Étude de cas: Freepik

Comment Freepik a économisé 80 % de son temps en confiant ses voyages de groupe à TravelPerk

L’entreprise technologique Freepik, basée à Málaga, est devenue la suite IA la plus complète pour la création de contenu visuel professionnel. Elle a connu une croissance continue ces dernières années.

Aujourd’hui, Freepik compte 500 collaborateurs répartis dans le monde entier, avec trois bureaux situés en Espagne, aux États-Unis et en Colombie. Elle organise également à San Francisco le plus grand événement mondial dédié à l’IA générative. Évidemment, un tel rythme impose une gestion des déplacements fluide et évolutive – exactement ce que recherchait cette scale-up en pleine expansion.

Près de 50 % du temps passé à gérer les voyages : « On ne pouvait pas continuer comme ça »

Marta Sisí, Head of HR chez Freepik, en était bien consciente. Avec des déplacements toujours plus fréquents entre les bureaux, des visites de dirigeants au siège et des voyages de groupe pour les événements ou les formations, les défis se multipliaient :

La gestion des voyages était un vrai goulet d’étranglement. L’équipe Office Management était saturée – la moitié de leur journée de travail était consacrée à la gestion des déplacements. En période critique, comme pour les fêtes d'été et de Noël, trois personnes de l’Office et des RH travaillaient à temps plein pendant deux semaines.

Faire venir près de 60 personnes de toute l’Espagne (et d’ailleurs) jusqu’au siège de Málaga n’était pas une mince affaire, surtout en tenant compte des préférences individuelles de réservation.

Aucune visibilité sur les voyages ni sur les dépenses. L’équipe Finance avait du mal à suivre les budgets selon le type de voyage ou le département, et les responsables de réservation ne savaient pas s’ils dépassaient les limites. Lorsqu'il fallait ventiler les paiements, cela devenait ingérable.

La sécurité des voyageurs n’était pas garantie. Aucun moyen de savoir qui partait où, quand les collaborateurs arrivaient ou où ils se trouvaient en temps réel.

« Nous pensons que chacun doit pouvoir voyager en toute sécurité et avec toutes les garanties. Nous avions besoin de bien plus de visibilité et de suivi. »

Marta Sisí, Head of HR chez Freepik

Une « frustration constante » pour les voyageurs

Les confirmations de vol arrivaient tard, et les réservations tombaient à l’eau si elles n’étaient pas approuvées immédiatement. « Impossible d’envoyer tous les documents de voyage dans la même matinée. »

L’ensemble de l’équipe dépendait de l’Office Management pour effectuer des réservations sur plusieurs plateformes, modifier les itinéraires ou résoudre les imprévus avec différents prestataires. Avec tant de processus manuels, les déplacements étaient source de stress et de longues attentes.

Une nouvelle manière de voyager : plus rapide et plus autonome

Avec TravelPerk, Freepik est passé d’un système manuel saturé à une gestion des déplacements simple, rapide et automatisée. Aujourd’hui, chacun peut réserver le voyage qui lui convient, dans le respect de la politique... sans avoir besoin de passer par l’Office Management.

« Avant TravelPerk, c’était le chaos, mais maintenant chacun voit ce qui lui convient, réserve, le voyage est approuvé et c’est tout. Franchement, c’est super pratique. L’équipe est très contente. »

Marta Sisí , Head of HR chez Freepik

Parmi les autres avantages, l’équipe a pu conserver ses accords hôteliers dans la plateforme, profiter d’offres provenant des grands sites de voyages et accéder à des tarifs négociés exclusivement par TravelPerk.

Et l’intégration ? « Très simple, et on a toujours été accompagnés », explique Marta, qui souligne également la facilité d’ajouter le personnel dans la plateforme. Il suffit de connecter TravelPerk à leur logiciel RH, Factorial, pour synchroniser les données automatiquement – chaque nouvelle entrée ou sortie RH est ainsi reflétée dans TravelPerk.

Des centaines d’heures récupérées et des budgets maîtrisés

Voici comment TravelPerk a permis à Freepik de résoudre ses blocages, notamment pour la gestion des déplacements de groupes importants lors de ses événements.

Du chaos au « gain de plus de 80 % de temps » sur la gestion des voyages

Marta l’affirme : terminé les réservations dispersées et les factures à assembler pour l’équipe Finance. Tout est désormais centralisé et automatisé sur une seule plateforme. L’équipe réserve en un clic, tout en restant dans le cadre de la politique voyages.

Grâce au service de réservation de groupe de TravelPerk, Freepik n’a plus besoin de consacrer 480 heures par an uniquement à l’organisation des voyages pour ses deux événements internes – et ce, sans passer par une agence, souvent plus chère et bien moins flexible.

« Il fallait regrouper 51 personnes venant de différentes régions de Colombie sur un même vol de Bogotá à Madrid. TravelPerk s’en est occupé de A à Z. Ils ont trouvé un tarif très avantageux et pris en compte tous les détails pour les chambres d’hôtel. »

Marta Sisí , Head of HR chez Freepik

Une visibilité totale : budget sous contrôle, voyages plus sûrs

Les dépenses peuvent maintenant être catégorisées par type de voyage et par département, ce qui permet une meilleure répartition du budget. Tout est automatisé, avec des plafonds de dépenses définis à l’avance. L’Office Management et les RH ne portent plus toute la responsabilité : chaque équipe voit combien elle dépense, et pour quoi.

Côté durabilité, les rapports d’émissions sont générés automatiquement – plus besoin de faire les calculs à la main.

Et en termes de sécurité ? C’est un sans-faute. Grâce au suivi en temps réel, Freepik sait exactement où se trouve chaque collaborateur. L’entreprise reçoit aussi une alerte dès qu’une personne se rend aux États-Unis sans assurance santé – ce qui permet d’en souscrire une immédiatement et d’éviter les frais exorbitants en cas d’urgence médicale.

Une expérience plus fluide pour 230 voyageurs d’affaires

Grâce à l’intégration avec Slack, approuver les voyages est devenu plus simple. Le système envoie une notification à la personne concernée, qui peut valider la réservation. « Les retours sont excellents, plus personne n’attend et aucune demande ne se perd. »

Autonomie accrue, entre autres avantages, l’équipe a désormais davantage de choix en matière de vols, hôtels, voitures de location et trains. Freepik a d’ailleurs constaté une nette croissance de l’inventaire hôtelier sur TravelPerk, avec plus de diversité et de gammes de prix.

Et en cas d’imprévu ? Que ce soit pour les voyageurs ou pour l’équipe de gestion, l’assistance est disponible 24h/24 et 7j/7 – un service déjà utilisé par Freepik, par exemple pour une demande de remboursement d’hôtel.

« En résumé, on a gagné énormément de temps et automatisé nos processus. Pour moi, ce sont les deux plus grands atouts de TravelPerk. Et dire qu’on avait des doutes – on se disait qu’on ne voyageait pas tant que ça. Mais en réalité, on voit la différence. »

Marta Sisí, Head of HR chez Freepik