10 Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen sparen kann

Vor der Pandemie wurde erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen bis 2020 auf 1,1 Billionen Euro steigen würden. Geschäftsreisen zählten somit zu den fünf höchsten Ausgabenpositionen, denen Unternehmen verschiedenster Größe gegenüberstanden. In der Welt nach COVID wird sich dieser Trend vermutlich fortsetzen, da die Pandemie nur noch deutlicher gemacht hat, wie wichtig Geschäftsreisen sind. Die Rentabilität kann enorm gesteigert werden, wenn versucht wird, die Kosten für Geschäftsreisen zu senken.

Doch das ist nicht so einfach. Einsparungen bei Geschäftsreisen erfordern Anstrengungen durch alle Mitarbeiter und nicht nur auf oberster Ebene. Egal, ob es der Finanzmanager ist, der einen Überblick über die jährlichen Kosten haben möchte, oder die Reisemanagerin, die mit Details überhäuft wird und es ihren Kollegen recht machen möchte, bis hin zu den ausgelaugten Geschäftsreisenden selbst, die vor unaufschiebbaren Ausgaben stehen: Einsparungen sind Teamarbeit.

Wir haben eine Liste mit klar umsetzbaren, nützlichen Möglichkeiten erstellt, wie Ihr gesamtes Team an einem Strang ziehen kann. Zunächst sehen wir uns jedoch die häufigsten Fehler an, die bei der Buchung von Geschäftsreisen gemacht werden.

4 Fehler, die Sie bei Geschäftsreisen machen und durch die Sie Verluste machen

1. Sie versuchen immer, Unterkünfte im Stadtzentrum anstatt an günstigeren Orten zu buchen

Oft vergisst man leicht, dass Unterkünfte am Flughafen günstiger sind als jene im Stadtzentrum. Dadurch lassen sich jedoch enorme Kosten einsparen. Eine von TravelPerk durchgeführte Studie zeigte, dass Flughafenhotels um mehr als 50 % günstiger waren als Hotels mit ähnlicher Ausstattung im Stadtzentrum. In New York bezahlt man zum Beispiel an einem Wochentag Ende September rund 380 Euro für eine 4-Sterne-Unterkunft in der Innenstadt, während eine solche am Flughafen nur rund 186 Euro kostet. Auch in London zeigte sich diese Diskrepanz: In der Innenstadt waren 296 Euro fällig, in der Nähe des Flughafens Heathrow nur rund 131 Euro.

2. Sie ermutigen Ihre Mitarbeiter nicht, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen

Wenn man in eine neue, unbekannte Stadt reist, kann es zugegebenermaßen mühsam sein, einen Überblick über die öffentlichen Verkehrsmittel zu bekommen: Welche Strecken gibt es? Wo kaufe ich die Tickets? Wie komme ich von meiner Haltestelle an das gewünschte Ziel? Dennoch sind Züge, Straßenbahnen oder Busse oft genauso schnell, wenn nicht sogar schneller als ein Taxi – und das zu einem Bruchteil der Kosten. Noch dazu sind sie viel umweltfreundlicher!

Unternehmen sollten ihren Mitarbeiter nützliche Apps für Geschäftsreisen empfehlen und alle notwendigen Informationen für Mitarbeiter zusammenstellen, die regelmäßig zu denselben Zielen reisen. 

3. Sie buchen Business Class, wenn Economy oder Economy+ ebenso ausreichen würden

Seien wir ehrlich: Die Business Class ist verdammt teuer, insbesondere wenn man mehr als einen Vielflieger im Team hat. Auf Langstreckenflügen ist es nicht ungewöhnlich, dass Tickets für die Business Class das 5- bis 10-fache des Economy-Preises kosten. Sie sollten klare Richtlinien festlegen, welche Art von Flugtickets für verschiedene Reisekategorien gebucht werden dürfen. Klar, auf einem Langstreckenflug von Sydney nach New York darf es gerne mal etwas komfortabler oder geräumiger sein. Aber ist das für eine Reise von London nach Paris wirklich nötig?

