La lista de tareas y de costes que tienen que gestionar y que supervisar las empresas cuyos empleados viajan por todo el mundo es casi interminable: reserva de vuelos, alojamiento, alquiler de vehículos, gestión de proyectos, aprobaciones previas al viaje, costes diarios, seguridad de los empleados o cancelaciones de viajes, entre muchas otras cuestiones.
Las plataformas de gestión de viajes ayudan a las empresas a abordar todos los aspectos de la gestión de los viajes de empresa y a ofrecerles a sus empleados las mejores experiencias posibles. Una herramienta de gestión de viajes de negocios elimina la mayoría de los quebraderos de cabeza relacionados con los viajes de empresa al automatizar la aprobación de las solicitudes de viaje, las reservas de viajes, las operaciones de inventario, el cumplimiento de los requisitos de viaje y las solicitudes de cambios.
Además, estas plataformas para la gestión de viajes de empresa facilitan la elaboración de
informes de viajes y gastos
, ofrecen una atención al cliente sin igual y proporcionan informes en tiempo real para las partes interesadas y para el equipo financiero. A grandes rasgos, son como agencias de viajes modernas.A lo largo de este artículo podrás analizar las mejores alternativas a Egencia, sus características exclusivas y sus principales servicios para saber en qué tienes que fijarte a la hora de elegir un software de gestión de viajes de negocios.
Las 5 mejores alternativas a Egencia
Si buscas las mejores alternativas a Egencia, aquí tienes una lista completa en la que podrás encontrar el software que más se ajusta a tus necesidades organizativas respecto a los viajes.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma integral de viajes de negocios que facilita la gestión de viajes mediante reservas a través de Internet, gestión de riesgos, recuperación de IVA, cancelación de viajes y asistencia las 24 horas. La plataforma de gestión de viajes de negocios de TravelPerk te permite gestionar los informes de gastos, las aprobaciones de viajes y el cumplimiento de las políticas de viaje.
TravelPerk no solo garantiza a los empleados una experiencia fluida, sino que además ofrece una atención al cliente con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos.
Funciones y servicios de TravelPerk:
- Asistencia 24 horas: TravelPerk garantiza un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos en cualquier momento del día gracias a su fantástico equipo de atención al cliente.
- Herramienta de reservas a través de Internet: compara y reserva vuelos, trenes, hoteles o vehículos de alquiler en TravelPerk con el catálogo más grande del mundo.
- Gestión de riesgos: vela por la seguridad de tus empleados y cumple con el deber de asistencia mediante alertas en tiempo real sobre emergencias sanitarias, crisis políticas u otras situaciones de ese tipo.
- FlexiPerk: tus empleados disfrutarán de la mayor flexibilidad en los viajes de negocios gracias a la política de cancelación de FlexiPerk. Cancela los billetes hasta 2 horas antes de la salida y los hoteles hasta las 16:00 del día de registro.
- Reclamación de IVA: TravelPerk ayuda a los equipos financieros a ahorrar tiempo y dinero con facturas adaptadas al IVA en todas las reservas de viajes que se realicen a través de la plataforma de TravelPerk.
- GreenPerk: reduce la huella de carbonode los viajes de negocios de tu organización con el programa de compensación de carbono de TravelPerk.
TravelPerk frente a Egencia
Aunque TravelPerk y Egencia tienen funciones parecidas, TravelPerk es superior en líneas generales por las siguientes razones:
- Las puntuaciones de TravelPerk son más altas que las de Egencia tanto en G2como enCapterra, lo que significa que es la opción preferida de los usuarios.
- TravelPerk ofrece una atención al cliente más completa, con chat en vivo y asistencia telefónica.
- TravelPerk obtiene puntuaciones más altas por lo fácil que resulta gestionar los viajes y los itinerarios, dos aspectos fundamentales de los viajes de empresa.
- TravelPerk es mejor a la hora de realizar informes sobre viajes de empresa.
- TravelPerk sobresale en la gestión del cumplimiento de las políticas de la empresa.
Según las reseñas de los usuarios, TravelPerk es la opción preferida para la gestión de viajes de negocios en pymes debido a lo fácil que es de utilizar y de administrar.
Además, la actualización de las funciones y los recursos de planificación de TravelPerk son superiores a los de Egencia. No solo eso, TravelPerk ofrece más opciones de precios que Egencia.
2. BCD Travel
Gracias a su paquete de herramientas innovadoras, BCD Travel posibilita que las organizaciones saquen el mayor rendimiento posible a los viajes de negocios. Prestan sus servicios a empresas medianas y a grandes corporaciones de EE. UU. y de Europa y ofrecen todo un abanico de recursos para la gestión de los viajes de empresa.
