Si vous êtes chef d’entreprise ou responsable des finances, vous avez déjà probablement été amené à vous interroger sur le remboursement des frais de déplacements professionnels de vos employés. En effet, ces derniers peuvent percevoir une indemnité kilométrique lorsqu’ils utilisent leur véhicule privé pour des trajets effectués dans le cadre de leur fonction, notamment pour des voyages d’affaires en Belgique ou à l’étranger.

Mais comment est fixé le montant de l’indemnité kilométrique ? Et quels sont les employés qui peuvent y prétendre ? Ce guide reprend toutes les informations importantes à connaitre concernant l’indemnité kilométrique et ses modalités de fonctionnement.

En quoi consiste l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique désigne le remboursement par l’employeur des frais de déplacements à des fins professionnelles de l’employé, par exemple lors d’un voyage d’affaires ou d’un rendez-vous client. En d’autres termes, lorsque l’employé utilise son véhicule privé dans le cadre de son travail, il peut se faire rembourser les frais liés à ces trajets. La somme qu’il peut percevoir est fixée par kilomètre parcouru, c’est pourquoi celle-ci porte le nom d’ « indemnité kilométrique ».

Quel est le montant de l'indemnité kilométrique en Belgique ?

Alors que le montant de l’indemnité kilométrique était indexé annuellement auparavant, il est désormais révisé sur une base trimestrielle depuis le 1er octobre 2022. Un nouveau montant est donc annoncé tous les 3 mois. Cette règlementation doit permettre de s’adapter plus rapidement aux fluctuations des prix du carburant. Le montant de l’indemnité kilométrique varie donc en fonction du prix du carburant et des kilomètres parcourus mais, contrairement à d’autres pays, le type de véhicule utilisé n’a aucune incidence sur celui-ci.

Le montant de l’indemnité des frais kilométriques s’élève à 0,4246 €/kilomètre du 1****er avril 2023 au 30 juin 2023. Ce montant a été publié officiellement au Moniteur belge du 12 avril 2023 dans la Circulaire no 717.

Voici les montants de l’indemnité kilométrique de 2022 et de 2023 :

• du 1er janvier 2022 au 28 février 2022 inclus : 0,3707 €/km ;
• du 1er mars 2022 au 30 juin 2022 inclus : 0,4020 €/km ;
• du 1er juillet 2022 au 30 septembre 2022 : 0,4170 €/km ;
• du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022 inclus : 0,4201 €/km ;
• du 1er janvier 2023 au 31 mars 2023 inclus : 0,4259 €/km.

Quels déplacements sont considérés comme professionnels en Belgique ?

Les déplacements professionnels renvoient aux trajets réalisés en Belgique ou à l’étranger dans le cadre de votre travail. Il peut s’agir par exemple de déplacements pour se rendre à un rendez-vous directement chez un client ou un patient, que ce soit depuis son domicile ou son lieu de travail, ou encore à une formation professionnelle si celle-ci se déroule ailleurs que sur le lieu de travail. Les voyages d’affaires sont également concernés par l’indemnité kilométrique. À noter que les trajets jusqu’au garage où les entretiens du véhicule sont réalisés sont également considérés comme des déplacements professionnels.

Les déplacements professionnels ne comprennent ainsi pas les trajets domicile-lieu de travail, qui relèvent d’une règlementation dédiée bien distincte. Ils ne concernent bien évidemment pas non plus les déplacements réalisés à titre privé.

Quels types de véhicules sont concernés par le remboursement des frais kilométriques ?

L’indemnité kilométrique concerne bien sûr les voitures, mais également les cyclomoteurs et les motocyclettes. Le remboursement des frais kilométriques ne s’applique pas aux voitures de société. Ainsi, si le travailleur bénéficie d’un véhicule de fonction grâce à son contrat de travail, il ne pourra pas prétendre à l’indemnité de frais kilométriques. Seuls les employés qui utilisent leur véhicule personnel peuvent en bénéficier.

Comment fonctionne l'indemnité kilométrique en Belgique ?

En théorie, l’employeur doit pouvoir prouver la nature et le montant des frais de déplacements professionnels qu’il rembourse. L’employé doit donc fournir des documents justificatifs qui démontrent qu’il s’agit de frais réels. Toutefois, cette procédure se fait de plus en plus rare et est davantage utilisée dans le cas de déplacements ponctuels. Ainsi, le plus souvent et particulièrement pour les fonctions qui entraînent des déplacements professionnels fréquents, l’Administration fiscale accepte que le travailleur bénéficie d’une indemnité kilométrique forfaitaire. Ce forfait doit correspondre au nombre de déplacements réalisés en moyenne par l’employé.

Réglementation fiscale de l'indemnité kilométrique en Belgique

L’indemnité des frais kilométriques est considérée par le SPF Finances comme une dépense propre à l’employeur. Dès lors, celle-ci est exemptée de cotisations sociales et de précompte professionnel. Le montant de l’indemnité kilométrique, indexé trimestriellement, correspond au montant maximal qui peut être accepté à titre de remboursement de frais exonéré de cotisations de la sécurité sociale.

Par ailleurs, dans le but d’encourager les employeurs à l’indemnité kilométrique, ceux-ci peuvent désormais bénéficier d’un crédit d’impôt. Ce crédit d’impôt permet de compenser les coûts supplémentaires liés au remboursement des frais kilométriques encourus par les déplacements professionnels de leurs travailleurs.

Enfin, depuis l’année de revenus 2022, il est obligatoire d’indiquer le montant total de l’indemnité kilométrique octroyée sur la fiche fiscale.

Qui a droit au remboursement des frais kilométriques en Belgique ?

Le remboursement par l’employeur des frais kilométriques liés aux déplacements professionnels n’est obligatoire que dans certains secteurs professionnels. Il est donc important de vous renseigner au préalable sur la règlementation en vigueur selon votre profession. À ce sujet, il est important de préciser également que les montants maximums en matière d’indemnité kilométrique sont fixés séparément pour les membres du personnel de la fonction publique. En outre, votre contrat de travail peut comprendre une clause destinée à préciser les modalités de ces déplacements, notamment au niveau de leur fréquence ou de leur objet. Il ne s’agit toutefois pas d’une obligation.

D’une façon générale, les travailleurs pouvant bénéficier du remboursement de leurs frais kilométriques sont ceux qui doivent réaliser des déplacements professionnels et des voyages d’affaires réguliers dans le cadre de leur fonction.

Optimisez vos voyages d’affaires grâce à TravelPerk

Connaitre les modalités et les conditions de l’indemnité kilométrique vous aidera dans la préparation de vos déplacements professionnels et de ceux de vos employés. Demandez votre démo TravelPerk afin de découvrir comment économiser du temps et de l’argent dans la gestion de vos voyages d’affaires.