Flugreise: Was beachten? – Der Guide für Geschäftsflüge

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Flug annulliert – Ihre Rechte bei Flugausfall

Wenn Sie viel geschäftlich verreisen, haben Sie es vielleicht schon erlebt: Alles ist vorbereitet, die Termine stehen, der Koffer ist gepackt, Sie stehen vielleicht sogar schon am Flughafen und dann erhalten Sie die Nachricht, dass Ihr Flug nicht wie geplant abhebt – was nun? 

Dank der Fluggastrechteverordnung 261/2004 der Europäischen Union haben Sie bei Flugannullierung und Verspätung verschiedene Optionen und Rechte. Die Fluggastrechteverordnung greift bei allen Flügen aus einem EU-Land, unabhängig vom Sitz der Airline. Bei Flügen aus nichteuropäischen Ländern in ein EU-Land gilt die Verordnung, wenn die Fluggesellschaft ihren Sitz in der EU hat.

Neben der Erstattung des Ticketpreises und der Umbuchung auf einen anderen Flug stehen Ihnen verschiedene Leistungen und Ausgleichszahlungen zu, die Ihre Reise angenehmer gestalten. Form und Ausmaß der Ansprüche hängen von verschiedenen Faktoren ab – darunter die Gründe für die Planänderung, das Ausmaß der entstandenen Wartezeiten sowie die Länge des geplanten Flugs. Wir haben die wichtigsten Informationen rund um Ihre Rechte bei Flugannullierungen und Verspätungen für Sie zusammengefasst.

Gründe für einen Flugausfall

Flüge können aus verschiedenen Gründen ausfallen. Einige Ursachen liegen in den Händen der jeweiligen Fluggesellschaft, andere hingegen sind auf höhere Gewalt zurückzuführen. Zu den häufigsten Gründen für gestrichene oder verspätete Flüge zählen:

  • Personalmangel, z. B. aufgrund von Krankheit der Mitarbeiter:innen oder starker Auslastung von Flügen
  • Probleme am Flughafen, u. a. technische Schwierigkeiten oder Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften
  • Technische Defekte am Flugzeug oder am notwendigen Equipment
  • Operationelle Gründe wie die Abschaffung von Flügen wegen mangelnder Auslastung und Nachfrage
  • Notfälle an Bord, die zu einer Notlandung führen
  • Streiks, die wiederum Personalmangel oder eine Änderung des Flugplans verursachen
  • Extreme Wetterbedingungen auf der Flugstrecke oder an Start- und Landeflughäfen
  • Naturkatastrophen wie Aschewolken, Tsunamis etc.
  • Terrorwarnungen und Gefahrenhinweise aufgrund politischer Instabilität

Für Personalmangel, operationelle Gründe, technische Defekte und Schwierigkeiten an Flughäfen sind in der Regel die Fluggesellschaften verantwortlich. Extreme Wetterbedingungen, Naturkatastrophen und bestimmte Gefahrenhinweise hingegen werden als außergewöhnliche Umstände eingestuft. Bei Flugausfall wegen Streik wird in einigen Fällen von einem außergewöhnlichen Umstand gesprochen. Das ist immer dann der Fall, wenn die Airline den Streik nicht beeinflussen kann, z. B. bei Streiks von Bodenpersonal oder Fluglots:innen. Wird die Airline hingegen intern bestreikt, etwa vom Bordpersonal oder den Pilot:innen, so kann dies als ein durch die Airline beherrschbares Ereignis betrachtet werden.

Die Einordnung von Ursachen in außergewöhnliche und beherrschbare Umstände dient v. a. der Feststellung von Entschädigungsansprüchen der Fluggäste. Bei Flugausfällen aufgrund außergewöhnlicher Umstände müssen die Fluggesellschaften keine Ausgleichszahlungen leisten. Deshalb sind Airlines durch die EU-Fluggastrechteverordnung dazu verpflichtet, den spezifischen Grund für eine Annullierung oder Verspätung zu nennen. 

Tipp: Oft ist etwas Hartnäckigkeit gefragt, um den Grund für die Annullierung in Erfahrung zu bringen. Es lohnt sich aber, dran zu bleiben – denn unter Umständen steht Ihnen eine Erstattung zu.

