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11 consejos para organizar un viaje de negocios para tu jefe o tus compañeros

22 Ene 2021

Presentado por TravelPerk, la plataforma de viajes de negocios número uno.

11 consejos para organizar un viaje de negocios para tu jefe o tus compañeros

El éxito de cualquier viaje depende de cómo se haya planificado.

A la hora de organizar un viaje de negocios, lo más importante es definir todos los detalles para que el viajero pueda ser lo más productivo posible y no tenga que preocuparse por nada. Para ello, es necesario preparar el viaje de manera minuciosa e inteligente.

A fin de cuentas, hay que tener en mente muchas variables, revisar muchos detalles, realizar muchas reservas y organizar muchas agendas. Y, aunque lo hayas planificado todo cuidadosamente, siempre tienes que tener en cuenta la posibilidad de que se produzcan imprevistos durante el viaje.

Como gestor de viajes, lo mejor que puedes hacer es intentar organizarlo todo con antelación para tener el tiempo suficiente para resolver cualquier problema en cuanto surja.

Estos son nuestros consejos

Organizar un viaje de negocios para tu jefe

1. Apunta sus preferencias

A la hora de organizar un viaje de negocios para tu jefe, es importante que seas capaz de planearlo todo de manera rápida y eficiente. Sentimos decirte que, si te fías de tu memoria, es probable que te acabes equivocando. Para evitar errores, apunta las preferencias de tu jefe. Puede ser cualquier cosa: desde las instalaciones del alojamiento hasta si prefiere escalas largas o cortas. Así podrás organizar sus viajes cada vez más deprisa y sin necesidad de preguntarle las mismas cosas una y otra vez.

2. Ayúdale a priorizar las partes más importantes del viaje

Es muy probable que tu jefe tenga que cumplir ciertos objetivos durante su viaje. Puede que el propósito sea asistir a una reunión o que necesite encontrar empleados para la nueva oficina internacional de la empresa. Sea lo que sea, asegúrate de entender cuáles son sus objetivos y planifica todos los detalles para que pueda conseguirlos sin contratiempos.

3. Ten en cuenta los extras

Al margen del objetivo principal del viaje, es posible que tu jefe quiera aprovechar para hacer otras cosas. Puede que quiera seguir con su rutina de ejercicios mientras está fuera, terminar una presentación o llevarse a su pareja para poder pasar un día juntos en un lugar diferente.
Pregúntale a tu jefe cuáles son las cosas que quiere hacer durante el viaje. Así, podrás ayudarle a organizar estas actividades, mandarle recomendaciones o, al menos, deja ratos libres en su agenda.

4. Prepara un itinerario de viaje

Un itinerario de viaje es un resumen de todos los detalles del viaje. Este documento os ahorrará a ti y a tu jefe el tiempo y la frustración que conlleva tener que consultar distintos emails para encontrar la información más importante.

A la hora de preparar estos documentos, es recomendable pensar de manera cronológica y ponerte en el lugar de tu jefe para saber exactamente qué detalles necesita conocer. Cuando hayas acabado, asegúrate de crear copias tanto electrónicas como impresas. Así, si tu jefe se queda sin batería o sin conexión a internet, podrá seguir teniendo a mano todo lo que necesita.

Organizar un viaje de negocios para tus compañeros

Tus compañeros deberían poder disfrutar del mismo nivel de detalle y cuidado que le pones a la planificación de tus viajes.

5. Dales las herramientas para que hagan sus propias reservas

Igual que cuando se van de vacaciones, la mayoría de los empleados prefieren reservar los viajes de negocios por su cuenta en lugar de tener que depender de un gestor para planificar cada detalle. Utiliza un software de gestión de viajes que incluya las políticas de la empresa para que todos los empleados puedan reservar lo que quieran dentro de los límites establecidos. Así, además de ahorrar tiempo, tus compañeros podrán tener el itinerario y el alojamiento que ellos quieran.

6. Pon toda la información en un único lugar

A la hora de organizar un viaje de negocios, hay que tener en cuenta muchos detalles. Para no perder información, lo mejor es ponerlo todo en único lugar. Si haces las reservas con un software de gestión de viajes para empresas, tus compañeros podrán acceder a la plataforma y ver sus próximos itinerarios.

La mayoría de las personas prefieren tenerlo todo en formato digital, pero, si no es el caso de tus compañeros, también puedes prepararles una carpeta con los detalles del viaje. No te olvides de incluir el itinerario y las confirmaciones de las reservas, además de algunos sobres para que guarden los recibos del viaje y cualquier documento que puedan necesitar al llegar a su destino.

