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11 Tipps zur Geschäftsreiseplanung für Ihre Kollegen oder Vorgesetzten

9 Mrz 2021

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

11 Tipps zur Geschäftsreiseplanung für Ihre Kollegen oder Vorgesetzten

Der Erfolg einer Geschäftsreise hängt im Wesentlichen davon ab, wie gut ihre Reise geplant und vorbereitet wurde.

Bei der Geschäftsreiseplanung sollte stets im Vordergrund stehen, dass die Geschäftsreisenden so sicher und stressfrei wie möglich unterwegs sind. Dies erfordert eine sorgfältige und clevere Planung.

Schließlich müssen viele Variablen beachtet, Details berücksichtigt, Reservierungen erstellt und Zeitpläne angepasst werden. Und trotz allem müssen Sie immer im Hinterkopf behalten, dass während einer Geschäftsreise Probleme auftauchen könnten.

Als Reisemanager sollten Sie im Vorfeld so gut wie möglich organisiert sein, damit Sie jederzeit etwaige Probleme lösen können.

Wie können Sie das tun?

Geschäftsreiseplanung für Ihre Vorgesetzten

1. Notieren Sie sich übliche Vorlieben

Wenn Sie Geschäftsreisen für Ihre Vorgesetzten planen, möchten Sie bei jeder Reise schneller und besser arbeiten. Verlassen Sie sich nicht alleine auf Ihr Gedächtnis, denn manchmal haben wir die Dinge falsch in Erinnerung. Machen Sie sich stattdessen Notizen zu den üblichen Vorlieben Ihrer Vorgesetzten, z. B. ob sie knappe Flugverbindungen, bei denen man quasi zu seinem Anschlussflug rennen muss, oder längere Zwischenstopps mit viel Zeit zwischen den Flügen bevorzugen. Auf diese Weise können Sie bei jeder Reise Zeit sparen, da weniger hin und her kommuniziert werden muss.

2. Helfen Sie ihnen, die wichtigsten Reisebestandteile zu priorisieren

Wenn Ihre Vorgesetzten auf Geschäftsreise sind, müssen diese wahrscheinlich einige sehr wichtige Dinge erledigen. Deshalb sollten Sie die Reiseziele verstehen, beispielsweise ob sie lediglich an einem Meeting teilnehmen oder ein neues Büro in einem anderen Land mit Personal besetzen müssen. Sobald Sie die Reiseziele kennen, können Sie die anderen Details entsprechend drumherum organisieren.

3. Kümmern Sie sich um alle Extras

Neben dem Hauptzweck der Geschäftsreise haben Ihre Vorgesetzten möglicherweise auch einige Zusatzziele, die sie erreichen möchten. Vielleicht möchten sie während ihrer Geschäftsreise ihre übliche Sportroutine beibehalten. Sie müssen eventuell noch die Folien für eine bevorstehende Präsentation fertigstellen. Oder vielleicht möchten sie ihre Ehepartner mit auf die Reise nehmen und einen Tag für Besichtigungen freihalten.

Fragen Sie Ihre Vorgesetzten nach den Dingen, die sie während der Reise tun oder erledigen möchten, damit Sie diese entsprechend organisieren, Empfehlungen abgeben oder zumindest den Kalender freihalten können.

4. Erstellen Sie einen Reiseplan für die Geschäftsreise

Die letzte Unterlage in diesem Abschnitt ist ein Reiseplan für eine Geschäftsreise oder eine Zusammenfassung aller Reisedetails an einem Ort. Dies erspart Ihnen und dem Reisenden Zeit und Frust, Unterlagen und E-Mails zu durchsuchen, um wichtige Informationen zu finden.

Beim Erstellen dieser Unterlagen ist es hilfreich, chronologisch vorzugehen, damit Sie sich in die Lage des Reisenden versetzen und sich darüber klar werden können, welche Informationen benötigt werden. Und wenn Sie damit fertig sind, sollten Sie nicht nur elektronische Kopien, sondern auch Papierausdrucke erstellen. Damit schließen Sie jedes Risiko des Informationsverlusts aus, falls das Smartphone des Reisenden nicht funktioniert oder keine Internetverbindung vorhanden ist.