Flug annulliert – das sollten Sie tun

Die bestmögliche Vorbereitung auf Ihre Flugreise beginnt bereits bei der Buchung. Der Abschluss einer Reiseabbruchversicherung schützt Sie bei einer Annullierung durch die Airline – und auch bei Ausfällen aufgrund außergewöhnlicher Umstände. Mit einer Reiserücktrittsversicherung sind Sie zudem abgesichert, wenn Sie selbst vom Vertrag zurücktreten möchten. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise mit TravelPerk buchen, gehen Sie auf Nummer sicher. Buchen und stornieren Sie nach Bedarf und erhalten bis zu 80 % Ihres Geldes zurück.

Erfahren Sie mehrere Tage oder Wochen vor Reiseantritt vom Flugausfall, so bleibt häufig noch genügend Zeit, um Ihre Geschäftsreisepläne anzupassen. Um auch auf kurzfristige Planänderungen bestmöglich vorbereitet zu sein, können Sie sich in den Tagen vor Ihrer Reise regelmäßig über die zu erwartenden Wetterbedingungen oder mögliche Streiks informieren. Viele Airlines und Reiseveranstalter bieten zudem Apps oder Alarme an, die Sie frühzeitig über potenzielle Änderungen informieren. 

Erfahren Sie erst am Flughafen oder kurz vor Abflug von einer Annullierung oder Verspätung, ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und die Situation organisiert anzugehen. Mit folgenden Schritten können Sie Ihre Reise trotz Planänderungen entspannt angehen:

  • Ursache in Erfahrung bringen, um das weitere Vorgehen zu planen
  • Kontaktaufnahme zur Fluggesellschaft oder zum Reiseveranstalter, um einen Ersatzflug oder eine anderweitige Beförderung zu organisieren
  • Dokumentieren Sie Ankunfts- und Wartezeiten und halten Sie fest, wann und auf welchem Wege Sie über Änderungen unterrichtet wurden.
  • Bodenpersonal ansprechen und um schriftliche Kenntnisnahme Ihrer Situation bitten 
  • Arrangements für Ihre Wartezeit organisieren, z. B. Verpflegung, Transfer und Übernachtung
  • Belege aufbewahren für eine mögliche Rückforderung bei der Airline
  • Ausgleichszahlung und Erstattung von Ausgaben einfordern

Diese Optionen haben Sie bei einem Flugausfall

Die Abwicklung von Annullierungen gehört im Flugverkehr zum täglichen Geschäft. In vielen Fällen bieten Airlines bereits im Zuge der Bekanntgabe des Flugausfalls Alternativen für Ihre Reise an. Unabhängig davon, wann und aus welchem Grund der Flug gestrichen wurde, haben Fluggäste Anspruch auf eine Umbuchung oder die Erstattung des Ticketpreises. Gleiches gilt auch, wenn Ihnen die Beförderung auf Ihrem geplanten Flug verweigert wird, z. B. wenn aufgrund von Überbuchung nicht ausreichend Plätze vorhanden sind.

Haben Sie direkt bei einer Fluggesellschaft gebucht, so kümmert diese sich um die nächsten Schritte. Wenn Ihr Flug Teil einer Pauschalreise ist, übernimmt der Reiseveranstalter die Organisation von Rückzahlungen und alternativen Beförderungen. Bei Buchungen mit TravelPerk erhalten Sie sämtliche Infos zur Vorbereitung und Durchführung Ihrer Reise, Updates zu Änderungen sowie eine umfassende Betreuung bei Flugausfällen und anderen Planänderungen oder Unstimmigkeiten.

Kostenrückerstattung

Wenn Ihr Flug ausfällt, um mehr als eine Stunde vorverlegt wird oder sich um mehr als 5 Stunden verspätet, können Sie Ihren Flug stornieren und erhalten eine vollständige Erstattung des Ticketpreises. Dieser Anspruch gilt auch bei Flugannullierungen aufgrund außergewöhnlicher Umstände und auch dann, wenn nur ein Teil der Flugstrecke zurückgelegt werden kann. Den Preis des Flugtickets müssen Airlines innerhalb von 7 Tagen erstatten. 

Gut zu wissen: Häufig bieten Fluggesellschaften Gutscheine für die Buchung von zukünftigen Flügen anstelle einer Erstattung an. Als Fluggast müssen Sie solche Angebote aber nicht annehmen. Die Fluggastrechteverordnung sieht die vollständige Rückzahlung des Ticketpreises vor – ohne den Abzug etwaiger Bearbeitungsgebühren. 

Wurde der Flug nicht direkt über die Airline gebucht, sondern ist Teil einer Pauschalreise, so gibt es keinen direkten Vertrag zwischen den Passagier:innen und der Fluggesellschaft. In diesem Fall können Sie aber gegenüber dem Reiseveranstalter Reisemängel geltend machen und so eine Preisminderung oder Erstattung bewirken.