4. Ihre Budgets und Richtlinien für Geschäftsreisen werden nicht richtig durchgesetzt

Der Großteil der Geschäftsreisenden gibt freimütig zu, mit Geld des Unternehmens auf Reisen großzügiger umzugehen, als sie es mit ihrem eigenen Geld tun würden (das gaben 91 % der Geschäftsreisenden von Kleinunternehmen in den USA in einer 2015 durchgeführten Umfrage von Expedia an). Daher kommen Unternehmen kaum darum herum, Geschäftsreiserichtlinien zu erstellen. Eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu einem verantwortungsbewussteren Umgang mit Firmengeldern zu ermutigen, sind Geschäftsreiseberichte, in denen sie ihre eigenen Ausgaben bewerten müssen. Sie sollten klar festlegen, wie und welche Flüge oder Mietwagen im Rahmen Ihres Reisebudgets und Ihrer Richtlinien für Geschäftsreisen gebucht werden dürfen.

10 unglaublich tolle Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen bei Geschäftsreisen Geld sparen kann

Wir haben im vorherigen Abschnitt die Fehler erläutert, die Ihr Unternehmen bei Geschäftsreisen machen kann und die dazu führen können, dass Sie durch Geschäftsreisen Verluste machen. Wenden wir uns nun dem Positiven zu: Wir haben tolle Tipps für Sie gesammelt, wie Sie ein wahrer Geschäftsreiseprofi werden und Geld sparen können. Dadurch beeindrucken Sie nicht nur Ihre Vorgesetzten, sondern können auch Ihr Geschäftsreisebudget besser nutzen und so allen Beteiligten ein besseres Erlebnis bieten. 

1. Fördern Sie Flexibilität bei Flügen

Wenn Mitarbeiter in eine andere Stadt reisen, ist das oft kein Vergnügen, sondern reine Notwendigkeit. Manchmal reichen Videokonferenzen einfach nicht aus.

„Wenn Geschäftsleute direkt miteinander interagieren können, werden häufige Missverständnisse vermieden. Die Gesprächspartner bringen ihre Körpersprache und emotionale Signale in das Gespräch ein, wodurch Ideen effektiver vermittelt werden.“

Tony Tie

Egal, ob ein Mitarbeiter einen Kunden besucht oder ein neues Büro in einer anderen Stadt aufgebaut werden soll: Oft ist eine gewisse Flexibilität gefragt. Wenn ein Reisemanager, Büroleiter oder Assistent der Geschäftsführung eine neue Reise für einen Mitarbeiter bucht, muss er oder sie wissen, ob es einen zeitlichen Spielraum gibt. Und den gibt es fast immer.

Wenn man diesen Spielraum ausnutzt, kann man bei Flügen und Hotels bis zu 50 % sparen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter also, bei ihren Reisen proaktiv flexibel zu sein.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter auf einem Standard-Anfrageformular für anstehende Geschäftsreisen 3 Termine für Abflüge und Ankünfte, beginnend mit dem bevorzugten Termin, angeben, sodass die Mitarbeiter ihre Optionen schon im Vorfeld klar kommunizieren können.
• Wenn Mitarbeiter eine Geschäftsreise per E-Mail beantragen, kann der Reisemanager direkt nach der Flexibilität des Mitarbeiters fragen und bitten, dass der Mitarbeiter diese Informationen beim nächsten Mal direkt in die E-Mail aufnimmt.
• Machen Sie deutlich, dass Flexibilität die Norm sein sollte, aber lassen Sie starre Terminpläne ebenfalls zu, wenn sie unvermeidlich sind.
• Wenn Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen selbst über ein Unternehmens-Buchungstool organisieren können, erhalten sie mehr Sichtbarkeit und Kontrolle. Sie können dann ihren Zeitplan optimieren und Geld sparen, ohne Tausende E-Mails hin und her schicken zu müssen.

2. Erhalten Sie Zugang zu einem günstigeren und besseren Angebot an Flügen

Eine unschlagbar gute Möglichkeit, Reisekosten sofort bedeutend zu senken, ist eine bessere Auswahl an Flugangeboten.

Unternehmen, die mit Reisebüros für Geschäftsreisen oder direkt mit Fluggesellschaften zusammenarbeiten, verpassen unglaublich viel.