Geschäftsreiseplanung für Ihre Kollegen


Bei der Reiseplanung für Ihre Mitarbeiter sollten Sie die gleiche Sorgfalt und Liebe zum Detail aufzeigen wie bei Ihrer eigenen Reise.

5. Lassen Sie die Reisenden selbst buchen

Die meisten Geschäftsreisenden bevorzugen es, genau wie bei der privaten Urlaubsbuchung, ihre eigene Geschäftsreise selbst zu buchen, anstatt sich über jedes Detail austauschen zu müssen. Verwenden Sie eine Reisemanagementsoftware, die Unternehmensrichtlinien enthält, damit Mitarbeiter im Rahmen dieser buchen können, was sie möchten. Das spart allen beteiligten Zeit und die Reisenden erhalten ihre bevorzugte Reiseroute und Unterkunft.

6. Legen Sie alles an einen Ort ab

Bei der Geschäftsreiseplanung gibt es viele Details zu beachten. Sie sollten daher Ihr Bestes tun, alles an einem Ort aufzubewahren. Wenn sie mit einer zugelassenen Reisemanagementsoftware für Unternehmen buchen, können sich Reisende anmelden und all ihre bevorstehenden Reisen anschauen.

Die meisten Kollegen bevorzugen eine digitale Ablage. Wenn dies bei Ihren Kollegen jedoch nicht der Fall ist, sollten Sie einen physischen Reiseordner erstellen. Legen Sie im Reiseordner den gedruckten Geschäftsreiseverlauf, alle Bestätigungen sowie Umschläge für Reisebelege und alle wichtigen Reise- oder Geschäftsunterlagen bei, die am Zielort benötigt werden.

7. Kaufen Sie vor Abreise alles, was für die Reise benötigt wird

Stellen Sie sich Ihre Reisenden als mobiles Büro vor, das Ihr Unternehmen im In- und Ausland repräsentiert. Daher sollten Sie sicherstellen, dass sie gut ausgestattet sind: Visitenkarten, Batterien, Basis-Büromaterialien und andere notwendige Verbrauchsmaterialien.

8. Geben Sie den Reisenden eine Reise-Checkliste

Erstellen Sie eine Reise-Checkliste, die Sie Ihren Reisenden vor der Reise aushändigen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden keine wichtigen Kabel, Adapter, Flash-Laufwerke, Geräte oder Sonstiges vergessen.

Wenn Ihre Reisenden einen internationalen Flug antreten, sollten sie Ihnen ein Papierdossier mit allen wichtigen Informationen zum Zielort zusammenstellen. Fügen Sie Informationen zu Details wie Währung, Zeitzone, Kontaktinformationen der lokalen Botschaft, Tipps zu lokalen Gesetzen und zur Kultur sowie häufige Krankheiten hinzu, aber auch zum Beispiel ob ihr Handyvertrag internationales Roaming abdeckt. Informationen wie diese sind extrem hilfreich.

9. Speichern Sie die Kontaktinformationen der Reisenden

Ein Kontaktformular zu jedem Reisenden ist unerlässlich. Es handelt sich hier um ein einziges Dokument, das alle privaten und geschäftlichen Kontaktinformationen des Mitarbeiters sowie Standarddetails wie Name, Titel, Ausweisnummer usw. enthält. Zusätzliche Elemente wie Fluglinien- und Hotelpräferenzen, spezielle Essenswünsche und Passdetails machen dieses Dokument noch viel nützlicher. Mit TravelPerk müssen Sie die meisten dieser Informationen nur einmal eingeben, sodass sie bei zukünftigen Reisearrangements automatisch ausgefüllt werden. Wie auch immer Sie diese Informationen speichern, bitten Sie die Reisenden, diese zu bestätigen oder zu aktualisieren, bevor sie ihre Reise antreten.

