder E-Mails
Abflug erst am FolgetagHotelübernachtung & Transfer

So nehmen Sie die Betreuungsleistungen in Anspruch

Grundsätzlich sind die Fluggesellschaften verpflichtet, bei einer entsprechenden Verspätung von selbst auf die Passagier:innen zuzugehen und die o. g. Betreuungsleistungen anzubieten. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich an die Mitarbeiter:innen der Airline. Sollten Sie dennoch keine entsprechenden Leistungen erhalten, können Sie sich Essen und Getränke kaufen und sich die Kosten später von der Fluggesellschaft zurückerstatten lassen. Vergessen Sie nicht, die Belege aufzubewahren. Halten Sie am besten auch kurz schriftlich fest, wann Sie sich vergeblich an welche/n Mitarbeiter:in gewendet haben.

Frau schläft am Flughafen auf ihrem Koffer.

Flugausfall oder -verspätung wegen außergewöhnlicher Umstände

Sollten außergewöhnliche Umstände für eine Flugverspätung oder gar einen Flugausfall verantwortlich sein, muss die Fluggesellschaft in der Regel keine Ausgleichszahlungen leisten. Zu diesen Umständen zählen beispielsweise:

  • Einschränkungen bei der Flugsicherung
  • medizinische Notfälle
  • schlechte Wetterverhältnisse oder Blitzeinschläge
  • politische Unruhen & Terroranschläge
  • Streiks der Flughafenmitarbeiter:innen oder Fluglots:innen

Beachten Sie jedoch, dass Sie auch unter diesen Umständen Anspruch auf die Betreuungsleistungen der Airline haben und – je nach Dauer der Verspätung – auf eine Ersatzbeförderung zum Zielort.

Übrigens: Mit der passenden Geschäftsreiseversicherung können Sie auch dann Entschädigungszahlungen bei Flugverspätungen erhalten, wenn die Airline wegen außergewöhnlicher Umstände nicht zahlen muss.

Flug verspätet sich wegen Unwetter

Bei Unwetter kann es sich grundsätzlich um einen „außergewöhnlichen Umstand“ handeln, bei dem die Airline nicht zu Ausgleichszahlungen verpflichtet ist. Allerdings darf das Wetter von der Fluggesellschaft nicht ohne Weiteres für Flugverspätungen verantwortlich gemacht werden: Sie muss tatsächlich nachweisen können, dass sie alles in ihrer Macht stehende getan hat, um den Flugverkehr dennoch wie geplant zu ermöglichen. 

Tipp: Im Zweifel können Sie einen Rechtshilfe-Anbieter für Fluggastrechte zu Rate ziehen, der eine mögliche Entschädigung auch direkt für Sie einfordert.

Airline streikt: Welche Rechte haben Passagier:innen?

Bei einer Flugverspätung oder einem Flugausfall wegen eines Streiks kommt es darauf an, wer streikt. Findet der Streik unter den Flughafenmitarbeiter:innen oder Fluglots:innen statt, liegt dies nicht in der Verantwortung der Airline. Insofern können Sie dann keine Entschädigung geltend machen. 

Streiken jedoch Mitarbeiter:innen der Fluggesellschaft, sieht die Sache anders aus: Hier könnte die Airline Einfluss nehmen und ist insofern für die Konsequenzen des Streiks verantwortlich. In diesem Fall können Sie also Entschädigungszahlungen erhalten. Daher gilt: Wird ein Streik als Begründung für einen Flugausfall oder eine Flugverspätung genannt, sollten Sie genau nachhaken.

Kompletter Flugausfall: Das ist Ihr Entschädigungsanspruch

Der Flug Ihrer Geschäftsreise ist komplett ausgefallen? Welche Entschädigung Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zusteht, hängt auch vom Zeitpunkt der Annullierung ab. Wird der Flug weniger als 14 Tage vor Abflug gestrichen oder vorverlegt, stehen Ihnen Ausgleichszahlungen zu. Sie haben dann nach der EU-Fluggastrechteverordnung genau die gleichen Ansprüche wie Fluggäste, deren Flug verspätet abgeflogen ist.

Sollte der Flug aus Gründen außerhalb des Verantwortungsbereichs der Airline ausfallen, besteht kein Anspruch auf Entschädigungen. Jedoch können Sie bzw. Ihr Arbeitgeber sich die Ticketkosten zurückerstatten lassen, sollte kein zeitnaher Ersatzflug angeboten werden.

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Das Montrealer Übereinkommen für internationale Flüge

Seit 1999 gibt es das Montrealer Übereinkommen, das Fluggastrechte auf internationalen Flügen regelt. Dieses hat das Warschauer Abkommen von 1929 in über 130 Staaten ersetzt. Im Gegensatz zur EU-Fluggastrechteverordnung sind hier jedoch keine generellen Ausgleichszahlungen bei Flugverspätungen vorgesehen. Jedoch können Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden, wenn ein tatsächlicher finanzieller Schaden durch eine Flugverspätung entstanden ist. Dies ist also vor allem für Arbeitgeber von Dienstreisenden interessant. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr dazu.

Besonderheiten bei Flugverspätung auf Dienstreisen

Für Geschäftsreisende gelten im Grunde dieselben Rechte wie für Privatreisende. Aber: Wenn der Arbeitgeber das Ticket bezahlt hat, hat er möglicherweise Anspruch auf die gesamten oder einen Teil der Entschädigungen. Dies hängt jedoch von den individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber ab. Eine Regelung zu Flugverspätungen findet sich in der Regel in der Reiserichtlinie oder auch im Dienstreiseantrag, manchmal sogar im Arbeitsvertrag.

Wichtig für Arbeitgeber: Auch wenn Sie sich die Entschädigung der Dienstreisenden nicht durch eine entsprechende Regelung abtreten lassen, können Sie laut Montrealer Übereinkommen dennoch Anspruch auf Schadenersatz durch die Fluggesellschaft haben. Dies ist der Fall, wenn Sie ein oder mehrere der folgenden Szenarien nachweisen können:

  • Es sind Ihnen Kosten durch zusätzliche Arbeitszeit entstanden.
  • Es sind Ihnen Kosten durch den Ausfall eines geschäftlichen Termins entstanden.
  • Sie müssen den Arbeitnehmer:innen Zuschläge zahlen, da durch die Flugverspätung Überstunden oder Wochenend-Arbeitsstunden angefallen sind.
  • Es sind Ihnen Umsätze entgangen, da Sie die Geschäftsreisenden nicht wie geplant einsetzen konnten.
  • Es sind andere außerordentliche Ausgaben entstanden, wie beispielsweise zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Zielland.

Die Schadenersatzansprüche bei Flugverspätungen jedoch auf maximal 5.346,- SZR begrenzt, was derzeit etwas mehr als 6.500 Euro entspricht.

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