"Reservas más rápidas, pagos más sencillos y viajeros que tienen el control"

Katharina Schmaehl Office Manager atCM

75%
Tiempo ahorrado
200+
Viajes mensuales
10
Oficinas int.
Industria:
Telecommunications
Empleados:
300+
Oficina central:
Breda

Las soluciones de CM.com influyen en miles de millones de personas en todo el mundo.

La empresa ofrece una CPaaS (Plataforma de comunicación como servicio) para ayudar a las empresas a prestar servicio a sus clientes en dispositivos móviles a través de chat, SMS, notificaciones push, etc. Con oficinas en varias ciudades, incluyendo París, Londres, Ciudad del Cabo, Hong Kong y Shenzhen, los equipos de Ventas y especialistas en Productos de CM viajan frecuentemente. “Junto a Nicky Bouwman y Shanti Geerards, me encargo de gestionar todos los viajes internacionales de nuestras doce oficinas”, indica Babs van der Waal, profesional de Operaciones y Administración. “Tenemos unas 200 personas que viajan, y Nicky y yo nos encargamos de todas las solicitudes de viaje que se plantean.

“TravelPerk permite que nuestros empleados se responsabilicen de sus propios viajes y eso les gusta porque pueden ver todas las opciones e introducir la información en el sistema. Saben que alguien lo supervisará y todo estará listo en 10 minutos.“

Katharina Schmaehl, Office Manager

El problema de las webs de reservas creadas para consumidores

Durante años Babs reservó viajes para sus compañeros de trabajo en sitios web para consumidores, como Booking.com y Skyscanner. “El viajero enviaba una solicitud por correo electrónico y teníamos que comunicarnos con esa persona para comprobar con qué cuenta de cliente estaba asociado el viaje y a qué evento iba a asistir, además de otros datos”, explica van der Waal. “Se tardaba mucho en recopilar toda esa información”. El intercambio de correos electrónicos implicaba que podían transcurrir horas o días desde que se planteaba una solicitud de viaje hasta tener un itinerario final.

Además, había otras dificultades. “El mayor problema de las webs para consumidores era la necesidad de pagar por los hoteles”, afirma van der Waal. También señala que quizás para quien se va de vacaciones no tener que pagar por adelantado por el alojamiento puede ser una ventaja, pero para una empresa resulta frustrante. “Teníamos que llamar al hotel después de hacer la reserva y solicitar el pago con la tarjeta de la empresa para que nuestros compañeros no tuvieran que pagar a su llegada para cargarlo después a la cuenta de gastos”.

Reservas más rápidas, pagos más sencillos y viajeros que tienen el control

El equipo que gestionaba los viajes en CM empezó a usar TravelPerk en abril de 2017 e inmediatamente notó la diferencia en el tiempo requerido para reservar viajes. Podían guardar las búsquedas de viajes, pagar online por adelantado con la tarjeta de la empresa y recibir una atención al cliente proactiva para ayudarles a reservar viajes complejos en caso necesario.

En diciembre de 2017 van der Waal recomendó a todos los empleados de CM que usaran TravelPerk. “Reservamos los viajes en su nombre para asegurarnos de que sea rentable para CM y ahora nuestros viajeros pueden introducir los datos de su viaje en TravelPerk”, dice van der Waal.

“Pueden buscar las fechas y los horarios de salida y llegada, así como hoteles que estén cerca del lugar de la reunión.“

Katharina Schmaehl, Office Manager

Pueden añadir todos esos datos, junto a un mensaje personal dirigido a nosotros. Luego hacen clic para solicitar el viaje y su solicitud llega a nuestra bandeja de entrada para que le echemos un vistazo”.

Antes, van der Waal tenía que hacer la mayor parte del trabajo para encontrar el itinerario preciso que deseaba un viajero. Aunque los propios viajeros ya hubieran hecho alguna búsqueda por su cuenta, no había forma de guardar esas preferencias. “Ahora no hace falta volver a realizar las mismas búsquedas que ellos acaban de hacer”, explica van der Waal.

Y lo que es más importante, los viajeros sienten que tienen un mayor control de su experiencia de viaje. “TravelPerk permite que nuestros empleados se responsabilicen de sus propios viajes y eso les gusta porque pueden ver todas las opciones e introducir la información en el sistema. Saben que alguien lo supervisará y todo estará hecho en 10 minutos”.

Además de recibir notificaciones de nuevas solicitudes de viaje por correo electrónico, van der Waal puede acceder como administradora de cuenta y ver los viajes que se están realizando, lo que le ofrece una herramienta de gestión de tareas sencilla y eficaz.

“Tenemos la misma consideración con nuestros colegas que con los clientes, así que si podemos automatizar cualquier aspecto o simplificarlo mediante tecnología, a nuestros colegas les encanta. TravelPerk ha logrado que los viajes sean más agradables para ellos.“

Katharina Schmaehl, Office Manager

Seguimiento y asistencia a los viajeros sobre la marcha

Una ventaja inesperada del uso de TravelPerk es la posibilidad de ver rápidamente los viajes que se están realizando. La recepción de la oficina central recibe un informe semanal de TravelPerk que incluye el nombre del viajero, su destino y la descripción del viaje.

“Nuestra recepción sabe exactamente dónde están nuestros empleados y qué compañeros vienen de visita”, señala van der Waal. “Mostramos las visitas que vamos a recibir en pantallas dentro del edificio. Así, nuestros compañeros saben, por ejemplo, que va a venir alguien de Hong Kong, lo que aumenta la interacción entre los empleados”.

Además, los empleados de CM saben que tienen una asistencia permanente en sus viajes para ayudarles en caso de que surjan imprevistos. “Afortunadamente, ninguno de nuestros empleados se ha quedado colgado en plena noche pero, si pasa, saben que pueden llamar y obtener ayuda”, asegura van der Waal.

Más tiempo para otras prioridades y avances

El uso de TravelPerk supone un ahorro de tiempo para CM que es más importante a medida que se amplía su equipo. “Antes de TravelPerk, si se trataba de un itinerario complejo, podíamos tardar entre 45 minutos y una hora en hacer la reserva, lo que reducía el tiempo que podíamos dedicar a otras responsabilidades. Ahora hemos logrado reducir ese tiempo porque todos nuestros colegas solicitan los viajes a través de la plataforma”. Van der Waal ya puede dedicar más tiempo a la expansión internacional de CM.

Además, a los viajeros de CM les gusta esta herramienta que supone un gran ahorro de tiempo. “Somos una empresa muy centrada en la tecnología, la automatización y en todo lo que podamos hacer para facilitar las cosas para la gente y para nuestros clientes”, indica van der Waal.

“Tenemos la misma consideración con nuestros colegas que con los clientes, así que si podemos automatizar cualquier aspecto o simplificarlo mediante tecnología, a nuestros colegas les encanta. Les parece genial. TravelPerk ha logrado que los viajes sean más agradables para ellos”.

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