Las soluciones integrales para la gestión de viajes son fundamentales para aquellas organizaciones que cuentan con programas de viajes de empresa. Los empleados que tienen que viajar por trabajo y las empresas quieren transparencia y comodidad en cada fase del proceso, ya sea para la aprobación previa al viaje o para los informes posteriores.
Las empresas de gestión de viajes de negocios
y sus aplicaciones SaaS («Software como servicio») son cada vez más pujantes.Un buen software de gestión de viajes de negocios
ayuda a las empresas a sacar el mayor rendimiento del gasto sin que ello conlleve una merma en la productividad de los empleados. Es de mucha utilidad para los gerentes de viajes de negocios a la hora de garantizar que se cumplan las políticas de la empresa, ayuda a agilizar los reembolsos a los empleados, centraliza la supervisión de horarios y plazos y moderniza las herramientas personalizadas de viajes con funciones revolucionarias.Si buscas una alternativa a SAP Concur que implantar en tu empresa, a lo largo de este artículo te presentaremos las mejores herramientas para gestión de viajes de negocios. Podrás analizar sus recursos y sus funciones y compararlas con SAP Concur.
Las 6 mejores alternativas a SAP Concur
Hemos elaborado una lista completa de alternativas a SAP Concur para ayudarte a tomar la mejor decisión posible a partir de comparativas entre SAP Concur y el resto de plataformas. ¡Vamos allá!
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma de gestión de viajes de negocios que agrupa todos los recursos que necesitan las empresas a ese respecto. Además, los empleados pueden usarla desde cualquier sitio.
TravelPerk no solo pone a disposición de sus clientes el catálogo de viajes más grande del mundo, sino que simplifica el análisis de los datos y de las preferencias de los empleados que tienen que viajar.
La plataforma incluye funciones para cumplir con las políticas de la empresa, centralizar las facturas, gestionar los gastos, recuperar el IVA e integrar aplicaciones como Slack, Circula, BambooHR o Expensify, entre muchas otras.
Características y recursos de TravelPerk:
- Informes: toma las mejores decisiones a partir de informes avanzados de gestión de viajes y paneles de control que reúnen todos los aspectos relacionados con los viajes de negocios.
- Optimización del gasto: TravelPerk facilita la supervisión de los gastos. Gracias a FlexiPerk, podrás cancelar cualquier viaje sin más complicaciones.
- Supervisión de los empleados que salen de viaje: TravelPerk incorpora una herramienta de supervisión de viajes de empresa con el que podrás supervisar y gestionar los viajes de tus empleados, según tus necesidades.
- TravelCare: una forma segura de reservar viajes de negocios que te permite llevar a cabo la gestión de riesgos para los empleados que tienen que salir de viaje.
- Recursos para el deber de asistencia: TravelPerk ofrece además un servicio completo de soluciones de asistencia para todas las etapas de los viajes de negocios: antes, durante y después.
- Alertas en tiempo real: tus empleados estarán al día de cuestiones relacionadas con emergencias sanitarias u otros riesgos mediante notificaciones en tiempo real.
- Gestión de eventos: Events de TravelPerk ayuda a las empresas a conectar sin problemas equipos híbridos durante eventos como presentaciones de productos o actividades externas.
- Asistencia 24 horas: TravelPerk pone a disposición de las empresas un servicio de atención al cliente 24 horas con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos.
- Integraciones con terceros: el amplio abanico de integraciones con terceros de TravelPerk te permite integrar sin problemas las herramientas con las que cuentes en el flujo de trabajo de gestión de viajes.
Pero ¿quién sale ganador de la comparativa entre TravelPerk y SAP Concur?
SAP Concur frente TravelPerk
No es fácil decantarse por una de las dos, ya que ambas herramientas están muy a la par; sin embargo, TravelPerk termina imponiéndose por las siguientes razones:
- TravelPerk recibe calificaciones más altas en G2, una plataforma especializada en reseñas de usuarios
- TravelPerk ofrece recursos de primer nivel a un precio más bajo
- TravelPerk ofrece una mejor experiencia de usuario por lo fácil que resulta realizar reservas y gestionar itinerarios
- El equipo de atención al cliente 24 horas de TravelPerk está disponible en todo momento, con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos
- Las funciones de TravelPerk para la elaboración de informes son más fáciles de usar y más completas
Quienes tienen que viajar por trabajo consideran que TravelPerk cubre mejor que SAP Concur sus necesidades TravelPerk se adapta tanto a pymes como a corporaciones, algo que no sucede con SAP Concur, que está diseñada sobre todo para grandes corporaciones.
