Si queremos contar con un programa eficaz de viajes de empresa, es absolutamente imprescindible tener una estrategia de viajes de negocios sólida y combinarla con un software y unos servicios de gestión integrales.
¿Te planteas introducir una herramienta de gestión de viajes que encaje con tu negocio? Déjanos decirte que hay disponibles muchas opciones para empresas tanto pequeñas como grandes. A lo largo de este artículo podrás repasar las funciones básicas y los puntos fuertes de Egencia y SAP Concur, así como las opiniones de sus usuarios.
¡Vamos a ello!
SAP Concur
SAP Concur es un programa de gestión de gastos y de viajes de la multinacional Systemanalyse Programmentwicklung (SAP). Estas son las tres funciones principales de este programa:
- Concur Expense automatiza los procesos de elaboración de informes, de aprobación y presupuestos para gastos.
- Concur Invoice ofrece una panorámica de los gastos de viaje y gestiona los procesos de las cuentas por pagar (AP).
- Concur Travel simplifica las reservas de viajes de negocios gracias a su amplia red de proveedores.
Particularidades y puntos fuertes de SAP Concur
SAP Concur está pensado para corporaciones de diferentes sectores, como el manufacturero, el de la salud, el comercio minorista, las ONG o las entidades financieras. Las siguientes características distinguen a SAP Concur de sus competidores:
- Gestión automatizada de gastos: te permite modificar las políticas de gastos según las necesidades de la empresa, escanear recibos desde cualquier lugar y acceder en tiempo real a una panorámica de tu información financiera.
- Auditoría financiera avanzada: se sirve de la inteligencia artificial (IA) y del aprendizaje automático para detectar actividades fraudulentas, analizar las tendencias del uso indebido de fondos y verificar los gastos de cara a agilizar los reembolsos.
- Cumplimiento de las políticas y control de gastos: les da a las empresas la capacidad de mejorar sus previsiones económicas, así como de garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes y de conectar los procesos para que sean más eficientes.
- Gestión integral de eventos: simplifica el registro de asistentes y te permite realizar con facilidad un seguimiento de la ubicación de los empleados y del gasto en los eventos para que todo se ajuste al presupuesto.
- Sistema integrado de viajes de empresa: consolida los datos de los viajes, permite a los empleados hacer reservas y modificarlas y ayuda a las empresas a cumplir con sus deberes de diligencia. Además, TripLink de SAP Concur facilita a las empresas tarifas negociadas con los proveedores y envía alertas en tiempo real a quienes viajan por negocios.
- Gestión automatizada de cuentas por pagar: permite a las empresas controlar el gasto de los proveedores, tomar decisiones certeras mediante paneles de control y agilizar los pagos a los proveedores gracias a las integraciones. Las organizaciones pueden, asimismo, utilizar la doble (o triple) verificación de facturas para comparar datos entre órdenes de compra (PO), cuentas por cobrar y facturas, y detectar así posibles discrepancias.
- Inteligencia y análisis consultivos: facilita a las empresas análisis e información práctica mediante paneles de control e informes interactivos. Con esta característica, las empresas pueden compartir una «fuente única de verdad» (SSOT) con las partes interesadas.
- Integraciones rápidas: para que se puedan conectar diferentes puntos de datos entre aplicaciones empresariales como Xero, NetSuite y Quickbooks. Esto permite un enfoque sencillo y fluido de la gestión de viajes de empresa.
Reseñas de los usuarios de SAP Concur
Lo que más les gusta de SAP Concur a sus usuarios
“Con Concur se pueden crear categorías de gastos fáciles de usar que simplifican el trabajo de los usuarios a la hora de presentar gastos, sea cual sea el departamento o el tipo de gasto. También te permite conectar varias cuentas para introducir automáticamente compras como posibles presentaciones de gastos.”
Derek H.,
reseña de SAP Concur (G2)
“La aplicación es muy fácil de usar. Han diseñado muy bien la configuración del flujo de trabajo y así es más fácil supervisar y gestionar las solicitudes o hacer un seguimiento. Lo mejor es el proceso de aprobación, que es intuitivo y envía los recordatorios oportunos al encargado de la aprobación.”
