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4 Vorteile eines Travelmanagement-Tools

21 Jun 2021

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

4 Vorteile eines Travelmanagement-Tools

Die Reisevorbereitungen Ihres Teams zu managen, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Um dies erfolgreich zu bewältigen, brauchen Sie jede Hilfe, die Sie bekommen können. Während Reisebüros die übliche Anlaufstelle für Flug-, Hotel- und Transportmittel-Buchungen sind, sorgen sie leider auch immer wieder für Probleme. Probleme, die in dieser zunehmend digitalisierten Zeit einfach nicht mehr sein müssen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Rolle des Internets werfen: Über die letzten 20 Jahre hat es sich eher zerstörend auf die meisten Branchen – von Freizeitreisen über Unterkünfte bis hin zu Taxidiensten – ausgewirkt. Hier ist das Geschäftsreisemanagement keine Ausnahme. Unternehmen wie das unsere arbeiten daran, Travel Managern wie Ihnen eine optimierte und intuitive Plattform zur Verfügung zu stellen. Ein Tool zum Travelmanagement, mit dem der gesamte Prozess der herkömmlichen Buchung von Geschäftsreisen neu aufgestellt werden kann.

Die Systematisierung Ihres unternehmensinternen Geschäftsreisemanagements bietet Travelanagern, die sich nach Erleichterung ihrer Arbeit und Mehrwert für alle sehnen, eine Fülle von Vorteilen. Im Folgenden möchten wir Ihnen vier Vorteile des Travelmanagements-Tools vorstellen:

1. Optimierte Prozesse

E-Mails, E-Mails und noch mehr E-Mails: In der Regel braucht es mehrere Kommunikationsrunden, um einen Reisewunsch zu initiieren, zu klären und abzuschließen. Die Ergebnisse mögen dieselben sein – im Prozess gehen aber viel Zeit und Kontrolle verloren. Fehlende Effizienz und ein Verlust potenzieller Einsparungen sind das Ergebnis, da die Informationen zu Reisemöglichkeiten begrenzt sind.

Durch die Vereinfachung der Buchungsprozesse geben wir Ihnen die Kontrolle zurück. Mit unserer Hilfe können Sie blitzschnell Flüge und Unterkünfte nachschlagen und direkt miteinander vergleichen. In der Regel garantiert das einen viel besseren Preis – ganz ohne endlose E-Mail-Schleifen. Mitarbeiter können mit Tools wie TravelPerk außerdem ihre eigenen Reisen buchen, was nicht nur die Eigenständigkeit, sondern auch die allgemeine Zufriedenheit fördert.

2. Geringere Reisekosten

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams stets im Budgetrahmen bleiben, ihre Reisen aber gleichzeitig effizient und komfortabel ablaufen, ist immer ein Drahtseilakt. Zu wenige oder zu viele Ausgaben bedeuten, dass Geld, das effizienter genutzt und/oder gespart werden könnte, veroren geht. Statische Budgets helfen Travel Managern hier nicht sonderlich weiter: Ständig schwankende Preise machen es schwierig, stets korrekte Budgets zu garantieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Reisebüros stehen die meisten digitalen Geschäftsreiselösungen ständig im Austausch. Statt statische verwenden immer mehr Lösungen dynamische Budgets und berücksichtigen zusätzlich Real-Time-Pricing-Daten sowie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. All das garantiert Ihnen, dass die Budgets immer eingehalten werden, egal was geschieht.

3. Eine kostenbewusstere Kultur

Laut Expedia gibt eine Mehrheit der Geschäftsreisenden kleinerer Unternehmen (91 %) auf Businesstrips mehr Geld aus als bei Reisen, die sie aus eigener Tasche finanzieren. Das passiert, weil die Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern bei diesem Thema sich meist stark unterscheiden. Außerdem fehlt oft das grundsätzliche Bewusstsein dafür, wie sich diese Kosten unterm Strich auf das Unternehmensergebnis auswirken.

Einige digitale Travel Management Lösungen bieten Travel Managern und den von ihnen verwalteten Mitarbeitern einen besseren Einblick in die Unternehmensrichtlinien und die auf ihnen basierenden Budgetierungsanforderungen. Dies ermöglicht es Ihnen, sich bei jeder Kommunikation mit den verwalteten Personen auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren: Geschäftsreisen effizienter und angenehmer zu gestalten.

4. Generierung wertvoller Daten zu Geschäftsreisen

Wenn Sie alles in die Hände eines Reisebüros legen, haben Sie es logischerweise nicht mehr selbst in der Hand. Noch dazu berauben Sie sich dabei wertvoller Daten, mit denen Sie Ihre Prozesse im Laufe der Zeit verbessern könnten. Ohne sie tappen Sie im Dunkeln und können nur hoffen, dass das Reisebüro Ihres Vertrauens auch wirklich den Gewinn Ihres Unternehmens im Auge hält. (Plot Twist: wahrscheinlich nicht).

Mit der Hilfe von Travelmanagement-Tools generieren Sie wahre Schatztruhen, gefüllt mit wertvollen Kennzahlen wie Flugkosten, versteckten Gebühren, Reisehäufigkeit, Häufigkeit von Hotelaufenthalten und vielem mehr. All diese wertvollen Daten können dann verwendet werden, um Geldmittel besser zuzuweisen und passendere Angebote mit den am häufigsten genutzten Fluglinien und Hotels auszuhandeln. Das wird nicht nur Sie, sondern auch Ihre Vorgesetzten langfristig viel zufriedener machen.

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