2. Webexpenses
Webexpenses es una plataforma de gestión de gastos a través de Internet con una cartera de productos para el procesamiento de facturas, los viajes de empresa, los pagos y las auditorías. Mediante este sistema de gestión y de reservas de viajes de negocios, las empresas pueden cumplir con sus políticas, ofrecer a los empleados una experiencia excelente con gratificaciones y agilizar los procesos de gestión de viajes.
Características y recursos de Webexpenses:
- Reserva de viajes basada en IA: las empresas pueden aprovechar el aprendizaje automático para automatizar la comprensión de las preferencias de viaje y crear itinerarios personalizados.
- Flujos de trabajo de preaprobación: las empresas pueden agilizar la aprobación de solicitudes con preaprobaciones y verificaciones automáticas de viajes.
- Gestión del cumplimiento de las políticas de la empresa: esta herramienta de gestión de viajes cuenta con un módulo integrado de gestión del cumplimiento de las políticas de empresa que garantiza que las políticas de viajes se cumplan sin problemas. Las empresas pueden, además, ofrecer gratificaciones a los empleados por no superar los límites de gasto.
- Informes de viaje: Webexpenses ofrece una panorámica completa de los gastos de viaje gracias a sus informes detallados.
- Asistencia 24 horas: el equipo de atención del cliente de Webexpenses está a disposición de los clientes en 50 idiomas y a cualquier hora del día.
SAP Concur frente a Webexpenses
SAP Concur rinde mejor que Webexpenses en algunos aspectos. Son los siguientes:
- Integración de tarjetas de crédito: integración sencilla de tarjetas de crédito de empresa o personales
- Facturas digitales: conversión de las facturas de papel a formatos digitales
- Automatización de gastos: autobalance de facturas y gastos
- Seguimiento de los pagos: seguimiento sencillo de los pagos de empresa totales o parciales
- Sincronización de cuentas: sincronización de las cuentas bancarias de la empresa para automatizar las transferencias de pagos de las facturas de la empresa
A pesar de los puntos fuertes de SAP Concur, los usuarios comentan en las reseñas que se sienten más cómodos con Webexpenses. Además, Webexpenses ofrece un período de prueba gratuito sin necesidad de facilitar la tarjeta de crédito, así que puedes probar esta plataforma antes de tomar una decisión.
Según las valoraciones generales, Webexpenses es superior a SAP Concur. Los usuarios destacan como factores decisivos lo fácil que es de configurar, de usar y de administrar.
3. Zoho Expense
Zoho Expense es otra alternativa a SAP Concur que ayuda a las empresas a gestionar, controlar y automatizar los gastos de viaje, así como a elaborar informes sobre los mismos. Esta plataforma de gestión de viajes es estupenda para automatizar las tareas de elaboración de informes, personalizar diferentes componentes y facilitar la colaboración entre equipos en tiempo real.
Características y recursos de Zoho Expense:
- Recibos y gastos: simplifica los informes de gastos mediante la automatización integral de la gestión de recibos, de la gestión de gastos y del seguimiento del kilometraje.
- Gestión de gastos de tarjetas de crédito: agiliza los procesos de conciliación de gastos con la conciliación de tarjetas de empresa y la integración de introducción directa de datos de tarjetas de crédito empresariales, personales y de prepago.
- Informes de gastos: una automatización de lo más eficiente para que puedas poner el piloto automático en todo lo relativo a la elaboración y la gestión de informes.
- Gestión de solicitudes: configura las políticas de aprobación de viajes y hazles la vida más fácil a los empleados con la opción de billetes sin conexión.
- Auditoría de gastos y del cumplimiento de las políticas de la empresa: gracias a Zoho Expense las empresas pueden detectar entradas duplicadas, ejecutar informes de auditoría e identificar comportamientos fraudulentos.
- Reembolso de gastos: los empleados se alegrarán de recibir sus reembolsos con más rapidez, lo que es posible gracias a los excelentes recursos de Zoho para integrar programas de nóminas y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
SAP Concur frente a Zoho Expense
De acuerdo con las reseñas de los clientes y con el análisis de ambas plataformas, SAP Concur ofrece mejores prestaciones en las siguientes áreas:
- Integración de tarjetas de crédito: para acceder sin problemas a los recibos desde los estados de cuenta de las tarjetas de crédito
- Reembolso a empleados: integración sencilla con el sistema de nóminas o con las cuentas bancarias para que los reembolsos sean más rápidos
- Gestión de itinerarios: generación automática de itinerarios de viaje basados en las reservas
- Notificaciones de viaje: integración del calendario para alertas y sugerencias
- Integraciones avanzadas: con diferentes sistemas de emisión de billetes de avión, hoteles y compañías de taxis
SAP Concur es una opción más cara para aquellas empresas que quieren controlar la gestión de gastos. No solo eso, los usuarios entienden que Zoho Expense cubre mejor sus necesidades que SAP.