10. Erstellen Sie eine Reiseplanung-Checkliste

Ein weiteres nützliches Dokument ist eine Reiseplanung-Checkliste. Darauf finden Sie die Details für jeden Flug, den Bodentransport, die Hotelbuchung, die Reservierung von Restaurants und Unterhaltungsangeboten sowie Details zu Besprechungen oder Veranstaltungen, plus weitere nützliche Informationen. Mit dieser Checkliste behalten Sie selbst die kleinsten Details im Auge, die in der Hektik des Alltags sonst schnell untergehen.

Eine der Hauptaufgaben jedes Reisemanagers, besteht darin, sicherzustellen, dass keine Details bei der Geschäftsreiseplanung unberücksichtigt bleiben. Kein Reisemanager möchte einen Anruf von einem verzweifelten Mitarbeiter erhalten, der sich beispielsweise wegen falscher Ticketdaten oder Problemen beim Einchecken aufgrund falscher Informationen in einer misslichen Lage befindet. Aus diesem Grund helfen diese Checklisten und Vorlagen enorm, Fehler und Versehen zu verhindern.

11. Nachbesprechung der Geschäftsreise

Die Nachbesprechung einer Geschäftsreise ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung. Es gibt hier viele Aspekte einer Reise, die man überprüfen und optimieren sollte, denn davon kann ein sich weiterentwickelndes Unternehmen nur profitieren.

  • Bei Rückkehr des Reisenden sollten Sie seinen Reiseordner abrufen. Prüfen Sie, ob alle Belege vorhanden sind, machen Sie sich wichtige Notizen und beantragen Sie dann so schnell wie möglich die Reisekostenerstattungen. Die Expensify-Integration von TravelPerk vereinfacht diesen Prozess erheblich.
  • Füllen Sie die mobilen Büromaterialien Ihrer Reisenden auf, damit diese beim nächsten Mal sofort einsatzbereit sind.
  • Überprüfen Sie mit dem Reisenden alle ausstehenden Sprachnachrichten, E-Mails und anderen Updates.
  • Fragen Sie den Reisenden, ob alles gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können.

Top-Tools für die Geschäftsreiseplanung

Mit den folgenden Tools wird Ihre Geschäftsreiseplanung so einfach wie möglich.

GetYourGuide

Es kann sehr frustrierend sein, an einen neuen Ort zu reisen und nicht zu erleben, was die Stadt zu bieten hat. Eine kurze Führung oder ein einfacher Ausflug mit GetYourGuide könnte die Lösung sein. Das Unternehmen hat Guides auf der ganzen Welt verteilt und bietet Optionen für jedes Budget.

TravelPerk

TravelPerk ist die innovative Geschäftsreiselösung für Reisende und Verwaltungsfachleute. Das Unternehmen verfügt über das weltweit größte Reiseangebot, hervorragende Optionen und smarte Managementfeatures wie Buchungen gemäß Richtlinien und Reisekostenberichte.
Google Drive oder Cloud-Speicher Ihres Unternehmens
Bei einer Geschäftsreiseplanung sollten Sie alles an einem Ort aufbewahren. Während Ihr Reiseverlauf (inklusive Flug, Hotel, Züge und Mietwagen) nach der Buchung in TravelPerk gespeichert werden kann, müssen Sie möglicherweise einige andere Details an einem anderen Ort ablegen. Diese können beispielsweise Informationen zum Büro, zum Kunden oder zu einer Veranstaltung sein. Erstellen Sie einen Ordner in

Google Drive für die Reise, damit der Reisende weiß, wo er die Details finden kann.

Denken Sie daran, Reisemanagement ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Wir empfehlen, die Wahl einer Lösung für das Geschäftsreisemanagement, von Agilität und Flexibilität, um zum Beispiel schnell auf erhöhte Sicherheitsanforderungen wegen einer globalen Pandemie zu reagieren, der Lösung abhängig zu machen.

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