Plavita D.,
reseña de SAP Concur (G2)
Lo que menos les gusta de SAP Concur a sus usuarios
“Algo que no me gusta es que no hay vista previa de las facturas, por lo que puede haber un poco de confusión al registrarlas y el equipo financiero no puede ver las imágenes. Esperaba una interfaz más sencilla.”
Johan M.,
reseña de SAP Concur (G2)
“Si nadie te ha enseñado a trabajar con el programa, te puede llevar un tiempo averiguar cómo presentar los gastos o cómo reservar vuelos y hoteles. Yo no recibí formación, así que no sabía muy bien cómo hacer cosas como cargar recibos o categorizar datos.
Hank C.,
reseña de SAP Concur (G2)
En general, si saben usarla, a los usuarios de SAP Concur les gusta la plataforma. No es un programa que se pueda instalar y empezar a trabajar con él, sin más, sino que hace falta una cierta formación y hay que incorporar a todo el equipo.
Egencia
Egencia es un programa para la gestión de viajes de empresa que ayuda a las empresas con el cumplimiento de sus políticas, la gestión de riesgos, la supervisión de gastos y la gestión de perfiles de los empleados que tienen que viajar. American Express Global Business Travel adquirió Egencia en 2021 para poner estas herramientas punteras de gestión de viajes a disposición de cualquier segmento empresarial.
Esto es lo que ofrece Egencia a las empresas para supervisar a los empleados que tienen que viajar por razones de trabajo:
- Gestión de la política de viajes: hace posible que quienes viajan puedan tomar mejores decisiones y que las empresas ahorren dinero gracias a límites dinámicos de tarifas hoteleras y opciones de viaje adaptadas a los perfiles de los empleados que salen de viaje.
- Gestión de riesgos para viajes: ayuda a los gerentes de viajes a cumplir con sus deberes de diligencia al ofrecer a los empleados que viajan información actualizada y planes de gestión de riesgos.
- Gestión de gastos de viaje: simplifica la gestión de gastos y la conciliación de viajes y gastos gracias a la aprobación discrecional de gastos de viaje y a la gestión del presupuesto.
- Informes completos: ayuda a las organizaciones a optimizar los costes de los viajes de negocios con descuentos, ofertas y un panel de comparativas.
- Asesoramiento sobre gestión de viajes: para empresas que quieren diseñar y poner en marcha desde cero una estrategia de viajes de negocios.
Particularidades y puntos fuertes de Egencia
Con sus herramientas inteligentes para reservas, su tecnología avanzada, sus análisis de datos y sus informes bajo demanda, Egencia es apta para empresas pequeñas, medianas o multinacionales. Veamos cuáles son las principales ventajas de Egencia en lo que a la gestión de viajes de empresa se refiere.
- Pautas para ajustar las reservas a las políticas de la empresa: gracias a esto, las empresas pueden dinamizar el cumplimiento de las políticas de viajes con pistas visuales y la optimización de las restricciones para los destinos de alto riesgo.
- Flujos de trabajo para la aprobación de varios niveles de los viajes de negocios: permite que las organizaciones definan requisitos independientes sobre sus políticas y que ofrezcan información por adelantado para que los empleados puedan tomar decisiones relacionadas con los viajes.
- Seguimiento y análisis de tendencias: las empresas podrán modificar sus políticas según las preferencias de sus empleados a la hora de realizar reservas, así como supervisar el cumplimiento de las políticas o el ahorro en gastos.
- Evaluación y gestión de riesgos para viajes: permite a las empresas proteger a los empleados que viajan frente a desastres naturales u otras amenazas para su seguridad. Egencia proporciona además a las empresas herramientas de supervisión con las que estar al tanto de situaciones específicas. Se pueden enviar alertas en tiempo real a los empleados que salen de viaje para así garantizar que todos siguen las mismas pautas.