Funciones y servicios de BCD Travel:
- Alertas en tiempo real: BCD Alert ofrece notificaciones en tiempo real sobre posibles amenazas a través de una aplicación móvil (disponible tanto para iOS como para Android) con la que garantizar la seguridad de los empleados que están de viaje.
- Ahorros en viajes: con TripSource® de BCD Travel las organizaciones pueden reducir los costes de los viajes e incentivar el buen comportamiento de los empleados que tienen que viajar.
- Centro de información sobre la COVID-19: ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones respecto a los viajes con información actualizada sobre la COVID-19.
- Informes de datos: BCD Travel facilita a las empresas el análisis de los gastos por categoría y de las métricas más relevantes con DecisionSource®, una plataforma inteligente para empresas.
- Deber de asistencia: vela por la seguridad de los empleados que salen de viaje con las evaluaciones del programa de seguridad y los mapas de seguridad interactivos.
- Gestión de gastos: BCD Pay de BCD Travel ofrece una panorámica completa de la gestión de los gastos de viaje y simplifica la configuración de los pagos.
BCD Travel frente a Egencia
Aunque ambas opciones cuentan con funciones similares desde un punto de vista comparativo, hay diferencias en términos de coste de propiedad. BCD Travel no es muy popular en las plataformas de reseñas de SaaS («Software como servicio»), por lo que no parece la opción más demandada para la gestión de viajes de empresa. Por otro lado, la implementación de BCD Travel es más cara que en el caso de Egencia.
3. SAP Concur
El objetivo de SAP Concur es brindar las mejores experiencias en términos de viajes de empresa a partir de las mejores herramientas de gestión de viajes, de gastos y de facturas de su rango. Las empresas pueden utilizar SAP Concur para diseñar un sistema integrado y automatizado de viajes de empresa que mejore la experiencia de los empleados al tiempo que se cumple con los objetivos empresariales.
Funciones y servicios de SAP Concur:
- Informes automatizados de gastos: la automatización de Concur Expense de SAP convierte la gestión de gastos en algo mucho más ágil y preciso. Además, las empresas pueden integrar SAP Concur con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para tener una perspectiva completa de las cuentas de la empresa.
- Reembolso rápido: la herramienta Expense de SAP se ha diseñado para crear, categorizar y detallar informes de gastos a partir de los recibos que suben los empleados.
- Sugerencias sobre gastos de viaje: además de propiciar que las empresas ahorren dinero y detecten costes ocultos, TripLink de SAP Concur proporciona alertas y recordatorios en tiempo real a los empleados que están de viaje.
- Cumplimiento de las políticas de la empresa: Concur Request de SAP ofrece previsiones mejoradas y ayuda a las empresas con el cumplimiento de sus políticas. También se puede usar la API de Concur Request para crear procesos que mejoren la eficiencia.
- Dispositivos móviles: los empleados y las empresas pueden enviar, aprobar y gestionar informes de gastos mediante la aplicación móvil de SAP Concur.
SAP Concur frente a Egencia
Los gerentes de viajes de empresa consideran que Egencia es mejor que SAP Concur en función de las siguientes características:
- Cumplimiento de la normativa PCI.
- Mejor atención al cliente para usuarios de dispositivos móviles.
- Reglas y flujos de trabajo fáciles de usar.
- Clasificación inteligente de los gastos de los empleados.
- Flujos de trabajo simplificados para estructuras de aprobación de gastos complejas.
- Integración de tarjetas de crédito que facilita la supervisión de los gastos y los pagos.
- Integración avanzada con diferentes sistemas de viajes y diferentes herramientas de software.
Egencia tiene mejor reputación que SAP Concur entre las grandes empresas. Además, Egencia supera a SAP Concur en una serie de aspectos, como los informes de gastos, la aprobación de viajes, la facturación de clientes, la generación de informes y la administración.
4. American Express Global Business Travel (GBT)
Amex GBT es uno de los principales competidores de Egencia. Prestan servicios a empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Este producto SaaS de primer nivel incorpora utilidades para elaborar presupuestos más prácticos, velar por el bienestar de los empleados y mejorar la experiencia de viaje.
Funciones y servicios de Amex GBT:
- Ahorro en viajes: las herramientas de Amex GBT para comparar las reservas con otras posibles ofertas permiten a las empresas ahorrar dinero si los precios caen y volver a reservar billetes sin problemas.
