Selbst bei den besten automatisierten Reiserichtlinien müssen Reisen außerhalb Ihrer Richtlinien stets genehmigt werden. Aber nur weil diese außerhalb der Richtlinien liegen, bedeutet es nicht, dass man diese Reisen nicht verwaltet kann. Indem Sie Aspekte und Trends der Einhaltung nachverfolgen, können Sie ganz einfach Entscheidungen treffen, die die Wertschöpfung Ihres Reisemanagements optimieren.
Die Einhaltung wird beeinflusst von:
Meinung der Reisenden über die zugelassene Buchungsplattform
Von der zugelassenen Buchungsplattform bereitgestellte Reisemöglichkeiten
Genauigkeit der Reiserichtlinie in Bezug auf die Kosten
Realismus der Reiserichtlinie in Bezug auf Abteilungs- und Standortunterschiede
Dauer der Vorankündigung für eine Reise
Daher genügt es nicht, sich die außerhalb Ihrer Richtlinien liegenden Reisen näher anzusehen. Sie müssen weitere Aspekte und Trends erkennen. Hier finden Sie mehrere Metriken, die Sie vier- oder zweimal im Jahr überprüfen sollten, um die Einhaltung zu messen und zu optimieren.
| Metriken | Was gemessen werden sollte | Warum sollten Sie es überprüfen? | Wie man die Daten sammelt |
|---|---|---|---|
| Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum | Unternehmensweite Reiseausgaben aller Abteilungen in einem festgelegten Zeitraum. | Verfolgen Sie Budgets und entscheiden Sie mithilfe von Daten, welche Reisen genehmigt werden sollen. Wenn Ihr Finanzteam weiß, was in jedem Quartal bereits ausgegeben wurde, kann es Anpassungen vornehmen, damit die jährlichen Ausgaben den Zielvorgaben entsprechen. | Nutzen Sie eine Geschäftsreiseplattform mit einem integrierten Spesenabrechnungssystem, um Berichte über unternehmensweite Reiseausgaben zu erstellen. |
| Gesamtausgaben je Projekt oder Team | Reiseausgaben für ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Verwendung (auch innerhalb eines Zeitraums). | Sehen Sie, ob die einzelnen Teams und Projekte im Rahmen ihres jeweiligen Budgets sind. | Nutzen Sie eine Geschäftsreiseplattform, mit der Sie Kostenstellen einrichten und den Reisen Markierungen, Kategorien und Labels zuweisen können. |
| Durchschnittliche Reiseausgaben je Projekt oder Team | Berechnen Sie die Durchschnittsausgaben für jede Reise, innerhalb eines bestimmten Teams, einer bestimmten Abteilung oder für eine bestimmte Person. | Ermitteln Sie die Projekte oder Teams mit überdurchschnittlichen Ausgaben pro Reise und bestimmen Sie, ob die laufend hohen Ausgaben gerechtfertigt sind. Es kann sein, dass ein Team aufgrund von Notfällen bei Kunden immer kurzfristig verreist. In diesem Fall können die Kosten möglicherweise nicht verringert werden. | Kaufen Sie Reisen über eine Plattform oder einen Drittanbieter mit erweiterter Berichterstattung |
| Einhaltung der Richtlinien je Team oder Person | Die Menge der Reisen, die außerhalb der Richtlinien (aber innerhalb des genehmigten Kanals) gebucht werden, in Bezug auf die Anzahl der Reisen und Ausgaben – analysiert nach Untergruppen. | Jedes Unternehmen braucht eine Vertrauenskultur. Dennoch ist es bei großen Unternehmen oft notwendig, die Personen zu ermitteln, die wiederholt gegen die Richtlinien verstoßen, um sie nach dem Grund fragen und die nötigen Anpassungen vornehmen zu können. | Nutzen Sie eine Geschäftsreiseplattform mit integrierten Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren, um Reisen zu überprüfen. Verbessern Sie die internen Einhaltungsraten und sorgen Sie für problemloses und risikofreies Reisen. |
