Des réservations plus rapides, des paiements facilités et plus d’autonomie pour les voyageurs

Katharina Schmaehl Office Manager atCM

75%
Time saved
200+
Monthly trips
10
In'tl offices
Industry:
Telecommunications
Employees:
300+
Headquarters:
Breda

Les solutions de CM facilitent la vie de milliards de personnes dans le monde

L’entreprise propose une plateforme CPaaS (Communications Platform as a Service, plateforme de communication à la demande) pour permettre aux entreprises de proposer leurs services sur des appareils mobiles via messagerie instantanée, SMS, notifications push etc. Avec des établissements situés dans de nombreuses villes, dont Paris, Londres, Le Cap, Hong Kong et Shenzhen, les équipes de ventes ainsi que les spécialistes produit de CM sont amenés à se déplacer souvent. « En collaboration avec Nicky Bouwman et Shanti Geerards, je gère l’ensemble des voyages internationaux pour nos 12 établissements », explique Babs van der Waal, du service des opérations et de l’administration. « Nous avons environ 200 personnes qui voyagent, et Nicky et moi nous occupons de toutes les demandes dans ce domaine.

« TravelPerk permet à nos employés de gérer leurs propres voyages. Cela leur plaît parce qu’ils peuvent voir toutes les options et les entrer dans le système. Ils savent qu’ensuite quelqu’un va regarder et que ce sera fait en 10 minutes. »

Katharina Schmaehl, Office Manager

Le problème avec les sites de réservation de voyages conçus pour les vacanciers

Pendant des années, Babs a réservé les voyages pour ses collègues sur des sites conçus pour les particuliers, comme Booking.com et Skyscanner. « Le voyageur envoyait une demande par mail, nous devions ensuite revenir vers lui et vérifier à quel compte client était associé le voyage, à quel événement la personne se rendait ainsi que d’autres informations », explique-t-elle. « L’ensemble prenait un temps fou. » Les nombreux échanges d’e-mails ralentissaient le processus. Il pouvait se passer des heures voire des jours entre une demande et la finalisation de l’itinéraire.

Cela posait aussi d’autres problèmes. « Le gros problème avec ce type de sites est que nous devions régler l’hôtel », souligne Babs. Pour un vacancier, ne pas être obligé de payer sa chambre à l’avance peut être une bonne chose, mais pour une entreprise, c’est compliqué. « Nous devions appeler l’hôtel après la réservation et demander à payer avec la carte de l’entreprise, de sorte que les collègues n’aient pas à payer à leur arrivée puis à enregistrer cette dépense. »

Des réservations plus rapides, des paiements facilités et plus d’autonomie pour les voyageurs

L’équipe Voyages de CM a commencé à utiliser TravelPerk en avril 2017 et a immédiatement constaté la différence. Ils pouvaient enregistrer leurs recherches de voyage, payer à l’avance en ligne avec la carte de l’entreprise, et profiter d’une assistance client proactive s’ils devaient réserver des voyages plus complexes.

En décembre 2017, Babs a invité tous les employés de CM à utiliser TravelPerk. « Nous faisons les réservations à leur place pour nous assurer que leur prix est correct pour CM, et nos voyageurs peuvent entrer les informations de leur voyage dans TravelPerk », précise Babs.

« Ils peuvent consulter les dates, les heures de départ et d’arrivée, et chercher des hôtels à proximité du lieu de réunion. »

Katharina Schmaehl, Office Manager

« Ils peuvent indiquer toutes ces informations et ajouter un message personnel à notre intention. Ensuite, ils cliquent pour envoyer la demande de voyage et nous la recevons dans notre boîte mail. »

Avant, Babs devait passer un temps considérable à trouver l’itinéraire idéal pour un voyageur. Même quand les voyageurs avaient fait quelques recherches de leur côté, il n’y avait aucun moyen d’enregistrer leurs préférences. « Nous n’avons plus à refaire les recherches qu’ils ont déjà effectuées », explique-t-elle.

Et surtout, les voyageurs se sentent plus autonomes. « TravelPerk permet à nos employés de gérer leurs propres voyages. Cela leur plaît parce qu’ils peuvent voir toutes les options et les entrer dans le système. Ils savent qu’ensuite quelqu’un va regarder et que ce sera fait en 10 minutes. »

Non seulement Babs reçoit une notification par e-mail quand une nouvelle demande de voyage est faite, mais elle peut aussi se connecter et voir les voyages en cours en tant qu’administrateur de compte, ce qui rend la gestion des tâches simple et efficace.

« Nous considérons nos collègues aussi comme des clients, et chaque fois qu’une technologie permet d’automatiser ou de simplifier un processus, mes collègues sont ravis. TravelPerk a rendu les voyages un peu plus amusants pour eux. »

Katharina Schmaehl, Office Manager

Un suivi et une assistance voyage pratiques

L’un des avantages inattendus de TravelPerk est la possibilité de visualiser rapidement les voyages en cours. La réception au siège de l’entreprise reçoit un rapport hebdomadaire de TravelPerk incluant le voyageur, sa destination et la description du voyage.

« Notre réception sait exactement où se trouvent les collègues et quelles sont les visites prévues », note Babs. « Les visites à venir sont affichées sur des écrans dans les locaux. Ainsi, les employés savent qu’un collègue doit venir de Hong Kong, par exemple, et cela favorise les échanges entre eux. »

De plus, les employés de CM savent qu’ils bénéficient d’une assistance voyage 24h/24 7j/7 en cas de problème. « Heureusement, il n’est jamais arrivé que quelqu’un se retrouve coincé au milieu de la nuit, mais si cela arrivait, la personne saurait qu’elle peut appeler et obtenir une assistance. »

Libérer du temps pour les priorités

CM est d’autant plus reconnaissante du temps gagné grâce à TravelPerk que son équipe s’agrandit. « Avant TravelPerk, si l’itinéraire était compliqué, nous passions facilement 45 minutes ou une heure à faire les réservations et cela empiétait sur d’autres tâches. Cela nous prend beaucoup moins de temps maintenant car tous nos collègues font les demandes sur la plateforme. » Babs peut se concentrer davantage sur l’expansion internationale de CM.

Les voyageurs d’affaires de CM apprécient eux aussi le gain de temps. « Nous sommes une entreprise très axée sur les technologies, l’automatisation, et sur tout ce que nous pouvons faire pour faciliter la vie de nos collaborateurs et de nos clients. »

« Nous considérons nos collègues aussi comme des clients, et chaque fois qu’une technologie permet d’automatiser ou de simplifier un processus, mes collègues sont ravis. Ils trouvent ça vraiment cool. TravelPerk a rendu les voyages un peu plus amusants pour eux. »

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