Un porcentaje nada desdeñable de los usuarios, el 99 %,
recomendaría Zoho Expense, frente al 93 % de los usuarios que harían o mismo con SAP Concur.4. Egencia
Egencia ayuda a las empresas a modernizar los programas de viajes de negocios con unas utilidades para viajes de empresa de lo más sencillas y una atención al cliente sin igual. Además de ofrecer informes y análisis actualizados, esta plataforma te ayudará con la gestión de riesgos, los gastos de viaje y los perfiles de los empleados.
Características y recursos de Egencia:
- Cumplimiento de las políticas de la empresa: Egencia permite crear políticas personalizadas para la aprobación de viajes con las que mejorar el cumplimiento de las políticas. También podrás diseñar flujos de trabajo de aprobación de varios niveles para mejorar la gestión de los viajes.
- Gestión de riesgos: Egencia hace posible que las organizaciones cumplan con su deber de asistencia mediante un programa integral de gestión de riesgos de viaje. Podrás estar al tanto de las situaciones de alto riesgo, realizar un seguimiento de los empleados que estén de viaje y enviarles alertas de forma casi instantánea.
- Gestión de los gastos de viaje: Egencia simplifica los viajes y los gastos, ofrece una panorámica completa de los estados de cuentas y te ayuda a agilizar las conciliaciones.
- Ofertas de viajes: gracias al buscador de ofertas de hoteles y vuelos de Egencia, podrás encontrar con facilidad las mejores ofertas de viajes y volver a reservar automáticamente cuando bajen las tarifas.
SAP Concur frente a Egencia
En la comparativa entre SAP Concur y Egencia, esta última se pone a la cabeza gracias a un abanico de funciones fáciles de usar que resultan muy cómodas tanto para las empresas como para los empleados.
- Gestión de recibos digitales: análisis automático de los recibos para crear entradas digitales de gastos
- Creación de informes de gastos: un proceso intuitivo para crear informes de gastos de los viajes
- Reembolso a los empleados: integración fluida de cuentas bancarias y nóminas para realizar pagos con más rapidez
- Conversión de divisas: conversión de otras monedas e introducción en los informes sin complicaciones
- Automatización de gastos: captura electrónica de facturas y asignación a categorías
- Cumplimiento de políticas y normativas: políticas personalizadas de viajes y cumplimiento normativo para que las empresas cumplan con sus propias directrices
- Seguimiento del kilometraje: seguimiento sencillo del kilometraje de los viajes mediante GPS o dispositivos móviles
SAP Concur es mucho más popular que Egencia entre las grandes empresas. Dada su inmensa experiencia en el sector de la gestión de viajes de negocios, SAP Concur es mucho más eficiente que Egencia si hablamos de prestar servicios a corporaciones.
Navan es una solución integral de viajes, tarjetas de empresa y gastos con la que podrás automatizar los gastos de viaje, gestionar las reservas y acceder a una panorámica completa de los gastos de los viajes de empresa. La plataforma te permite crear un programa de viajes y de gastos de primer nivel sin necesidad de grandes inversiones.
Características y recursos de Navan:
- Tarjetas inteligentes: gracias a Navan podrás introducir una gestión de los gastos más responsable y acceder en tiempo real a las diferentes transacciones mediante tarjetas inteligentes físicas o virtuales.
- Reserva de viajes a través de Internet: The Next Generation Storefront™ de Navan permite a las empresas revisar y reservar viajes de negocios en menos de seis minutos.
- Ahorro en viajes: ahorra en tu presupuesto de viajes gracias a la función automatizada de informes financieros. Además, puedes reducir los gastos de viaje con los billetes que no se hayan usado y la automatización de exenciones de Navan.
- Gestión de gastos: mediante Navan Liquid, las empresas disponen de recursos más inteligentes en términos de gastos y pueden así cumplir con sus políticas, automatizar las conciliaciones y dejar de lado los informes de gastos manuales.
- Informes de gastos: accede a recomendaciones detalladas que facilitan el ahorro mediante informes de gastos en tiempo real.
- Servicios de viaje: Navan ofrece un abanico de servicios de viaje, como los servicios VIP de Navan, los servicios de auditoría o los aceleradores de negocios.