Lange im Voraus gebuchte Flüge, Last-Minute-Buchungen, Buchungen bei Billigfluglinien wie EasyJet oder Norwegian …für Konsumenten gibt es unzählige Möglichkeiten, um beim Reisen Geld zu sparen. Doch wenn Unternehmen vehement auf veralteten Methoden für die Buchung von Geschäftsreisen beharren, entgeht ihnen eine unglaubliche Möglichkeit, um Kosten einzusparen.

Jetzt gibt es für Unternehmen die perfekte Lösung: TravelPerk. TravelPerk bietet die weltweit größte buchbare Auswahl an einem Ort, indem Hunderte der besten Reisenetzwerke in eine Lösung integriert werden.

3. Gestalten Sie Ihre Reiserichtlinien so, dass sie praktischer eingehalten werden können

Eine gute Planung im Voraus ist der beste Weg, um bei Geschäftsreisen zu sparen. Sie müssen einerseits sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Reisepläne nicht aufschieben. Andererseits müssen manche Geschäftsreisen einfach in letzter Minute gebucht werden. Wenn Geschäftsreisen kurzfristig organisiert werden, müssen Ihre Mitarbeiter diese dann manchmal selbst buchen? Buchen sie aus Bequemlichkeit selbst, anstatt das auf Geschäftsreisen spezialisierte Reisebüro anzurufen?

Viele Menschen denken, dass extern verwaltete Reisen nicht mit den Veränderungen in der Reisebranche Schritt halten können – tatsächlich sind 47 % dieser Meinung, was oft dazu führt, dass Buchungen getätigt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen.

Außerdem werden Reiserichtlinien oft nicht einmal gelesen. Sie sind oft übermäßig lang, kompliziert zu lesen und schwer zu finden. Über 50 % der Unternehmen haben keine Richtlinien für Buchungen über Mobilgeräte – da diese Art der Buchung aber natürlich immer beliebter wird, nimmt auch die Zahl der nicht richtlinienkonformen Buchungen zu.

Reiserichtlinien sollten folgende Anforderungen erfüllen:

• Sie müssen einfach sein.
• Sie müssen lesbar sein.
• Sie müssen für die Praxis gemacht sein.

Es ist möglich, selbständig vorgenommene Buchungen innerhalb gewisser Beschränkungen zuzulassen. Verwenden Sie dazu ein Tool, in dem Ihre Reiserichtlinien vollständig automatisiert werden, einschließlich der Freigabeprozesse, die für Buchungen nötig sind, die außerhalb des automatisch zulässigen Bereiches liegen.

Mit TravelPerk können Administratoren spezifische und doch einfache Richtlinien für Benutzergruppen festlegen, sodass Mitarbeiter ihre eigenen Flüge im Rahmen des Budgets buchen können. Wenn eine Reise freigegeben werden muss, wird automatisch eine E-Mail an die zuständigen Personen gesendet. Daneben können Reisemanager die Grenzwerte für Buchungen festlegen, die freigegeben werden müssen. Sie können zum Beispiel einen Filter erstellen, mit dem alle Geschäftsreisen angezeigt werden, die in weniger als zwei Wochen stattfinden. Dann können Sie automatisierte E-Mails einrichten, um den Freigabeprozess zu beschleunigen. Dadurch wird das Reisemanagement nicht nur einfacher, sondern auch kostengünstiger. Reisebudgets können so bereits zum Zeitpunkt der Buchung und nicht erst bei der Rückerstattung von Kosten analysiert werden.

Ihre Reiserichtlinie wird in ein echtes Buchungssystem integriert, anstatt irgendwo auf einer verlassenen Website herum zu dümpeln.

4. Seien Sie bei den Rückerstattungsanforderungen genauer

Wenn Mitarbeiter Spesenabrechnungen einreichen, sehen Sie im Nachhinein, was ausgegeben wurde. Doch wie genau wissen Sie darüber Bescheid?

Werden Details nur unzureichend angegeben, kann dies dazu führen, dass die Ausgaben außer Kontrolle geraten.

Nehmen wir an, einer Ihrer Geschäftsreisenden reicht nur ein PDF der abschließenden Kreditkartenabrechnung von einem Hotelaufenthalt ein. Diese Abrechnung enthält keine Informationen über zusätzliche Kosten wie Mahlzeiten, die auf die Zimmerrechnung gebucht wurden.

