Jusqu'à récemment, les organisations utilisaient couramment des formulaires de demande lorsqu'elles organisaient leurs voyages d'affaires et pour consigner leurs dépenses de voyage. Lorsqu'ils préparent leurs voyages d'affaires, les employés remplissent un formulaire de demande avec leurs coordonnées et le voyage prévu. Une fois que la direction avait approuvé la demande, l'entreprise conservait le formulaire pour s'y référer ultérieurement.Cependant, grâce aux progrès technologiques, ce n'est plus la seule méthode possible pour la validation des voyages d'affaires. Alors, comment se déroule le processus d'utilisation des formulaires de demande, et existe-t-il un moyen plus efficace de valider vos voyages d'affaires ?
Quels détails apparaissent sur un formulaire de demande de voyage ?
Les formulaires de demande de voyage sont conçus pour donner à la direction un aperçu du voyage d'affaires envisagé, tant du point de vue des coûts que de la stratégie. Les champs qui apparaissent généralement sur un formulaire de demande de voyage comprennent :
- Nom et coordonnées de l'employé.
- Le but professionnel du voyage.
- Détails de la destination.
- Dates de départ et de retour.
- Les frais de déplacement prévus, ventilés par catégorie. Par exemple, les billets d'avion, les autres moyens de transport, l'hébergement et les indemnités de repas.
- Notes sur les éventuelles exigences en matière de visa pour les voyages internationaux.
- Tout commentaire pertinent du responsable de l'employé.
Qui travaille sur un formulaire de demande de voyage ?
Typiquement, un formulaire de demande de voyage est soumis à trois étapes : la création, la demande et l'approbation. Bien que l'utilisation de formulaires pour l'approbation des voyages d'affaires demande un certain temps, les entreprises peuvent accélérer le processus.L'utilisation d'applications telles que Google Docs peut aider le personnel à taguer les parties concernées et à envoyer automatiquement des notifications lorsqu'une action est requise.
L'employé
Lorsqu'un employé a des raisons de faire un voyage d'affaires, il doit commencer le processus de validation en remplissant un formulaire de demande de voyage. Il doit recueillir tous les détails pertinents et les soumettre à ses supérieurs. Une fois le formulaire reçu, les responsables analysent la demande et approuvent ou rejettent l'itinéraire proposé.Si un formulaire est approuvé, les employés sont prêts à réserver et à organiser leurs plans de voyage. Si la demande est rejetée, l'employé doit apporter les modification demandées par les gestionnaires avant de la soumettre à nouveau.
Le premier niveau d'approbation
Habituellement, le premier niveau d'approbation est effectué par le responsable direct de l'employé. À ce stade, il vérifie les formulaires de demande pour s'assurer que les informations sur l'employé sont correctes et que les dépenses estimées sont raisonnables. Si le gestionnaire trouve des défauts dans certains détails, comme le but du voyage ou le prix suggéré pour le voyage, il rejettera la demande et y ajoutera des commentaires pour l'améliorer. Le formulaire revient ensuite à l'employé afin qu'il apporte les modifications appropriées avant de le renvoyer à son responsable pour un nouvel examen.
Le deuxième niveau d'approbation
L'étape suivante du processus d'approbation est très similaire à la précédente, sauf qu'elle est menée par un membre du personnel plus expérimenté. Généralement rédigé par un chef de service ou un cadre supérieur, le formulaire de demande passe par le même processus de vérification des erreurs éventuelles et et de contrôle de la validité de l'objectif professionnel du voyage.Si la demande de voyage est approuvée, l'employé a le feu vert pour commencer à effectuer ses réservations et planifier ses réunions. À ce stade, les équipes administratives archivent le formulaire de demande d'autorisation de voyage. Cependant, la direction peut toujours rejeter la demande et demander aux employés d'apporter d'autres modifications.
FAQ
Où puis-je trouver des modèles pour un formulaire de demande de voyage d'affaires ?
Toutes sortes d'exemples de formulaires de demande de voyage sont disponibles en ligne. Une rapide recherche sur Google révélera une multitude de modèles que votre organisation pourrait utiliser. Toutefois, Microsoft 365 propose également une série d'exemples de formulaires de demande de voyage adaptables aux besoins de votre entreprise.
Pourquoi utiliser un formulaire de demande de voyage d'affaires ?
Jusqu'à présent, les formulaires de demande de voyage étaient une méthode utile pour rassembler toutes les informations nécessaires à l'approbation des voyages d'affaires. Les responsables peuvent lire un seul document simple et approuver ou rejeter les projets d'un voyageur d'affaires, plutôt que de laisser les employés envoyer plusieurs e-mails avec diverses pièces jointes.Comme nous l'avons vu, les formulaires de demande peuvent générer des notifications automatiques et être adaptés pour signaler les champs qui sortent du cadre de la politique de voyages de l'entreprise. Cependant, les formulaires de demande de voyage ne sont pas nécessairement la méthode la plus simple pour approuver les voyages d'affaires.
L'utilisation des formulaires de demande de voyage des employés est-elle le moyen le plus efficace d'approuver les voyages d'affaires ?
Si les formulaires de demande de voyage se sont avérés utiles par le passé, la technologie offre désormais des solutions plus efficaces. Avec un
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