Quand on pense à la haute saison des voyages, la plupart des gens pensent à l’été : les vacances d’août, les congés estivaux, le beau temps… Tout cela signifie plus de déplacements, non ?
Mais en matière de voyages professionnels, la période la plus chargée est en réalité l’automne. D’après les données de réservation de TravelPerk entre 2023 et 2025, les mois de septembre à novembre représentent près d’un tiers de l’ensemble des voyages d’affaires annuels.
Et qui dit haute saison, dit files d’attente plus longues, retards plus fréquents, coûts plus élevés et autres situations compliquées. La bonne nouvelle ? Un peu de préparation peut faire toute la différence.
Comment se préparer à la haute saison des voyages
Nous avons fait appel à notre équipe d’experts pour vous aider à identifier (et à éviter) les principaux défis liés à cette période.
Réservez tôt
C’est la base de la loi de l’offre et de la demande : plus il y a de monde qui voyage en même temps, plus les prix grimpent. Les vols et les trains se remplissent plus vite, les hébergements se font plus rares, et les tarifs montent en flèche.
C’est encore plus vrai pour les destinations très demandées : plus une ville est populaire, plus elle sera chère en haute saison.
Destinations professionnelles phares en 2025
Données basées sur les voyages d’affaires réservés entre juin et août 2025 sur la plateforme TravelPerk.
Plus vous pouvez confirmer vos projets de voyage à l’avance pour l’automne, plus vous aurez de chances de bénéficier des meilleurs tarifs et disponibilités avant que tout ne soit complet.
Pour la haute saison, nous vous recommandons de réserver au moins 2 à 3 mois à l’avance, si possible. Nous constatons déjà cette approche proactive chez de nombreuses entreprises américaines, selon nos données de 2023 et 2024. Mais c’est une bonne pratique, peu importe où vous êtes basé.
Passez en revue votre politique voyage
Quand l’activité s’intensifie, le respect de la politique voyage a tendance à en pâtir.
Un collaborateur veut réserver un vol avant qu’il soit complet ? Il réserve hors politique. Le gestionnaire des voyages est absent ? Il réserve quand même et demande un remboursement ensuite. Il attend trop longtemps, le prix explose, mais c’est la seule option disponible… donc l’entreprise paie plus.
Ces situations sont courantes, mais pas inévitables. Deux actions peuvent vous aider à les éviter cet automne :
1. Reprenez votre politique voyage avant la période de rush
Est-elle toujours adaptée à vos besoins ? Vos équipes la connaissent-elles vraiment ? Est-elle facile à consulter ? Si besoin, mettez-la à jour pour qu’elle reflète la réalité d’aujourd’hui (et non celle d’il y a trois ans), rendez-la facilement accessible, et encouragez les collaborateurs à la lire avant de réserver leurs voyages en haute saison.
2. Intégrez votre politique directement au processus de réservation
Même si 60 % des entreprises disposent d’une politique voyage, plus de la moitié des voyageurs d’affaires peuvent réserver via n’importe quel canal. Et la moitié d’entre eux admettent ne pas toujours suivre les règles.Le secret du respect des règles : plutôt que de partager un PDF que les collaborateurs sont censés suivre tout en réservant ailleurs, intégrez directement la politique dans l’outil de réservation. Cela leur permet de réserver eux-mêmes, tout en voyant clairement les options “conformes à la politique”. Ainsi, les collaborateurs prennent des décisions plus éclairées. Et s’ils réservent en dehors de la politique, une alerte peut être envoyée pour validation, évitant les mauvaises surprises côté finance.
Voyagez léger et malin
Les bagages peuvent causer de vrais problèmes : en 2024, 18 % des voyageurs d’affaires ont connu des perturbations liées à la perte ou à la mauvaise gestion de leurs valises.
Et quand cela arrive, cela signifie souvent plus de retards, de frustration, une baisse de productivité et davantage de paperasse pour l’équipe administrative qui doit retrouver les bagages perdus.
La solution la plus simple ? Voyager léger. Encouragez vos collaborateurs à partir avec un bagage cabine uniquement, qu’ils gardent avec eux du début à la fin du voyage. Cela ne veut pas dire renoncer aux essentiels professionnels — mais faire une valise intelligente peut éviter bien des tracas.
Anticipez les changements de dernière minute
Malheureusement, les perturbations sont presque aussi courantes que les voyages eux-mêmes : près de 80 % des voyageurs d’affaires dans le monde affirment avoir connu des perturbations en 2024. Et en période de forte affluence, elles sont encore plus fréquentes.
Vous ne pouvez pas éviter les imprévus — mais vous pouvez en atténuer les effets :
1. Planifiez plus intelligemment
Anticiper les perturbations permet d’en limiter l’impact. Par exemple : privilégier des voyages plus longs et réfléchis, plutôt que des allers-retours express. Les séjours plus longs offrent plus de marge de manœuvre et limitent l’effet “domino” des retards et annulations. Si vous avez des réunions ou conférences importantes, voyagez la veille pour garder de la flexibilité.
2. Prévoyez un contact disponible à tout moment
Si vos collaborateurs peuvent contacter quelqu’un en cas de souci — plutôt que d’attendre que le gestionnaire des voyages se réveille —, ils peuvent résoudre leurs problèmes plus vite et sereinement. TravelPerk propose par exemple un service client disponible 24h/24, 7j/7, et des mises à jour en temps réel sur les retards ou perturbations.
3. Optez pour des réservations flexibles
Autant que possible, les tarifs flexibles devraient être la norme dans votre politique voyage, surtout en haute saison. Les options rigides peuvent sembler économiques au départ, mais finissent souvent par coûter plus cher en stress, en temps et en frais de modification.Préférez les réservations flexibles, qui offrent plus de liberté — sans frais de changement élevés.
Épaulez aussi votre équipe finance
La haute saison est également source de stress pour votre équipe financière.
Elle se retrouve noyée sous les justificatifs à collecter, les dépenses à vérifier, les remboursements à traiter — surtout si les équipes utilisent des tableurs, des outils non connectés ou des processus manuels.
83 % des voyageurs d’affaires disent rencontrer des difficultés avec les frais professionnels.
Automatiser la gestion des dépenses via une solution intégrée de gestion des voyages peut soulager à la fois vos voyageurs, votre équipe finance, et améliorer la santé financière de votre entreprise.
En bref : centralisez tout. Vous gagnez ainsi du temps, évitez les tâches administratives fastidieuses et les remboursements de réservations personnelles.
Simplifiez les voyages en haute saison avec TravelPerk
Le logiciel tout-en-un de gestion des voyages TravelPerk facilite la réservation et la gestion des déplacements professionnels toute l’année — mais vous ressentirez particulièrement la différence en pleine haute saison. TravelPerk vous aide à :
Intégrer votre politique voyage au processus de réservation pour en renforcer le respect.
Gagner jusqu’à 80 % de temps administratif grâce à l’automatisation.
Permettre aux collaborateurs de réserver eux-mêmes, tout en automatisant les validations (chez Desigual, 89 % des voyages sont validés automatiquement).
Obtenir de l’aide à tout moment grâce à un service client 24/7 et un tableau de bord TravelCare avec alertes sur les perturbations.
Gérer les dépenses, récupérer la TVA, générer les factures… le tout dans un seul outil pour soulager la comptabilité.
Réaliser des économies même en haute saison grâce aux tarifs flexibles, au contrôle budgétaire et à l’automatisation des dépenses et des politiques.
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