- Solución integrada para gastos y viajes: simplifica la supervisión de los gastos de viaje, la gestión de los presupuestos y la conciliación de cuentas. Egencia no solo posibilita que la gestión de las cuentas por pagar sea más sencilla, sino que también facilita el diseño de los flujos de datos entre diferentes sistemas.
- Buscador de descuentos para hoteles y vuelos: Egencia ofrece excelentes ofertas para que las empresas puedan ahorrar y sacar el máximo partido de sus presupuestos para viajes. El panel de comparativas de Egencia ofrece distintas alternativas a las empresas para que puedan ahorrar en costes.
- Asesoramiento sobre gestión de viajes: para organizaciones que quieren diseñar programas de viajes de empresa que no queden obsoletos, con recomendaciones basadas en datos y tecnologías innovadoras.
Reseñas de los usuarios de Egencia
Lo que más les gusta de Egencia a sus usuarios
“Llevamos más de 15 años en la plataforma de Egencia y debo decir que han introducido muchísimas mejoras para la herramienta de reservas por Internet. La herramienta es intuitiva y fácil de usar y sus recursos para generar informes son también estupendos.”
Sylvester A.,
reseña de Egencia (G2)
«Egencia me pareció muy intuitivo. No tuve problemas para encontrar lo que quería ni para familiarizarme con el programa. Pude hacer en un santiamén todas las reservas que necesitaba para los viajes».
Caitlin M.,
reseña de Egencia (G2)
Lo que menos les gusta de Egencia a sus usuarios
“Una de las cosas que deberían cambiar es el método para buscar facturas. Ahora mismo hay que ir una por una, página por página. Hay que concretar mucho y, aun así, hay veces que te cuesta encontrar algo.”
Yasmina E.,
reseña de Egencia (G2)
“Me gustaría que fuera más fácil subir documentos y usar la aplicación móvil. La interfaz podría ser más sencilla y sería bueno que hubiera más información disponible dentro de la plataforma.”
Courtney K.,
reseña de Egencia (G2)
Los usuarios de Egencia son conscientes de las mejoras de la plataforma a lo largo de los años, pero es evidente que hacen falta más actualizaciones. Hay problemas con la facturación y la aplicación puede ser algo confusa, con lo que los usuarios no quedan del todo contentos.
Egencia y SAP Concur, cara a cara
Egencia
SAP Concur
Nube, SaaS («Software como servicio»), basado en la red
✓
✓
Instalación de escritorio
X
✓
Correo electrónico / Centro de ayuda
X
✓
Base de consulta
X
✓
Asistencia telefónica
X
✓
Asistencia 24 horas
✓
X
Asistencia por chat
X
✓
Documentación y vídeos
X
✓
Fácil de usar
★ 4
★ 4
Atención al cliente
★ 3,9
★ 3,9
Características
★ 3,9
★ 4,1
Relación calidad-precio
★ 3,8
★ 4
Ahora queremos que conozcas TravelPerk, una nueva plataforma para la gestión de viajes. Creemos que puede ser la herramienta ideal para la gestión de los viajes de negocios de tu empresa.
Otra forma de enfocar los viajes de negocios es posible con TravelPerk
SAP Concur y Egencia no son tus únicas opciones: existen programas y aplicaciones para viajes de empresa mejor diseñados y más intuitivos que te ayudarán a gestionar sin problemas los viajes de negocios.
Si Egencia o SAP Concur te frustran, descubre TravelPerk, una herramienta puntera para la gestión de viajes con la que podrás abordar sin problemas cualquier cuestión relacionada con los viajes de empresa.
Particularidades y puntos fuertes de TravelPerk
TravelPerk es una potente herramienta de gestión de viajes de negocios para empresas grandes y pequeñas y la mejor alternativa a SAP Concur y Egencia según las opiniones de los usuarios. Además de ofrecer a las empresas una panorámica completa de los viajes y total control, TravelPerk proporciona una serie de utilidades para mejorar la experiencia de los empleados que tienen que viajar por trabajo.
- Panel de control de viajes: para velar por la seguridad de quienes viajan proporcionándoles información actualizada sobre los riesgos de los viajes y noticias relevantes de todo el mundo.