Umbuchung

In der Regel möchten Urlauber:innen und Geschäftsreisende Ihren Flug ungern absagen. Wenn Ihr Flug aus beherrschbaren Umständen abgesagt wird, haben Sie – sofern die Situation es zulässt – Anspruch auf einen Ersatzflug. Oder Sie entscheiden sich dazu, Ihre Reise zu verschieben und einen vergleichbaren Flug zu einem anderen Zeitpunkt zu buchen. Einen Aufpreis kann die Airline dafür nicht verlangen. 

Ist kein vergleichbarer Ersatzflug vorhanden, bieten Fluggesellschaften anderweitige Beförderungsmöglichkeiten an. Die alternativen Reiseangebote müssen dabei zumutbare Bedingungen erfüllen. Eine Umbuchung eines kurzen Flugs auf ein Zugticket kann den Gästen bspw. zugemutet werden, eine lange Schifffahrt möglicherweise weniger. Wurde nur ein Teil der Flugreise annulliert, steht den Passagier:innen außerdem ein Rückflug oder anderweitiger Transfer zum Startflughafen zu. 

Reisende, die eigenständig ihren Flug umbuchen oder andere Transportmittel nutzen möchten, sollten sich zuerst an die Airline, den Reiseveranstalter und die Kontaktpersonen innerhalb des eigenen Unternehmens wenden. In diesem Zusammenhang hilft auch eine klare Reiserichtlinie, an der die Mitarbeiter:innen sich in Bezug auf Buchungsprozesse sowie Unterkünfte und Transportmittel orientieren können.

Anspruch auf Betreuungsleistungen

Erfahren Sie kurzfristig von einer Annullierung und machen von Ihrem Recht auf einen Ersatzflug oder die Beförderung auf anderem Wege Gebrauch, haben Sie Anspruch auf Betreuungsleistungen. Diese Leistungen stehen Ihnen auch für Wartezeiten zu, die vor Bekanntgabe der Planänderung entstehen. 

Zu den Betreuungsleistungen zählen: 

  • Verpflegung 
  • Unterbringung in einem Hotel bei Wartezeiten über Nacht
  • Transfer zum Hotel und zurück zum Flughafen 
  • Bereitstellung kostenloser Anrufe und E-Mails

Betreuungsleistungen stehen Ihnen auch zu, wenn sich Ihr regulärer Flug verspätet. Art und Umfang der Leistungen hängen dabei vom Zeitpunkt der Planänderung, von der Länge der Wartezeit sowie von der Flugdistanz ab. 

Wichtig: In der Praxis kommt es häufig vor, dass Fluggesellschaften die genannten Leistungen nicht kommunizieren bzw. nicht unaufgefordert anbieten. Daher ist es sinnvoll, Belege über entstandene Kosten in Bezug auf Verpflegung, Transfer und Übernachtung aufzubewahren. Die Airlines sind dazu verpflichtet, angemessene Ausgaben, die durch eine Annullierung oder Verspätung entstanden sind, zu begleichen. Ist Ihr Koffer nicht angekommen, z. B. aufgrund einer Flugverspätung, steht Ihnen außerdem eine Erstattung der Ausgaben für Ersatzkäufe zu. 

Besteht Anspruch auf eine finanzielle Entschädigung?

Bei kurzfristigen Flugplanänderungen können Fluggäste in einigen Fällen Ansprüche auf Ausgleichszahlungen geltend machen. Ausnahmen bestehen, wenn die Änderungen auf außergewöhnliche Umstände, wie extreme Wetterbedingungen, Gefahrenmeldungen oder einen Streik des Bodenpersonals, zurückzuführen sind. Bei Flugausfällen oder Verspätungen, die mit mindestens 14 Tagen Vorlauf bekanntgegeben werden, besteht ebenfalls kein Anspruch auf Zahlungen durch die Airline, abgesehen von der Erstattung des Ticketpreises.

Bei Flugannullierung aus beherrschbaren Gründen mit einer Vorlaufzeit von 7 bis 14 Tagen steht Ihnen eine Entschädigung zu, sofern der angebotene Ersatzflug mit mehr als 2 Stunden Verspätung abhebt oder mit mehr als 4 Stunden Verspätung ankommt. Wird der Flug erst bis zu 7 Tage vor Abflug gestrichen, steht Ihnen eine Entschädigung zu, wenn das Flugzeug mit mehr als einer Stunde Verspätung abhebt oder mit mehr als 2 Stunden Verspätung landet. 

