¿Qué es una empresa de gestión de viajes?
Se espera que el gasto mundial en viajes de negocios alcance los 1,8 billones de dólares en 2027, un crecimiento espectacular teniendo en cuenta que en 2022 la cifra era de 1,07 billones. Por eso, hay tantas empresas que buscan una empresa de gestión de viajes (TMC) para organizar y llevar a cabo sus viajes de forma más eficiente.Una empresa de gestión de viajes es, básicamente, una agencia de viajes especializada en cubrir las necesidades de las empresas. Pero como la tecnología avanza a pasos de gigante, vemos soluciones de gestión más personalizadas que sirven para algo más que reservar vuelos. Normal, ya que los programas de viajes corporativos de hoy requieren TMC muy puestas en lo digital.Antes de entrar en las ocho razones por las que confiar en una TMC, veamos cómo funcionan.¿Es lo mismo que una agencia de gestión de viajes?
La diferencia es como hacer cola en el mostrador del aeropuerto... o hacer el check-in desde el móvil. Sí, las dos opciones te permiten viajar en avión, pero la experiencia es muy distinta.Una agencia de gestión de viajes sigue un enfoque más tradicional: un agente de viajes en una oficina que te ayuda a reservar vuelos y hoteles, diseña tu itinerario y, con suerte, te echa un cable con los informes de gastos para tu equipo financiero.Eso sí, trabajar con estas agencias implica hacer las reservas por correo o por teléfono. Por no hablar de posibles costes adicionales, como cargos por atenderte fuera de horario y otras comisiones habituales por el servicio.En cambio, una empresa de gestión de viajes (TMC) suele ser una compañía de enfoque tecnológico que ofrece soluciones online pensadas para la gestión empresarial moderna. Recuerda la analogía del check-in online: una TMC te da las herramientas para que gestiones tus viajes corporativos sin intermediarios, con total libertad y a tu manera.8 razones por las que las organizaciones confían en una empresa de gestión de viajes corporativos
Organizar viajes de negocios es complicado. Entre gestionar reservas, controlar gastos y demás, son muchos frentes abiertos que una TMC puede simplificar. Los servicios de viajes corporativos más modernos ayudan a eliminar muchos de los problemas a los que se enfrentan los viajeros de una empresa. Y lo mejor: con la tecnología que permite ahorrar tiempo y dinero a pequeñas y grandes empresas.Ahora sí, vamos con las ocho razones por las que cada vez más empresas apuestan por una TMC.1. Optimizan los procesos de gestión
Una solución de gestión de viajes moderna agiliza el proceso de reserva gracias a la automatización. En lugar de perder horas comparando proveedores o hablando con agentes, las mejores TMC ofrecen herramientas de reserva online para encontrar alojamiento, vuelos, trenes y coches de alquiler en un mismo panel de control muy fácil de usar.Pero no solo simplifica las reservas, sino que permite decir adiós al caos de las hojas de cálculo. Con estas soluciones, puedes generar informes, combinar facturas y gestionar riesgos mediante integraciones inteligentes.2. Están disponibles 24/7
Algunos proveedores, además de hacerte perder el tiempo, a la larga te complican la vida. Si tienes que hacer cambios, ponerte en contacto con distintos equipos de atención al cliente puede ser una auténtica pesadilla.En cambio, una TMC es tu único punto de contacto. Las empresas de gestión de viajes más avanzadas permiten a responsables y viajeros comunicarse por distintos canales, a cualquier hora del día. Sin acabar frustrándote con respuestas enlatadas, porque cuentan con personas reales que resuelven cualquier problema en tiempo récord.Las cosas como son: a nadie le gusta esperar al teléfono en caso de emergencia. Tanto los viajeros como los gestores de viajes necesitan saber que habrá una solución rápida. Por eso, en TravelPerk, nuestro equipo de asistencia está preparado para responder en apenas 15 segundos, las 24 horas del día, los 365 días del año.Y como los viajeros quieren acceder a sus reservas en cualquier momento y desde cualquier lugar, las soluciones más completas permiten acceder desde el móvil o el ordenador (sea cual sea el sistema operativo). Los itinerarios, mejor tenerlos siempre a mano.3. Ofrecen servicio de conserjería para organizar detalles extra
En cualquier viaje de negocios, siempre hay detalles que llevan tiempo. Al final, los viajeros acaban con un montón de páginas abiertas y rebuscando entre emails de confirmación. Desde salas VIP y aparcamientos hasta preferencias de asiento en el vuelo, una TMC te ayuda a gestionarlo a través de su servicio de conserjería.Este servicio extra a menudo te da acceso a ventajas exclusivas, tarifas preferentes y reservas que, de otra forma, serían difíciles de conseguir.4. Organizan y gestionan eventos corporativos
