Aunque contemos con las mejores políticas de viajes y estén automatizadas, siempre habrá situaciones en las que tengamos que aprobar viajes que no se ajusten a esas políticas. Pero el hecho de que no se ajusten a las políticas no quiere decir que no se puedan gestionar. De hecho, si se hace un seguimiento de los patrones y los problemas relativos al cumplimiento de las políticas, se pueden tomar con más facilidad decisiones que otorguen más valor a la gestión de los viajes.
Factores que afectan al cumplimiento de las políticas:
Opinión de los viajeros respecto a la plataforma de reservas aprobada
Opciones de viaje proporcionadas por la plataforma de reservas aprobada
Exactitud y de la política de viajes en términos de costes
Realismo de la política de viajes en términos de diferencias entre departamentos y ubicaciones
Plazo de antelación para un viaje
Es por esto que no puedes limitarte a revisar los viajes que no se ajusten a tus políticas. Es necesario detectar otros problemas y otros patrones. Aquí tienes algunas métricas que quizá te interese revisar trimestral o semestralmente para evaluar y optimizar el cumplimiento de las políticas.
| Métricas | Qué es lo que hay que evaluar | ¿Para qué revisar esto? | Cómo recopilar los datos |
|---|---|---|---|
| Gastos en un intervalo de fechas concreto | Gastos de viaje de toda la empresa, y de todos los departamentos, en un intervalo de fechas determinado. | Realiza un seguimiento de los presupuestos y decide, a partir de los datos y sobre la marcha, qué viajes aprobar. Si tu equipo financiero está al tanto de lo que se ha gastado en cada trimestre, se podrán realizar ajustes para que los gastos anuales se mantengan dentro de lo previsto. | Utiliza una plataforma para viajes de negocios que cuente con un sistema de gastos integrado. De esta forma, podrás generar informes sobre los gastos de viaje a nivel de toda la empresa. |
| Total de gastos por proyecto o por equipo | Gastos de viaje para un equipo o para un propósito determinados (también se puede aplicar un intervalo de fechas) | Comprueba si ciertos equipos y proyectos se ajustan a sus presupuestos. | Utiliza una plataforma para viajes de negocios con la que puedas establecer centros de costes o asignar a los viajes etiquetas y categorías. |
| Gasto medio en viajes por proyecto o por equipo | Calcula el gasto medio de cada viaje, bien dentro de equipos o departamentos concretos o para un empleado. | Identifica los proyectos o los equipos que tienen gastos de viaje por encima de la media y determina si este patrón de gastos excesivos está justificado. Podría darse el caso de que cierto equipo tuviera siempre que gestionar los viajes con poca antelación para atender a cuestiones urgentes. Si así fuera, no sería posible reducir costes. | Compra viajes a través de una plataforma o de un proveedor externo que ofrezcan informes avanzados |
| Cumplimiento de las políticas por equipos o por empleados concretos | El volumen de viajes que se reservan al margen de las políticas —pero por un canal aprobado—, en términos de número de viajes y de gastos, analizados por subconjuntos. | Es esencial que en la empresa reine la confianza. Aun así, si hablamos de organizaciones grandes, a menudo es necesario identificar a quienes infringen repetidamente las políticas para pedirles cuentas y realizar los ajustes necesarios. | Utiliza una plataforma para viajes de negocios que incluya políticas de viaje integradas y procedimientos de aprobación para tener un control de los viajes. Mejora los niveles internos de cumplimiento de las políticas para garantizar que los viajes sean fluidos y que no haya riesgos. |
| Cumplimiento de las políticas relativas a los canales de reservas y a los métodos de pago | El volumen de viajes —en términos de gastos y de número de viajes— que se reservan al margen de la plataforma aprobada o con un método de pago no aprobado. | Si se gestionan muchos de los viajes al margen de la plataforma aprobada —un 15 % o más—, desde luego conviene descubrir los motivos. Trasladar la gestión de los viajes a una plataforma aprobada simplifica muchísimo todo el proceso de análisis. Para solucionar esto, quizá baste con actualizar las políticas o los procesos de aprobación o cambiarse a una plataforma mejor preparada para gestionar los viajes y que ofrezca mejores opciones. | Utiliza una plataforma para viajes de negocios con la que puedas establecer centros de costes o asignar a los viajes etiquetas y categorías. |
| Con cuánta antelación se reservan los viajes | La media de días de antelación con que se reservan los viajes, ya sea a nivel de toda la organización o en ciertos subconjuntos. | Está demostrado que reservar con antelación propicia el ahorro en viajes. Si hablamos de viajes de negocios, suele ser difícil saber con mucha antelación cuando se va a viajar. No obstante, algunos empleados que viajan por trabajo retrasan las reservas de viajes de los que ya tienen conocimiento porque están centrados en otras cuestiones del día a día. Si esto supone un problema para tu equipo, es importante saberlo. Si así fuera, se les puede pedir a los responsables de los presupuestos de viajes que impongan a los empleados fechas límite para reservar sus viajes. | Es posible que este informe no esté disponible en los paneles de control de la mayoría de plataformas para viajes. De ahí que sea fundamental trabajar con una plataforma o con un proveedor que te puedan enviar informes avanzados previa solicitud. |
| Porcentaje de modificaciones | El porcentaje de modificaciones o de cancelaciones de viajes en un intervalo de fechas determinado y por departamento o por equipo. | En el ámbito de los viajes de negocios, hay muchos factores que pueden provocar que haya que realizar cambios, y esto no es culpa de nadie. Identificar los porcentajes de cancelaciones o de modificaciones puede resultar útil para determinar si hace o no falta ahondar en el problema. Si el porcentaje es inferior al 15 %, posiblemente no haga falta analizar las causas. Eso sí, si está por encima de esa cifra, deberías plantearte invertir en tarifas flexibles. | Utiliza una herramienta que te ofrezca flexibilidad a la hora de realizar esos cambios y que te permita hacer un seguimiento de todas las modificaciones. |
| Costes de la asistencia en viaje | El coste total de la asistencia en viaje en un intervalo de fechas determinado, ya sea el coste relativo a las horas dedicadas a trabajos administrativos internos o a contratar los servicios de un proveedor externo. | La mayoría de las empresas de gestión de viajes (TMC) y de los proveedores de viajes de empresa cobran por llamada telefónica de asistencia y esto puede acumularse y suponer un gasto importante. Sin embargo, la mayoría de las plataformas para viajes de negocios ofrecen asistencia las 24 horas del día a una tarifa fija. | Si trabajas con un proveedor externo, debe facilitarte una factura detallada para que puedas contraponer el gasto en llamadas de asistencia y los costes de vuelos y hoteles. Si ofreces asistencia interna y de esta se encargan los gerentes de viajes o los gerentes de la oficina, tendrás que sondear al equipo administrativo para saber cuántas horas dedican a la asistencia en viaje. |