7. Compra todo lo que vayan a necesitar antes del viaje

Cuando están de viaje, tus compañeros son como una oficina itinerante que representa a tu empresa tanto en vuestro país como en el extranjero. Por eso, debes asegurarte de que cuentan con todo lo que necesitan: tarjetas de visita, baterías, materiales básicos y cualquier otra herramienta que les pueda resultar útil.

8. Crea una lista de imprescindibles

Prepara una lista de todo lo que van a necesitar tus compañeros y dásela antes del viaje. Así no se olvidarán de llevarse todos los cables, adaptadores, memorias externas o dispositivos que les puedan hacer falta.

Si tu compañero va a coger un vuelo internacional, prepara una carpeta con información sobre su destino. Puedes incluir detalles como la moneda, la zona horaria, la información de contacto de la embajada, la legislación y la cultura propia del país, enfermedades comunes y si su tarifa telefónica tiene cobertura internacional. Esta información le resultará muy útil durante su viaje.

9. Guarda la información de contacto del viajero

Tener una hoja con los datos de contacto del viajero es esencial. Se trata de un documento que incluye toda la información de contacto del empleado, tanto a nivel personal como profesional, así como su nombre, puesto, número de identidad, etc. Para que sea aún más útil, también puedes añadir otros datos como sus preferencias en cuanto a aerolíneas, hoteles y comida o los detalles de su pasaporte. Con TravelPerk, solo tendrás que introducir esta información una vez. Cuando vayas a organizar un nuevo viaje para ese empleado, todos los datos se rellenarán automáticamente. Utilices el método que utilices, recuerda pedirle a tu compañero que confirme o actualice la información antes del viaje.

10. Crea una lista de comprobación para los viajes

Otro recurso que te puede resultar muy útil es una lista de comprobación para los viajes. Este documento incluye todos los vuelos, traslados, alojamientos, reservas en restaurantes, reuniones y eventos, además de dejar espacio para cualquier otro tipo de información. Se trata de una lista que te ayudará a no olvidarte de ninguno de esos detalles que se pueden perder fácilmente por el camino.

Una de las mayores satisfacciones para los gestores de viajes es saber que se han encargado hasta del más mínimo detalle. Nadie quiere recibir una llamada de un empleado desesperado por un error en las fechas de sus vuelos o por no poder hacer el check-in en su hotel debido a unos datos introducidos incorrectamente. Contar con una lista de comprobación te permitirá evitar cualquier error o descuido.

11. Analiza los viajes una vez que hayan finalizado

Analizar los viajes de negocios es tan importante como planificarlos. Hay muchos aspectos que revisar y que te pueden ayudar a seguir mejorando.

  • Cuando vuelva tu compañero, pídele la carpeta del viaje. Comprueba los recibos, apunta datos importantes y encárgate de que reciba sus reembolsos lo antes posible. La integración de Expensify con TravelPerk te permite llevar a cabo este proceso de manera fácil y rápida.
  • No te olvides de reponer los materiales de oficina de tu compañero para tenerlo todo listo para la próxima vez.
  • Reúnete con él para revisar mensajes de voz, emails o cualquier información importante que se haya podido perder durante el viaje.
  • Asegúrate de preguntarle si todo fue bien y qué se podría mejorar.

Las mejores herramientas para organizar viajes de negocios

Utiliza estas herramientas para organizar tus viajes de negocios de manera rápida y sencilla.

GetYourGuide

Cuando viajamos a un nuevo lugar, a todos nos gusta tener la oportunidad de explorarlo. A veces, basta con participar en un tour rápido o en una excursión de GetYourGuide. Hay guías para lugares de todo el mundo y opciones para todos los presupuestos.

TravelPerk

TravelPerk es la solución de viajes de negocios más innovadora para viajeros y profesionales administrativos. Además de contar con el inventario de viajes más grande del mundo, ofrece todo tipo de opciones y funciones de gestión inteligentes, como las reservas en función de las políticas de la empresa y los informes de gastos de los viajes.

Google Drive o el sistema de almacenamiento en la nube de tu empresa

A la hora de organizar un viaje de negocios, es importante que toda la información esté almacenada en un mismo sitio. Aunque puedes guardar los itinerarios (vuelos, hoteles, trenes o alquileres de coche) en TravelPerk después de hacer la reserva, hay muchos otros detalles que necesitas tener en un único lugar, como información sobre la oficina, el cliente o el evento al que asistirán tus compañeros. Crea una carpeta en Google Drive para cada viaje. Así, la persona que va a viajar sabrá exactamente dónde encontrar todo lo que necesita.

Y recuerda: la gestión de viajes es una profesión en constante evolución, por lo que es importante estar dispuesto a seguir aprendiendo para poder lograr mejores resultados.