Die Höhe der Zahlungen hängt vom Zeitpunkt der Annullierung, von der entstandenen Verspätung und der geplanten Flugdistanz ab und kann zwischen 250 € und 600 € betragen. Die Ausgleichszahlungen werden pro Fluggast berechnet, womit bei Gruppenreisen jede:r Mitarbeiter:in für sich Ansprüche gegenüber der Airline geltend machen kann.

Entschädigung beantragen – so funktioniert’s

Damit Sie sich nicht mit unnötigem Papierkram und endlosen E-Mails aufhalten müssen, macht es Sinn, alle Ausgaben und Ansprüche zusammenzufassen: vom Ticketpreis über die Betreuungsleistungen bis hin zu Ersatzkäufen und anderweitigen Entschädigungen. Airlines bieten in der Regel eigene Portale und Formulare für die Forderung von Ausgleichszahlungen und Rückzahlungen an. Dokumentieren Sie Ihre Reisedaten sowie etwaige Kommunikation mit dem Bodenpersonal und der Fluggesellschaft genau und heben Sie Belege über Ihre Ausgaben auf, um die größtmögliche Kompensation zu erhalten.

Die Flugärger-App der Verbraucherzentrale bietet eine gut organisierte Alternative zu den Portalen der Airlines. Über die App können Sie Informationen zu Ihrem Fall sowie Ihre Reisedaten hochladen, verlorenes Gepäck auflisten und Ausgaben in Form von Belegen nachweisen. Basierend auf Ihren Eingaben und Informationen zur Fluggesellschaft übernimmt die App die Rückerstattungsforderung per E-Mail und hilft Ihnen dabei, Ihre Ansprüche durchzusetzen.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „Flug annulliert“

Was ist, wenn der Flug annulliert wird?

Wenn Ihr Flug annulliert wird, haben Sie Anspruch auf einen Ersatzflug oder die Umbuchung auf anderweitige Transportmittel wie Zug und Schiff. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, von der Reise zurückzutreten und sich den Ticketpreis erstatten zu lassen. Bei Pauschalreisen ist der Reiseveranstalter für die Buchung von Ersatzflügen und anderer Transferoptionen zuständig. Hier können Sie bei Flugannullierungen in vielen Fällen Ansprüche auf Reisepreisminderung geltend machen.

Wie lange vorher kann ein Flug annulliert werden?

Flüge können jederzeit ausfallen oder sich verspäten. Je nachdem, wann ein Flug annulliert wird, haben Sie möglicherweise Anspruch auf Betreuungsleistungen und Ausgleichszahlungen. Wird Ihr Flug mit weniger als 14 Tagen Vorlaufzeit gestrichen, haben Sie einen Anspruch auf Ausgleichszahlungen zwischen 250 € und 600 €. Befinden Sie sich bereits auf dem Reiseweg, stehen Ihnen Betreuungsleistungen zu, z. B. für die Verpflegung, den Transfer zu und die Unterbringung in einem Hotel.

Wie erfahre ich, ob mein Flug annulliert wird?

Über Flugannullierungen werden Sie durch die Fluggesellschaft oder Ihren Reiseveranstalter informiert. Häufig gibt es Benachrichtigungsservices oder Apps, mit denen Fluggäste auf dem Laufenden gehalten werden. Bei sehr kurzfristigen Ausfällen kann es passieren, dass Sie erst am Flughafen über die Anzeigen oder das Bodenpersonal über die Annullierung informiert werden.

Wer zahlt, wenn ein Flug wegen eines Streiks ausfällt?

Wird Ihr Flug später als 14 Tage vor Abflug gestrichen, haben Sie in der Regel Anspruch auf Ausgleichszahlungen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Flugausfälle aufgrund von außergewöhnlichen Umständen. Ein Streik kann in einigen Fällen einen solchen außergewöhnlichen Umstand darstellen, bspw. wenn das Bodenpersonal oder die Fluglots:innen streiken. In diesem Fall ist die Fluggesellschaft nicht zur Zahlung von Ausgleichszahlungen verpflichtet. Streiken hingegen das Flugpersonal und die Pilot:innen, können Fluggäste Ansprüche auf Ausgleichszahlungen geltend machen. In jedem Fall können Sie eine Offenlegung der Ursache sowie die Rückzahlung des Ticketpreises fordern.

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