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Nord Security, leader mondial en cybersécurité et en solutions de confidentialité, a vu ses besoins en gestion des voyages exploser lorsque deux événements majeurs se sont produits en même temps : la levée des restrictions liées au COVID-19 et l’expansion rapide de son effectif.Durant cette période de forte croissance des déplacements professionnels, l’équipe des achats est passée de la gestion de 1 à 5 voyages par mois à plus de 60 — un chiffre en constante augmentation. Avec environ 1 900 employés répartis dans des bureaux en Lituanie, en Pologne, en Allemagne et aux Pays-Bas — ainsi qu’une équipe en télétravail en pleine expansion — cette hausse de la demande a mis en lumière les limites de leur système de gestion des voyages.Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist chez Nord Security, a expliqué que dépendre d’une agence de voyages — avec des allers-retours constants et aucun processus centralisé — s’avérait extrêmement inefficace, notamment pour des déplacements critiques comme les réunions commerciales et les visites partenaires.L’entreprise savait qu’elle avait besoin d’une solution de gestion des voyages plus moderne — flexible, fiable, et suffisamment robuste pour accompagner sa croissance rapide et ses besoins croissants.
« Avec un si grand nombre de voyageurs, cela devenait impossible ; c’est à ce moment-là que nous avons décidé qu’il nous fallait soit une équipe plus grande, soit un meilleur processus. Alors, quand nous avons décidé de mettre en place un processus standardisé pour la gestion des voyages professionnels, nous avons commencé à explorer différentes solutions. Et par chance, nous avons trouvé TravelPerk. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Pour accompagner sa croissance rapide, Nord Security a choisi TravelPerk pour une gestion des voyages plus intelligente et plus simple
« Depuis que nous utilisons TravelPerk, nous avons des processus internes pour les demandes de voyages d’affaires qui fonctionnent parfaitement. Nos voyageurs réservent eux-mêmes, et ils sont bien plus satisfaits — ils savent immédiatement ce qu’ils peuvent réserver ou non, et si c’est dans le budget. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Le libre-service, les rapports avancés et les intégrations de TravelPerk font gagner du temps à Nord Security tout en améliorant la flexibilité
« Une fonctionnalité très importante pour nous avec TravelPerk, c’est le reporting. Nous sommes une entreprise très axée sur le budget, et il est crucial de savoir combien nous dépensons et pourquoi. Nous pouvons analyser où nous avons dépassé le budget, et ce qui l’a causé. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
« Aujourd’hui, tous ceux qui n’ont pas besoin d’accès sont désactivés. Tous ceux qui en ont besoin sont sur TravelPerk. Et si quelque chose change, c’est mis à jour dans TravelPerk — nous n’avons plus besoin d’aller vérifier dans HiBob. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Grâce à l’accompagnement proactif de TravelPerk, l’équipe achats n’a plus besoin d’être disponible 24h/24
« Avant, je travaillais 24h/24, même le week-end ou en vacances. Les gens avaient toujours besoin d’aide, mais ils n’appelaient pas la ligne de support de l’agence de voyages. J’étais cette ligne de support, et c’était ingérable. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
« Nous avons aussi beaucoup d’exigences — pas seulement pendant la mise en place, mais de manière continue, car les choses évoluent tout le temps. Notre account manager, Mar, a été très présente durant l’implémentation, et elle l’est toujours. Je sais que je peux toujours la contacter, et elle ou quelqu’un de l’équipe technique pourra nous aider. »
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
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Comment Nord Security a simplifié, développé et optimisé sa gestion des voyages avec TravelPerk