- Siempre al día: gracias a Travel Vitals™ las empresas pueden mantenerse al día sobre cuestiones o sucesos recientes y tomar mejores decisiones.
- Informes de crédito de las aerolíneas: accede a una panorámica holística de los billetes que no se han utilizado y consulta el importe total de los reembolsos mediante una herramienta de informes de Amex GBT muy fácil de usar.
- Datos y análisis: Premier Insights™ de Amex GBT proporciona a las organizaciones información sobre puntos de referencia, integración de datos, formas de mejorar y escenarios hipotéticos.
- Asistencia 24 horas: accede a itinerarios, perfiles y programas de proveedores en cualquier momento del día.
- Asistente personal: los asistentes personales te ayudan a abordar sobre la marcha las vicisitudes de los viajes de negocios.
Amex GBT frente a Egencia
Amex GBT compró en 2021 al grupo Expedia la plataforma líder en gestión digital de viajes Egencia. Amex GBT no tiene una gran presencia en los sitios de reseñas de software y no es muy popular entre empresas que no sean grandes corporaciones.
5. TravelBank
TravelBank es una plataforma integral de software para la gestión de viajes, tarjetas y gastos que ayuda a las empresas a ahorrar hasta un 40 % en sus programas de viajes y gastos. Su plataforma integral lo abarca todo: gastos, gratificaciones, atención al cliente... Además, tienen hasta un sitio de compras de lo más innovador.
Funciones y servicios de TravelBank:
- Gestión de viajes de empresa: reserva vuelos, hoteles y coches desde un mismo sitio e incentiva a los empleados para que planifiquen mejor los viajes.
- Supervisión de los gastos de la empresa: accede a los gastos de la empresa mediante informes continuos y bien documentados. Las empresas pueden, además, habilitar las aprobaciones de viaje «en un solo clic» y añadir varios límites a los gastos de kilometraje.
- Informes personalizados: recopila información sobre los gastos de viaje, las posibles deficiencias y las tendencias desde un panel de control personalizable y fácil de usar.
- Gestión de tarjetas de crédito de la empresa: supervisa el cumplimiento de la política de gastos de la empresa con una integración sencilla de las cuentas bancarias, con la sincronización del estado de las transacciones y con conciliaciones más rápidas.
- Integraciones: TravelBank te permite integrar con facilidad los datos con sistemas ERP, SSO y HRIS y con tarjetas de crédito.
TravelBank frente a Egencia
Egencia supera a TravelBank gracias a una serie de funciones que quienes viajan por negocios consideran esenciales en términos de seguridad y comodidad.
- Alertas en tiempo real para mantenerse al día sobre diferentes cuestiones o sucesos.
- Gestión de las restricciones para controlar el nivel de acceso de los usuarios.
- Atención al cliente las 24 horas
Quienes viajan por negocios tienen más confianza en Egencia debido a su experiencia en el mercado de la gestión de viajes de empresa y a unas funciones que facilitan todo lo posible los viajes de empresa.
Conclusiones sobre las mejores alternativas a Egencia
Si buscabas las mejores alternativas a Egencia, la lista que te acabamos de presentar es la mejor referencia para hacer una comparativa de los principales competidores de Egencia. Si estás barajando a fondo las diferentes opciones, verás que cada plataforma tiene funciones exclusivas y que todas ellas son buenas alternativas a Egencia. Merece la pena tenerlas en cuenta. Analiza las dificultades a las que se enfrenta tu empresa respecto a los viajes de negocios, ya que ello te ayudará a elegir una de las opciones de la lista. Pero no olvides probarlas antes de hacer ninguna inversión.
Necesitas una herramienta integral de gestión de viajes que te ayude a tomar las mejores decisiones, a cumplir con el deber de asistencia, a automatizar la supervisión de los gastos, que te proporcione información y que facilite el reembolso a los empleados.
Cada vez más clientes se decantan por TravelPerk, una empresa de gestión de viajes que ayuda a las empresas a modernizar sus programas de viajes mediante la supervisión de los empleados, actualizaciones en tiempo real, funciones de gestión de viajes de negocios y de gastos, etc.
TravelPerk supera a Egencia en diferentes aspectos como la facilidad de uso, la atención al cliente en tiempo real, la gestión de itinerarios, las integraciones avanzadas o la calidad de los informes, por nombrar solo algunos. Además, TravelPerk se adapta tanto a pymes como a grandes empresas, mientras que Egencia destaca sobre todo por los servicios que presta a estas últimas.
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