Cómo preparar un viaje de negocios a Estados Unidos

08 Jun 2023 · 8
Si es la primera vez que viajas por motivos de negocios a Estados Unidos o estás gestionando el viaje para tu equipo, no te preocupes porque te indicaremos todo lo que necesitas para evitar muchos problemas e imprevistos.
Veremos, además, algunas cuestiones básicas para desenvolverte con éxito en las actividades de negocios que tengas previstas al llegar. Sobre todo cuando la imagen de tu empresa está en el punto de mira.
Empezamos por lo básico.

¿Qué necesitas para organizar tu viaje de negocios a Estados Unidos?

Es normal que te preocupe todo el papeleo que conlleva un viaje internacional: que si visados, documentos en regla, medidas sanitarias cambiantes,
reservas en grupo
, seguros de viaje…
Por eso, te aclaramos lo más importante.

Solicita una autorización de viaje ESTA

Si vas a estar menos de 90 días en EE. UU., no necesitas pedir un visado de negocios gracias al programa de exención de visa. Basta con
solicitar una autorización de viaje ESTA
por 21 dólares, que suele tardar 72 horas en tramitarse y tiene una validez de dos años.
En el formulario de solicitud de visa te pedirán la dirección donde te vas a alojar en EE. UU. Si aún no has reservado alojamiento, no te preocupes. Pon una dirección provisional y luego actualízala en el formulario de forma gratuita (aunque ya esté aprobada la autorización).

Prepara los documentos necesarios

Te pedirán el pasaporte en regla para entrar en el país y durante el proceso de solicitud de la autorización de viaje ESTA o cualquier otro tipo de visa estadounidense. Tiene que ser biométrico (con el chip en la portada) y tener como mínimo 6 meses de vigencia desde la entrada en Estados Unidos.
¿Vas a alquilar un vehículo? En ese caso, es imprescindible un permiso de conducción internacional. Puedes solicitarlo presencialmente en cualquier oficina de la Dirección General de Tráfico o por vía electrónica y recogerlo 2 días después. Además, hay que llevar también el permiso de conducir del país de origen en vigor.

Infórmate de las medidas vigentes contra el COVID

Desde mayo de 2023, Estados Unidos no exige certificados de vacunación y pruebas de COVID-19 para entrar en el país. La situación en EE. UU. es de normalidad absoluta, sin necesidad de llevar mascarillas en vuelos y transporte público, aunque se mantienen algunos protocolos de higiene.
De todas formas, la situación podría cambiar. Por eso, sería buena idea preguntar en la embajada o en la oficina consular más cercana antes de visitar Estados Unidos.

Reserva tu vuelo con antelación

Si
reservas tus billetes de avión
con antelación, te será más fácil encontrar las opciones que buscas al mejor precio, sobre todo si viajas en épocas de mayor afluencia turística o quieres asegurarte de que todos vayan en el mismo vuelo.
Casi siempre hay buenas ofertas para volar a Estados Unidos, ya sea con una low cost o con aerolíneas como Iberia, British Airways o American Airlines. Pero comprueba siempre las políticas de viaje de la empresa por si tuviera algún acuerdo con alguna compañía.
Pero si no te quieres complicar, TravelPerk te permite acceder directamente a las mejores ofertas de
vuelos para empresas
que cumplen las políticas de tu organización.
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Planifica cómo vas a pagar cuando llegues

En Estados Unidos es muy común pagar con tarjeta en cualquier comercio. De hecho, un
41% de estadounidenses
asegura que no usa efectivo en ninguna de sus compras habituales.
De todos modos, sí que te recomendamos llevar dólares (USD) en efectivo para compras pequeñas, el transporte público o las lavadoras/secadoras de los hoteles, por ejemplo. Lo más cómodo y económico será sacar dinero en cualquier cajero automático del aeropuerto de tu destino, pero ten en cuenta las comisiones de tu banco y el tipo de cambio que se aplicará.
Otra opción son tarjetas como Revolut, Vivid o Wise con las que evitas las altas comisiones de los bancos tradicionales. Pero si vas a usar tu tarjeta de siempre, te recomendamos avisar a tu banco en caso de que te la bloqueen por actividad sospechosa.

Lleva adaptadores y transformadores para enchufar tus aparatos

Si no quieres llegar al hotel y descubrir que no puedes poner a cargar el móvil o enchufar la maquinilla de afeitar, mejor compra un adaptador certificado para enchufes de tipo A y B en cualquier ferretería o tienda de electrónica.
Ten en cuenta que el voltaje de EE. UU. es de 120 V, inferior al de España. Por eso, asegúrate de que tus aparatos admitan este voltaje. Si vas a enchufar móviles, cámaras o portátiles que funcionan con mayor voltaje, simplemente notarás que tardan más en cargar. Pero si conectas secadores de pelo o maquinillas de afeitar sí notarás que funcionan con menos potencia. En ese caso, quizás quieras llevarte también un transformador de corriente.