Durch klare Anforderungen, wie Spesenberichte auszusehen haben (z. B. dass der Bericht und die Rechnungen auf einzelne Positionen aufgeschlüsselt sein müssen), können Sie versteckte Käufe verhindern und vor allem sicherstellen, dass Geschäftsreisen nur innerhalb des Budgets und im Rahmen der Richtlinien erfolgen.

5. Erkennen Sie Trends bei den Reiseausgaben

Wissen ist Macht. Wenn Sie als Privatperson im Haushalt Geld einsparen möchten, müssen Sie genau wissen, welche Ausgaben den größten Teil Ihres Haushaltsbudgets verschlingen. In ähnlicher Weise müssen auch Unternehmen verstehen, welche Teilbereiche ihrer Geschäftsreisen das Budget am meisten strapazieren.

Sie sollten sich vielleicht diese Fragen stellen:

• Welche Mitarbeiter machen bei Geschäftsreisen die meisten Ausgaben?
• Wie können Transportkosten zum Flughafen, WLAN-Gebühren usw. verbessert werden?
• Welche Veränderungen müssen im Q4 vorgenommen werden, um das jährliche Reisebudget für Team X einzuhalten?

Es sollte nicht schwer sein, jene Daten zu beschaffen, die Antworten auf diese Fragen beinhalten.

Verwenden Sie ein Reisebuchungstool, dass sich in Ihre Spesenabrechnungslösung integrieren lässt. So können Sie automatisch Berichte generieren, um Ihren Mitarbeitern nicht noch zusätzliche Arbeit aufzubürden. Nutzen Sie diese Daten dann, um Trends zu erkennen und Ihr Budget im Laufe der Zeit anzupassen. So können Sie ermitteln, für welche Städte und Reisen niedrigere Budgets ausreichen und für welche mehr finanzielle Mittel nötig sind, um dadurch die Fairness zu erhöhen und die gesamten Reisekosten besser im Griff zu haben.

6. Fördern Sie die Nutzung von öffentlichen oder gemeinsam genutzten Verkehrsmitteln, wo immer dies möglich ist

Eine Art von Reisekosten, die sehr häufig ist, aber einfach von Grund auf eingespart werden kann, ist das Autofahren in großen Städten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu fahren, anstatt selbst zu fahren und horrende Parkgebühren zu zahlen oder ein Taxi zu nehmen. Davon profitiert nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt. Wenn mehrere Mitarbeiter von einem Ort aus zu einer Veranstaltung fahren, ist es nicht notwendig, dass diese getrennt fahren. Wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind, können Sie mit Uber ganz einfach mehrere Fahrzeuge organisieren.

Natürlich ist es nicht immer möglich, solche Optionen zu nutzen. Sie sollten Ihre Teams aber dennoch wann immer es geht davon überzeugen, keine Firmengelder für unnötige Ausgaben zu verschwenden. Außerdem können Sie mit GreenPerk Ihre CO2-Emissionen nachverfolgen und Ihre Teams durch Vergünstigungen dazu anregen, den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.

Das bringt uns auch schon zu Punkt 7 …

7. Seien Sie transparent und belohnen Sie Mitarbeiter, die das Budget einhalten

Wenn Sie versuchen, Reisekosten zu senken, ist es immer wichtig, es den Mitarbeitern nicht allzu schwer zu machen. Sie müssen wissen, WARUM manche Maßnahmen getroffen werden, damit sie diese auch aus vollem Herzen mittragen können.

Ein Unternehmen wie Buffer, dessen Mitarbeiter rein remote arbeiten und das nur einmal im Jahr ein persönliches Treffen veranstaltet, muss seinen Mitarbeitern veranschaulichen, dass Reisen zu Konferenzen so günstig wie möglich sein müssen, um genügend Budget für ein vergnügliches jährliches Mitarbeitertreffen übrig zu haben.

Dieses WARUM unterscheidet sich je nach Unternehmen. Wenn mehr Transparenz für die Mitarbeiter kein großer Motivationsfaktor ist, helfen vielleicht andere Anreize. Wenn Reisemanager die Möglichkeit haben, Mitarbeiter, die das Budget einhalten, mit Team-Mittagessen oder Meilen-Bonuspunkten zu belohnen, kann das Budget auf kreative Weise gekürzt werden. Mit Rocketrip können Sie individuelle Budgets festlegen und die Mitarbeiter an den Einsparungen beteiligen, wenn sie ihr Budget einhalten.