- FlexiPerkpermite a las empresas ahorrar al máximo gracias a la flexibilidad de las reservas y a reembolsos de hasta el 80 % si se cancela hasta dos horas antes de la salida.
- Una herramienta para la gestión de viajes en grupo: facilita el proceso de gestión de los viajes de negocios para grupos grandes mediante soluciones integrales para viajes de empresa de nueve personas o más.
- Asistencia para viajes las 24 horas: permite a las organizaciones contactar con agentes para resolver sus dudas, las 24 horas, los 7 días de la semana. Además, las empresas pueden hacer uso de la herramienta TravelCarepara mantener a los empleados informados en tiempo real sobre los riesgos relativos a viajes o lugares concretos.
- Cumplimiento automatizado de la política de viajes: podrás personalizar los límites de gasto de los empleados y obtener información más en profundidad sobre el rendimiento de los gastos de viaje, lo que le será de ayuda a tu equipo financiero para evitar sorpresas desagradables.
- Políticas automatizadas y aprobaciones desde la aplicación: para que crees en menos de dos minutos flujos de trabajo de aprobación y puedas aplicar las políticas de viajes con más fluidez.
- Gestión de riesgos para los viajes de empresa: podrás estar al tanto de las restricciones de los viajes, supervisar a los empleados que tengan que viajar y ofrecerles asistencia de emergencia, incluso en las situaciones más complicadas.
- Recursos para cumplir con el deber de asistencia: para que tu equipo de gestión de viajes pueda tomar las mejores decisiones posibles respecto a las reservas a base de actualizaciones en tiempo real. Esta función proporciona además análisis de riesgos previos al viaje, gestión de las respuestas de emergencia durante el viaje e informes sobre el cumplimiento de las políticas al final del viaje.
- Servicio GreenPerk de TravelPerk: te ayuda a calcular y a reducir al máximo la huella de carbonomediante la inversión en proyectos certificados por el Estándar de Carbono Verificado (VERRA).
- Gestión automatizada de gastos: una conciliación más rápida y sencilla gracias al seguimiento de facturas, la recuperación del IVA y la gestión de facturas.
- Recuperación del IVA: ahorrarás hasta un 20 % de los gastos de empresa al agilizar la recuperación del IVA de vuelos, hoteles, trenes y coches.
- Informes de gestión de viajes: con paneles de control avanzados de viajes y gastos desde los que acceder a información sobre el IVA, al desglose de los costes y a la gestión de cuentas. Toma las mejores decisiones posibles gracias a una panorámica general de tu programa de gestión de viajes.
- Integraciones: se integra con otras aplicaciones de primera línea como Expensify, Slack, BambooHR o Stasher para los datos concuerden en todos los sistemas.
Egencia, SAP Concur y TravelPerk, cara a cara
Egencia
SAP Concur
TravelPerk
Ciclo de implementación
Moderado
Largo
Corto
Atención al cliente
Moderado
Deficiente
Excelente
Precio
Moderado
Caro
Asequible
Catálogo de viajes
Moderado
Deficiente
Excelente
Adaptación a las normas de la UE
Excelente
Excelente
Excelente
Experiencia de usuario
Moderado
Moderado
Excelente
Experiencia en dispositivos móviles
Moderado
Moderado
Excelente
Gobernanza y control
Excelente
Excelente
Excelente
Informes y análisis
Moderado
Excelente
Excelente
Deber de asistencia
Moderado
Moderado
Excelente
Experiencia del viajero
Moderado
Moderado
Excelente
Programa de gratificaciones
Moderado
Deficiente
Excelente
Integraciones
Moderado
Moderado
Excelente
Gestión de gastos
Moderado
Excelente
Excelente
Además de ofrecer funciones competitivas, TravelPerk garantiza una gestión de viajes de la mejor calidad gracias a una tecnología que ha sido acreedora de diferentes galardones. Sus recursos para los viajes de empresa te prepararán para el futuro y tendrás acceso a un fantástico servicio de asistencia disponible las 24 horas. Da el salto a TravelPerk y comprueba por qué marca la diferencia:
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