Prepara tu móvil para llamadas e Internet

Lo primero es comprobar si tu teléfono tendrá cobertura en EE. UU. Puedes introducir
aquí
el modelo de tu móvil y ver con qué operadoras puede conectarse.
Si tu estancia va a ser corta, sin duda la opción más cómoda es usar el roaming de tu operadora de telefonía para hacer y recibir llamadas. Eso sí, cuidado a la hora de conectarte a Internet porque el uso de datos con roaming puede elevar bastante tu factura.
De todos modos, infórmate porque algunos operadores ofrecen roaming gratuito para Estados Unidos. Lo que significa que seguiría aplicándose tu tarifa habitual.
¿Vas a usar datos con frecuencia? Contrata un plan de roaming con tu compañía y combínalo con el uso de redes Wi-Fi abiertas en hoteles, restaurantes o cafeterías. Pero si vas a estar más de una semana, puedes plantearte comprar una SIM local en una tienda de AT&T, T-Mobile o Verizon, las principales operadoras de EE. UU.

Contrata un seguro de viajes con cobertura médica

La atención médica en EE. UU. es de muy buena calidad, pero la cobertura sanitaria no es gratuita como en España y los costes son muy altos. Para hacerte una idea, una sola noche de ingreso en un hospital asciende a 7000 dólares y un traslado en ambulancia en condiciones graves puede superar los 100.000.
¿La mejor opción? Contrata un buen seguro de viajes con la mayor cobertura médica posible: gastos por contagio de coronavirus y cuarentena, accidentes de vehículos, traslado sanitario y repatriación, entre otros. Cuanto más gastos cubra, mejor.
Aunque actualmente no es obligatoria ninguna vacuna, consulta a tu médico con antelación suficiente antes de viajar y sigue sus recomendaciones.
Es más, si quieres estar siempre al tanto sobre los requisitos, las restricciones del Departamento de Estado y los cambios de última hora que afectan a tu viaje, TravelPerk te lo pone muy fácil con su
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¿Qué más deberías tener en cuenta para tu viaje de negocios a Estados Unidos?

Si te preguntas, una vez que llegues, cómo dirigirte a la gente para causar una buena impresión o qué costumbres debes conocer para evitar malentendidos, te resultarán útiles las siguientes recomendaciones para viajeros de negocios.

Ponte al día con el inglés

El idioma oficial es el inglés, aunque en algunos estados como California, Texas y Florida no es raro encontrar comercios donde se habla español.
Si no dominas el idioma, prepárate algunas frases útiles y lleva contigo un traductor automático. Ten en cuenta que, aunque no te conozcan de nada, allí casi todo el mundo pregunta “qué tal te va” cuando te saluda. Practica respuestas como “I’m fine, thank you” o “everything’s fine” y saludos típicos de cortesía.
Cuando llegues, verás que el ciudadano estadounidense utiliza el “thank you” y el “please” para todo. Es básico que tú también los utilices. No hacerlo se considera una falta de educación.

Familiarízate con la cultura estadounidense

Lo primero que tienes que saber es que allí valoran mucho la puntualidad. Así que considera siempre el tiempo que tardas en desplazarte hasta la reunión.
En el ámbito profesional, lo más normal es presentarse con una sonrisa y un apretón de manos firme manteniendo el contacto visual. Tras la presentación, se suele ir directo al grano y se valora mucho la claridad y la sinceridad en las relaciones comerciales.
Ten en cuenta también que allí es prácticamente obligatorio dejar propina en restaurantes, peluquerías, taxis y otros servicios. Lo normal es dejar un 15% de propina, aunque en algunos restaurantes verás que la cuenta ya la incluye.

Lleva trajes en la maleta

En los negocios, los estadounidenses suelen vestir más informal que los europeos, aunque depende siempre del sector, la empresa o incluso de la zona del país. Por ejemplo, en la Costa Este suelen ser mucho más formales.
Ante la duda, elige un nivel de formalidad más del que creas adecuado hasta que te familiarices con el código de vestimenta de la empresa. Por eso, siempre es buena idea que las mujeres lleven pantalón o falda con americana; y los hombres, un traje con corbata.

Adáptate al horario laboral estadounidense

El horario de trabajo habitual es de lunes a viernes, en horario de 9 a 5 con una pausa de una hora para almorzar a las 12 o las 1 de la tarde. Tenlo en cuenta a la hora de programar reuniones o
eventos de negocios
con empresas estadounidenses.
Si lo que quieres es reservar una cena de negocios, recuerda que en EE. UU. suelen cenar entre las 5 y las 7 de la tarde.
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