SAP Concur frente a Navan
Dentro de la comparativa entre ambas plataformas, Navan se impone a SAP Concur en casi todos los aspectos:
- Las puntuaciones de Navan en las webs de reseñas son más altas
- Navan es más fácil de usar, de configurar y de administrar
- Navan elabora mejores informes de gastos
Pero no todo son buenas noticias. Navan no ofrece opciones de aerolíneas de bajo coste para los presupuestos de viajes más ajustados y tampoco cuenta con un catálogo completo de trenes, sobre todo en el caso de Europa.
Una de las principales ventajas de SAP Concur sobre Navan es su experiencia en los diferentes países europeos y su cobertura de dichos países. Según los usuarios,
el equipo de atención al cliente de Navan está radicado en EE. UU. y no conocen muy bien el mercado europeo
.Ambas son buenas opciones para la gestión de viajes de empresa, pero si buscas cobertura a escala mundial, SAP Concur es claramente superior.
6. Emburse Certify
Emburse Certify es otra de las alternativas más potentes a Concur. Te permite reservar viajes de negocios a través de Internet, gestionar los gastos y automatizar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Además, puedes integrar la plataforma con la empresa de gestión de viajes con la que trabajes, lo cual te puede resultar muy práctico. Emburse Certify te ayuda a ahorrar con los billetes que no se hayan usado y te garantiza las tarifas más bajas.
Características y recursos de Emburse Certify:
- Tarjetas de crédito empresariales: las empresas pueden supervisar con facilidad los gastos de los empleados a partir de tarjetas de crédito físicas o virtuales personalizables.
- Seguimiento del kilometraje: realiza un seguimiento de los gastos reembolsables por kilometraje de forma sencilla gracias a los eficientes sistemas de seguimiento del kilometraje y de contabilidad de Emburse Certify.
- Reembolsos: gracias a Emburse Certify, las empresas pueden además procesar los reembolsos a empleados y proveedores en un santiamén, independientemente de la divisa que utilicen.
- Gestión de gastos: a los empleados no les costará nada gestionar la aprobación de los viajes gracias a las solicitudes preaprobadas de gastos y al control que tendrán sobre el ahorro en los costes.
- Informes de gastos: ReportExecutive™ es un software de gestión de gastos de Emburse Certify con el que puedes automatizar la elaboración de informes de gastos en función de cada empleado.
- Automatización de cuentas por pagar: agiliza los procesos de cuentas por pagar con una aprobación de solicitudes muy sencilla, con órdenes de compra electrónicas y con la verificación doble o triple de facturas (es decir, la comprobación de la coincidencia de los datos de las órdenes de compra, de las facturas y de los recibos de ventas).
SAP Concur frente a Emburse Certify
SAP Concur y Emburse Certify ofrecen características clave similares, pero Emburse Certify rinde mejor en determinados aspectos:
- Emburse Certify ha recibido mejores puntuaciones que SAP Concur en los sitios de reseñas
- La atención al cliente de Emburse Certify es de más calidad y más accesible
- Emburse Certify cuenta con mejores recursos para la elaboración de informes y con un mejor software de contabilidad
La única función que no ofrece Emburse Certify es la de las reglas de aprobación para crear restricciones de viaje y pautas mediante las que garantizar el cumplimiento de las políticas y del presupuesto de la empresa.
Por regla general, SAP Concur es más popular entre las empresas más grandes, mientras que Emburse Certify suele ser la elección de las pymes. Más allá de eso, Emburse Certify supera a SAP Concur en otras categorías y es, a grandes rasgos, una mejor opción para la gestión de gastos.
¿Qué alternativa a SAP Concur elegir?
La clave para dar con las mejores alternativas a SAP Concur radica en tener claras las necesidades de tu empresa en términos de viajes de negocios. Fíjate en los recursos que ofrece cada plataforma para los siguientes aspectos:
- Catálogo de viajes
- Fácil de usar
- Informes automatizados de gastos
- Precio
- Disponibilidad de aplicaciones móviles
- Gestión de riesgos y del cumplimiento de las políticas de la empresa
Además de cualquier otra función que consideres necesaria para el buen funcionamiento de tu empresa. Baraja tus opciones en función de cada uno de estos aspectos y tendrás una perspectiva más amplia para elegir la herramienta que más te convenga.
TravelPerk es un software de gestión de viajes de negocios innovador y diseñado pensando en el futuro. Ya son muchas las empresas de diferentes sectores y tamaños que se han decantado por esta opción. Si eliges TravelPerk, podrás acceder a un extenso abanico de recursos para los viajes de empresa integrados en una misma plataforma.
Descubre ya todo lo que TravelPerk puede hacer por ti.
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