Además de servicios tipo concierge, algunas TMC como TravelPerk también cuentan con especialistas en MICE. Y no, no es un invento raro: hablamos de expertos en turismo de reuniones, incentivos, congresos y exposiciones, un sector en crecimiento dentro de los viajes de negocios.Esta persona te ayuda a organizar eventos increíbles, memorables y, sobre todo, productivos. ¿Te estás imaginando una escapada tropical con el equipo? ¿Quizás un lanzamiento de producto por todo lo alto? ¿Y qué tal celebrar a lo grande el aniversario de la empresa? Pues el especialista en MICE está justo para estas cosas, para que todo fluya sin sobresaltos.Así, podrás relajarte y disfrutar del evento sabiendo que todos los detalles están bajo control.5. Disponen de soluciones para cuidar de los viajeros
Si algo hemos aprendido en los últimos años es que los planes de viaje pueden cambiar en un instante. Por eso, cada vez más empresas apuestan por reforzar la seguridad de su equipo cuando están fuera.Una TMC ayuda a identificar riesgos y a tener a los viajeros siempre localizados. Las soluciones más completas envían alertas en tiempo real para avisar de problemas de seguridad o nuevas restricciones. Todo el mundo al corriente de lo que pasa.De esta forma, la gestión de riesgos es mucho más ágil que nunca. Y eso da muchísima tranquilidad.6. Ayudan a reducir costes de los viajes de empresa
Claro que una TMC tiene costes, pero lo compensa con la reducción del gasto total en viajes. Estas empresas te ayudan a aprovechar programas de fidelización, acceder a tarifas negociadas y ahorrar en vuelos, hoteles y transporte.Al ofrecer servicios de conserjería, gestionan eventos, viajes en grupo y beneficios VIP para directivos al mejor precio. Todo gracias a acuerdos que una empresa tardaría años en conseguir.Y si esto te parece poco, muchas TMC te ayudan a recuperar el IVA, lo que puede suponer hasta un 25 % de ahorro extra al año.7. Ofrecen acceso a informes de viaje en tiempo real
La información solo es útil si puedes usarla, y las hojas de cálculo muy intuitivas no son. Por eso, las mejores TMC generan informes en tiempo real al momento, para que tomes decisiones basadas en datos, no en suposiciones.Tanto gestores de viajes como equipos financieros pueden analizar tendencias y controlar presupuestos filtrando por destino, departamento o incluso por persona. Al acceder a estos datos, la empresa puede reducir el gasto en viajes y seguir cada itinerario al detalle con solo pulsar un botón.8. Mejoran el cumplimiento de las políticas de viaje
¿Tu política de viajes vive en un PDF olvidado? Una TMC la integra directamente en la plataforma.Así, cada búsqueda que hace tu equipo ya cumple automáticamente con la política de viajes. Y si alguna reserva se sale del guión, el sistema la detecta y la envía para aprobación. En resumen, más libertad para viajar, pero con el control que necesitas.¿En qué se diferencia una TMC tradicional de TravelPerk?
Contar con un software de gestión de viajes puede aliviar gran parte del estrés que suponen los viajes de empresa modernos. Una solución completa no solo ofrece un sistema de reservas online (OBT), sino que también simplifica tareas como la gestión de gastos o la seguridad de los viajeros.En TravelPerk queremos acompañarte de principio a fin en cada viaje. Y lo hacemos con una plataforma de reservas muy fácil de usar, informes de gasto automatizados, seguimiento de viajeros, recuperación de IVA y un servicio de conserjería para eventos o viajes en grupo. Todo en un solo lugar.¿Necesitas más flexibilidad? FlexiPerk te ofrece las tarifas más flexibles del sector, además de dejarte cancelar hasta dos horas antes del viaje y recuperar el 80% del importe. Pero si tu empresa apuesta por cuidar el medioambiente, GreenPerk te ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad. Gracias a la inteligencia artificial, encontrarás al instante las opciones de viaje más ecológicas.Además, TravelPerk se integra con herramientas de RR. HH., finanzas y muchas otras apps para mejorar la experiencia de tus viajes corporativos. Desde control de horarios hasta soluciones para el jet-lag, aquí encontrarás las integraciones que buscas.¿Ya has tenido bastante gestionándolo todo por tu cuenta? Si quieres ver cómo TravelPerk puede transformar la gestión de tus viajes, ponte en contacto con nuestro equipo.:format(webp))