Reisekosten sind schlussendlich unglaublich komplex.

Sie befinden sich im Zwiespalt aus übergeordneten Richtlinien und Entscheidungen in letzter Minute. Denken Sie ganzheitlich und finden Sie heraus, wie jeder Mitarbeiter dazu beitragen kann, Geld zu sparen und dennoch all jene Reisen zu unternehmen, die für den geschäftlichen Erfolg notwendig sind.

8. Kommunizieren Sie die Ausnahmen von Ihrer Geschäftsreiserichtlinie klar

Unglaubliche 82 % der Reisemanager geben zu, dass sie ihre Ziele zur Einhaltung von Richtlinien nicht erreichen konnten. Indem Geschäftsreiserichtlinien in den Buchungsprozess und in ein automatisiertes Freigabesystem integriert werden, hilft TravelPerk Unternehmen dabei, ihre Richtlinien über ihre Online-Buchungsplattform zu 95 % einzuhalten.

Es wird jedoch immer wieder Geschäftsreisen geben, die den Rahmen einer typischen Geschäftsreiserichtlinie sprengen. Manchmal lassen sich beispielsweise kurzfristige Reisen einfach nicht vermeiden. Ein wichtiger Kunde beruft eine Krisensitzung ein, oder das Vertriebsteam erhält eine einmalige Chance, einen potenziellen Kunden zu treffen. Mithilfe einer klaren, prägnanten Liste von Ausnahmen können Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen, für alle Beteiligten viel einfacher und mit weniger Stress freigegeben werden. 

9. Seien Sie für alternative Unterkunftsmöglichkeiten offen

Wenn in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens hauptsächlich einige wenige, bevorzugte Hotelketten vermerkt sind, entgehen Ihnen vielleicht enorme Einsparungen bei den Reisekosten. Erweitern Sie Ihren Horizont und ziehen Sie auch andere Optionen wie Airbnb in Betracht, die günstiger sind und Ihren Mitarbeitern ein besseres Reiseerlebnis bieten. Gerade bei längeren Aufenthalten bevorzugen viele Geschäftsreisende eine Unterkunft mit einer eigenen Küche, um sich gesünder zu ernähren, oder wünschen sich mehr Platz zum Arbeiten, als ein herkömmliches Hotelzimmer bieten kann.

Das Concierge-Team von TravelPerk unterstützt Sie auch bei Buchungen über Airbnb. So halten Sie Ihr Budget einfacher ein, entsprechen den Richtlinien und gewähren Ihrem Team mehr Flexibilität bei den Reiseplanungen. Vergleichen Sie einmal den Preis eines einwöchigen Aufenthalts in Ihrer bevorzugten Hotelkette mit einem für diesen Zeitraum gemieteten Apartment – Sie werden überrascht sein, wie viel Sie hier sparen können. 

10. Vereinfachen Sie Ihre Mehrwertsteuereinsparungen

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, können Sie bei den Reiseausgaben viel Geld sparen. Je nach Versteuerung können Flugtickets, Hotelzimmer und die Kosten für öffentlichen Verkehr oder Mietwagen als Geschäftsreisekosten abgeschrieben werden. Die Mehrwertsteuerrückerstattung ist jedoch oft ein langwieriger und zeitaufwändiger Aspekt des Reisemanagements. Es kann wahrlich zum Albtraum mutieren, wenn Sie versuchen, alle Tagesausgaben Ihrer Mitarbeiter aufzuschlüsseln und Mehrwertsteuerbelege für alle Ausgaben zu sammeln. Viele Unternehmen verzichten am Ende darauf, legitime Ausgaben und die damit verbundenen Einsparungen geltend zu machen.

Als Unternehmer gibt es nichts Frustrierenderes, als unnötig Einnahmen zu verlieren. Dank der aufgeschlüsselten Berichte und des praktischen Mehrwertsteuerrechners vereinfacht TravelPerk die Mehrwertsteuerrückerstattung für Sie und hilft Ihnen dabei, bis zu 20 % Ihrer jährlichen Reisekosten einzusparen. Fordern Sie jetzt Ihre Demo an und erfahren Sie, wie viel Ihr Unternehmen einsparen kann.

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