| Einhaltung von Richtlinien mit Buchungskanal und Zahlungsmethode | Die Menge der Reisen, bezogen auf die Ausgaben und die Anzahl der Reisen, die außerhalb der genehmigten Plattform und/oder mit einer nicht genehmigten Zahlungsmethode gebucht werden. | Wenn viele Reisen außerhalb der zugelassenen Plattform erfolgen (15 % oder mehr), lohnt es sich auf jeden Fall, den Grund herauszufinden. Durch die Zusammenfassung aller Reisen auf einer genehmigten Plattform werden sämtliche Analysen viel einfacher. Eine mögliche Lösung: Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien und Genehmigungen oder wechseln Sie zu einer Reiseplattform mit besseren Möglichkeiten. | Nutzen Sie eine Geschäftsreiseplattform, mit der Sie Kostenstellen einrichten und den Reisen Markierungen, Kategorien und Labels zuweisen können. |
| Wie weit Reisen im Voraus gebucht werden | Die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die Reisen im Voraus gebucht werden, innerhalb des gesamten Unternehmens oder für bestimmte Untergruppen. | Buchungen im Voraus verringern nachweislich die Reisekosten. Bei Geschäftsreisen ist es oft gar nicht so einfach, frühzeitig davon zu erfahren. Manche Reisende schieben jedoch die Buchung der ihnen bekannten Reisen auf, da sie im Alltag andere Prioritäten haben. Sie sollten herausfinden, ob dies in Ihrem Team ein Problem ist. Wenn ja, fordern Sie von den Personen, die über das Reisebudget verfügen, dass sie ihren Reisenden für die Buchung bevorstehender Reisen Fristen vorschreiben. | Bei den meisten Reiseplattformen wird dieser Bericht wahrscheinlich nicht direkt im Dashboard verfügbar sein. Daher ist es wichtig, mit einer Plattform oder Anbietern zu arbeiten, über die Ihnen auf Anfrage erweiterte Berichte zugesendet werden. |
| Prozentsatz der Änderungen | Der Prozentsatz der Reiseänderungen oder Reisestornierungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, je nach Abteilung oder Team. | Bei Geschäftsreisen gibt es viele Faktoren, die zu Änderungen führen können, ohne dass jemand schuld ist. Durch Ermittlung Ihrer Stornierungs- und Änderungsrate können Sie feststellen, ob Sie sich das Problem näher ansehen müssen. Wenn diese Zahl unter 15 % liegt, ist es wahrscheinlich nicht notwendig, den Ursachen auf den Grund zu gehen. Aber wenn sie höher ist, sollten Sie in flexible Preise investieren. | Verwenden Sie ein Tool, das Ihnen die nötige Flexibilität gibt, um Änderungen vorzunehmen und Ihnen ermöglicht, alle Änderungen zu verfolgen. |
| Kosten für Reiseunterstützung | Die Gesamtkosten für die Unterstützung von Reisenden für den angegebenen Zeitraum, unabhängig davon, ob diese Kosten für internen Verwaltungsaufwand oder externe Anbieter anfallen. | Die meisten Reisemanagementunternehmen und Anbieter von Geschäftsreisen berechnen pro Supportanruf, was schnell hohe Kosten verursachen kann. Mittlerweile bieten die meisten Geschäftsreiseplattformen Rund-um-die-Uhr-Support zum Pauschaltarif an. | Wenn Sie einen externen Anbieter nutzen, sollte er Ihnen die Rechnung nach Posten aufgliedern, damit Sie ganz einfach sehen können, wie viel für Supportanrufe ausgegeben wurde, im Vergleich zu Flug- und Hotelkosten. Wenn Sie die Unterstützung intern anbieten, mit Reisemanagern und Büroleitern, müssen Sie das Verwaltungsteam befragen, um zu erfahren, wie viele Stunden es für die Reiseunterstützung aufwendet. |